陈志珊
开发区住房和城乡建设局 广东省中山市 528437
摘要：当今是信息时代，档案信息化建设势在必行。而作为档案信息化建设的基础性工作，文档一体化管理的形成与发展由来已久，未来必然也将成为档案工作的发展方向。目前，尽管文档一体化理论和实践研究卓有成绩，但仍存在着许多问题。本文结合当前文档管理的现状，分析研究阻碍文档一体化开展的原因，并针对主要问题提出具体解决措施。
关键词：信息化建设 文档一体化 档案管理 问题措施
随着信息时代的到来，信息资源变得越来越重要，人们希望借助互联网获取生活工作各领域信息的需求越来越迫切，当然档案信息资源也不例外。随着简政放权的深化，各行政审批流程相继优化、业务系统的信息化建设不断提高。信息化革命、群众需求、事权改革等共同推动着档案管理的深刻变革。
鉴于理论与实践研究可知，文档一体化管理是做好档案信息化建设的基础性工作。唯有将档案管理前置到文件工作中，并逐步融合文件、档案管理工作，才能确保档案信息的真实、完整、准确、有效，从而推动档案信息建设的发展和完善。
一、文档一体化的科学内涵及其发展
所谓文档一体化是从文件和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到归档的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文件到档案的数据畅通、完整性。包括文件、档案生成一体化、管理一体化、利用一体化和规范一体化。实施文档一体化管理有利于简化流程，提高效率；有利于维护文档真实，保障可用性；有利于促进资源集成，提升利用效益。
在我国文档一体化管理的形成与发展由来已久。从“文书档案连锁法”开始，到手工和计算机辅助共存，再到计算机辅助管理，最后到即将进入的全面信息化阶段，随着载体形式的变化、技术的发展以及新的管理需求，文档一体化逐渐完善成为可行和必要的管理方式。
二、当前行政机关文档管理现状分析
（一）重视程度不够高
档案人员对文档一体化的重视程度决定着文档一体化工作的质量。然而大部分行政机关领导认为当前的文档管理还没到进行不下去的地步，因此并不重视文档一体化，这也造成了下级工作人员无所谓的态度。如此，文档一体化管理很难实施，更不说作出成绩。
（二）管理体制存弊端
当前，我国大部分行政机关实行的是文档分开管理体制，即文件处理完毕才进入归档管理程序。该体制的弊端在于处于辅助地位的档案部门无法直接对文件的形成、处理等进行监督、指导、管理，而只能间接控制。且由于当前对文件管理采用“双轨制”与“双套制”，即纸质文件与电子文件各自形成、各自流转，最后“双套”归档保管的模式，若没有统一的机构对文件进行规范管理、全程跟踪，极易造成文件丢失、数据失真等情况。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
（三）法规政策不完善
目前我国就文档的规范管理暂未提供完整统一的法规政策。法规政策的不明朗，导致文档一体化管理缺乏根本参考依据，从而出现管理乱象：业务不规范标准乱；管理系统多而杂；部分法规政策内部矛盾等，同时由于缺乏法律保障，档案部门及工作人员所处位置“尴尬”，与业务部门沟通时缺乏平等协商“话语权”。
（四）组织建设不健全
现阶段我国并没有统一的组织机构对文档实施一体化管理。而行政机关文档管理主体大致包括业务部门、行政部门及其下属档案部门。其中，档案部门作为连接文件形成机构和档案馆（局）的中间主体，起到举足轻重的关键作用，但法律也没有赋予其文档管理职能及相关行政执法权力。各文件管理部门与档案部门在业务关系上常常貌合神离，对文档管理缺乏积极有效的配合，更别提协助开展文档执法活动。与其同时，我国文档工作人员层级高低不一，大部分人员文档管理水平低、信息建设素养有待提高。
（五）信息化建设不成熟
现阶段我国文档管理信息化建设还不成熟，体现在：技术理念陈旧、信息建设杂乱、系统设计缺漏等。目前大部分系统软件普遍存在以下缺陷：覆盖范围狭窄、通用性差、智能管理弱、功能雷同水平低、标准不一规范乱、趋于形式、流程设计与实际操作矛盾等。
三、文档一体化管理的实施建议
在信息时代大背景下,应该从办公自动化、业务审批、信息管理等工作的大局出发,从理念培养、体制改革、法律保障、组织建设、技术运用等角度出发,构建文档管理科学、合理的组织架构,利用现代网络信息技术,研发一体化管理系统，逐步达到集成化管理规模。具体建议如下：
（一）加强宣传、提高认识、统一思想
积极开展群众教育工作，激发群众档案利用需求，推动行政服务效率不断提高，从而促使文档一体化管理得到真正的重视；加强理念宣传，提高行政机关领导的科学管理水平；提高档案人员的时代使命感，统一行政机关文档管理思想，逐步实现文档一体化管理。
（二）做好顶层设计与规划，促使体制改革
打破现有文档分开管理体制，逐步完善档案工作体制机制，做好顶层设计，合理规划各行政机关各职能部门各层关系，从源头抓起，通过统一管理、统一规划、统一标准，更好地推动文档一体化的实施。与此同时，建立一个可以对文件、档案形成、流转、归档、保存等实行统一内化管理的组织机构。
（三）完善法规政策，推动工作迈向标准化建设
建立宏观统一的文档一体化管理法律体系，同时，各地政府各专业主管部门也应依照法规政策，及时制定详细的实施细则和规范的建设标准，保证文档一体化管理有法可依、有规可依。另外还需注意整合文件、档案管理的相关规定，确保文档一体化相关政策法规的一致性、延续性、协调性和规范化。实施文档一体化管理还需统一文档管理模式，优化系统平台建设，推动文档一体化工作迈向标准化建设。
（四）统一领导，分级管理；明确主体，提高素质
切实提高档案行政部门依法履职能力，赋予档案部门更明确的管理、监督、协调职能，进一步明确各文档管理主体的职责与权限范围；档案室应树立与业务部门平等合作理念，多与文件形成部门共同协商，完善文档管理；文档管理人员要主动适应时代变化，积极调整自身知识结构，不断扩大知识面，提高自身素质。
（五）完善信息化建设，助力文档管理
当前与未来文档一体化管理，需要计算机、网络和信息技术的支撑，需要对各个层面文档管理系统进行自上而下、全面、系统、科学的设计与规划，需要在系统的研发过程中引入全程管理和前端控制理念，需要在“后保管”时期采用仿真、转移、载体转化等保护技术手段。具体要求如下：
统一规划，平稳过渡，研发集成系统。加快推进传统载体档案数字化，完善现有数据库，推动信息利用电子化发展；完善现行系统运用，确保系统平台与功能设计一体化；平稳过渡数据对接，促进信息资源共享。要求科学整合各行政机关各职能部门档案信息资源，探索研发文档一体化管理集成系统；建立健全方便群众档案利用体系，创新服务形式，努力为群众提供档案、政务等信息一站式服务，如中山市文件与档案管理服务平台。
更新理念，协力合作，共同研发系统。设计员、档案员和业务员三方应通力合作，共同研发管理系统。三方要对管理系统的设计、研制及管理需求进行充分调研，要求技术员对整个业务办理流程和注意事项等理解透彻，力求将档案管理思想和方法融入到设计中，尽量避免设计存遗漏或缺陷。要求在信息技术建设乃至运用过程中，贯彻全程管理与前端控制思想，并注重保障信息安全。
四、结语
综上所述，我国在“文档一体化”模式上的探索——路漫漫其修远兮。尽管其理论和实践研究卓有成绩，但至今仍存在许多问题，归究其原因主要还是体制组织问题以及法律政策的不完善，为此本文提出了几点实施建议，希望能为当前及未来文档一体化管理提供一些参考。
参考文献：
[1]翟红.制约文档一体化实现的问题研究[J].中国档案,2013年第5期.
[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理:理念、手段与目标[J].档案学通讯,2014年第2期.
[4]李静.“文档一体化”的理论与实践探索[D].苏州大学,2013年.
论文作者:陈志珊
论文发表刊物:《基层建设》2016年3期
论文发表时间:2016/5/27
标签：文档论文; 档案论文; 文件论文; 行政机关论文; 信息化建设论文; 文档管理论文; 部门论文; 《基层建设》2016年3期论文;