朱元璋与明朝的文书档案工作，本文主要内容关键词为：明朝论文,文书论文,朱元璋论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号] K825.4；G275.2 [文献标识码]A
[文章编号]1001－4799（1999）01－0102－0107
作为文治武功勋业彪炳的一代“肇兴英主”，朱元璋深明治乱之道，即位前后，均十分重视稽古礼文，制礼作乐，修明典章，编史修志，重视加强和完善自秦汉以来的文书档案工作制度，并使这个制度在明政权处理日常政务中发挥重要的作用，也因此奠定了明朝档案工作在中国档案史上的重要地位，并有力地推进了中国档案事业的发展。
一、对元朝档案的收集和本朝档案的积累
朱元璋早在建立明王朝的过程中就十分重视收集和积累档案。他深知只有充分掌握当时的政治、经济、生产、民情方面的情况，才能吸取有益的经验，制定出正确的具体的政策与策略。因此，他不仅多次明令部下收集元朝的各项档案材料，而且还鼓励元朝将领携带档案图籍前来投诚。如元至正二十六年（1366年），徐达、常遇春围攻长期被张士诚控制的淮安城，张士诚守将梅思祖献出了淮安的各种档案图籍。同年五月，朱元璋命有司访求古今书籍。至正二十七年（1367年），元杭州守将谢五携带大批有关土地、人口、兵马、钱粮档案典籍投降。明王朝建立后，朱元璋对携带档案典籍投降的元将采取了更为优待的政策。如元登州守将董卓、辽东守将刘益都曾在投降时献出了所辖地区（州县）的地图、簿籍等档案，其中刘益被继续留任辽东官职。
朱元璋还高度重视收集和保护元王朝中央机关的档案图籍。据《明太祖洪武实录》卷三十一记载，元至正二十八年（1368年），明军攻下元大都时，朱元璋立即“诏告天下，条布十事”，其中之一就与文书档案工作密切相关。朱元璋命徐达、常遇春等把元朝“秘书监、国子监、太史院典籍，太常法服祭器、仪卫及天文、仪象、地理、户口版籍，应用典故文字”等完整地收集起来，“其或迷失散在民间者，许赴官送纳”（注：《明太祖洪武实录》卷三十一。）。另据《明史·徐达传》记载，“徐达人元都，封府库图籍”，“令指挥使张胜以兵千人守宫殿门”，“禁士卒侵暴”。同年十一月，朱元璋特令在宫中建大本堂，由秘书监掌管，用来收贮从元朝官府收集来的档案图籍。洪武三年（1370年），朱元璋派李文忠率大军北征逃往漠北的元顺帝时，又缴获了大批档案典籍。定都南京后不久，即命在奉天门东建文渊阁，作为宫廷藏书楼，收藏文书档案，并作为皇帝讲读的地方。朱元璋重视收集元朝档案典籍，这些档案对他取得军事上的胜利，稳定明初的社会秩序，恢复和发展经济，巩固明王朝的统治，建立各种制度起到了重要的作用。
按照中国古代的政治传统，有无史官，有无编史工作，乃是衡量一个政权是否建立，是否稳定和巩固的标志之一。朱元璋最初是依靠其夫人（马夫人，后封为皇后）协助收集整理其活动的档案资料，据《明太祖洪武实录》卷一四七记载，朱元璋十分注意对记载自己活动档案的积累。他有一个记札记的良好习惯，每天随时随地，想起什么该办，该怎么办，都要用小纸片记录下来以备忘，晚上再由他的夫人为他整理。待查问时，便可立即检出，以免误事。元至正二十四年（1364年），朱元璋自为吴王后，立即设置百官，其中就有专门从事积累他本身活动文字记载、掌管诏书章奏等事务的起居注官，并设置太史监，以刘基为太史令，开始专门系统地记录政权本身的历史活动，具体编纂记载其各种“嘉言懿行”的《实录》稿，编纂自起义以来死难诸臣的传记。同时在执掌军政的都督府设立照磨，加强文书档案工作及其管理。朱元璋还对本朝其他档案特别是钱粮户籍地理档案，极为注意收集保存。《明太祖洪武实录》卷四十九记载：“上命中书省臣：凡行郊祀礼，以天下户口钱粮之籍，陈于台下，祭毕，收入内库藏之；以天下城池山川地理形胜，亦皆图以成书，藏之内库，以垂久远。”由此初步建立起了明王朝的档案工作。
二、高度重视各级文书档案工作及其机构的建设
明王朝建立之后，朱元璋在认真分析总结历代特别是元代治国经验教训后，对于文书档案工作及其机构建设非常重视，采取了一系列措施予以整顿和加强。元至正二十八年正月（1368年1月）， 朱元璋即皇帝位，当时明军推翻元王朝的战争仍在激烈进行之中。朱元璋即令周铸等164人前往浙西核实田亩，定其赋税。并谕中书省臣曰：“兵革之余， 郡县版籍多亡，今欲经理以清其源，无使过制，以病吾民。夫善政在于养民，养民在于宽赋。今遣铸等核田定额，此外毋令有所妄扰”（注：引自孙正容：《朱元璋系年要录》，杭州：浙江人民出版社，1983，第149页。）。同时，迅速着手整顿全国的赋税。洪武十四年（1381年），在推行户贴制度，普遍进行人口调查的基础上，开始编造赋役黄册，实行黄册制度，作为全国征收赋税徭役的依据。明王朝规定，黄册每十年编造一次，每逢大造黄册之前，中央户部要将官府的榜文和册籍的格式颁布全国，责令各地方官府依式攒造。赋役黄册每次编造四本，其中一本送中央户部收存，因用黄色封面，故名黄册。其余三本分存各布政司、府、县，因用青色封面，称为青册。同时还有丈量土地以后绘制的鱼鳞图册。“定赋役有二册：一曰黄册，以人户为母，以田为子，凡定徭役赋税则用之；一曰鱼鳞图册，以田为母，以人户为子，凡分号数，稽四至则用之”。（注：《皇朝经世文编·论鱼鳞图册》。）“鱼鳞册为经，土田之讼质焉。黄册为纬，赋役之法定焉”（注：《明史·食货一》。）。这两种档案一经一纬地交织在一起，户口册上有田赋，田赋册上有人户，两者组成严密的网络，使全国民户“悉数无遗”地控制在明王朝中央手上。
洪武三年（1370年），朱元璋命中书省“以天下户口钱粮之籍……收入内库藏之”（注：《明太祖洪武实录》卷四十九。）。同年，朱元璋命人在南京后湖筑一台，“以藏天下兵册，欲避火灾”（注：《明太祖洪武实录》卷二百十一。）。洪武八年（1375年），在中央增设六部官员的同时，也增加照磨和管勾人员（文书档案工作者）。洪武二十四年（1391年）随着黄册制度的推行，朱元璋明令“置天下诸司架阁库，以庋案牍，仍设吏掌之”（注：《明太祖洪武实录》卷二百十一。）。洪武二十九年（1396年），又“置五军都督府照磨所，以掌五军文牍”（注：《明太祖洪武实录》卷二百四十六。）。随着这些诏令的颁布和实施，明王朝的中央六部、五军都督府、都察院、大理寺等机构内，都设立了文书档案工作机构——架阁库和照磨所。
明朝的文书档案工作机构，在中央主要有内阁、通政使司、六科、司礼监等。
内阁具体负责文书档案工作的机构：（一）中书科。如洪武初年，在中书省内设承敕监，负责起草诏诰文书，由直省舍人负责。中书省撤销后随之撤销承敕监，设中书科隶属内阁，将直省舍人改称中书舍人，中书舍人“掌书写诰敕、制诏、银册、铁券等事”（注：《明史·职官三》。）。（二）诰敕房。掌缮写、誊抄诰敕，翻译敕书、外国文书和誊录揭贴、兵部记功簿及勘合底簿等。（三）制敕房。掌誊抄、缮写制诏、敕书、诰命、册表、宝文、玉牒、讲章、碑额、题、奏、揭贴等重要机密文书及各王府的敕符底簿等。
通政使司（又称银台，因职掌类似宋代的通进司而得名），“掌受内外章疏敷奏封驳之事”（注：《明史·职官二》。），并参预大政的议决，实际上是一个收受全国文书的机关，中央、地方各级官府及士人平民的章奏上书，都须经过通政使司才能上达皇帝，是皇帝与臣民之间联系的纽带和机构。因此朱元璋曾明确肯定了通政使司的重要地位，他说：“政犹水也，欲其常通，故以‘通政’名官，卿其审命令以正百司，达幽隐以通庶务。当执奏者勿忍避，当驳正者勿阿随，当敷陈者毋隐蔽，当引见者毋留难。”（注：《明史·职官二》。）
中书省废除后，六部直接听命于皇帝，为了较好地处理六部政务，设立了吏、户、礼、兵、刑、工六科，各科设都给事中、左右给事中、给事中，统称为六科给事中，与御史合称为科道官。给事中“掌侍从、规谏、补阙、拾遗、稽察六部百司之事”（注：《明史·职官三》。）。既辅助皇帝处理公文，又掌封驳纠弹六部，督促、催办六部公文处理之权，同时负责记注皇帝圣旨，监临科举考试，充任对外使臣等。因此六科给事中官品虽低（七至九品），但实权很大，并成为皇帝控制六部的重要工具。
朱元璋晚年为宦官设置了二十四衙门（即十二监、四司、八局），并在制度上确立了宦官独立的行政体系，这为日后明朝为害甚烈的宦官专权种下了祸根。二十四衙门中的司礼监以后便逐渐发展成为掌宫内外章奏和御前勘合、代替皇帝用朱笔阅批奏章（“批红”）、凌驾于内阁之上的事实上的宰相机构，司礼监的秉笔太监手握皇帝的“批红”大权，常常专权乱政，为害极大。
明朝地方机构实行省、府（州）、县三级制。省级负责文书档案工作的是经历司和照磨所；府（州）级负责文书档案工作的是经历、照磨、检校；县级负责文书档案工作的是主簿和典吏。
明朝自朱元璋始，高度重视文书档案库的建设。明嘉靖时修建的皇史宬更代表了中国古代档案库建设史上的最高成就。
明初，在宫中建大本堂、文渊阁。在南京后湖的中心小岛上，朱元璋亲自领导修建收贮全国赋役档案的专门档案库房——后湖黄册库。赋役档案详细记载全国各地的人口、地亩、钱粮、徭役等情况，是历代封建王朝赖以生存的重要经济命脉，是所谓“民之大纪，国之治端”（注：《南齐书》卷三十四。）。因此国家对这类档案控制管理十分严密。后湖黄册库由明王朝中央直接领导，先由户部侍郎兼管，后由南京通政使司户科给事中、户部清吏司主事主管。他们可以直接向皇帝奏报后湖黄册库的工作。因此在专门记载后湖黄册库情况的《后湖志》一书中，收有不少当时官员的奏疏以及皇帝的诰敕。从洪武初年建立，直到17世纪中叶明朝灭亡，可以说后湖黄册库和整个明王朝相始终。
明朝亦重视地方档案库建设，据说当时全国共建有档案馆库200 余座，数量颇为可观，管理亦达到了当时的先进水平。
三、高度重视制订和完善文书档案工作制度
文书档案及文书档案工作是行使统治权力的一种重要工具。为了建立起高度集权的君主专制制度，朱元璋在统治期间建立了系统而完备的文书档案工作制度。在注重解决实际问题、提高行政办事效率的同时，重视规范化、制度化建设，是朱元璋抓文书档案工作的最突出的特点。这一特点，标志着明代的文书档案工作达到了相当高的水平。
1.严禁繁文，力减案牍
文书行移混乱复杂，案版繁冗，官吏起草文书动辄千万言，且事无大小动不动就发文的文牍主义是盛行于整个封建官场的痼疾。朱元璋因出身贫寒，识字不多，同时为了提高行政办事效率，主张文书应简明易懂，反对空话套话。洪武九年（1376年），朱元璋在听刑部主事茹太素长达17000余字的奏章，听了一大半还不知所云时，大怒， 命人将茹太素杖责一顿，并为此制定上书陈言格式，制订颁发了“案牍减繁式”；以后，又亲自起草颁发了“御制行移减繁体式”一册，下令“禁繁文，减案牍，违者严惩”（注：周雪恒：《中国档案事业史》，北京：中国人民大学出版社，1994，第250页。）。洪武十四年（1381年）， 朱元璋还抓住当时工部私自乱发文书的典型案例进行严厉整治。当时工部“擅生事务”，仅6个多月就下发公文19000余件，平均每月3000余件，每天100余件。为此，朱元璋下令将工部尚书薛祥凌迟处死。这些法令、条例的颁行，以及对有关责任人的严厉惩处，有效地克服了明初的繁文之害。
2.制定文书行移制度
明朝官方公文主要分皇帝下行公文和臣僚百官上行公文两种。下行公文主要有诏、诰、制、敕、册、谕、书、符、令、檄、铁券等；上行公文主要有题、奏、表、启、讲章、书状、文册、揭贴、笺、制对、露布、译等。此外还有黄册和鱼鳞图册、军册（军队文书）、贴黄（官吏人事文书）。明朝官府之间的文书行移亦分下行、上行、平行三种。为了使各级官府之间文书行移规范化、制度化，洪武十五年（1382年），朱元璋以立法形式制定并颁布了《行移署押体式》和《行移往来事例》，对文书程式、使用范围和行文关系作了具体明确的规定。《行移署押体式》主要规定官府文书程式和每种文书的使用范围，《行移往来事例》则规定文书往来的行文关系和官衙的行文权限。这两个条例的制定，对防止文移混乱，加快文书承办，维护衙门之间的运作秩序等，起到了积极的作用。
3.规定公文用纸和公文字体
朱元璋于洪武十七年（1384年）颁行“天下诸司文移纸式”，制定了全国公文用纸的统一规格。规定按衙门品级的不同使用不同的用纸格式。其中，一、二品衙门文移用纸分三种，三种纸高均为二尺五寸，长则分为五尺、四尺、三尺；案验文书用纸分两种，纸高均为二尺五寸，长分为一尺八寸和二尺。三至五品衙门用纸相同，文移用纸高二尺，长三尺；案验文书用纸高一尺八寸，长二尺五寸。六、七品衙门文移用纸高一尺八寸，长二尺五寸，案验用纸高一尺六寸，长二尺八寸。八、九品与未入流的衙门文移用纸高一尺四寸，长一尺八寸。文书用纸格式的划分，便于文书的分类和保管。
为了提高文书处理效率，朱元璋还对公文使用的字体作了规定。明朝公文字体分两种：奏本用《洪武正韵》的字体；黄册用细书。不准浮贴，错处须用印压盖。
明朝还规定了严格的文书书写制度。违规者皆要受到处罚；在文书的拟写、修改、誊抄过程中，还形成了一套表示不同意义和规定的符号，类似于现今出版行业现行的校对符号。
4.实行文书行移勘合制度
为了加强对中央和地方的控制，防止权臣、中央官署衙门利用文书从中奸弊，朱元璋于洪武十五年（1382年）建立了文书行移勘合制度。所谓勘合，即“以簿册空纸之半，而编字号，用内府关防印识之，右之半在册，左纸册付天下布政司、都指挥使司及提刑、按察司、直隶府、州、卫、所收之，半印纸藏于内府。凡五军都督府、六部、都察院有文移，则于内府领纸，填书所行之事，以下所司。所司以册合其字号，印文相同，则行之，谓之半印勘合，以防欺弊”（注：《明太祖洪武实录》卷一四一。）。文书行移勘合制度的实质是要加强对全国的军事、政治、经济各个方面的文书行移的监察。实行这一制度后，一方面加强了皇权，另一方面沉重地打击了当时盛行的文牍主义，有利于防止中央部门私自乱发文书、弄虚作假、巧立名目、假公济私、贪赃枉法、逼扰下面、害及于民的腐败现象，并有利于提高行政办事效率。
5.改进公文驿传制度
公文驿传作为全国公文往来的大动脉始于汉，发展于唐宋。明朝对文书驿传制度多次进行改革，使之趋于更加完善。明朝的驿传分陆驿、水驿及水陆兼驿，并形成了站、递、铺三种不同的驿传系统。它以京师会同馆为中心，向全国四面八方延伸。明朝还以法令形式（如《大明律》），对驿传的职责、官员的编制、交通工具（如马、牛、车、船等）的配备以及驿传的使用、检查等作了明确而严格的规定。
6.完善照刷磨勘文卷制度
照刷磨勘文卷制度始行于元朝。所谓照刷磨勘文卷，就是对政府文卷定期进行审核，以检查官府文卷有无稽迟、失错、遗漏、规避、埋没、违枉等情况，借以揭发和纠正政务活动中的各种弊端。洪武二十六年（1393年），朱元璋对各种文卷的格式、运转程序以及照刷磨勘的具体方法都作了详尽的规定：“凡监察御史，并按察司分司，巡历去处，先行立案。令各该军民衙门抄案，从实取勘本衙门。”对于所属照刷文卷之衙署，要求“分割已未照刷，已未结绝号计张缝，依左粘连刷尾，同具点检单目，并官吏不致隐漏结罪文状，责令该吏亲赍赴院，以凭逐宗照刷”。照刷之后，根据文卷具体情况批以各种标记。“如刷出卷内事无违枉，俱已完结，则批以‘照过’。若事已施行另无违枉，未可完结，则批以‘通照’。若事已行，可完而不完，则批以‘稽迟’。若事已行已完，虽有违枉，而无规避，则批以‘失措’。若事当行不行，当举不举，有所规避，如钱粮不追，人赃不照之类，则批以‘埋没’”。照刷时，还要检察案卷编制情况，“各卷内有文案不立，月日颠倒”，“随其情而拟其罪”（注：《明会典·照刷文卷》。）。这一制度的实行说明，朱元璋注意对文书档案工作进行全面检查，这对纠正文书部门中的疏漏，提高文卷的质量，防止档案的丢失、涂改和毁坏，以及改善各官府的档案管理，起到了积极的作用。
7.重视档案的保存与管理
从西周周公开始，以“石室金匮”保管档案便成为中国特有的档案贮藏制度。明太祖朱元璋也重视以石室金匮保存档案史籍。《明太祖洪武实录》卷七十七记载，朱元璋明确规定，“今起居注纪余纪事藏之金匮，是为实录”，“其台省府宜各置铜匮，歙录簿，以备稽考”。为了确保文书档案的保存安全，明朝除建大量的档案馆库外，还制定了一系列法律规定予以防范。明律规定：“凡弃毁制书，及起马御宝圣旨，起船符验，各衙门印信，及夜巡铜牌者斩。若弃毁官文书者，杖一百，有所规避者从重论”，无意“遗失制书、圣旨、符验、印信、巡牌者，杖九十，徒二年半；若失官文书，杖七十”（注：《明律集解·附例》卷三。）。对文书档案的保密工作，明朝实行“密疏”制度，并制定严厉的法律对泄密行为进行惩处。
8.明确各级官吏管理档案的责任
为保证各级各种档案文件的齐备与安全，朱元璋对各级官吏也提出明确的要求。如规定官吏到任要问明先任官及六房吏典，“入版籍官民田地若干，官粮民粮若干”，“节次圣旨、制书及奉旨榜文谕官民者若干，曾无存者若干”，若有“损缺不存者，须要采访抄写，如法收贮，永为遵守”（注：《明会典》卷九《授职到任须知》。）。还规定对文书档案使用和保管中所发生的各种问题，特别是各种失职、渎职和犯罪行为，“当该官吏知而不举，与犯人同罪”（注：《明律集解·附例》卷三。）。这些规定加强了各机关档案册籍的管理。
9.规定档案人员的选拔任用资格
朱元璋对档案人员的选拔任用资格，也作了严格的规定。如规定五军都督府掌管文书档案人员必须是“吏部选国子生，年三十以上者，分隶诸司练习政事，月给米一石，三月则考其勤怠，能者擢用之”（注：《明太祖洪武实录》卷二百四十六。）。如此严格的选拔条件，无疑保证了档案人员的素质，有利于提高档案管理水平，有利于档案事业的发展。
四、充分发挥档案在国家建设中的作用
元至正二十四年（1364年），朱元璋自立为吴王后，曾与徐达等人论述元王朝及其他反元武装之失及自己的治国之道。他说：“元氏昏乱，纪纲不立，主荒臣专，威福下移，由是法度不行，人心涣散，遂至天下骚动”，而其他反元武装“当时主将，皆无礼法，恣情任私，纵为暴乱，不知驭下之道，是以卒至于亡”。由此，他要求“将相大臣，当鉴其失”，“建国之初，当先正纪纲”（注：引自孙正容：《朱元璋系年要录》，杭州：浙江人民出版社，1983，第92 93页。）。正是基于上述认识，朱元璋高度重视国家各项“纪纲”建设，注意充分发挥文书档案工作在建设国家“纪纲”中的作用。
1.利用档案汇编治理国家的典章制度
朱元璋能得天下，善纳忠言是其突出特点。在文书档案方面，他采纳了礼部尚书陶凯的建言：“凡诸钦录圣旨及奏事簿籍记载时政可以垂法后事者，宜依会要编类为书，使后之议事者有所考焉”（注：《明太祖洪武实录》卷七十七。）。
朱元璋初定天下，“他务未遑，首开礼、乐二局”（注：白钢：《中国政治制度通史》第一卷，北京：人民出版社，1996，第241页。），广征耆儒前来分别商讨有关问题。洪武元年（1368年）命中书省、翰林院、太常寺制定郊社宗庙礼。洪武二年（1369年），诏儒臣修礼书，书成，赐名《大名集礼》。以后又屡使礼臣等编辑修纂礼书，仅洪武一朝著书可考见的即有14种之多（注：白钢：《中国政治制度通史》第一卷，北京：人民出版社，1996，第171页。）。
朱元璋在《唐律》的基础上，吸收融合唐朝以后、特别是明初三十年的统治经验，多次修改增损，制定颁布了《大明律》。在制定大明律的同时，编定《御制大诰》。朱元璋以中外臣民，染元之俗，往往不安职业，触犯宪章，因效法周公《大诰》之制以训化之，“取当世事之善可为法，恶可为戒者，著为条目，大诰天下”（注：《明太祖洪武实录》卷一七九。）。《大诰》是用严刑峻法惩治官民过犯的案例汇编。朱元璋曾四次颁布《大诰》（即《大诰》、《大诰续编》、《大诰三编》、《武臣大诰》），作为各级官吏行政和教育子弟的教材，作为明代法典案例审判文件。
朱元璋重视利用档案典籍作为教育皇太子的教材。洪武元年（1368年）即建立了供皇太子读书习政、保存前朝典籍图书和本朝档案、举行礼仪的大本堂，并召四方名儒训导太子，选才俊之士伴读。徐达、宋濂、常遇春、李善长、刘基等文臣武将，先后被任命为皇太子的教师，负责教导太子。
朱元璋还利用档案典籍先后汇编颁布《御制资世通训》、《省躬录》、《皇明宝训》、《皇明祖训条章》、《为政要录》等政书，作为各级官员治理国家时的重要行为指南。
2.利用档案编纂实录
最早见于记载的实录是梁周兴嗣等编著的《梁皇帝实录》。唐以后，每一皇帝死后，继嗣之君，必敕史臣撰修实录，沿为定例。明制，新皇帝即位，即下诏修前一代实录，由皇帝任命总裁、副总裁及纂修诸官，并由礼部命令中外官员采辑先朝史迹，还派进士或国学生到各布政司郡县搜访，把收集到的中央和地方诸司的章疏奏牍、抄存邸报、人物传记、先朝遗事等材料，汇编送交史馆，编成一朝实录。明实录修成以后，誊录正副两本，底稿则于进呈正副本前，由史官会同司礼监官于太液池旁椒园焚毁，正本存于皇史宬，副本存于内阁（文渊阁）。明朝从明太祖朱元璋到明熹宗朱由校十三朝均编修实录，累计3045卷。1940年汪伪时期曾影印，是现在通行的版本，共500册。
3.利用档案汇编政书管教诸王及大臣
洪武六年（1373年），朱元璋命宋濂和礼部尚书陶凯编纂了一部有关前朝亲王历史教训的教材《宗蕃昭鉴录》，颁发给诸王子，以训戒、约束他们的行为。同年又颁布了《祖训录》，更明确了诸蕃王的权力和责任。洪武十三年（1389年），左丞相胡惟庸谋反事败后，朱元璋命儒臣编纂《臣戒录》，稽录历代悖逆者212人的案例，颁示天下， “以昭炯鉴”（注：引自孙正容：《朱元璋系年要录》，杭州：浙江人民出版社，1983，第311页。）。洪武二十九年（1396年）， 给功臣之家颁发《稽古定制》，作为治家之规。这些都说明朱元璋善于总结历史教训，作为统治的借鉴。
4.使用铁券档案管理功臣勋贵
洪武三年（1370年），朱元璋大封开国功臣，颁发“铁券”为证。所颁“铁券”参考了“唐赐吴越王镠铁券”样式，“其制如瓦，第为七等，公二等，侯三等，伯二等，高广尺寸递杀有差。外刻历履恩数之详以记其功，中镌免罪减禄之数以防其过，字嵌以金。每副各分左右，左颁功臣，右藏内府，有故则合之以取信焉”（注：引自孙正容：《朱元璋系年要录》，杭州：浙江人民出版社，1983，第199页。）。另据《万历野获编》卷五载，“公侯伯封拜，俱给铁券”。铁券上刻获颁之人及其子孙免死次数。所谓免死，指除谋反大逆外，一切死刑皆免，然免后即革除爵禄，不许继续封授。
同时，为了约束功臣勋贵们的渎职和不法行为，洪武六年（1373年），朱元璋专门命令工部起草条令，并以铁券的形式公布，内容包括功臣、勋贵及其家庭，如有危害人民生活或损害王朝财政和徭役的行为，用特别惩罚条款来处理。条款规定，任何勋贵之家，凡以不义手法或不履行契约取得平民土地、房产、牲畜，再犯者（无初犯的惩罚）应罚该功臣俸禄之半。三犯应停发其全部俸禄，四犯时则应削爵为民。任何勋贵之家抢占山林、池塘、茶园、芦苇沙洲、金、银、铜矿或铁工场……，犯案两次可宽宥，犯三次可判死缓，犯四次则都要判处死刑（注：《剑桥中国明代史》，北京：中国社会科学出版社，1992，第146页。）。
5.利用档案编史修志
洪武元年（1368年），朱元璋即位伊始，即命宋濂、王祎、危素带领一些官员编修《元史》。《元史》充分利用明王朝建立之初收集到的元朝起居注、稿本、六曹章奏等大量档案在短时间内迅速完成，因此史评“古今成书之速未有如元史者”。其中危素在抢救濒于湮没的元朝实录和把它们保存下来用于编修元史方面，发挥了重要作用，所以被朱元璋所重用，并受命为皇帝朱元璋在凤阳的皇陵撰写碑文（注：《剑桥中国明代史》，北京：中国社会科学出版社，1992，第127页。）。
明朝自朱元璋始，编史修志工作十分发达。据不完全统计，宋元两朝共编志书500余种，而明朝就编撰了1500余种， 几乎每个皇帝在位期间都要撰修志书，通志、府志、州志、县志、镇志皆有。著名志书有全国性通志《大明一统志》（90卷）及《寰宇通志》等。编史修志事业的发达，从一个侧面充分反映了明朝档案事业的成就。
[收稿日期]1998—03—31