论知识管理的新发展_知识管理工具论文

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本文从管理思想、管理方式和管理评估三个方面对当前知识管理的新发展进行分析,重点论述第二代管理思想、双循环管理模式和以知识增值为基础的评估标准的新发展。

知识经济时代,企业成功的关键在于如何创造、积累和使用知识,知识管理也相应地成为企业各项管理活动的核心。简单地说,知识管理是对企业中集体的知识或技能(表现为数据库、纸质文献、思维等形式)的获取,然后将这些知识或技能传递给知识需求者,以帮助企业实现最大产出。近年来,以智力资产作为管理内容的知识管理不断调整、改进,形成了许多新的发展方向。下面我们主要从思想、模式、评估等三个方面进行探讨。

一、管理思想:从第一代知识管理到第二代知识管理

IBM知识管理咨询公司负责人Mark W.McElroy先生在他的《第二代知识管理》一文中明确提出了第二代知识管理的概念,文中提到:第一代知识管理力图以技术为中心解决所有问题,而第二代知识管理则更侧重于人力资源和过程的主动性。

(一)两代知识管理的差异比较

1.供应方导向型(Supply-Side)转为需求方导向型(Demand-Side)。第一代知识管理以供应方为导向。其特点在于:过分强调整个组织内现有知识的共享。第一代知识管理的参与者认为,共享现有知识有助于提高知识的传递效率,推动组织的有效运转,即典型的供应学派理论。

第二代知识管理则以需求方为导向。其特点在于:强调知识的生产,强化能够产生创新和创造力的环境;同时不否认第一代知识管理中编码和知识共享的重要性,显得更加均衡。以需求为导向的知识管理不仅标志着第二代知识管理的兴起,也表明了知识管理过程和组织学习过程的有机融合。

2.以技术为中心到优先考虑基于过程的组织学习。第一代知识管理以技术为中心,试图采用信息标引、信息检索、数据仓库、数据挖掘、文件管理和图像化等技术来消除或减少知识共享的不充分性。第二代管理思想则优先考虑基于过程的组织学习,有时甚至不涉及技术的作用,可以看成学习型组织和知识管理团队两种思想的合理统一。第二代知识管理作为学习型组织的一种实施性战略,提出了一种帮助组织提高其认知、创新以及改进其运作环境的新的从业模式。

3.管理重心由知识的共享、传递到新知识的持续生产和创新。第一代知识管理只注重从日常商务流程中促进知识的流通,只关注知识对企业内部商业运作过程的支持,管理重心放在知识的共享和传递上,很少涉及组织层面的知识创新。

第二代知识管理一方面不否认知识共享和知识传递的重要性,一方面又在新知识的持续生产和创新上投入了更多的心思。这表明:第二代知识管理的定位更加全面,贯穿整个知识生命周期,而不是仅仅局限于眼前的商业运作。

(二)第二代知识管理的三大理论

1.生命周期理论(Life-Cycle)。第一代知识管理理论假定知识自然存在,因此并不关心知识的产生;相反,第二代知识管理提出的生命周期理论认为,新知识在被用于编码和传递前,首先有其产生和验证的过程,继而代替旧知识,完成周期循环。该理论把知识的生命分为三个阶段:知识产生、知识有效性验证和知识整合。

——知识产生。指对现有知识进行收集、初步编码以及制定新知识发布规范的过程。其中知识源包括两类,一类是零散在各种资料和文档中的显性知识;而另一类隐性知识则需要借助知识表示和智能挖掘技术才能得以显性化,还可以通过建立专家目录的方式,借助专家定位的手段使这种个人化的经验性知识能为更多的人分享。

——知识有效性验证。包括制定有效性验证标准,进行知识审查、确认和分类,然后对知识在实际运用中的作用进行评估,最后是知识的正式编码。有效性验证即知识的筛选过滤过程,确保用于传递的知识的充分有效性。

——知识整合。这里的整合涵盖知识的共享和传递(通过教授和培训实现)。此外还包括新知识运用和知识成品加工。

2.嵌套知识域理论(Nested Knowledge Domains)。知识是在两个层面上被掌握的。一是人作为个体,他们拥有自己的知识并将这些知识用于实践生产;二是作为集合中的一部分,他们同时掌握着整个集体的知识并将它用于指导实践。我们每个人不仅要掌握自己的个体知识集,还要掌握整个团队的知识集。第一代知识管理的主要问题之一就是没有对个人学习和组织学习进行区别。

第二代知识管理的嵌套知识域理论中把组织中的知识分为三个层次:个人拥有的知识、个人组成的团体拥有的知识、组织总体上掌握的知识。个人拥有的知识被嵌套进组织知识域中。由于任何时候这三个层次间都存在着差异,从而形成了一定的张力。对这些张力进行适当的管理,会大大提高知识创新率和企业运作的有效性。

3.复杂性理论(Complexity Theory)。首先需要介绍的是复杂自适应系统理论(简称CAS:complex adaptive systems)。该理论认为:生命体系(包括运作中的组织、独立的智能体,比如人)都在不断自我组织,并不断地调整自己以适应不断变化的外界环境。根据CAS理论,知识正是由那些智能体为适应外界变化而不断自我调整所遵循的规则组成。通过复杂性理论,我们认识到知识是如何在智能体个体层面形成并上升为组织的形式被所有个体共享、成为组织知识的过程。

(三)第二代知识管理的三大原则

原则一:组织知识存在于组织中各种形式的知识结构中,相应地,融入在这些结构中的规则(如在实践中积累的知识)也能被用于解释和管理。

第二代管理思想认为,首先有必要对组织知识进行组织层面的编码,并将其与企业文化、规章制度和信息技术很好地融合起来,以保证企业旺盛的生命力。因此,组织首先应该产生专门知识/学习机构,负责对知识的系统获取和规范化处理。开始的初始化编码费时而缓慢,但经过一段时间的积累,形成了现有的知识集,加上由原有知识加工产生的新知识,企业会变得越来越易于管理。除对组织知识进行编码和维护外,公司的知识/学习机构还必须随时确保知识流通过程的顺畅。这样,我们不仅能了解到现有情况下企业运转的知识集合,还能不断更新集合,往里面注入新的活力。

原则二:组织知识是一切人类组织中知识学习过程的自然产物,我们对这一过程进行规范化并随之进行相应的管理。

任何知识,无论是否经过规范化处理,都包含了产生、审核和利用三个阶段。它们都自然存在于包括人类组织在内的有生命力的组织体系中,拥有知识并合理加以利用对我们是相当有利的。其中知识加工过程在商务流程之后产生,因此公司的知识/学习机构还应该确保实践中所采用的知识最新、最快、最准确,内容最全面。

原则三:了解你所知道的是什么以及你为什么知道。

只有当知道自己为什么知道后,才能真正理解如何利用知识并在工作中充满自信。组织将制定规则的程序保留下来,用作更高层的管理或授权。由于法律和竞争的压力,大多数组织拥有的知识都是高时效性的,组织的生命力就更依赖于组织内知识的有效组织和合理利用,所有组织知识应在所有员工中充分共享。

二、管理模式:从单循环知识管理到双循环知识管理

(一)学习的两个阶段

要理解单循环(single-loop)知识管理与双循环(double-loop)知识管理之间的差异,首先要了解哈佛经济学院教授Chris Argyris在他所著的《教聪明人如何学习》一书中提出的单循环学习和双循环学习的概念。

单循环学习(single-loop learning)可以比作一个自动调温器,当房间里的温度降至68℃以下时,它就会自动升温。即单循环学习可以看成是一件事物在物质世界中所经历的实现其自身功能过程的一部分。举例来说,商务流程是对员工在不同环境下如何作出反应进行规定的商业规则,而不是经过编撰的简单的程序性的知识。员工从单循环学习中对各种事件产生感性认识,并根据商业规则的描述作出反应。

假如自动调温器自动升温后,还会主动寻找是否有其他调温方法能更经济地实现房间加热的目标,这就是双循环学习(double-loop learning)。双循环学习除考虑规则本身外,还从构造上对单循环所引起的机械反应提出质疑。在Chris Argyris教授的例子中,双循环学习对低于68℃以下环境作出的第一反应是衡量单循环学习中规定的解决方法的价值,其方法是看是否存在另一种替换方法,既能使温度回升,同时又更加简单。

(二)从单循环知识管理到双循环知识管理

1.单循环知识管理。传统的知识管理认为实践中获取的知识最有效,管理者们也尽可能向他们的员工传递现有的组织规则。他们认为在尽量广的范围内普及组织性规则有助于保证各项任务的有效实施,这使得在管理活动中只关心技术的主要地位,而对怎样在适当的时间为适当的人提供适当的信息这个问题不够重视,即典型的单循环知识管理模式。

单循环知识管理可以看作是个体行为。管理投资的对象是员工个体,及其为完成工作获取信息的程度(何时,何地),其中并没有提及组织学习,也不涉及知识创新和规则制定,局限于用技术解决问题,而始终没有提升到组织层面的学习创新。这样的管理活动对日常的简单操作十分有效,但对真正意义上复杂的组织学习却几乎没什么价值。

2.双循环知识管理。在人类思维中,许多有效的构想都来自于双循环的思想,管理也不例外。双循环知识管理提供了一种以组织型双循环学习为理论基础的实施性战略。

正如双循环学习中提到的,组织中的员工在以常规方法解决问题之后会主动寻求更加先进的解决手段,并对这种新方法进行测试,综合评价其实际运用效果,以确认其是否较前者具有优越性并替换之。活性组织(如人、动物、昆虫、团队、市场等)都保留着一个活性指令集,即知识管理中的知识集。知识集的成分是不断变化的,活性组织通过产生新指令、剔除旧指令,不断更新,从而实现知识创新,更具有活力。这都体现了双循环管理的思想。一个公司进入市场后,如果很少对其运营方式进行调整和优化,则很容易造成组织的僵化和市场竞争力的衰退;相反,不断创新的公司则从本质上具有适应不同自然变化的能力。组织的灵活性相当大程度上取决于该组织学习体系的运作情况。

与单循环管理不涉及组织层面的学习相比,双循环知识管理则与组织知识的产生密切相关,具有重要的指导意义。该管理思想认为:一个组织的知识和学习环境应当明晰化,管理也应当明晰化,由组织中专门的学习/知识机构主要负责对认知体系进行规范化并加以维护。伯明翰AL(美国职业棒球俱乐部联盟)提出的“知识收割机”理论提供了一种系统的方法。该方法将描述型知识和过程型知识归纳为一种统一的形式,不同情况下这种形式可转化为多种表达方式,或保存为一条实践知识记录。当一个很有价值的员工即将离开的时候,他身上的隐性知识很难被保存下来继续用于在组织中传播,这时候这种工具的作用就显得特别突出。这种对专家隐性知识的一次性转化和编码,不仅使他与其他同事共享不可见知识更加容易,也减少了专家辞职时对公司知识总量造成的损失。此外,双循环知识管理还强调在适当的时间为适当的对象提供适当的知识。

简单的说,双循环知识管理很好地将组织学习与企业文化、运作规则以及信息技术融合起来,保证了企业旺盛的生命力。我们可以用下图简单区分两种管理模式。

三、管理评估:从商业增值到知识增值

衡量知识管理是否有效,需要对其投资回报(ROI:returnon investment)进行评估。没有回报的知识管理不能称为成功的知识管理。下面介绍两种评估知识管理的方法。

(一)以商业增值为标准

由于知识管理的活动能产生财务的效果,这使得过去大多数传统的管理活动都是由财务业绩驱动,以能够衡量的财务指标为主要标准。把用于人员培训、知识加工和技术改进的投资与所产生的效益指标相比,如降低成本量,增加销售量,提高生产力等方面。这也是较为直接和简单的计算方法之一。知识管理的创始者们成功地实现了上述预期目标并将其推广。这里就不过多介绍。

(二)以知识增值为标准

知识管理的第二种评估方法与商业效益没有直接联系,但却被视为未来更有效的一种评价手段。

严格地说,用于知识管理的投资只能直接影响知识在组织内部的产生、审核和整合过程,而许多与此相关的商业事务,如降低成本、增加销售量、提高生产力等都只是知识管理间接作用的对象。因此,更实际、更准确的评估知识管理投资是否达到预期效益的途径是将重点放在其对知识创新的影响上,而不是纯粹对商业性事务的影响上。也就是说,从业者应将知识管理投资前后进行对比,密切关注一个组织产生新知识的数量(即创新速度)。此外,还应对相同时间范围内有效性验证的次数进行类似的计量,更大的利益在于知识管理投资后实际用于生产、审核并最终用于指导生产实践,增加知识的创新量。

以知识增值为标准的评估方法,更看重知识管理以知识创新为首要目标这一本质,将重点放在能充分开拓组织中知识管理实践活动的措施方面。发展组织的知识管理战略,评估组织在知识管理意识方面的进步,成为评价知识管理的新方向。

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