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摘要：随着社会经济的发展，档案工作在经济社会中的作用和认知度得到了提高。对企业来讲，做好档案管理工作对整个公司都有非常重要的影响。本文主要对企业档案工作存在的问题分析，并提出相应的对策。
关键词：企业档案 问题 对策
一、企业档案工作存在的问题
1.档案工作认识不到位。一是部分企业领导对档案工作重视不够，没有认识到档案工作是企业不可缺少的基础性工作，而是将档案工作看作可有可无，说起来重要，做起来次要，忙起来不要，只看到眼前的经济利益，没有认识到档案工作产生的经济效益，甚至个别领导为了节省资金，认为没有必要把精力和财力放在档案工作上。由于认识不到位，直接影响企业档案工作的发展。二是档案部门负责人未能切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任，未能积极主动地向领导汇报档案管理工作情况以及工作中遇到的实际困难，没有为档案工作的开展创造出良好的环境。由于思想认识不到位，有的企业在工作中存在着人员配备不到位、经费投入不够、基础设施配套不全、档案部门地位不高、档案人员待遇较低等情况，导致档案管理人员缺乏工作积极性，出现档案管理工作不到位等现象。
2.档案工作保障不足。一是没有领导保障。档案管理是一项默默无闻的工作，少数领导对档案工作存在着一些认识上的误区，认为档案工作就是简单的收存材料，只要守好摊，不丢失，能应付查档就行了，不需要领导亲自抓，档案工作存在无人分管或只分工不真管的现象。二是没有经费保障。有的企业档案业务经费紧缺，用于档案收集、整理、保管和开发利用的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展，无力承担档案信息化和档案数字化建设等方面的费用，严重影响了档案管理工作的生存与发展。三是没有行政保障。企业在改革调整过程中，不可避免地要精简机构，减员增效，以此加强职能部门，弱化服务性机构。由于对企业档案工作地位和作用认识不清，加之传统档案工作作用并不明显，所以一些企业在改革中把减员目标对准档案部门，或撤销，或兼管，保留下来的档案部门，也只能守摊维持，严重影响了档案工作的正常开展和有效发挥作用。四是没有制度保障。有的企业档案管理体制不健全，有的没有建立档案工作的规章制度，有的虽然建立了规章制度，但制度不健全，且执行地不好，档案文件材料丢失现象时有发生。
3.档案收管用不到位。一是档案收集方式被动。企业档案部门在档案资料收集工作中主动性不够，处于被动接收地位，又未将归档工作纳入企业的绩效考核体系，对企业各部门并没有形成有约束性的收集归档的规定，档案工作履行监督、指导和检查的职能得不到有效落实，造成收集不及时，不全面，许多有价值的信息资料在各部门或专业技术人员手上私自保存，有的因时间推移而散失，有的因专业技术人员调动而带走，本属于企业的知识产权也随之流失。二是档案管理方式陈旧。企业档案管理工作仍以手工管理为主，档案的整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用信息化、网络化等现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。三是档案利用效率不高。档案利用服务和手段滞后，档案部门习惯于守摊式的工作，坐等利用者上门，就档案而管档案，部分企业档案工作仍然停留在保管档案实体层面，对档案的深层次开发利用、充分挖掘和提炼档案的潜在价值方面远远不能满足企业各项工作的需要，造成大量档案信息资源闲置，未能充分地为企业战略发展和企业管理提供有效的服务。
4.档案人员素质不高。一是专业知识缺乏。企业目前具有档案专业背景的人员比例不高，既懂得档案管理，又懂得计算机信息技术以及企业经营管理等相关知识和技能的复合型人才更少，现代信息技术运用能力差；二是年龄结构不合理。档案管理人员年龄普遍偏大、体弱，缺乏朝气；三是人员层次不高。档案管理人员学历普遍不高，高级职称人员偏少；四是工作积极性不高。由于企业档案部门地位普遍偏低，待遇相对较差，甚至在有的企业将档案管理岗位定为保管工，严重影响了档案管理人员的工作积极性。因此现在档案内容虽然大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸了，但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，工作积极性没有充分调动起来，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。
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二、做好企业档案工作的对策
1.转变观念，提高认识是做好企业档案管理工作的思想前提。突出强调档案工作具有“不可缺少”的“基础性”地位，而不是一项可有可无的补充性、装饰性工作；也突出强调了做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责，而不只是档案部门的职责。但是，由于档案工作的运行机制和自身规律表现出工作周期长和滞后性的特点，同时，档案工作不具有显性经济效益的特性，与市场经济价值观存在一定的差距，从而在实际工作中，容易使人们在思想认识上产生偏差，出现档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要的现象。为此，当前首先要提高企业领导及档案管理人员对档案工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，以开放的前瞻性的视角，在更高的层面上来筹划企业档案工作的发展战略，积极寻找档案工作同企业中心工作的结合点与生长点，使企业档案工作适应企业改革调整和快速发展的需要。
2.主动作为，争取领导重视是做好企业档案管理工作的关键。要提高档案管理水平，就必须提高单位领导档案意识，明确档案工作在企业中的定位。档案工作是企业管理的再管理，企业档案如实地反映着企业研发、生产、经营、管理等各项活动和企业的基本历史面貌，加强档案工作是通过档案对企业各项工作的检验和又一次管理，档案工作既记载了历史、传承了文化，又提升了企业管理水平，档案工作不是可要可不要，而是必须要做，一定要做好。作为档案管理人员来说，应该积极主动，充分发挥主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味地指责、抱怨领导不重视，档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。那么应如何发挥其主观能动性，去争取领导对档案工作的重视呢？首先要树立有为才有位的观念，档案工作大有可为，档案管理人员要转变观念，克服看摊守堆的思想，要关注企业对档案需求什么，企业改革对档案期盼什么，企业的结构调整对档案关注什么，要“把档案当作一种资源来开发、利用”，让档案服务于企业发展，在工作中做出成效，得到领导的认可；其次要经常向领导主动汇报档案工作情况，加强档案工作的宣传，使领导增强档案意识。
3.过程管控，建立完备的档案资源体系是做好企业档案工作的基础。文件材料的收集归档是档案管理的起点，是档案工作的第一个环节。建立内容丰富、结构完整的馆藏档案资源体系是企业档案工作生存和发展的基础，而丰富的档案馆藏源自于建立起有效的过程管理手段。首先必须建立健全企业档案管理网络，为归档控制提供组织保障，建立落实档案形成者的归档责任和档案专业人员指导监督检查责任，制订切实可行的归档制度，对文件材料的归档加以规范和约束，坚持国家确定的档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖，将文件材料的归档纳入企业绩效考核评价体系，增强企业归档控制的执行力度。开展专项工作时，成立专项工作机构或协调机构时，需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行，有利于档案部门提前介入，从头参与，从根本上保证重大专项工作的档案收集齐全。加强对重点工作、重大活动、重大项目、重点产品文件归档工作进行监督指导，不断补充完善归档范围，为控制归档质量提供保证体系。
4.创新服务，建立便捷高效的档案利用体系是做好企业档案工作的根本落脚点。“档案是企业的核心竞争力，档案部门的工作就是要让档案醒过来，让醒过来的档案站起来，让站起来的档案走出去，要让档案为企业创造无限的价值”。档案保管的目的是为了利用，面对新的形势和任务，档案部门应该转变传统的看门守摊、因循守旧的观念，树立超前服务意识，变被动服务为主动服务。因此档案人员在做好档案收集、归档、保管的同时，在严格执行国家的保密政策，严防泄密，处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具，积极开发档案信息资源，提高查找利用档案的效率，使档案信息资源更系统、更精练，为利用者及时、系统、完整地提供所急需的档案，满足档案利用工作的需要，使档案的潜在价值得到充分发挥。一是要加大深层次开发档案资源信息的力度。加强对档案信息的分析研究、综合加工，把过去的“经历”变为今天的智慧，把“档案库”变成“思想库”、“知识库”，更好地为企业经营决策和管理提供启迪。二是强化档案服务功能。主动利用各种形式和渠道开发档案资源，最大限度地满足企业科研、生产、经营、管理各方面对档案的利用需求，把企业经营管理的重点、难点作为档案资源开发提供利用的焦点、热点。三是促进资源共享。加快推进数字档案馆建设，积极开展传统载体档案数字化、存储数字化和利用网络化，严格档案信息公开保密审查，积极推进档案信息资源共享，真正建立起便捷高效的档案利用体系。
5.提高素质，加强档案部门自身建设是做好企业档案工作的重要保证。档案管理人员作为档案工作的主体，其素质的高低直接影响档案业务工作的效率、质量和水平。因此，建设一支业务精良、结构合理、作风过硬的档案干部员工队伍是做好企业档案工作的重要保证。一方面要按照德才兼备的原则配备好档案部门负责人。档案部门负责人要充分发挥自身的作用，经常性地积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任，为档案工作的顺利开展创造良好的环境；另一方面，配备一定数量的专职档案人员。档案专职人员除了具备基本的档案管理知识和技能外，还应该掌握计算机信息技术、企业经营管理等相关知识和技能，定期接受档案和相关专业知识的培训，能够快速适应档案工作的新任务、新要求。
论文作者:林玉曼
论文发表刊物:《基层建设》2016年11期
论文发表时间:2016/8/10
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