扎实开展档案信息资源建设,提升妇幼保健院档案服能力论文_林顺清

扎实开展档案信息资源建设,提升妇幼保健院档案服能力论文_林顺清

(三明市妇幼保健院 福建 三明 365000)

【摘要】档案信息管理在妇幼保健机构中起到了关键性的作用,是保障妇幼保健工作顺利进行的基础。因此,对于妇幼保健机构档案管理工作中普遍存在的问题予以重视,并找出具有针对性的解决之策,充分利用档案管理的便利,为妇幼保健机构的长期发展贡献力量。

【关键词】妇幼保健机构;档案管理;现状分析;相应对策

【中图分类号】R197 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752(2018)12-0359-01

妇幼保健机构档案主要包括了关于保健、医疗工作中形成的图像、文件、病历资料以及报表等各类档案。这些档案中不仅是保健院日常工作的记录,其中还有妇幼保健医疗工作中的一切相关资料,对广大妇幼的生命健康、医疗发展具有重要意义。本文主要对扎实开展档案信息资源建设,提升妇幼保健院档案服务能力相关对策进行分析。

1.分析妇幼保健机构档案管理的现状

1.1 工作重视程度不足

保健机构在长期的发展中主要专注于临床医疗,以致于在实际的工作中放任档案不管。有关领导对档案的管理意识也较为淡薄,再加上人员、经费以及设施等方面的限制,档案管理工作就更加容易被忽视。部分的工作人员还将档案归自己所有便于自己随时翻阅。保健机构对档案管理的宣传力度不足,没有引起全体工作人员的重视,导致档案的利用率较低。

1.2 管理制度存在缺陷

每个妇幼保健机构都其自身的档案管理机制,但是由于管理水平的限制,档案管理的制度并没有很详细。保健机构中一般有一个院办的综合档案管理室,该室中主要负责文书、科技、音像等档案,医疗病例档案则主要是由病案室负责管理,其余类似保健业务、病理切片等档案分别由各个科室进行管理。在一个单位内出现各个档案管理部门且没有专门的管理人员,管理业务不熟练,归档时缺乏规范性、时限性,以至于出现档案信息流失等现象[1]。

1.3 管理人员素质较低

由于各方面条件的限制,部分妇幼保健机构中档案管理专员的配备较少甚至没有配备,因此普遍存在管理知识欠缺、学历较低等问题。在人才培养等方面,对有关工作人员的专业培训缺乏,档案管理人才综合素质薄弱,对档案管理工作的质量直接产生影响。

1.4 管理工作模式落后

部分妇幼保健机构对于档案管理的设施配套不够到位,管理的设施陈旧、技术滞后。如今计算机技术广泛应用于各行各业,但是部分机构的档案管理工作中没有普及计算机信息管理技术,管理的工作模式仍旧保留传统模式,极易导致档案藏储的资源匮乏,归档内容不科学等,影响管理工作的质量。

1.5 管理汇编水平较低

对档案进行专题的汇编,即是对组织沿革、保健机构大事记以及基础数据等汇编,但是数量有限也缺乏创新意识,因此关于医疗保健科研的成果更是少见。

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2.制定妇幼保健机构档案管理的策略

为促进妇幼保健机构档案管理工作更好地开展,还应采取有效的管理策略,适当转变观念,树立新媒体信息化档案管理观、增强管理意识,增强制度改革,完善工作体制、规范归档范畴,加强人才培养力度,加大财政投入、增强信息建设,探索汇编核心,提高管理水平,详情如下。

2.1 适时转变观念,树立新媒体信息化档案管理观

档案管理者作为妇幼保健机构档案管理主体,其必须树立新媒体时代下的档案管理观,结合新媒体环境特征,应本着“开放性”与“互动性”理念,开拓视野,面向社会,面向妇幼保健机构师生,不应将档案室禁锢在妇幼保健机构“围墙”内;而应放眼未来,在内容上“做精”、“做优”、“做好”,积极把握时代动向,了解妇幼保健机构需求,在管理方法和手段上,要注重收集用户反馈、建议。通过多元化的服务形式,全方位收集、整理与存储妇幼保健机构档案资料信息,编研综合档案册,以数字化形式存储和呈现档案资料成果,掌握妇幼保健机构档案管理服务主动权[2]。

2.2 增强管理意识,增强制度改革

领导对档案管理的重视程度是增强管理的前提。将档案管理提上重要议事的行程,要求妇幼保健机构的日常工作和档案管理科学结合,将档案管理纳入医疗保健的日常工作和领导职责范畴内,在人力、物力以及财力等方面予以支持。并在此基础上,对相应的考核制度进行改革完善,落实管理责任制和绩效挂钩,增强管理制度水平[2]。

2.3 完善工作体制,规范归档范畴

随着科技、社会的不断进步,管理体系也发生了一定革新,保健机构的管理工作必须与时俱进。从档案的汇集、归档以及移交等流程,必须遵循严格的一套操作流程,避免档案资料流失或者归为己有。对保健机构内不同部门的档案管理进行统一考核、管理,使得各个部门的档案管理和医疗保健同步发展。除此之外,由于保健机构正处于医改的阶段,面对的挑战颇多,因此适当扩大归档的范畴,有益于保健机构的长期发展[3]。

2.4 重视人才培养,提升综合素质

保健机构需对档案管理人员开展培养计划,定期培训,提升管理技能,提升管理人员的综合素质,以此建立人才管理的梯队,促进新时期保健机构的业务发展。

2.5 加大财政投入,增强信息建设

妇幼保健事业的飞速发展对档案管理提出了更高的要求,因此我们需要加大对档案管理信息系统的建设,培养信息化的管理人才,加大财政投入,不断更新完善档案管理的硬、软件设施,提高工作效率[4]。

2.6 探索汇编核心,提高管理水平

目前,医疗卫生的改革处于革新阶段,档案管理的汇编工作也应随着革新重心的转移而转移,提高文字叙述的整体水平,基于档案原件信息,有效结合实际情况,汇编出内容丰富、科学有效的成果。

综上所述,在新时期的妇幼保健事业发展中,我们必须要与时俱进,改善档案管理工作的模式,吸收专业管理人才,提高管理质量,为构建和谐社会做出贡献。

【参考文献】

[1]董艺芳.妇幼保健院档案管理工作的现状及改善措施[J].办公室业务,2018(02):140.

[2]曾琼.浅析妇幼保健档案管理信息化建设问题与研究进展[J].办公室业务,2017(13):61.

[3]陈从会,蒋会兰,等.关于妇幼保健院档案信息化及管理策略探讨[J].中国管理信息化,2016,19(02):168.

[4]胡成臣.浅谈妇幼保健档案管理面临的挑战及发展对策[J].自然科学:全文版, 2016,2(1):00032-00032.

论文作者:林顺清

论文发表刊物:《医药前沿》2018年4月第12期

论文发表时间:2018/4/24

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