关键词：档案信息化发展；档案管理；措施
1档案信息化发展的特征
信息化的档案发展属于信息技术条件下的必然趋势，一是对传统档案管理模式的改进，使其满足信息化社会的需要。二是使档案管理的内容向着更加多元化的方向发展，拓展档案管理的服务内容与发展空间。并且对档案信息的公布、检索、开发进行优化，满足档案管理的目的以服务为中心进行展开。另外，档案信息化发展也是对社会信息使用平台的改进，计算机和智能手机的使用已经得到互联网技术的普及，人们对信息的使用方式已经过渡到了数字信息时代。信息化档案的发展也是人们对信息使用特征的体现。
2档案信息化管理的必要性
首先档案信息的数字化和网络应该意识到。其次集成接收、传输、存储、档案信息的提供和利用应该意识到。第三，实现档案信息的高度共享；第四，触发档案管理模式的改革。档案信息管理的必要性主要体现在以下几个方面由于档案需要长期保存为了改善档案的存储环境避免可能发生的潮湿、虫害、火灾等灾害，每年不可避免地要投入大量资金进行档案的保存。由于需要反复审查档案有不可避免的损害或损失的原始文件这让管理问题的存储和使用文档。低级的平板扫描仪输入难以想象跟解决大量的电子过程文档，以及如何管理，咨询跟应用大量的电子文档完全解决。信息化是世界经济跟社会发展的总趋势。无论从政治、经济、文化、科技、军事等领域或人类生活的每一个角落，信息技术显示了其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可或缺的工具。
3信息化条件下的档案管理与服务的优势
3.1档案馆的高质量信息管理和服务
档案馆对于信息内容的收集方式不断扩展，并且借助于档案馆的信息化技术应用，很多档案信息的收集开始采用互联网的平台。随着现阶段网络技术的应用发展。很多档案馆对于信息资源的管理范围已经不再局限于传统的信息内容。信息技术背景下的档案都是借助于互联网平台经营交流使用，所以信息化的档案管理相当于适应了网络信息平台的发展趋势。同时，很多用户对于档案信息的应用也有新的要求。所以信息化条件下的档案馆的服务内容也需要进行拓展增加。为用户提供更加多元化的档案服务方式。比如引进先进的档案管理的服务设备，开展共享信息平台的发展。管理人员应该使用信息化的管理技术进行档案内容的优化整合，不断提升档案管理的信息提供范围和服务方式。从而使档案馆的服务质量和信息的提供得到质的提升。
3.2档案信息化可进一步完善档案标准规范体系的建设
我国目前传统档案管理的标准规范相对健全，但在数字环境中，这些标准规范需要重新审视，相当部分的标准规范需要按照信息化环境的要求进行调整。文档管理软件的广泛运用是导致文书档案按“件”归档模式的直接推动力之一；文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现，这都直接导致了档案累积、移交模式的变革创新；同时，对于实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容，有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。这些都需要大量的标准规范来进行支撑。而“加强档案法律制度建设，完善以《档案法》为核心、符合我国国情并适应档案事业发展需要的科学、缜密、配套的档案法规体系。”也是《全国档案事业发展“十二五”规划》的首要任务。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.3实现对数据信息长时间的保存
档案馆对档案管理的重要目标之一就是实现相关信息的长期保存。传统的档案管理对于档案管理采用纸质化的管理方式，虽然也可以进行长时间的信息保留，但是会不断加重档案馆的运行负担。所以往往都会进行选择性保留。但使用信息化的档案管理系统，档案馆的工作内容就可以大大减少，借助于云存储设备的大量使用，档案馆对于各种信息的保留处理都有了很好的途径。通过采用信息化的档案管理方式，可以充分实现档案馆的信息扩展和工作内容的双重提升。对于档案管理中的信息保留内容，还可以规避传统档案管理中的很多缺陷，比如纸质档案的老旧腐蚀、丢失和损坏问题，但有很好的规范性和正式性。信息系统下的档案管理的存储，使用云数据的档案管理，既有效提升了档案管理的时间，又不会造成档案文件的损坏，所以需要结合电子档案的存储和纸质档案的使用两方面优点，充分满足档案使用人员的需求，有效实现了档案管理使用和保存的高效率。
3.4方便资源的共享
在传统的档案管理中，资源的共享是一个复杂的过程，由于档案的特殊性，其无法做到资源共享，且档案管理中不允许复制，因而需要共享则必须亲自到相应的档案管理部门，这就使得档案的资源共享较为复杂和难以实现。信息化档案管理则使得档案管理的资源共享更加便捷，档案管理机构可以在网络将不涉及机密的档案进行资源共享，对于档案的需求者只需要在网络上就可以获取自己需要的档案资料，相比传统档案管理而言，信息化档案管理的资源共享更显其便捷性。
4档案管理信息化发展的策略
4.1提高电子文件归档管理的信息化水平
根据自身档案管理的发展，采用与之相适应的档案信息管理系统，根据企业内部的档案信息类型和使用方式，采用合适的方式进行档案信息实体内容向数字内容的转化。同时制定相应的档案信息化管理发展制度，提升档案信息化管理的人员积极性。从信息化档案管理和服务的两方面内容提升档案信息管理质量，提升信息化档案发展、管理、应用的效率。
4.2建立健全档案规范体系
要想实现档案管理的信息化发展，就必须实现档案管理的规范化和标准化发展，建立规范的档案管理体系。在以往，我国的档案管理质量较低，档案管理的重要性没有得到应有的重视，要想推广档案管理的信息化发展，就必须建立标准，统一且行之有效的档案管理体系，这是实现信息化档案管理的前提。然而我国现如今档案管理仍处于较低的水平，这就更加需要推进档案管理规范体系的建立和发展，只有这样，才能保证档案管理的不断发展，为其逐步走向信息化发展奠定基础。
4.3提高档案工作人员从业素质
信息化的档案管理发展一方面是管理系统的应用推进，另一方面需要有相应的计算机技术和素养的管理人员，进行信息化系统的维护改进，一是进行信息化的档案管理工作人员需要有相应的计算机技术的操作技能，很多管理系统都会设计到计算机网路、数据库技术、信息组织的相关技术，相关的信息管理人员也需要具有一定的管理技能。二是对工作人员的综合素质进行提升，信息化技术的应用虽然减轻了档案管理的工作负担，但需要工作人员有良好的责任心，对各项档案信息可以及时录入整理，提升档案部门的窗口服务质量，使得档案信息化发展最终更好的为人民服务。
5结语
总之，档案信息化的发展是信息时代发展的必然趋势，通过采用信息化的档案管理方式，使得我国的档案管理工作的效率、质量、安全得到进一步提升。越来越多的企业生产发展都需要借助信息化的管理方式进行促进，信息化档案管理的发展与发展为我国经济的发展提供了良好的信息服务支撑。
参考文献：
[1]李晓琳，王艳华.关于档案信息化发展与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（05）：58.
[2]解克飞.关于信息时代档案的管理工作的探讨[J].民营科技，2016（10）：105.
论文作者:王桂春
论文发表刊物:《城镇建设》2020年3期
论文发表时间:2020/4/3
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 档案馆论文; 内容论文; 方式论文; 传统论文; 《城镇建设》2020年3期论文;