摘要：在科学技术如此先进的今天，各项工作都需要不断提高现代化水平和信息化水平，这样才能够顺应时代发展和社会建设的基本需求，否则，就容易被时代和社会所抛弃。对于所有企业和单位来说，档案管理工作具有非常重要的意义，其能够对全部人员的基本信息进行详细的记录和保存，也是满足一个人基本生活、生存的需求。传统的档案管理工作具有效率低、管理水平差、信息查找缓慢等缺陷，想要对这些缺陷进行完善就一定要对信息技术进行高效的利用。在档案管理工作中应用信息技术可以将过去纸质档案转变成电子版的档案文件，并通过计算机系统中的管理软件，进行档案的搜索、查找、修改、保存等工作，有效提高了管理工作的效率和质量，而且档案的保存年限也有所增加，同时也提高了档案的保密性。
关键词：信息技术；档案管理；应用
1信息技术在档案管理中的应用现状
1.1应用优势
1.1.1检索速度快
与传统的纸质档案管理相比，将信息技术应用到档案管理中，会显著提高档案管理的整体水平，在具体操作中，只需要将与档案有关的关键字、关键词放在检索栏中，就能在很短时间内检索到信息，这会为相关人员工作节约大量时间。
1.1.2存储量大
在信息技术的支撑下，档案管理工作内容已经得到了优化，不需要大量的纸张来记录信息，自然也不需要消耗大量的空间储存，保证了单位内部空间利用效率。而随着现代管理工作不断发展，档案管理已经由传统的文字档案发展为图片、文字、视频、语音多种形式于一体的档案，而这些档案内容也是纸质档案无法解决的，信息技术型档案出现有效的解决了这个问题。
1.2在档案管理中应用信息技术中存在的问题
1.2.1对档案管理工作而言，实现信息技术与档案管理的融合
虽然显著提高了档案管理水平，但在这种情况下，管理人员无法及时掌握有关档案管理的技术，不利于保证工作效率。同时，近几年信息技术的发展速度较快，信息化档案技术也迎来了几次更新，虽然进一步提高了档案管理系统质量，但工作人员必须要面对系统操作不熟练的问题。
1.2.2前期工作量大
在应用信息化档案管理系统中，需要将原本纸质的系统文件转化成电子档案资料，而人工录入是实现这种转化的唯一方式。在这种情况下，工作人员每天需要将大量的转化档案信息，影响工作情绪。
1.2.3资金安全问题
在应用信息技术过程中，必须要面对互联网所带来的安全问题，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述问题发生，就可能导致系统数据库崩溃，一旦一些不可恢复的文件受到破坏，将会造成巨大的损失。
2档案管理信息化的作用和意义
2.1档案管理信息化是实现资源共享的重要途径
在经济社会全球一体化发展形势下，档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源的有效共享。
2.2档案管理信息化是档案事业发展的新起点
传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势，档案管理人员必须打破旧有的管理思维，积极消除影响档案管理信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。
2.3档案管理的信息化是改革进步的新要求
过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等，人力资源投入大但效率低，档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量，还极大地解放了人力，提高了效率，适应现代社会快速发展的要求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.4加强档案信息网络化的管理
随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境：一是档案管理部门都配备有现代设备，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统地整理，为档案的现代化管理奠定了基础。
3信息技术在档案管理中的应用
3.1信息技术在档案管理的应用步骤
3.1.1收集整理
这项工作就是信息技术在档案管理中应用最为根本的内容，在利用信息技术进行档案收集整理的过程中，相关工作人员一定要具备非常强的专业知识和操作技能，具有良好的责任性和道德水平，从而确保全部档案资料在收集整理的过程中不会外泄，保证档案的私密性。在进行档案的收集整理时，应利用计算机系统进行，但是还应该保证管理人员作为主导，将全部获取的档案信息精准的传输到计算机系统之中，从而使计算机系统能够有效的进行档案管理工作，如果不进行这项工作，那么计算机系统的实际作用根本体现不出来。
3.1.2归纳分类
在利用信息技术进行档案管理的过程中，应将全部档案进行有效的分类的归纳，在通常情况下，计算机系统中的档案资料具有不全面性，所以，相关工作人员就需要针对这些不完整的档案进行找出，并统一进行管理，这样才能够有效提高档案管理的信息化水平，也能够保证档案的整体质量。另外，利用计算机系统对档案资料进行分类和归纳也是进行档案管理工作的重要前提条件，所以，一定要加强档案的归纳分类工作效率，从而使档案信息化管理工作能够有效进行。
3.1.3查询和提取
在进行档案管理工作的过程中，最为关键的就是对档案信息进行有效的查询和提取，利用计算机系统进行档案信息的收集和整理，归纳和分类都是为了后期的档案查询和提取工作做准备，只有保证计算机系统中的档案资料非常全面和完整，才能够保证查询和提取工作的有效进行，从而提高档案管理工作的整体质量。
3.2借助信息网络平台宣传，提高档案利用率及效果
对于一个企业和单位来说，档案有着非常重要的意义，其不仅包括全部工作人员的档案信息，而且对于每一项工程和工作都具有详细的记录，因此，这些档案资料能够为企业和单位的发展提供良好的基础条件，所以，企业和单位应针对一些较为成功的工程案例等档案资料利用信息网络平台进行有效的宣传，使其能够被人们从网络上进行查看，从而提高了档案资料的利用效率。
3.3借助多媒体，提高档案案卷质量
通过档案管理工作的整体水平和质量能够直接反映出企业和单位的管理水平，因此，必须要不断提高档案管理工作的质量。在进行档案管理工作时，科学有效的应用信息技术能够使管理的水平和效率都有所提高，同时，应针对多媒体进行合理的运用，从而保证方案档案管理工作的良好进行。通过信息技术的应用，能够确保全部档案的格式和纸张保持一致，从而防止手写档案的潦草性，传统的人工档案管理虽然能够确保格式和纸张大小的统一性，但是却不能够保证全部档案的整齐性，而采用信息技术改善之后，全部档案都是利用打印机统一打印的，纸张大小和内容版式等都非常一致，这样既方便阅读，也便于管理。
4结束语
总之，在未来工作中，工作人员必须要认识到信息技术对档案管理工作的影响，能正确利用条码技术、多媒体技术，对档案管理工作进行优化，保证档案管理工作能实现变革，最终更好的满足发展的需求。
参考文献：
[1]胡晓宇.信息技术在档案管理中的应用[J].才智，2016，05：260.
[2]甘露，熊本真.计算机多媒体技术在档案管理中的应用[J].湖北农机化，2016，03：55-56.
[3]孙宏君.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2016，18：184.
[4]韩晓维.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].绿色环保建材，2016，12：265.
论文作者:秦建宁
论文发表刊物:《基层建设》2017年第23期
论文发表时间:2017/11/20
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息技术论文; 管理工作论文; 计算机系统论文; 工作论文; 信息论文; 《基层建设》2017年第23期论文;