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我国《档案法》明确规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”国家教委在《高等学校档案管理办法》中也强调，“各高等学校必须加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划之中”，从而将高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围，体现了高校档案工作的重要性和社会性。随着社会主义市场经济日臻完善和高校教育改革的不断深化，对高校档案工作也提出了更新、更高的要求。如何适应形势需要，切实做好高校档案工作，这是广大高校档案工作者必须认真研究和思考的重要课题。
一、适应改革发展的需要，实行全开放型的科学管理
根据我国市场经济发展状况和高校档案的社会属性及特点，高校档案工作者要从档案管理体制、管理人员、管理设施、管理水平、管理效能及服务质量等方面入手，探讨档案管理规律，揭示高校档案与学校管理和教职员工、学生以及社会公民的关系，彻底改革旧的管理模式，实行全开放型的科学管理，促进档案管理与学校教育教学改革同步发展。
1.整体化管理。即把形成高校档案的各系、所、部、处、室等，包括教师、科研人员、机关干部和学生的校内及社会活动看作一个整体，把记录和反映他们各种活动的文件材料看作一个信息系统。这些文件材料构成信息系统的基本要素，成为不可分割的部分。整体化管理要求对整体系统的各个环节、各个层次进行合理的安排和有效的协调，执行严格的规章制度和统一的业务标准及管理规范，促使管理水平不断提高，保证系统的良好运转。整体化管理还要求处理好信息整体与局部，管理系统整体与局部，人力与物力、财力等方面的关系，使档案管理与整个学校的改革和发展保持协调平衡。
2.综合性管理。即高校档案信息系统所贮存的信息是集合了学校各部门的各种信息，它们既有反映学校党政活动的文书档案，又有反映教学、科研、基建等改革活动的科技档案，其中包括教学、科研、职称职务评聘、基建、教学仪器设备、校办产业产品、科技外事、出版物、会计审计、人事与保卫、教育名人等各种门类的档案材料。这些综合信息，从不同侧面、不同角度，反映了整个社会、整个学校的历史与活动全貌。高校档案管理必须符合和适应这种信息综合的特点，对来自全校各部门各方面的信息实行全面的综合性管理。
3.动态化管理。即高校档案是处于一种流动状态的信息，具有动态的性质。档案信息就基本特性来说，是一种信息流。通过信息的流通，使信息的价值量不断增大，始终保持旺盛的生命力的动态系统。高校档案是以往教学、科研和教育管理活动的历史记载，在现阶段以其特有的价值形式参与社会和学校的各项改革，为社会和学校的改革发展提供参考和借鉴。一方面这些来自学校各部门、各单位的信息资料，经档案人员整理、储存、检索和输出，将其系统化，为学校和社会各方面提供信息服务。另一方面学校各部门和个人在从事新的实践活动中产生新的信息，又经档案人员加以收集、整理和传递，如此循环往复，使信息不断增值、扩大，并经过信息的筛选（鉴定），达到信息的优化。高校教学、科研和教育管理是一种持续性、继承性的动态活动，而档案材料亦是这种活动的依据和再现形式之一。为此，高校档案实行动态化管理，既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，使档案来自社会和学校各部门及有关个人，又反过来为社会和学校各部门及个人服务。
4.立体化管理。即一所学校乃至整个教育系统和全国高校档案信息，构成一个档案信息管理网络，成为一个立体的信息，达到高校与全社会的档案信息共享。在我国的高等教育中，各高校及其各部、处、系、室，贯彻党的教育方针，培养合格人才，形成垂直的教育体系，并且与社会广泛联系，从而形成了上下左右、纵横交错的档案信息。立体化管理，依据立体性的特征，用特定的方法和技术手段，分成不同层次和结构，沟通全校各类档案信息之间及高校档案信息之间的联系，逐步建立起现代化信息网络，从根本上实现高校档案的优化管理。
高校档案实行全开放型的科学管理，把档案管理看作是由许多既有分工，又相互联系的要素构成的统一体，既有利于克服高校档案的分散性，切实贯彻集中统一管理的原则，使档案信息资源共享，充分开发和利用档案信息；又有利于档案的保护，维护其齐全、完整和安全，创造高校档案管理的良好大环境，使之适应学校改革和发展的需要。
二、加强档案队伍建设，增强内部运行机制的生机与活力
高校档案要实行全开放型的科学管理，必须加强档案工作队伍的建设，不断增强内部运行机制的生机与活力。
首先，各高校要按照国家教委关于高校应建立综合档案室或档案馆的规定，在管理体制上建立相应的档案综合管理机构，配备专职管理人员和较齐全的现代化的管理设备。目前，少数高校还不够重视档案工作，至今还没有象样的专一的综合档案室和专职档案员。有的高校将综合档案室、馆归属校长办公室或人事处管理，即使有专职档案员也经常被抽调或借用。这种做法应予纠正。按照有关文件规定，高校综合档案室、馆应是独立的处或副处级单位，有专一的办公场所，配备相应的专职管理人员，并不得任意抽调或借用。
其次，要建设一支由志愿献身档案管理事业者组成的精明强悍的档案工作队伍。在现代管理中，任何管理都是人的管理。高校档案要实行科学有效的管理，也同样靠人去管理。只注意对档案实体——物的管理，而不注意对档案工作人员的管理，是管不好档案的。市场经济体制下的现代档案管理，不仅需要档案人员有较高的政治素质，而且需要有较高的文化素质。因此，要有计划的对高校档案人员进行政治和业务技术培训。今后，档案人员的培训工作应该转入经常化、制度化。各级教育行政部门和各高校，要根据自身条件，每年至少举办两期档案管理培训班，让档案人员脱产或在职轮训。
①组织档案人员系统地学习和掌握马克思主义理论，特别是学好并掌握邓小平建设有中国特色社会主义理论，树立无产阶级世界观。
②加强对档案人员进行全心全意为人民服务和深入实际，艰苦奋斗的教育，使他们认识到全心全意为人民服务是档案工作者的根本宗旨和政治原则，要有献身档案事业，默默无闻、无私奉献的精神，深入实际，扎实工作。
③加强对档案人员进行职业道德教育，使他们做到“爱档如珍，忠于历史，整洁条理，热心服务”，真正成为名副其实的“维护历史的使者”。
④加强对档案人员进行基本国情、省情和校情教育，让他们了解政治、经济、文化、人口、民族，以及地理环境、气候条件、矿藏物产等人文、自然方面情况，熟知本国、本地及本校历史和现状、社会与自然，成为历史通。
⑤加强对档案人员进行档案工作传统教育，要求他们发扬档案工作革命前辈对党忠诚、忠于职守，不怕牺牲的大无畏精神；自强不息，开拓进取、蓬勃向上、奋发图强的精神，尽心竭力地做好档案管理工作。
⑥加强对档案人员进行档案管理业务技能培训，使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，在理论和实践上成为本专业的行家里手。
第三，建立激励机制，增强内部活力。建立各种激励机制，是高校档案工作改革的一个重要方面，也是增强内部生机与活力的最有效的手段。其内容包括：
①政治激励。主要通过改革干部人事制度来实现。各高校要把档案的收集纳入各部门及有关人员的职责范围，作为政绩和业务成绩的考核与考评内容之一，是干部、教师和科研人员晋升职务与职称的条件之一。对那些工作责任心强，有开拓精神，为档案工作改革做出了突出贡献的同志，除给予立功受奖以外，要在入党、职称、职务、住房等方面给予照顾，特别优秀的要大胆提拔到领导岗位上来。
②经济激励。主要通过岗位目标管理责任制来实现。高校档案管理要定岗位、定任务、定奖罚。在年初的工作计划中必须将本年度各项主要任务落实到人，平时检查、督促，年终总结评比，完成任务突出者给予经济奖励，工作有明显失误，造成严重损失者给予经济处罚。
③竞争激励。主要通过档案专业技术职务聘任来实现。竞争激励是以考核为主要手段，在有限的专业技术职务指数实行空员补缺的原则基础上展开的公平竞争。按照国务院职称改革文件中关于“聘任或任命单位对受聘或任命的专业技术人员的业务水平、工作态度和成绩，应该进行定期或不定期的考核。考核成绩记入考核档案作为提职、调薪、奖惩及能否续聘或任命的依据”的规定，高校档案人员的技术职称也要严格考核，在受聘期内多次考核结论为“不称职”者，应解聘并取消任职资格。那些优秀的档案管理员则应及时选拔或递补上去，真正做到优上劣下，解决过去那种干与不干一个样，高级技术人员与低级技术人员一个样，有技术职务的和没有技术职务的一个样等忙闲不分，分配不公等问题。只有这样才能真正实现择优聘任，竞争聘用，才能激发广大高校档案工作者的进取意识，调动其工作积极性、主动性和创造精神，不断提高他们的业务素质，实现档案的优化管理。
三、加强横向联合，多途径地提高档案服务水平和服务层次
高校档案要实现全开放型的科学管理，还必须加强各高校之间、高校与地方之间的横向联合，全面合作。其内容：一是通过高校之间，高校与地方之间档案信息相互交流，实行信息共享；二是通过各高校之间，高校与地方之间档案工作的相互研究和理论探讨，各个环节的相互协作和帮助，起到互相学习、互相促进，共同提高的作用，这也是高校档案向全开放型转变的一个重要方面。
过去，高校档案信息的传递和利用，大多局限在本单位本部门内，为兄弟院校及地方利用较少；为工作查考多，为教学及科研少，甚至以保密为由拒绝为兄弟院校及地方或科学研究服务。高校档案信息的服务对象和传递渠道都比较单一，从而给高校档案的开发利用带来许多障碍。在市场经济高度发展的今天，高校档案不能仅仅停留在过去那种低层次的收集与整理和单一的服务对象上，要不断提高对档案信息高层次的研究和开发利用。即由原件提供利用的低层次，向筛选、综合利用编研型的高层次发展；把静态的分散的信息变成动态的集中的信息，并从中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为党政领导决策和工作查考服务，为教学和科研服务，为编史修志服务，为学校和国家的民主和法制服务。因此，高校档案部门要打开校门，扩大服务对象和服务层次，开拓档案信息的输出输入渠道。
1.建立高校档案工作者协会或研究会。为加强高校档案管理人员的相互联系，应建立全国和各省市高校档案工作者协会或研究会。高校档案工作者群众组织可由国家和各省市教育行政主管部门组织建立，也可由高校档案工作者自发建立，报请主管部门批准备案，各高校档案管理人员都要积极参加，同时也可参加地方档案工作者协会、学会等群众组织，以加强高校之间、高校与地方之间档案工作的相互联系和协调，共同促进档案事业的发展。
2.建立联席会议制度。为加强对档案工作的研究，促进档案信息的相互交流，高校和地方档案工作者群众组织可根据自身条件，一年召开一至二次档案工作研究会和联席会，并形成制度，为档案工作者提供交流档案信息和工作经验的场所和机会，达到信息互补、信息共享、互相学习，共同提高的目的。
3.对外开放，扩大服务层次。高校档案室、馆所拥有的资源独特而又极为丰富，但长期以来却忽视了对档案资源的开发利用，有相当一部分档案自接收进室、馆之日起，至今无人利用，档案管理处于封闭或半封闭状态。这种状况很显然已不能适应市场经济体制下高校改革和发展的需要。改革开放以来，党和国家领导人都十分重视档案事业的发展，曾多次强调指出，档案不能仅放在馆内作摆设，要注重开发利用档案信息资源，让其发挥作用和效益，为现实服务，为现代化建设服务。因此，高校档案室、馆要顺应市场经济的发展，不失时机地对外开放。档案人员要主动走出去，充分了解服务对象，根据其需要及时准确地把藏在室、馆内的信息资源开发出来，为教学、科研提供可参考的高质量的档案信息；同时，也为兄弟院校和地方提供急需的档案信息有偿服务。尤其要注意开发利用搁置于50至60年代的科研档案信息，为高校的教学、科研和地方的经济开发服务。这种，才能使档案的潜在价值更快、更直接地得到充分发挥，从而使高校档案和档案工作真正走向社会。
通过开放服务，不但能增加档案信息的来源，加强高校之间、高校与地方之间的协作与支持，而且能增强自身改革创新的朝气和活力。开放服务要处理好有偿服务与无偿服务的关系，充分认识到开放服务不是无条件的，而是建立在为校内教学、科研提供高效优质服务的基础上的。只有这样，才能使高校档案在对内搞好搞活，好外开放开拓的过程中发挥更大作用。