摘要：随着网络的普及和信息技术的发展，我国进入信息化时代。档案是企业或单位的宝贵的财富，档案管理是企业管理的重要内容，然而传统人工式的管理方式已经不能适应时代发展的需要。档案管理信息化是利用现代信息技术对档案资料进行存储、管理、开发的过程，加强对电子档案的保管和利用，是档案信息化建设的主要任务。因此，本文对档案管理信息化建设的必要性及途径进行分析。
关键词：档案管理；信息化建设；必要性
档案管理即对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作，也就是说其功能作用不仅仅是记录，其更为重要的价值在于能够对今后的工作开展和建设发展提供信息参考。在今天，为了提升档案管理的效率和质量，更好地发挥出档案价值，我们应当切实抓好档案管理的信息化建设工作。
1档案管理实行信息化的必要性
事业单位已经成为推动我国社会经济发展的力量之一，同时事业单位档案管理作为社会公共服务的重要载体。事业单位的档案管理实行信息化。有助于于我国社会经济的健康发展、有助于满足人民的物质和文化需求。因此，事业单位的档案管理将作为我国社会进步的一个记录者。详细记录了我国历史的情况。档案管理将成为维护社会发展的工具之一。一般来讲.事业单位的档案管理工作的是以数字化和信息化的形式进行，这种方式将加快事业单位档案管理的信息化的进程。而随着我国社会经济的急速发展，事业单位的档案管理相关工作的地位在事业单位中越来越突出，这就对对档案管理工作提出了越来越严格的要求，因此，这将促使事业单位实行信息化的管理。信息化管理的档案工作。有利于保证档案信息的真实性和完整性，还有利于对档案的相关资料进行有效的利用。信息化管理的过程，将使得档案的分类、整理工作变得简单和方便，还促进档案管理工作的规范化。在信息化的社会中，事业单位要捞捞抓住机遇，不仅要加强档案信息化的管理，还要促使整个办公环境的信息化，最终使得整个事业单位都实现信息化。档案管理实行信息化的管理，不仅可以提高档案处理的效率，同时还为单位节省了相当部分的办公经费，也方便工作人员的今后查阅。
2档案管理信息化建设中的主要问题
2.1对档案管理信息化的认识程度不足
对档案管理信息化的认识程度不足是档案管理信息化建设中面临的重要问题之一。首先，档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有些许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员不能够正视这一转变；其次，档案管理信息化建设需要资金及时间投入，很多档案管理部门人员认为必要性不大，从而影响了档案管理信息化建设的步伐。
2.2缺乏专业的档案管理信息化人才
专业的档案信息化管理人才缺乏是档案管理信息化建设中的主要问题。这一问题主要体现在以下几个方面：首先，档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，对从事信息化管理的人员要求相对比较高，不仅需要具备档案管理方便的经验及相关的素质，而且要具备一定的技术能力及管理能力。而目前，具备全面能力及素质的人才极度缺乏；其次，目前从事档案信息化管理的人员不仅技术能力不足，管理经验缺乏，而且人员的稳定性不足，对于工作内容刚刚熟悉，便离职或调离岗位，从而导致档案信息化管理人员不能够满足应有的需求；再者，档案管理人员对档案信息化管理的认识程度不足，不能够严格的按管理的要求来进行档案管理，使得档案信息化管理不能够有效的开展。
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2.3软硬件配套措施不足
一方面传统的档案管理大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求，很多人事部门用的电脑还是十年前的电脑，容易出现死机等毛病，没有备份的硬盘，一旦出现问题档案资料很容易丢失；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，老的管理软件在管理方式有待改进。软硬件的配套设施是档案数字化管理的基础和保障，一定要满足要求。
3档案管理信息化建设的途径
3.1提高建设硬件设备，达到技术及设施的现代性
需有效地为信息化档案工作配置相应的现代式的办公设施，如电脑、刻录机、扫描仪及网络设施等，需有效地将现代科学及缩微技术运用在档案管理里，提高通用及实用软件的研究及开发，加速解决数字化档案管理问题。所以，有关部门需扩大在财政方面的投入度，档案管理机构需主动提升自我的工作技能，努力获得较多的经费支持。与此同时，档案管理机构还可利用其丰富档案资源的长处，扩大不同面的潜能，着重增强使用及供应档案工作，在较短时间内研发出大量的档案资料来保证社会各方的需求，把潜在的不同档案价值转变成经济效益。现代性科技与措施广泛地被使用于档案机构里，能为档案工作注入新型的能量，也较大地提升使用档案工作的能力，营造出更多的经济及社会效益，确保信息化档案工作更具现代性。
3.2完善档案管理的信息化平台建设
档案管理的信息化建设首先需要的是一套健全的信息化平台，这是进行信息化档案管理的基础条件，因此我们需要完善档案管理的信息化平台建设，根据档案管理工作的具体内容、环节及其特点和需求，设计平台的结构，以模块化的平台设计，对应档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，为档案管理提供完善的功能，以辅助档案管理工作有效开展。另外，档案管理信息化平台的建设还需要考虑到共享的问题，所以应当设计标准化的内、外部访问接口，以方便对档案信息的访问，提高档案的利用效率。
3.3强化档案管理信息化的安全建设
档案管理信息化的安全建设主要包括两个方面：第一个方面是环境安全建设，即要确保档案管理信息化平台所在服务器处于一个安全的环境当中，防止环境温度、湿度过高，或是发生火灾等意外情况，对服务器造成物理性破坏。第二个方面是要加强网络安全建设，通过访问控制、攻击监控、用户认证等机制，保护档案资料安全，防止外部的不法入侵，确保档案信息数据的完整性、可用性、保密性、可控性。另外，还应当施行定时备份机制，如果档案受到破坏，以便于恢复，尽量减少损失，档案备份应以异地备份为主要方式。
3.4加强对档案管理人才的培养
专业的档案管理人才是档案管理工作的必备要素之一。只有不断提升档案管理人员自身的工作能力以及工作水平。才能逐渐使档案管理工作走上正轨。因此。必须加强对档案管理工作人员的培训与培养，建立起档案管理信息化建设的观念，使其不断掌握计算机操作以及数据录入等基本的信息化计算机操作技术。另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不断强化档案管理人员的数据库知识以及网络管理技术，并且在未来的培训工作中。要不断对其进行专业技能的培养。用专业的技术知识与技能来使得档案管理的信息化管理目标能够逐渐落到实处。
结束语：
综上，在现在这个网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理部门应该以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，将档案管理工作变得与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的管理信息化建设，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的继续发展。
参考文献：
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[3]岳志帅.加强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J].才智，2016（15）
论文作者:张舒
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/9/18
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