摘要：在当下，开展行政管理的工作过程中，办公室不仅成为了最为重要的办公场所，而且还是企业重要的组成部门。办公室办事效率及其质量水平的高低，都影响着企业发展。因此，有效的提升办公水平和质量，对于企业运营和管理是十分重要的，将其提高的关键在于文秘工作人员的办公效率和办公质量。本文将对有效提高办公室文秘工作质量和水平进行简要分析和探究。
关键词：办公室；文秘；工作质量水平
引言：每个企业的办公室都处于其企业的核心位置，文秘工作任务量较为繁重，不仅要把进一步的领悟和传达，领导的命令及工作要求给基层人员，还要把基层工作人员的情况进行充分了解，凝练的回馈给上层领导。这就要求文秘具备多方面协调以及较好的沟通能力，根据领导的指示进行任务布置，进而确保其工作的质量和水平，发挥其自身的积极作用，更好地为企业创造利益条件，推进企业稳步发展。
文秘工作的触及范围较为广泛而且事务繁杂，不仅涵盖了各种行政工作，还包含其他方面的事务，办公室函件的接发，资料准备、材料呈递、档案的归档、外来人员的接待，会议的通知和起草等事务。办公室工作看其来简单，但真正的办理起来是存在一定难度的。作为企业办公系统的中枢，其工作任务量也是十分巨大的，它和行政管理、政治思想、财务等都存在着密切的联系。由于具有复杂多样的特点，就为办公室文秘人员的工作质量、工作水准、工作的责任感和态度等方面提出了相对较高的标准和要求。
一、办公室文秘工作的重要意义
就企业的发展而言，办公室文秘人员高质量的工作效率和工作水平发挥着重要作用。其特殊地位也需要为企业全部员工布置相应的任务和提出具体要求，不管是上层领导还是基层工作人员，都必须严格遵守办公室的任务和具体要求开展工作。这就需要具有极强的沟通协调能力，并针对工作的每一个环节都要最大程度的了解，对实际发生的问题，采取沉着严谨的态度解决，行而有效的服务办公室工作，所以对与文秘人员而言，工作的质量和水平必须严要求、高标准。需在工作中保持对待工作的周密谨慎态度和高水平的道德品质及素养，严格依据办公室的制度规章办事，不断的提升自身综合素养，进而优化其工作质量及工作效率。依照领导的要求和指示，及时科学的安排工作行程，和基层工作人员进行有效的沟通，使企业的工作流程更具科学性、规范性、合理性，也能更好的保证各个部门工作的衔接性，进而推动企业朝着既定的发展目标更进一步[2]。
二、办公室文秘人员需具备及应提高的素养
第一，严格的遵守企业规章制度。比如日常考勤制度、绩效考核制度等。办公室文秘人员杂事繁多，为了确保完成度，第一点就是保证工作时间，应提前到岗，为当天要开展的工作打出提前量来，留出应急余地。被动的工作规划，很可能因为时间紧张而造成失误，进而影响到办公质量。所以文秘人员必须要有时间观念，能够科学有效的进行时间规划，提高工作效率。
第二，做到一切以大局为重，公事公办。文秘人员在企业具有承上启下的作用。因此在开展文秘工作中，不仅要正确了解领导的真实意图，领会领导的要求和指示；而且还要了解基层员工的实际情况，从而可以在工作中发挥更好的协调作用。文秘人员的思想观念要有格局，要有前瞻性，更要有大局性。在处理问题时，要从高层角度出发，才能更好地把握方向。
第三，文秘人员应提升工作效率。工作效率，是衡量办公室文秘人员办事能力的重要指标之一。如若文秘人员做了大量的工作，但却没有达到预期效果，那在一定程度上就体现出效率低下。想要有效的提高文秘人员的工作效率，就要保证以积极的态度和饱满的热情投入工作之中，这也是保证效率的重要条件。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如果对所从事的工作失去热情，那么势必存在应付心理，进而使得工作效率低下。比如：在为领导写发言稿时，如果具备高水准的专业素质，深厚的文字功底，而且在工作态度上积极主动，最终一定是高质量的成稿。反之，如果抱着消极的态度去写，应付了事，那么发言稿不能与领导意图，相契合的可能性较大，从而影响了工作效果。在社会的高速发展和不断的进步下，这就要求企事业单位的思想观念也要发展和革新。文秘人员要通过持续性的学习，深度了解企业的发展方向，实时掌握政策动态，跟紧时代脚步，这样可以有效增强应对以及处理实际问题时应具备的能力。
三、提高办公室文秘工作质量和水平的方法策略
第一，应明确办公室的规章制度。办公室文秘人员是办公室的重要窗口，办公室文秘工作体现了办公室的气象和精神风貌。办公室的工作繁复，工作触及方面广泛。完备的办规章制度，是办公室文秘工作顺利高效展开的关键因素。因此，在依照企业工作内容及要求，完善其规章制度的基础上，把规章制度落到实处，要求办公室的领导干部及相关人员严格遵循制度办事，支持文秘岗位工作，更好的配合办公室文秘人员处理相关的细节工作。办公室文秘人员，不仅要遵照办公室领导管理，尽心尽力的做好其本职工作，而且还要和同僚之间进行适当的交流，同事之间互帮互助打造良好的办公环境，进而使得办公室文秘工作效率进一步提高。
第二，定期开展文秘人员技能培训，提高其综合素质。随着日新月异的形势发展，文秘人员的思想观念和知识技能也必须提高。因此，企业应提高对办公室文秘人员技能培训的重视程度，为其提供外力支持，转变传统的培训内容和模式，进而提高文秘人员的知识与技能。不仅要对办公室文秘人员开展理论形式的培训，也要让其在现实工作中开展实践。
第三，提高办公室文秘人员的创新意识的培养[3]。创新是社会发展的驱动力，也是企业竞争力提高、企业充满生命力的根源。在面对不同的新问题时，办公室文秘人员应摒弃原本的思维模式，具备一定的创新意识。应探求工作的新思维、新途径和新体会，从而成为一名综合能力型文秘人员。领导应鼓励和支持，文秘人员对创新思维的培养。办公室领导者也要起到领头雁的作用，打破传统的思想观念淘汰过时的工作模式，制定先进科学化的办公室工作规划及相关的管理规则，更好的鼓励办公室文秘人员勇于创新，不断探寻新思路、寻求新办法、积累新经验，并对那些敢于创新工作成绩优秀的办公室文秘人员予以嘉奖。
第四，严格控制文秘人员的数量。由于办公室文秘人员需要处理大量的事务，办公室文秘人员数量过少，那么其工作压力是巨大的，工作任务也难以完成；人员数量过多，就很容易造成企业资源过度浪费，有能力的文秘人的才能没有充分发挥的空间。因此，企业的人事部门或者办公室领导，应对办公室整体事务进行详细全面的分析、科学合理评估，对人员进行恰当的调配，进而提高办公室文秘人员的工作效用。比如：企业办公室的档案管理人员，企业可以通过使用先进的信息管理技术进行公司档案的管理，这样就可以达到文秘人员的精简，在减少资源浪费的同时，也有效解决了僧多粥少的问题。
结束语：总而言之，只有有效的提高办公室文秘人员的综合素质和工作质量，这样才能更好的为企业带来实际效益。对于企业，要依照文秘人员的现实情况进行科学合理的分析，积极引导对文秘人员自身素质的培养及提高，对于不同的情况进行具有针对性改进，进而使得办公室文秘工作的质量和水准得到提升，促使办公室工作整体效率的增长，从而带动企业的可持续性发展。
参考文献：
[1]张洁玲.如何提高办公室文秘工作质量和水平[J].现代国企研究，2017（10）：75.
[2]孙蕾.试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略[J].办公室业务，2018(08):93.
[3]陈斓.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].办公室业务，2014(07):1.
论文作者:康丽莉
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/15
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