更新观念 重构管理——对信息管理发展的思考，本文主要内容关键词为：信息管理论文,重构论文,更新观念论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓信息管理从字面上看是对信息的管理(information management)，自从国内大批的图书馆学情报学系更名为信息管理系后，信息管理有了较强的信息资源管理色彩。然而对信息管理的研究是否应该继续沿着资源管理的方向进去下去？对此问题的探询要从信息管理的两个主要来源学科——信息科学和管理科学的发展来着手进行。
1 信息科学分析
信息科学是一门跨学科，包含着多种学科的交叉和渗透，它涉及研究信息过程基本物质手段的半导体科学和基本技术手段的电子学，涉及以信息处理工具——计算机为研究对象的计算机科学，还涉及研究系统中信息运动规律的系统与控制科学以及研究和模拟人脑中信息过程的人工智能学。可以说信息科学涉及数学、物理、生物、语言、经济和社会学等多门学科，又与系统论、控制论和人工智能等紧密地联在一起[1]。分析信息科学的发展当然不能脱离这些相关的领域，否则，则将陷入复杂的推理迷宫，难以形成统一的概念形式。正如美国著名知识经济学家马克鲁普所指出的那样：“信息科学还没出现任何方法学上的争论，主要是因为关于它的研究对象和目标还未达成一致。”[2]于是在信息科学领域出现了部门信息科学实践蓬勃发展、统一信息科学探索举步维艰的奇特现象，也就有了关于21世纪“统一信息科学上的悲观主义”和“部门信息科学上的乐观主义”发展趋势的理论预测[3]。
综观信息科学半个世纪以来的发展可以看出，这门学科遵循了“理论需求牵引，技术进步推动”的规律，虽然各具体部门的科学家用不同的表述方式表达信息概念、探求信息规律，信息技术的进步却总能对不同的信息理论发挥类似的促进作用，使得信息科学成为谁都不能忽视或轻视的重要学科。
1999年在《美国情报学会会刊》创刊50周年专辑中，多位专家回顾、总结和论述了信息科学理论与实践的历史与现状[4～6]。其中引人瞩目的结论或现象有两条：一是信息科学来源多样，二是实践观点贯穿始终。
事实上，自从申农创立信息论、维纳创立控制论以来，有关“信息”的研究一直是学术界的热点，各科学家们力图对“信息”做出解释，并用以指导相关研究，计算机信息学、化学信息学、生物信息学、地理信息学、人类信息学、经济信息学、神经信息学和图书情报信息学（文献信息学）等诸多部门信息科学应运而生。一般说来，对信息的定义大致有两种方法：本体论方法，对信息本体进行描述和定义；认识论方法，从主观认识过程和对认识的作用来把握信息本质。然而不管采用哪种方法去定义或使用信息，都是在维纳的“信息既不是物质，也不是能量”的论断基础上开展的研究。把信息作为与物质和能量相并列的基本哲学范畴的概念是绝大多数学者认可的。正因为信息是一个基本哲学范畴的概念，它才能够在不同层次、不同学科领域表现出不同的特性，如同雨后彩虹是阳光折射结果的道理一样。
如果说信息科学的多源性或部门信息科学的蓬勃兴起是信息基本概念演绎的结果，那么信息科学发展的外部动因则是信息实践。美国学者玛赛·贝茨曾对五十年来《美国情报学会会刊》发表的文章进行过有趣的统计分析，结果发现：著名的形式语言学家乔姆斯基曾在此专业刊物上撰文；目前在互联网上倍受推崇的“推”技术思想，早在1961年就被卢恩提出：“元语言”在信息检索中的应用亦在1964年即被高夫曼提出[7]。可见，信息技术实践对于信息科学的发展具有多么重要的作用。
推动信息科学发展的另一种信息实践则是信息分析与研究。中国情报分析专家赵澄谋教授通过多年的成功实践总结出情报咨询研究的发展正面临着综合性对策研究需求增大的趋势，针对性、开放性、系统性、创新性、可读性和可操作性是对当前情报研究服务的基本要求[8]，西方决策学者豪普则提出决策咨询的报告方法要从单纯公布结论转变追求用户共鸣[9]。
技术和服务的变化使得信息科学越来越多地融入部门管理实践。“一批科技情报机构也加入了软科学研究的大军，并把为领导决策提供咨询提到了科技情报事业发展的重要地位。”[10]管理决策对于以信息学家为中坚力量的软科学研究的依赖，既是中国软科学兴起的标志，也是中国信息科学的特色之一。于是，立足于多种信息资源、运用先进的信息技术、着眼于复杂项目管理来开展信息集成服务[11]成为中国信息科学家面临的必然研究课题。
2 管理科学分析
管理科学也是一门跨学科，其兴起时间是20世纪中叶。二次大战期间，战争对新式武器研制技术的需求，要求动员多学科、多行业的科技人员共同协作，英国新式雷达系统的研制、美国原子弹“曼哈顿工程”的完成均有赖于此。战后，各国在空间技术等尖端科学领域的竞赛更进一步推动了跨学科研究的开展，管理科学应运而生，并被广泛应用于经济和科研活动中。
在管理科学的研究发展中，计划、组织、领导和控制是永恒的内容，低耗、高效地完成组织目标是不变的任务。在企业或科研组织中，被管理的对象可以是静态实体——人、财、物，也可以是动态行为——进、销、存。无论对象是谁，在辅助决策的管理信息系统中都将被代码化为数据信息，因此在MIS的发展研究中便存在两种做法：着眼于管理机制和着眼于信息技术，而后一种方法在信息技术飞速发展的今天尤其受到重视[12]。
重视信息，在管理科学发展的历史中由来已久，因为信息从一开始就是管理所遵循的经济学原理的重要成分。以亚当·斯密、大卫·李嘉图等为代表的古典经济学家十分崇尚经济自由主义，在经济自由主义发展的历史过程中，绝大多数信条都建立在“完全竞争”和完善市场神话的假定上。“完全竞争”包括：①每种商品都具有众多的供应者和购买者；②任何生产者都可毫无困难地自由加入或退出生产；③投入的各生产要素和产出商品须具同一性，以便于购买者自由选择；④未来情况是确定的；⑤供求双方对市场情况了解的知识是完全的[13]。其中的第五条对信息提出了明白无误的要求。亚当·斯密在其经典经济名著《国富论》中论述竞争机制时指出，管理者“不但需要时刻留心注意需求情况的偶然变动，而且需要时刻留心注意竞争情况或需求从所满足的供给情况的大得多、频繁得多的变动；运用巧妙的手腕和正确的判断力，使各色货物的数量，都能适应需求、供给和竞争各方面的变动情况。”[14]今天，对于信息作用机理的研究仍然是管理学的热门话题。美国《管理科学》杂志近来就专门载文探讨信息在现代供求链中的作用[15]以及企业组织机构中的信息融合与传播机制[16]。
在管理实践方面，90年代以后随着技术与社会进步，信息和信息技术成了决定管理观念和管理方法的重要因素。先是企业为了适应信息技术革命而重构管理信息系统(reengineering)，后是企业为协调信息能力和部门及员工的创新能力而大力开展知识管理(knowledge manageme-nt)[17]。如果说在重构阶段管理者关注的还只是一次性更新信息系统以求提高管理效率。那么到了知识管理阶段，关注信息获取、保障信息流通则成为管理的有机组成部分，甚至是主要成分。
信息因素成为管理的主要成分，符合社会经济技术发展的必然规律。当农业经济过渡到工业经济时，社会经济活动中起决定作用的因素由土地转变为资本，将经济分析对象货币化[18]，成为各种流派经济学理论的基础方法，在管理过程中强调经济自由、重视保护竞争等成了天经地义的事情。当工业经济过渡到信息经济时，决定的因素是信息，在管理过程中重视信息的驱动作用、立足于信息进行管理当然也就顺理成章。于是，管理与决策活动变成为一种对信息的获取和反应处理过程，从决策者角度看，保证这个过程顺利实现的手段是法律、法规及各种规章制度等。可见，从决策角度所说的信息管理既不是一般意义上的信息化管理，也不是重构意义中的信息资源管理，因为所谓信息化管理强调的只是信息技术或信息手段的使用，信息资源管理涉及的只是整个管理的信息资源保障部分，而真正意义上的信息管理则应强调管理观念的更新，要求分析和解决问题从信息入手，发挥信息建模的便利性和信息定制的可操作性等长处，保证管理决策的科学化。为了有别于单纯强调信息资源或信息处理技术的信息管理概念，特建议使用一个新的组合词info-management，以期明确基于信息的新管理观念。
3 信息管理的成功实践——CALS
虽然经济学家对于知识经济的理论认识尚未统一，在管理实践上，信息管理(info-management)却已有了长足的发展，其中最为成功或影响最大的当属CALS[19]，我国学者邹国晨、陈耀初等对CALS战略的实施有过全面介绍。
CALS被称为推动工业化社会向信息化社会转变的数字化革命的开端，最初产生于美国国防生产后勤领域。1985年，美国国防部为了解决大型武器装备研制生产过程中大量的书面数据存储、管理困难导致采办周期长、费用高等问题，首先提出武器装备采办的计算机辅助后勤保障(Co-mputer-Aided Logistics Support-CALS)，利用信息技术将推行综合后勤保障(ILS)所形成的大量书面保障数据进行数字化处理，以提高数据处理的及时性，改善数据精度、一致性，降低保障费用。
80年代末，美国国防部把信息技术引入武器装备采办全过程，进一步扩大数字化范围，纳入了设计制造阶段的数据，并通过并行工程、企业集成等方法，为其后的使用与维修提供支持。这种做法被称为“计算机辅助采办与后勤保障”(Computer-Aided Acquisition and Logistic Support-CALS)。
图1 CALS发展及原理示意图
1993年以后，美国国防部与工业界把信息技术，特别是网络技术和多媒体技术应用于整个武器装备全寿命管理，即在合同、设计、制造、培训、使用与维修的全寿命周期内，各有关单位协同工作，遵循共同标准和格式，将公共数据（包括技术数据和事务数据）都存放在数据库中，共享数据资源，使得政府部门可以直接利用企业数据库，以联机存取方式代替纸媒体数据传输，使得企业能够分工合作共同完成复杂产品的制造过程，实现制造链上的企业信息集成。这种“持续采办和寿命周期保障”(Continuous Acquisition and Life Cycle Support-CALS)概念迅速为日本、韩国、新加坡、印度、澳大利亚及北约组织成员国所采纳，一批专门管理和研究机构成立起来，积极开展CALS研究，全面推广应用CALS技术。
严格说来，CALS不是一项单纯的技术，而是一种全新的产品或项目管理模式。研究其发展过程可以发现（见图1），CALS的一个核心问题是用数字化数据取代传统纸媒介数据，在用户（政府部门）与企业及企业内部各部门之间实现有效的数据交换。为实现这一目的需要做四方面的工作：①数据的数字化；②数据存储与维护；③数据的交换；④数据的综合集成。其中数据的综合集成最为重要，是指通过建立综合系统数据库，开展综合技术信息服务，使得各环节和功能之间、用户与企业之间能够进行数字数据交换和共享，形成综合数据环境(Integrated Data Environment-IDE)，即综合化的设计、研制、生产与保障的CALS环境，这也是CALS的最终目标。
CALS之所以能够取得良好的实践效果，在于以下几点：①用集成化方法代替线性序列管理方式，实现了对产品全寿命一体化管理；②用数字数据代替纸介质信息，减少人工重复传递的环节，提高了数据的可靠性；③以共享的信息环境取代单独与分散的信息，增强了生产动员能力；④能够保证信息反馈及时、准确，便于对计划项目进行宏观调控。
经过多年的发展，CALS使得工程或项目管理过程发生了革命性变化，取得了巨大的效益。据美国国防部初步估计，仅在开始向CALS模式过渡的头5年，就节省至少100亿美元。通过对大量实际案例的统计分析发现，CALS模式下，系统开发周期能缩短40%～60%；文件传输错误率减少98%；文件查找时间缩短40%；撰文费用降低40%；出版费用降低60%；更改文件时间缩至原来的1/9；故障发现的准确率提高35%。
时至今日，随着互联网和电子商务的普及和大批民间企业、组织加入，CALS的含义又有了新的发展——光速商务(Commerce At Light Sp-eed-CALS)，中国台湾的一些学者干脆将CALS称为“咨讯运筹管理”。可以断言，基于信息的管理实践必将产生新的、更丰富的成果。
4 我国信息管理的发展思路与政策建议
信息管理是一个涉及社会、经济、技术等方方面面的交叉学科，各国在发展信息管理的做法上不会千篇一律，必然要体现本国具体情况。我国正处在由农业经济向工业经济转变同时又要兼顾由工业经济向信息经济转变以及经济全球化的特殊历史时期，信息管理做得好，将既能促进工业经济快速、稳定、健康地发展，又能在经济信息化和全球一体化的进程中保持主动，因此，对于我国信息管理发展的总体思路是：更新管理观念，树立信息意识，以政策和制度建设为手段实现组织重构和知识管理的跨越式发展，理顺信息交流渠道，建立起能够融于中国社会经济制度运行机制的集成信息环境。具体措施如下：
(1)建立归口管理机构，明确管理职责
推进信息管理涉及的层次多、业务新、领域广，必须在统一的政策和统一行动下，才能达到信息管理的战略目的。虽然我国政府机构设置序列中规定，由信息产业部统一负责有关国家信息产业的管理事宜[20]，但是在实际运作中，信息管理体制的建立与计划、科技、教育、财政等部门都有极其密切的关系，立项、论证、培训、拨款等业务绝不是一个信息化推进司所能单独决定的。因此，有必要在较高的层次上成立常设管理或协调机构，以求能够在信息管理问题上做到调度有序，避免扯皮现象，确保新管理观念的贯彻执行。
(2)有计划、分步骤地进行开放式信息基础设施建设
信息基础设施的现代化，是推行现代信息管理必不可少的环境条件，我国信息基础设施建设的目标应该是，采用由系列标准决定的开放式体系结构，以确保管理行为主体之间能建立起一种一体化的、相互联系的统一功能过程。在总体目标规划明确的前提下依据标准进行有计划、分步骤的建设过程中，既要充分发挥各级、各类组织的建设能力，又要注意保证各级信息基础设施之间的无缝并轨。
(3)建立信息资源融于社会经济运行的政策保障体系
我国对信息资源尤其是文献信息资源建设一直比较重视，对国内正式出版物实行对国家图书馆或版本图书馆的缴送制度，对数据库和信息交流中心的建设也一直或经常是一些行业主管部门的重点课题。但是我国对信息资源的使用以及信息资源的维护保障情况并不理想，一直处在计划指标状态，没有实现自觉发展的良性循环。究其原因，在于信息资源建设与社会经济运行没有实现有机结合。要解决这个问题，可以从以下几种政策措施入手：①参照国外FOIA（《（政府）信息可获取法》）实施的成功经验，结合我国正在实行的政务公开制度，建立必要的信息流通规章和政策，以保证信息交流的顺利进行；③在经济运行管理过程中，强化对信息提供和使用的要求。这样做，可以把信息资源的建设由“要我做”变为“我要做”。美国在实施CALS时，就将是否具备贯彻实施CALS的条件作为选择承包商的重要指标，对承包商的信息能力有明确要求，并把其作为签定合同的一项基本要求；③针对网络信息环境的现实，制定有关新型媒体信息的缴送及获取管理制度[21]。
(4)开展基于信息的管理体制建设研究
信息管理的着眼点是信息，而落实管理却是通过各级、各类管理或职能机构进行的，从信息角度分析机构或岗位职责设立的议题十分丰富，例如，如何根据信息流通环节设置系统纵向管理层次结构？如何根据信息流量和类别设置系统横向部门及编制？有关此类问题的研究目前基本尚属空白，因而在已有的制度创新是技术创新重要前提的认识基础上，应该大力开展基于信息的管理体制建设研究。
(5)培养信息管理人才
信息管理是新型管理观念，实施信息管理需要新型人才。在对信息管理人才的培养过程中，首先强调的是观念革新，在信息管理是多学科的历史必然性上意识明确，其次，要注意提高受教育者在信息资源建设、信息技术、经济与管理等多方面的学科修养，最后，还要重视鼓励对于新技术的跟踪使用和对于新领域的探索实践。
5 总结
信息管理是信息科学和管理科学在现代信息技术和经济与社会环境下发展的必然融合，以建设集成信息环境为目标实施信息管理，对国家和社会经济发展具有重要意义，要做好信息管理工作，就必须树立起基于信息进行管理的明确意识，加强理论研究和人才培养，从系统观点出发，建立政策法规保障体系。
本文得到赵澄谋教授的悉心指导，在此表示感谢。