摘要：随着市场经济信息化程度的提高，信息和科技的发展已经对整个社会的进步都起到了举足轻重的作用。企业档案客观的记录了企业从筹备、成立到经营、管理甚至是产权变动等一切企业活动，是一种基础性信息资源，在企业管理等各方面发挥显现着应有的重要作用。本文从知识管理的角度，对知识管理进行介绍，并着重论述知识管理对企业档案管理提出的新要求。
关键词：企业；知识管理；档案管理
引言
随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。在成本效益观念极强的企业中，如果不能对档案管理进行改进，如果档案部门不能为企业创造价值，那么它终将被边缘化。随着知识经济时代的来临，知识管理被各界人士热烈探讨，将它引入档案工作实践，也会给档案管理带来新的发展契机。
1知识管理的定义
“知识管理之父”达文•波特的定义，在充分肯定知识对企业价值的基础上，通过特定的信息技术，创造一种环境让每位职员能获取、共享、使用组织内部和外部的知识信息以形成个人知识，并支持、鼓励个人将知识应用、整合到组织产品和服务中去，最终提高企业创新能力和对市场反映速度的管理理论和实践。微软的定义，组织、流畅和技术合成一体，为知识工作者提供信息。知识资产存在于组织之中，因此识别知识资产是知识管理的首要任务；另一部分工作就是克服组织中的文化障碍。任何知识管理必须与业务处理流程相结合，因此要检查公司处理流程中的优势和劣势，寻找可能带来利润的环节。技术是实现知识管理系统的手段，包括技术创新和技术应用。据美国生产力与质量研究中心的定义，企业知识管理是指为了提升企业竞争力而对知识的识别、获取和充分发挥其作用的过程。我国的许多研究者则认为，知识管理是企业为提高其创新优势、实现显性知识和隐性知识的共享而着意营造的一种渠道，提供一种途径，以便把人力资源的不同方面同知识、信息、技术、市场分析乃至经营战略等协调统一起来，从而产生整体大于局部之和的经营效果。这种理解不但重视对企业显性知识的管理，更把对企业隐性知识（员工头脑中存储的非公共知识）的管理提到十分重要的位置。相比较而言，后者对知识管理的理解更符合社会发展的客观规律和知识经济的发展。
2知识管理对企业档案管理的要求
2.1企业档案管理职能
作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。正如冯惠玲教授所指出的：“这种角色转变的要求导致档案人员将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理，这是一种由外向内、由浅入深、由物理控制向智能控制的转变，目的是保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供高质量的信息和知识服务。”[1]（P108）这就要求我们要转变观念，将档案管理真正看成是企业知识管理的重要组成部分。在企业知识管理的整体要求和规划下完 善档案管理 职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。
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2.2对档案管理技术提出新要求
在信息技术环境下，推进档案信息化建设不仅是技术及资金问题，也是管理问题。电子文件的安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。“目前企业在实施企业资源计划（ERP）时为保证其成功，需要同时进行业务流程再造。档案管理信息化也同样有一个业务流程再造的问题。”[2]（P50）很多企业实施信息化建设过程中都体会到，信息化建设是“三分技术、七分管理”。对档案管理来说还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，然而传统的纸质档案管理针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应企业知识管理及信息化带来的挑战。但信息技术在企业生产、管理中的大量应用，又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促使企业档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。档案信息化离不开企业信息化，因此必须把其纳入企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化管理，就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。没有档案管理的信息化，企业信息化就不完整；而离开企业信息化，档案信息化也无从谈起。
2.3要求档案知识实现智能化服务
提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是企业档案知识管理的最终目标，也是档案部门与企业其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展，为企业档案管理提供了一次新的发展契机。档案知识智能化服务可以通过建设企业知识仓库，提供知识导航、知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现。在企业内部，可以通过构建企业内部网（intranet）来实现知识的传递和共享。企业内部网是建立在网络互联的基础上，将企业内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，实现知识的传递和共享。对于企业外部的知识传递，可以构建相应的企业外部网（extranet），实现企业和客户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或企业的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。
结语
整个市场经济环境的变化和知识性社会的转变，使得企业的内部发展要在适应外部大环境的前提下进行企业的信息化改革，提高对企业档案管理的重视程度，加深对企业基础信息资源的知识化利用。在先进的管理理念和模式的指导下，对企业内部的档案管理工作进行根本性的改革和信息系统的重建。这种指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式，必须顺应社会经济背景与时代发展潮流。在知识经济时代，这种顺应社会经济背景与时代发展潮流，能够指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式就是知识管理。因为知识管理是知识经济时代的要求，它能从各个层面为企业档案工作创新提供新的思维。
参考文献：
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[5]李玮.企业知识管理与企业档案管理变革[J].法制与社会，2009（09）：248-249.
论文作者:李佳
论文发表刊物:《电力设备》2018年第16期
论文发表时间:2018/10/1
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