摘要：基建档案是中国科学院院属各研究院所档案的重要组成部分，是全院所基本建设项目的真实记录，也是基建部门管理和维护既有建筑的重要参考。各研究院所成立至今，有的已有几十年的发展历史，随着时代的发展和科研工作的需要，规模持续扩大，基础设施不断修缮和扩建，基建档案管理工作显得越来越繁重。故此，应不断提高基建档案管理水平，改进基建档案管理工作，满足现代档案工作的需求
关键词：基建档案；管理措施；方法
引言
企业基建工程档案是建设工程的真实记录，它详细记载了基建工程的全过程管理，做好基建档案的收集整理归档工作对工程管理、机组运行、设备维护和技改扩建等都具有十分重要的作用。
1基建管理工作特点
1.1基建工程项目类型广、涉及专业多
在主要面向教育，服务地方教育事业发展，涉及部门多、科室广，基建工程项目相对较多，涉及的专业从土建、排水、给水、暖通、采光等专业，各个专业的相互配合成为基建管理工作的重点与难点。
1.2基建工作质量要求高
为了正常发挥功能作用，基建工程项目必须确保工程质量，保证后期正常使用、安全使用以及美观的要求。很多情况下，基建工作直接影响的门面，对的社会声誉存在一定影响，较好的基建工作对提升的社会声誉产生积极的促进作用。
2基建档案管理现状
2.1管理思维和模式落后
基础建设工程项目中普遍存在“重建设速度、轻档案管理”的现象，建设单位和档案部门都没有充分认识并重视基建档案建设的质量。笔者通过网络和实地调研发现，当前的基建档案管理仍然采用传统的档案管理方式，管理思维陈旧、管理模式落后，导致各环节衔接不畅，管理工作缺乏完整性、系统性、科学性，从而影响了基建档案在整个基础建设项目中的有效利用。
2.2现代化管理设施不完善
随着基础建设工程项目管理日趋现代化，形成的基建档案也由纸质形态向电子化形态转变，但相应的档案管理设施却没有同步现代化。这是当前基建档案管理落后的一个重要因素。其中最主要的表现就是计算机软硬件设施的配备数量不足，设备配置不高，档案管理人员的现代化工作环境不佳，不利于基建档案数字化工作的开展。此外，计算机系统软件配备不科学、不兼容的现象，直接影响了基建档案现代化管理的效率。
3基建档案管理的措施与方法
3.1跟踪管理，确保资料真实有效、齐全完整
基建工作一般都是任务重、时间紧，在项目建设中，往往只重视工程建设，忽略文件资料的收集积累。项目建完后回过头来再想收集，方感到东完西缺，无法弥补。对项目跟踪管理，及时预立卷，全面地收集基建材料，是基建工作的一项重要内容。档案工作要求“三纳入”“四参加”“四同步”制度。首先，档案管理工作要受到领导重视，将档案的收集工作列入基建项目管理的基础工作之一，形成的文件资料，及时收集和保存。其次，基建工程涉及的单位繁多，包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等，不同的主体都会产生不同类型的档案材料，因此要注重各个参建单位档案的收集。再次，档案工作要参加基建工程项目的竣工验收，必须与建设项目竣工验收同步进行，把好工程档案质量关，并且要形成档案验收报告，将存在的问题限期整改，全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。最后，要设专人来收集整理资料。基建项目管理是一项庞大且具体的工作，档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识，还要对基建项目流程有一定的熟悉度，这样才能做好各方面工程项目的及时跟进与文件管理。
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3.2基建工程档案的日常管理
对于基建工程档案资料的日常管理，最重要的是保证档案实体的安全。档案长期保管不善将直接导致库藏档案案卷缺失破损，对机组生产运行维护、技改扩建的查询利用造成不便。要保证纸质档案的安全，档案库房要符合设计规范，必备的相关设备齐全，这些设备包括温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、周界监控报警设备、消防设备以及档案阅览、复制设备等。设备安全运转非常重要，档案管理人员要做到每日检查库房设备运转正常，温湿度保证在要求达到的范围之内。必要时还要组织演练，以验证设备在关键时候是否能发挥作用。档案在接收、出入库、借阅利用等流转过程中，经手人员多、保管环境变化，档案的安全风险增大。为切实保障档案安全，降低档案损坏、丢失风险，要按照《档案馆工作通则》、《关于进一步加强档案安全工作的意见》的要求，按程序规范执行交接制度，在档案的接收、出入库、查询利用等流转过程中，认真详细登记档案案卷、卷内文件、时间、事由、交接人员签名等情况。对借阅还回的档案案卷仔细核对卷内文件，以防有丢失或损坏。要做好基建档案的日常管理工作，保证档案安全，档案管理人员的责任心至关重要，在平常的管理工作中做到认真、仔细，这也是一名合格的档案人员应该做到的。
3.3档案归档与利用
基建文件档案对推动工程后续建设和运维有着重要意义。基建档案最终要归于业主单位。一体化档案管理体系中，档案移交和归档需要业主单位将档案移交给城建管理部门，同时做好档案信息的备案工作。针对基建工程全套档案，建设单位要交给业主单位，根据基建工程的工程量、施工成本、施工难度，在基建工程建设中的变动情况，对档案内容进行修改、存根、备份。档案移交中，档案管理部门要有充足存放空间，基建工程验收之后，需要移交档案并归档。竣工档案编制完成后，要移交给城建档案管理部门。档案备案完成之后，档案文件要集中交给业主档案管理部门，档案移交要统一编号、统筹安排。如果是采用分期移交的方法，需要业主单位、建设单位等部门协商，在每期建设完毕后将档案移交给城建档案管理部门，备案之后进入到业主档案管理部门中，待到工程全部建设完毕之后，将剩余文件档案交给业主档案管理部门即可。档案信息利用需要借助一体化档案管理平台。由于档案信息全部存储在平台数据库中，因此要在平台上设置检索模块，搜索关键词即可找到相应电子文件，实现档案信息共享、提高档案利用率。同时，电子档案需要标注相对应的纸质档案位置信息，这样在有需求时可以第一时间找到原文件。
3.4重视档案信息化动态管理，维护档案信息的安全性与规范性
在基建工程档案管理中，要重视价值性档案信息的开发，落实档案信息动态管理模式。首先，要维护数据的安全性与稳定性，提升数据信息管理的标准化与规范化水平，充分发挥计算机技术对档案管理的支持作用，加快自动化管理模式的构建，促进档案信息共享与信息化建设的同步性，支持行业发展规划。同时，要以档案利用为方向，适应档案数字化与电子化的要求，加快数字化进程，提升档案电子化水平，增强信息资源共享效果。另外，要对基建工程档案管理相关软硬件进行升级改善，创新管理思维，构建专属性档案管理网站，维护信息共享的安全性，尤其要落实内部网络信息平台建设，对档案管理模式进行优化。
结束语
综上所述，本文以所基建档案的特点和重要性为切入点，详细论述了基建档案的管理措施，探究了数字化档案管理模式下基建档案资源开发的有效方式，多角度入手，旨在全面提升基建档案整体的管理质量。
参考文献
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论文作者:刘英霞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/2
标签：档案论文; 基建论文; 基建工程论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理工作论文; 设备论文; 《基层建设》2019年第27期论文;