北方七家档案馆考察报告，本文主要内容关键词为：档案馆论文,考察报告论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
4月中旬，湖北省档案局（馆）一行10人先后到北京市档案馆、一史馆、天津市档案馆、辽宁省档案馆、沈阳市档案馆、大连市档案馆、威海市档案馆，分别就特藏室建设及管理、档案征集、馆藏档案数字化等议题进行了重点考察调研。
一、基本情况
（一）特藏室建设及管理情况
一史馆、天津市及辽宁省档案馆建立了特藏室。其主要做法：
1、确定特藏档案的入选原则和标准。从以上三馆特藏室建设的实践来看，入选特藏档案范围的原则主要依据档案信息的重要程度和档案载体形式的特殊性。天津市档案馆制定了《历史档案珍品件选材范围》。主要标准：一是来源标准，即重要机关、机构、著名人物的档案；二是内容标准，即反映重大历史事件、内容独一无二的档案；三是形式标准，即年代久远或形式特征具有保存价值和文物观赏价值的档案；四是特色标准，即具有浓郁地方特色的档案。辽宁省档案馆以政治性、历史性、全面性作为入选标准。
2、特藏档案的入库方式和选取程序。一史馆的做法是，特藏档案组织专家评估，对那些内容特别重要且数量不多并已集中保管的档案，采取整体选定的方式入库；现存数量很多的文种或专题档案中一些内容特别重要的档案，可少量单件抽出入选特藏室；对散放在各处的重要档案可入库收藏或展示。辽宁省档案馆的做法是，由档案管理部门定期提出入选特藏室档案的候选目录及入选理由，由馆鉴定委员会进行审议并提出是否入选意见，由馆长最后审批。
3、特藏档案的管理。辽宁省档案馆制定了工作方案、入选标准、分类大纲、编目细则等规定，对特藏档案进行重新分类，专门设计特殊材质特藏档案装具和特藏档案工作单、代卷卡等。同时对特藏室实行双人管理制度，任何人进入都要经馆领导批准。天津市档案馆对特藏室实行双人双锁制管理。并规定，凡是以件为单位从原卷宗抽出的档案，原件入特藏档案室，复制件放回原卷宗，并在案卷目录中注明；整卷抽出的，则用代卷卡形式予以标识。
4、特藏档案的利用与展览。天津市档案馆规定，利用特藏档案需经局（馆）主管领导同意，填写《档案出入库登记表》，经处室领导签字后，由两名库房管理人员给予提档；特藏历史档案不允许复印。一史馆、天津市档案馆“藏”、“展”合一。一史馆特藏室面积200m[2]，前展后藏；天津市档案馆特藏室面积60m[2]，四周藏中间展。辽宁省档案馆以藏为主，实行陈列与保管分开的原则，利用特藏档案的复制件在阅览大厅附近举办永久性展览，以提高社会对珍贵档案的保护意识。
（二）档案征集工作
1、人员及经费有保障。从考察情况来看，各馆对征集工作都非常重视。多数档案馆专门设立了独立的征集机构；从事征集工作的同志少则5人，多的达14人；配备有各种较为先进的录音录像设备，其中天津市档案馆还专门配有征集用车；多数馆每年有固定的征集经费，分国内和国外两部分，国外征集部分一般是专项拨款，国内部分的征集经费多从抢救费中支出。北京市档案馆设有收集处，每年市财政安排50万元专项经费用于档案征集。天津市档案馆设有征集接收部，每年安排60万专项经费用于档案征集。沈阳市档案馆设有接收征集部，成立了征集工作鉴定委员会，近两年每年争取了20万征集专项经费。威海市政府先后安排100余万专项经费用于海外档案征集。
2、重视重要档案的征集工作。各档案馆都非常注重对重大活动、重大事件、重要人物档案的征集工作。北京市档案馆重点开展了北京奥运会相关档案的收集工作，先后派人参加奥组委及奥运工程建设指挥部的档案管理工作，已提前接收奥运会档案1万余件。天津市档案馆将市直机关领导干部的工作笔记本全部收集进馆，去年开展的“知青”档案征集活动，影响很大。辽宁省档案馆通过“电视采集卡”将省电视台每天播出的省领导活动新闻及时采集归档，并编辑制成光盘，获得领导的高度评价。大连市档案馆去年启动“城市记忆工程”，并与《大连日报》等媒体联合开展征集活动。
3、积极拓展境外档案征集工作。北京市档案馆将“八国联军”侵华时期产生的档案资料作为境外征集重点，已先后到英、荷、德、法、美等国征集档案。天津市档案馆将赴国外征集天津租界档案资料。威海市档案馆先后到英国、南非、肯尼亚、埃及等国征集档案，征集到大量英租威海卫及华工历史档案。
（三）馆藏档案数字化工作
1、领导重视，经费有保障。北京市财政每年安排160万元用于馆藏档案数字化工作。一史馆利用“国家清史工程档案项目”资金安排馆藏档案数字化工作。天津馆每年安排几十万元用于馆藏档案数字化工作。辽宁全省共投入1586万元信息化建设专项资金。大连市政府一期投入332万元用于档案信息化建设，并从2006年起，市财政每年安排50万元用于馆藏档案数字化扫描。
2、统筹规划，整体推进。北京市档案信息化工作被纳入市电子政务建设领导体制和总体规划，成立了由市档案局和市信息办为领导、成员包括10多家市属委办局和18个区县档案局馆的全市档案信息化领导小组以及档案信息化建设专家咨询组织。立足于利用，大力推进档案数字化工作。市馆馆藏档案数字化工作始于2002年。规定只扫开放卷，控制卷进行缩微；先易后难；整卷扫，不单独作前处理工作，保持档案的历史原貌。市馆每年完成500万页A4幅面纸质档案的扫描任务，目前已扫描档案2100万页，完成馆藏纸质档案的34％。馆藏声像档案已全部实现数字化。一史馆采取边整理、边著录、边修复、边拍照、边录入和边扫描的方式馆藏档案数字化工作。目前已扫描档案200万件。天津市档案馆坚持以信息化带动管理利用现代化，与城市信息化建设同步，市档案信息资源库是天津信息港子系统。馆藏数字化的重点是重要珍贵易损档案，扫描前要求进行单独的前处理工作。辽宁省档案馆馆藏档案数字化工作始于2006年，整卷扫，对破损档案先修裱后扫描。目前已形成数据库条目200万条、扫描档案50万页。沈阳市档案馆数字化工作全国启动最早，成立了专门的数字化中心，着眼于利用，先做文件级目录，重点扫描核心部门、利用频率高的档案，要求做前处理和鉴定工作。目前已完成各种目录数据库150余万条。大连市档案馆将数字化工作作为信息化技术的一项重要内容，联合开发并要求市直机关统一档案软件，先期已投入70万元在本馆及4家单位试点。市馆馆藏档案数字化扫描工作去年启动，专门成立有数字化工作领导小组。数字化扫描采取外包形式，目前已扫描档案50万页。
3、注重数字化成果的保管与利用。北京市档案馆馆藏档案数字化数据成果刻3套光盘，一套放在计算机房光盘柜中，一套放在光盘库中，一套异地保管。一史馆用磁盘阵列、光盘等存储载体。辽宁馆专门成立有电子档案保管部。并利用磁盘阵列柜、光盘柜保管数字化数据成果。
北京市档案馆数字化成果可在利用大厅或网上查阅。在利用大厅可免费检索档案目录数据库和相应的档案扫描件；网上提供北京馆数字化开放档案的检索和全文阅览服务。天津市档案馆已实现了70多万条已开放档案案卷级目录网上检索。辽宁省档案馆已实现425440条文书档案案卷级目录网上检索，实现伪满洲国11种、1551本资料网上原文查询。
二、启示和建议
（一）特藏室建设势在必行
特藏室建设，可以达到集馆藏之精华、展馆藏之珍品、保珍品之安全的目的，为推动档案馆保管工作向纵深发展，提供了一条新路子。
在特藏室建设过程中，既要重视硬件建设，也要重视软件建设，诸如特藏室设计效果与档案永久保管的关系、特藏档案的入选标准、特藏档案的保管与利用、特藏室的结构模式等等问题，需要全盘统筹考虑。结合本馆实际，我们建议，“展”与“藏”相对分开，以“藏”为主，“展”是为了更好地“藏”；进入特藏室的档案，原则上不提供原件，可先行数字化或复印，对其中特别珍贵的分期分批制作高仿真件。
（二）档案征集工作有待进一步加强
近年来，本馆征集工作取得了长足的进步，但与兄弟省市比起来，差距不小。征集工作应与时间赛跑。建议在征集经费、人员、设施设备等方面进一步充实和加强，并做好省外、境外档案征集的前期相关准备工作。近期可学习天津馆、辽宁馆的做法，启动“知青”档案和省领导公务活动档案的征集工作。
（三）馆藏档案数字化工作应稳步推进
纵观此次考察数字化建设，可以看出，尽管各省市档案数字化建设进度和深度不一，但稳步推进却是大势所趋。
1、提高认识，加强领导，突出重点。目前应本着需求引导、利用优先的原则，重点建设馆藏档案文件级目录数据库和利用率较高的纸质档案全文数据库。建议进一步加强对馆藏数字化工作的领导，明确管理机构及职能，以期提高整体工作效率与质量。
2、统筹规划，稳步推进。应尽早编制馆藏档案数字化工作规划，明确指导思想，制定和完善相关制度，加强质量控制与业务监督。同时，数字化工作应与馆藏档案的鉴定、规范整理、珍贵档案的遴选、档案破损情况调查和重要档案的抢救修复结合起来进行。
3、重视数字化数据成果保管和利用工作。应抓紧研究数字化数据成果的安全保管和有效利用工作。“扫”而不用，等于不“扫”。在保管上，应购置光盘柜、磁盘阵列柜等相关设备；在利用上，应分门别类，通过局域网、政府网和互联网为社会提供数字信息资源服务。同时严把档案信息保密安全关。
4、加强对省直机关的监督与指导。建议高度重视和加强对省直机关档案数字化的监督指导与规范要求，统一标准，统筹管理，协调发展。 （执笔：刘晓春）