工作流技术及其在竞争情报循环中的应用研究，本文主要内容关键词为：工作流论文,竞争情报论文,技术论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着企业信息化的不断推进，企业在信息化建设中遇到了一些问题，如信息膨胀、信息孤岛、大量非结构化的信息和信息利用非个性化等，这些问题不利于企业有效地利用信息。尽管现在很多企业正在实施企业资源计划(ERP)，但是如果企业为了解决以上问题和自身的其他问题(譬如动态地了解竞争对手，保持自身的竞争优势)对信息系统的需求，仅局限于ERP系统是不够的，有必要逐步上升到竞争情报系统(CIS)，而竞争情报系统和竞争情报循环关系密切。为此本文正是基于这样的切入点，探讨工作流技术在企业竞争情报循环(Competitive Intelligence Cycle)中的应用。
1工作流技术的基本原理
1.1工作流的基本概念
维基百科中将工作流(Workflow)定义为工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算[1]。工作流管理联盟WFMC将工作流定义为：按照预定义的规则传递文档、信息或任务，实现组织成员间的协调工作，以达到预期的业务目标[2]。因此我们可以将工作流定义为：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。工作流属于计算机支持的协同工作(Computer Supported Cooperative Work，CSCW)的一部分，CSCW是研究一个组织如何在计算机的帮助下实现协同工作的。
在工作流中，我们要明确几个关键的因素，即：工作流中的谁(Who)、什么(What)、何时(When)等几个元素问题。
所谓“谁”，就是指工作流程所涉及的参与者以及他们担任的角色。工作流参与者中不仅包括人，还包括组织、应用程序、Web服务和其他工作流等实体。在工作流中，把参与者抽象地定义为角色，使得一个工作流对用户的管理更加有弹性。
所谓“什么”，是指工作流参与者所从事的那些工作。有些工作流是完全可以通过计算机技术实现自动化的，而有些则必须由手动完成，通常情况是工作流把这两种类型结合起来。
所谓“何时”，是指通常在现实世界中，业务流程中涵盖着目前由人仅在白天上班时间完成的任务。但是在工作流中，对这些工作任务的检查结果是把任务变为自动地、在任何时间执行，这样人就被解脱出来，可以去完成其他任务，从而变为自动执行任务不必等待某人去执行。
1.2工作流管理系统
工作流管理系统[3](Workflow Management System，WfMS)的主要功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。工作流管理系统将业务流程中工作如何组织协调在一起的逻辑规则抽象出来，从而分离出具体工作的逻辑和如何组织流程的逻辑。在工作流管理系统的协助下，管理人员遵从一定的规则，就可以开发出更具灵活性的事务处理系统，用户无须重新开发事务处理系统，就可以自己更改工作流程，以适应企业应对环境变化的需要，提高企业的竞争力。其基本功能是工作流建模，管理和监控工作流运行，对企业业务过程进行管理和分析。工作流管理系统模型见图1[4]。
图1中各个部分的职能分别如下：
1)定义工具。用来定义工作流，在定义时可能会参考组织或角色数据，还会引用外部应用程序的编程接口。
图1 工作流管理系统模型
2)工作流执行服务。它居于工作流管理模型的核心地位，负责解释过程定义、控制过程实例、安排活动的执行顺序、向用户工作表中添加工作项目、调用应用工具。这需要一个或者多个协同工作的工作流引擎来完成这些职责。工作流执行服务器维护内部控制数据，这些数据或者集中于一个工作流引擎中，或者分布在一个工作流引擎集合中。过程定义与(运行时期)工作流相关数据协作，共同用来控制过程中活动的导航、提供活动的进入与退出条件、不同活动的并行执行、顺序执行选项、用户任务、与每个活动相关的IT应用程序等。如果过程定义包括组织模型/角色实体类型，那么完成以上任务，需要访问组织/角色模型数据。工作流引擎也具有调用一些应用工具的能力，来激活必要的应用程序执行相关活动。这种调用机制间有很大的不同，在一些简单的系统中，也许只提供对单一的固定工具调用(如文本编辑器)，然而在工作流系统中可能提供调用本地与远程的大范围内工具的方法。
3)用户界面。用户操纵工作流列表的界面，可能会调用外部的应用程序。关于工作流参考模型的作用，2004年大卫·霍林斯沃思(D.Hollingsworth)在回顾工作流参考模型10年的历程时指出[5]：工作流参考模型的引入为人们讨论工作流技术提供了一个规范的术语表，为在一般意义上讨论工作流系统的体系结构提供了基础；工作流参考模型为工作流管理系统的关键软件部件提供了功能描述，并描述了关键软件部件交互，而且这个描述是独立于特定产品或技术的实现的；从功能的角度定义5个关键软件部件的交互接口，推动了信息交换的标准化，使得不同产品间的互操作成为可能。
1.3工作流系统中的过程和活动状态变迁
工作流的流程性就体现在过程和活动状态变迁之中。工作流执行服务可以看做是一个状态变迁机器，过程和活动中的实例响应外部事件，并且在工作流引擎负责的控制判断后，发生状态的改变。见图2。
图2 过程状态变迁示意图
已初始化(Initiated)——过程实例被创建，包括与过程状态相关的日期、工作流相关数据，但是过程还没有满足条件，不能执行。
运行中(Running)——过程实例已经执行，过程中的活动如果条件满足就可以执行。
活动的(Active)——过程中的一个或者多个活动已经被执行。
已挂起(Suspended)——过程实例被禁止，并且过程中的活动不能执行，直到过程返回到运行中状态。
已完成(Completed)——过程实例满足结束条件；所有的完成后操作都将被执行(如记录日志或者统计信息)，并且销毁过程实例。
已终止(Terminated)——过程实例在正常结束前被停止；所有的完成后操作都将被执行(如记录错误信息或者恢复数据)，并且销毁过程实例。
过程是由多个活动构成的，各个活动之间以串行或者并行顺序执行，然后引起一些活动的状态变化，一个活动的状态改变又会触发其他活动的事件。活动之间的相互影响就是通过它们状态的改变来实现的，活动状态变化见图3。
图3 活动状态变迁示意图
2竞争情报循环
流程包括：①建立科学的竞争情报工作流程；②将竞争情报工作融入到企业的关键活动和业务流程中去[6]。
竞争情报循环[7]是在美国中央情报局军事情报的基础上开发而成的竞争情报流程。美国称之为竞争情报循环；有人亦称之为Herring模型。竞争情报循环包括5个基本环节，每个环节都是必需的，其价值相辅相成。
1)规划和定向。即明确决策者的情报需求，找出可能得到这些情报的信息源。为了能高效地搜集和分析信息，为决策层提供有价值的情报，这是任何情报部门必不可少的一项工作。规划阶段就是要明确具体的、有针对性的情报搜集目标，找出最有可能得到这些情报的信息源。在这个阶段不仅要重视外部信息源，还应充分挖掘企业内部信息以及寻找提供专业知识和帮助的相关分析资源。
2)信息存储和加工。信息的检索、归档和存储，以电子方式实现，即二手信息获取和组织。高性能的竞争情报系统充分利用信息存储和信息检索程序，完成信息的汇总、归档、检索和分析。通常情况下，这些工作通过电子化方式来完成，同时保存在企业内联网和相关的数据仓库中，为情报分析和服务提供必要的后勤保障。
3)正确的搜集和报告。利用人际网络获取独特的、崭新的具有竞争力的相关信息。即一手信息的获取和处理。为了获取价值性更高的一手竞争情报，竞争情报系统必须能充分利用所有公开和未公开的信息源。通过利用由企业内部和外部力量共同组成的人际情报网络，使得竞争情报系统获取独特的、新颖而具有竞争力的信息，从而为决策层和管理层提供深入的分析和决策提供必要的支持。
4)分析和生产。为了使情报能为管理层提供战术情报，为决策层提供战略情报，真正有助于决策制定，并能够对未来的竞争环境做出预测，竞争情报系统利用分析工具和技术，对相关信息进行分析和处理。只有这样，情报活动才能转变为预测竞争对手未来行为和讨论企业未来战略的分析情报。
5)情报发布。即分层次、以各种形式将情报传递给决策者和情报用户，良好的情报发布也是信息系统运行不可或缺的因素。竞争情报部门的任务是由企业情报需求决定的，不同的企业或同一企业的不同时期都会有不同的情报需求，为决策者提供可操作性信息和分析性情报，将竞争情报流程与企业关键活动和核心业务相结合是确保竞争情报在企业内长期发展的主要因素[7]。
3工作流技术在竞争情报循环中的应用
3.1工作流技术在竞争情报循环中的作用
1)工作流技术改善竞争情报循环流程。面向过程的竞争情报循环中一般都包括很多相关的关键情报课题(KITs)，这些课题联结成一致的竞争情报循环流程，竞争情报工作者通过参与竞争情报循环流程来开展竞争情报活动，所以，一个竞争情报循环流程可以看做是某个竞争情报活动方式的一个真实案例。竞争情报循环流程的每个参与者都主动拥有或者被动分配特定的角色，如情报收集者、情报分析者、情报发布者。一系列相关的关键情报课题，是按照特定的方法/策略规定，参与者通过完成这些课题来实现一个竞争情报循环流程，支持竞争情报过程参与者的独立工作和协作工作的交互工具。
这表明竞争情报循环流程具有“流程”的特性，同样包含在这些流程中的谁、什么、何时这几个问题。这些都在相当程度上符合工作流的特点，这就便于工作流在竞争情报系统中的应用。同时，竞争情报循环流程可以从3个维度来和工作流相对应：①流程。竞争情报可以通过众多竞争情报子系统这样的流程或系统定义形式组成。②组织。不同的人参与到竞争情报系统中，他们完成不同的关键情报课题。竞争情报循环流程的组织者为竞争情报人员顺利开展竞争情报工作做准备、引导和管理等工作，同时情报工作者本人可以自行工作，也可以协作研究等。③基础设施。计算机、情报分析工具等，这些构成了工作流应用程序所必需的基础设施。
工作流技术的很多特色能够显著地改善竞争情报循环流程：它能够自动根据每个人的情况恰当地分配关键情报课题，整合个人的工作日程计划，支持情报工作者按照自己的步调来开展工作，支持信息管理和知识共享，鼓励情报工作者之间的协作，为竞争情报管理者提供监控个人和小组活动的功能。基于工作流的竞争情报系统系统则能够根据情报工作者的关键情报课题完成情况决定是否继续传递相关的材料和数据。当一项关键情报课题结束了，一项新的活动才会分配到相关人员的工作列表中去。
2)工作流技术使得竞争情报循环流程更加适应动态环境的变化。竞争情报循环流程的动态性非常强，随着竞争情报活动的进展，流程中的很多活动通常都经常改变。例如：如果企业的情报需求发生了变化，那么关键情报课题也就要相应地改变。同样，当某个领域内有某种新的发展趋势后，这个领域内的知识也要及时更新，甚至支持竞争情报循环流程的工具也要更新。例如：在开展一项竞争情报活动时，有时因为时间紧迫，如果采用异步的交流工具(如BBS)可能就不适应实际要求，这个时候就需要采用即时消息工具。
正因为竞争情报循环的这种动态性，笔者认为它具有生命周期，这种生命周期一般由以下3个阶段组成：①建模阶段。相关的关键情报课题组成特定的竞争情报活动过程。②竞争情报收集、分析和发布阶段。竞争情报活动被执行的阶段。③评价和改进阶段。监控、分析和改进竞争情报过程模型以适应某种特定的情报任务/关键情报课题。
因为当前的竞争情报循环不能处理竞争情报循环流程中的每一个步骤，所以竞争情报循环流程的生命周期也只能在这些系统中部分地实现。例如：竞争情报循环根据企业需求提出关键情报课题，但是不能定义用于整个竞争情报活动过程的规则。为了运用这些规则，竞争情报组织者需要监控竞争情报工作者并在监控的过程中实施这些规则，从而引导情报工作者达到竞争情报活动的目标。但是改善一个竞争情报活动过程比较困难，因为只能在竞争情报活动的步骤中作出修改，而不能在竞争情报的整个过程中作出修改。结果就是组织者不得不重新监视竞争情报活动过程，因为没有对过程进行建模和管理。
3)工作流技术完善了竞争情报循环的生命周期。利用工作流管理理念和相关技术可以解决上述问题。工作流管理包括支持业务流程分析、设计、执行、管理的方法、技术及工具，它支持竞争情报循环流程的管理，这些管理活动包括竞争情报活动的建模、设计、执行和自动化。
当前工作流技术已经采用了面向服务的架构及其实现技术Web服务，整合基于Web的软件系统，以达到跨组织互操作的目标。另外，当前的工作流技术广泛地建立在诸如XML等Web标准上。工作流管理可以看作是工作流技术在Web环境中的实现，是经典工作流管理系统和方法的扩展。它建立在开放的Web标准上，如XML，Web服务。
工作流程管理经常要处理业务流程生命周期。这个生命周期由3个阶段组成：①建模和设计阶段。首先定义一个概念性的工作流程模型，包括参与者、他们在业务流程中的角色、能采取的行动、任务、活动以及管理整个流程的程序性规则。然后这个概念模型将被映射成执行的模型，后者规定了运行时(Run-time)流程行为(包括服务的详细规定、服务的接口和执行顺序)。②部署和执行阶段。一个工作流程部署到工作流程管理运行时引擎中并被其执行。③分析和改善阶段。观察、分析正在运行的工作流程，然后提出改善途径，以达到目标。
由此可见，竞争情报循环流程的生命周期和工作流程的生命周期基本上是一一对应的。
3.2竞争情报循环中的工作流分析
工作流可以被看作是业务流程中的谁(Who)、什么(What)、何时(When)这几个问题答案的实现。工作流可分为4类[8]：
1)管理型工作流(Administrative Workflow)。在这类工作流中活动可以预定义并且有一套简单的任务协调规则。如竞争情报系统的组织者和领导者，他们负责竞争情报循环流程的任务协调工作，并制定相关规则。
2)设定型工作流(Ad hoc Workflow)。与管理型工作流相似，但一般用来处理异常或发生机会比较小的情况，有时甚至是只出现一次的情况，这与参与的用户有关。如当竞争对手和竞争环境突然发生变化时，企业的情报需求发生重大转变时，需要重新制定关键情报课题，设定新的工作流程，以应付不断变化的环境。
3)协作型工作流(Collaborative Workflow)。参与者和协作的次数较多。在一个步骤上可能反复发生几次直到得到某种结果，甚至可能返回到前一阶段。如竞争情报循环流程中，有时因收集不全资料，分析工作无法深入进行，这些就要求情报收集环节和情报分析环节通力合作，相互之间不断协调。
4)生产型工作流(Production Workflow)。实现重要的业务过程的工作流，特别是与业务组织的功能直接相关的工作流。与管理型工作流相比，生产型工作流一般应用在大规模、复杂的和异构的环境下，整个过程会涉及许多人和不同的组织。如竞争情报循环流程，对一些特大的课题，通常要涉及很多部门和组织，必须密切联系各个业务部门，才能有效地开展竞争情报工作。
同时我们也可以采用从“什么”的角度对竞争情报循环中的工作流予以分类。竞争情报循环的出发点和归宿都是为了促进竞争情报工作者高效地工作，并提高情报工作者的切身感受。考虑到当前竞争情报循环使用者的信息技术素养，从“什么”的角度出发对工作流予以分类和实现，会使系统更符合使用者的习惯，更有效率。
3.3竞争情报循环中的流程整合
竞争情报的动态性决定了它的工作流程存在多头并进甚至交叉重复现象，因而造成多种因素的相互制约，影响效果。不少企业竞争情报活动散布于企业的不同部门，如营销部门的销售人员、负责市场的员工、研发部门的研究人员等，他们都在不同程度地开展竞争活动；他们不同的行为因素、认识水平、知识结构、业务能力等都会影响竞争情报工作流程及其效果。整合就是达到竞争情报流程中人的行为、机构的任务和系统的统一。建立以关键情报课题为中心的竞争情报流程，贯穿竞争情报生产的全过程，它是一个不断渐进、整合、循环的过程，见图4。
图4 “KITs—反馈—实施”流程示意图
竞争情报循环流程更强调“流程性”，其流程如图5所示。各环节的内容如下：①关键情报课题，即竞争情报人员应该明确用户提出的问题和信息需求。它是整个流程中以服务为中心的环节。②信息搜索策略。即明确信息源，确定信息搜索的方法、手段和目标。③信息搜索。从企业的内部和外部获取丰富而相关的数据、资料，保证所搜索的信息与实际需求相符合。④信息处理与过滤。对所搜索到的信息进一步处理，并过滤掉一些垃圾信息。⑤信息分析与整合。这是整个竞争情报循环流程的核心，利用相关的分析软件和模型，对信息的解释与分析、组织与综合。用计算机完成情报生产流程中的非核心的部分，可以大大减轻情报工作者的工作量。⑥竞争情报的分类。即对获得的竞争情报按照一定的规则进行分类排序。⑦形成竞争情报产品，这个环节主要是为竞争情报产品的形成作准备，检验竞争情报的可靠性和有用性。⑧发布竞争情报产品。通常包括情报通信、智能预警、行业发展报告等战略性和战术性情报，同时采用多种情报展示方式，比如多媒体等，便于情报用户的理解和吸收，提高竞争情报的利用价值。⑨情报的评估。这是竞争情报生产流程中的关键环节，影响着整个竞争情报循环流程。⑩竞争情报的实施。战略决策层和战术执行在竞争情报的影响下，进一步优化决策活动，提高对动态环境的反应能力。
图5 竞争情报循环流程示意图
4结束语
工作流技术在企业竞争情报中的应用及在今后的实际操作中，主要表现在以下几个方面：使竞争情报工作更加流程化，使竞争情报循环的各个环节之间的联系更加密切，并且更加动态地响应环境的变化，进一步提高企业竞争情报循环实践范围。
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