试论档案工作的发展规律，本文主要内容关键词为：试论论文,发展规律论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案工作作为一种社会现象，伴随着历史的沿续与发展，其本身也处在动态发展变化之中。古今中外的档案工作，尽管其档案管理的组织制度、原则与方法，档案服务的方向、对象和范围等都存在很多差异，但是，档案工作在其发展过程中也表现出一系列共性规律和相同或相近的发展趋势。对档案工作发展规律性的研究在我国已有若干零星成果，一些档案学著作中也曾作过分析。但是，从总体上看，对档案工作发展规律的认识还有待进一步深化。本文试以档案界已有的相关成果作为基础，对档案工作的发展规律进行初步探讨。
一、档案工作的分化与整合规律
从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。在历史上这种文书工作、档案工作、图书工作界限模糊，相互交错的状况一直沿续到民国时期。新中国成立之后，我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来发展成为一个独立工作系统。各级档案行政管理机关和档案馆（室）的单独设立就是一个显著的标志。从此以后，我国档案工作在国家文化建设事业中承担起任何其它工作都无法替代的作用。建国后几十年的实践表明，档案工作已成为维护党和国家历史真实面貌、推动社会主义物质文明与精神文明建设的重要事业。
伴随着档案工作自身的不断发展壮大，特别是档案信息资源观的形成和信息技术在档案工作中的广泛运用，档案工作的发展又面临着一些新的变化。这些变化主要表现在：
（一）文书档案管理工作一体化
“文书与档案管理一体化”，是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，看作是“文件管理”这样一个包含着既统一又分工，既有联系又有区别的管理过程，亦即行政信息管理一体化。在新中国成立之初，为了提高我国文书工作、档案工作的水平，针对文书工作、档案工作的方方面面，我国制定了一系列管理原则和操作规范。理论界和基层实践工作者一般都以“归档”环节作为文书工作与档案工作的界限。应该说，文书工作与档案工作的分离对处于初创阶段的社会主义国家档案事业，特别是对总结相关的工作经验，提高文书工作和档案工作的水平有着极为重要的意义。而且围绕着“归档”这一关口设置，我国分别形成了一系列文书工作制度（如文书处理部门与业务部门立卷的制度）和档案管理制度。这些管理制度的建立与健全，对加强我国文书工作与档案管理工作无疑发挥了积极贡献。但是，也应看到，文书工作与档案工作的分离，也给文书工作和档案工作带来了一系列的消极影响。这具体表现为：①
第一、由于在日常机关工作中，人们大都只注重文件的现行目的和现行作用，只关心文件的内容与办理过程及结果，加上缺乏对文书工作的专门管理，使得文件在质量上出现了物质形态不统一、制成材料不合乎质量要求、信息记录要素不完整、归档范围内的材料不齐全等一系列问题。
第二、由于“归档”是文书工作和档案工作的结合部，因此，归档工作质量的好坏就从根本上决定着档案工作的质量。为了确保归档工作的顺利进行，在我国，自1956年国务院发布《关于加强国家档案工作的决定》起，就开始全面推行文书处理部门立卷制度。中共中央办公厅、国务院办公厅1983年印发的《机关档案工作条例》又重申了这一制度。然而，从几十年来的工作实践看，文书部门立卷制度并没有全面地、切实地得到贯彻执行。在省级以上大型机关，立卷工作多由文书部门与档案部门配合进行，文书工作部门和档案工作部门之间也并没有严格、机械地划分归档工作的界限；在省级以下中小型机关，因文书人员兼管档案工作，文书工作与档案工作也不可能截然分开。
第三、由于我国没有统一管理全国文书工作和档案工作的机构，文书工作和档案工作各自作为独立的系统理应由两组管理机构体系来分别承担对文书工作和档案工作的职责，但实际情况并未满足这种要求。就档案工作而言，管理机构体系较为完整，管理职责也十分明确；而与档案工作系统相比，文书工作系统从上到下没有一个专门业务管理机关对文书工作全面履行“指导、监督和检查”的职责，文书工作的各项制度、办法实质上并未得到落实，文书工作实际上处于宏观失控的状态。
为了解决上述问题，理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合，这一点已成为理论界和实际工作者的共识。特别应注意到的是，在办公自动化和网络环境背景下，由于电子文件大量涌现，电子文件具有其自身的诸多特点，且电子文件和电子档案在管理方法上也与纸质文件和纸质档案的管理存在很大不同，新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理。同时，技术手段的运用也可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现，文书档案管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。
被档案界讨论多年的文书档案管理一体化的真正实现将会在信息技术广泛运用背景下展开。从一定意义上看，信息技术的运用既是文书档案管理一体化的诱发动因，又是文书档案管理一体化的支撑条件。在新技术广泛应用的背景下，对文件管理流程重组将成为可能。②
（二）档案、图书、情报管理的一体化
从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的智力财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，这可发挥三者在特性与功能上的互补，并实现信息资源共享的目的。可以说，档案、图书、情报管理一体化是一个世界性的趋势。
我国档案界对档案、图书、情报管理一体化的认识基本上是统一的，但对一体化管理的具体模式却存在分歧。一种观点认为应建立全国“一体化”的协调机构，统一规划和安排档案、图书、情报工作，实现档案、图书、情报工作的标准化和规范化，共同开放信息资源，发挥信息的整体优势；另一种观点则主张建立档案、图书、情报资料“一体化”的实体管理机构，对档案、图书、情报实行统一管理。对上述两种观点在分析认识时应持区别对待的态度。档案、图书、情报虽有诸多共性特征，档案工作、图书工作、情报工作虽在广阔的领域里也有共同之处，但三者毕竟在特性、功能和工作方法上存在某些不同，因此，对面向社会的档案、图书、情报工作进行“一体化”的实体统一管理应持慎重态度。而对一些面对机关、企业、事业单位内部服务的档案、图书、情报工作，则可以考虑建立统一管理档案、图书、情报的信息中心，以发挥信息系统的整体效应。
上述两个“一体化”管理趋势，不仅出现在国内，它们在国外也有不同程度的反映。如以史实而论，信息资源管理的最早生长领域就是美国政府部门的文书管理领域。美国各政府部门向来有重视文书管理的传统，20世纪初开始的地方政府一体化和国际化进程，尤其是第二次世界大战期间临时增设的各种机构，导致了文书数量和文书管理成本的激增，对此，美国政府运用行政和立法双管齐下的办法实施整治，其结果却意外地促成了信息资源管理的产生。1980年，美国政府颁布的《文书削减法》是信息资源管理理论形成的标志。从此以后，美国政府各部门和工商企业领域就逐步将信息资源的一切要素（对信息资源的含义有狭义与广义之分，美国及西方绝大多数国家都采用广义认识）都纳入到管理范畴，并经历了一个由信息的物理控制、信息的技术控制管理、信息资源管理到知识管理的发展过程。20世纪80年代后，信息资源管理理论的影响也同样波及到了西方其他国家，并在英、法、德等国家的工作实践中得到了深刻反映。由此可见信息资源的综合管理是一个国际性趋势。
随着上述两个一体化趋势的日趋明显，档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合。这种整合不是上述几项工作的简单合并，也不是回归到早期的“三位一体”，而是要求档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透基础上实现综合管理，从而实现信息资源管理系统的功能放大。档案工作的分化整合规律，要求档案学界在注重研究档案信息及档案信息管理个性特征的基础上，也应重视以信息管理的一般理论方法的探讨与研究，并注重引进和借鉴相关学科理论成果，真正使档案信息管理工作成为信息资源管理家族中独具个性又不可缺少的一员。
二、档案工作的智能化发展规律
“智能化”是人的智力和智力外化行为的总和。档案工作的智能化规律可表现为：档案工作在同自然、社会进行物质、能量和信息交换的过程中，其智能程度不断发展并体现在档案工作诸要素和每一个管理活动的侧面。
（一）档案管理的智能化
档案管理智能化具体表现为档案工作由简单管理发展到复杂管理，由经验管理发展到科学管理。③
一般说来，古代社会由于人类改造自然、改造社会的能力和人类社会活动的领域十分有限，因此，在古代社会形成的档案数量不多，种类也较单一。同时，因为档案的利用是一种特权标志，档案的利用被限制在一个狡小的范围内，所以，当时的档案管理方法也比较简单。随着生产力水平的提高，社会实践的发展和科学技术的进步，各种门类和载体形式的档案大量增长，社会对档案的需要也出现了多样化和个性化的趋势。档案工作的日趋复杂化，要求档案人员的知识结构要发生变化。
档案工作由简单管理到复杂管理的发展变化，相应地导致了档案工作由经验管理发展到科学管理。经验管理是属于小生产式的管理方法，它已经不能适应并解决档案管理工作中出现的大量新情况与新问题。档案的科学管理是指一切合理的、有效的档案管理方法。随着人们对档案信息特点、档案管理方法在认识上的不断深化，档案科学管理方法也处在逐渐完善之中。例如，运用信息资源管理的基本原理来管理档案；建立档案法规体系，运用法规手段管理档案；建立和健全档案工作标准体系、推行档案管理标准化等。
（二）档案技术设备的智能化
几千年来，人们管理档案主要是手工操作。到了现代，以电子计算机为核心的各种新技术应用于档案管理不仅可能，而且正在逐步变为现实。在档案管理中逐步推广应用的以计算机为中心的包括电讯、缩微复制、声像技术在内的一切先进手段，实质上都是物化的智能。这些物化的智能在档案管理工作中的应用具体表现在如下几个方面；运用电子计算机实现档案管理的自动化；档案缩微化与档案保护技术水平的提高；运用现代通讯技术和计算机及其相关技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化。
（三）档案机构的智能化
档案机构智能化是档案工作智能化发展的重要趋势之一。其突出的表现形式是数字化档案馆的出现在未来将成为可能。从最一般的意义上看，数字化档案馆是一种保存新载体、开展新服务、利用新技术的一种新型档案馆，它是利用电子网络远程获取档案信息的一种方式。其实质是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻，它强调的是在虚拟档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，从这一意义上看，虚拟档案馆与实体型档案机构不同，它不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的档案信息组织与利用环境，它可以发挥网络联结的优势，对数字化档案信息资源进行跨空间的、跨行业的搜寻与组织。但是，从现有基础看，实现上述档案机构的智能化发展，我国还有相当长的路要走。
综上所述，档案工作的智能化发展规律不是上述某一档案工作要素在某一过程中的单独作用，而是诸要素智能化发展的综合作用。特别应注意的是，由于新技术运用带来的技术设备智能化发展，必将引起档案人员在档案工作中的地位和作用的根本性变化，而且，也会给档案学基本理论的创新提出了更多要求，档案工作者需要进一步思考一系列的理论问题。如正确认识档案原始记录性的问题、如何从理论上与实践上对待“双套制”的问题、来源原则的全面认识问题、档案管理工作中前端控制理论与实践问题和文件管理体制与档案部门职能的重新设定问题等。④档案工作的智能化发展带给档案工作者的新问题涉及到方方面面，这迫切需要档案人员用理论思维指导新的档案工作实践。
三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律
档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。坚持环境适应性就是要求我们要注意档案工作内部各要素之间的协调，而且要考虑档案工作发展与社会环境变动的关系，使其与外部环境相互协调统一；另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变动，特别是社会经济变化的发展作出贡献，档案机构也可通过卓有成效的管理活动，建立良好的社会公共关系，从而为档案工作的进一步发展创造条件。
（一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素⑤
档案工作作为社会环境系统的一个组成部分，它的生存与发展既是档案工作本身内在矛盾冲突与协调的结果，又受多种社会环境因素的影响和制约。
1、社会物质生产与档案工作
物质生产活动是人类最基本的社会活动。从一定意义上说，档案工作是适应了人类物质生产活动的需要而发展起来的。社会物质生产活动对档案工作的影响体现在：社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求；物质生产的发展决定着档案工作的基本物质、技术条件的发展。
2、社会经济政治制度与档案工作
(1)社会经济和政治关系决定着档案工作的目的和性质。在阶级社会中，档案工作都是为统治阶级的经济、政治利益服务的。奴隶、封建制时代的经济、政治关系，决定了档案工作体现奴隶主、封建地主阶级的意志，为他们的经济政治利益服务；近代资产阶级在争夺统治地位的过程中所进行的档案工作改革，矛头直指封建制度的档案工作，通过改革使档案工作成为资产阶级巩固政权，发展资本主义经济的重要助手；社会主义的经济、政治关系，决定了档案工作为社会主义事业服务，为广大人民的经济、政治利益服务，它不再是统治阶级统治、压迫人民的工具，而成为全体劳动人民进行经济建设，发展科学文化事业的重要组成部分。
(2)社会经济制度决定了档案工作的基本原则，在不同的经济政治制度中，由于不同国家采用了不同的国家体制，这就影响和决定了它们在档案工作管理体制上也有分散制或集中制的不同。由于各国政治民主化进程与民主化程度存在很大差异，这就影响和决定了它们的档案开放程度。在我国，档案工作实行的是集中统一管理。随着政治体制改革的进一步深入，档案开放也必将在现有基础上有一个更大发展。
3、科学文化事业与档案工作
首先，科学文化的繁荣，使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息需求，同时这也对档案工作提出了新的要求；其次，科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及，档案学在良好的科学文化环境中，能够与其它学科相互推动，相互影响，加快发展步伐；最后，科学文化事业的发展还能为档案工作提供新的科学技术，促使档案工作日益科学化与现代化，同时也能给档案部门输送各种人才，改善档案工作者队伍的素质。
4、社会档案意识与档案工作
档案意识是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度。社会上各行各业、担负着不同工作的人们，对档案和档案工作的认识水平与敏感程度，共同构成了社会的档案意识。它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出社会对档案和档案工作的重视程度。
我国的社会档案意识，建国以来已经有了重大的发展变化，尤其是1978年档案工作恢复整顿以来，由于党和国家对档案工作的高度重视，档案工作本身的迅速发展，社会的档案意识在不断增强。但是，同我国经济、政治发展的速度和需要相比，我国的社会档案意识仍然显得非常薄弱。这具体表现在：
第一、重视档案的史料价值，忽视档案的决策参考价值。档案的史料价值已经受到了史学界和社会的广泛重视。在历史上，档案就被作为修史的重要依据；在现代科学研究中，档案仍旧是编史修志的重要资料。但是，档案不仅具有史料价值，而且还具有一定的现实决策参考价值。虽然在个别领域或场合，档案已经用于作为决策的参考，并产生了很大的社会效益与经济效益，但这种价值的潜力却远未被社会所广泛认识。
第二、重视档案的查证价值，忽视档案的情报价值。在多年的政治运动中，档案一直被作为核对事实的凭据；在日常管理工作中，档案也是维持管理工作正常进行的依据。档案的凭证作用已被大多数管理工作者广泛认识。但是，人们在重视档案凭证作用的同时，又往往认为档案都是对已经进行了的社会活动的客观记录，因而没有现实的情报价值。应该指出，在过去的社会活动中形成的档案也可能具有一定的情报价值。这是因为：一是一些重要的政治、军事、科技类档案本身就是重要的情报；二是通过对一系列具有联系的档案进行归纳、分析研究后，可以从中发现事物发展的某种潜在趋势。因此，社会档案意识的强化，也包括社会对档案作用认识的逐步强化。
第三、不少管理者将档案工作看作是一种消耗性、辅助性和事务性工作，对档案工作缺少必要的投入。档案工作长期以来被视作消耗性、辅助性和事务性工作，这个问题必须在理论上加以澄清。首先，档案部门向有关方面提供的各类档案信息，在社会化大生产中都是以知识资本的形式出现的。许多国家都已在管理工作中将知识和信息的投入计入信息成本，一般这种信息成本占产品总值的15～36%，而且这一比例仍在继续上升。如果管理工作者都能看到档案工作的这种经济效果，就不会将档案部门看作是一个单纯的“消耗性”工作，而应将其看作是一个具有产业性质的工作；其次，档案工作不是一个可有可无的辅助性工作，而是一个行使档案信息管理职权的职能性工作。各级各类档案机构可以代表不同主体对档案管理工作行使计划、组织、指挥、控制和调节的职能，对各类档案信息进行科学管理、开发利用；最后，档案工作不是一般事务性工作，而是一项专门性业务，是一项专业技术性工作。作为一项专业业务，它有如下特点：有专业结构需求、有专业工作程序、有专业管理目标、必须由具有档案专业素质的专业人员来完成。
因此，为了给档案工作的生存与发展营造一个良好的社会环境，应针对社会档案意识存在的上述三个问题进行一系列卓有成效的工作。提高和改善社会的档案意识，可以从三个方面进行努力：一是国家应采取正确的档案工作政策和有力措施，完善档案工作的体制，为档案工作的发展创造条件；二是档案部门应利用各种手段广泛宣传档案、档案工作和档案人员；三是档案部门应加强基础性工作，科学开发档案信息资源，使社会各界从档案工作中直接受益，从而提高对档案和档案工作的认识水平。
（二）档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系
档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。具体而言，档案工作的社会贡献集中表现在：档案工作为延续和维护社会记忆积累资料；档案工作为国家政治、经济、科学文化管理活动的开展创造必要的条件，提供必要的资料；档案工作可以在各项建设事业中创造社会效益和经济效益等。
为了给档案工作的发展营造一个良好的社会环境，档案部门和档案工作者也必须树立较强的社会意识，也有必要开展公共关系活动。这是由档案工作自身的诸多特点，特别是由档案工作效益的特点所决定的。
四、档案工作的社会化发展规律
档案工作的社会化发展规律主要表现为随着人类社会活动领域的扩大，社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案管理日益成为一种全社会的共同行为，而且，档案信息服务也逐步社会化。
随着人类社会活动领域的扩大和生产力水平的提高，不同历史时期的档案在来源、内容与形式上都有很大变化。从来源上看，档案是历史文明的产物，是社会发展到一定阶段，适应处理国家事务或记载公私生活的需要而产生的。但在相当长的时间内，档案的内容往往只是涉及国家政务和生产管理等社会活动的侧面。随着生产力水平的提高和科技进步，档案则产生于人类社会活动的方方面面，复杂的人类社会活动决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性；从形式上看，无论是载体形式，还是档案信息的记录方式都出现了多样性变化⑥。在现实档案工作中，丰富多彩的档案载体类型要求档案工作者必须针对各类档案载体的不同特点，采取不同的管理方式和保护方法。
档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富，档案管理是一种全社会的共同行为，其目的在于把全社会的档案以各种不同形式分层分类集中控制起来，从而形成一个社会性的开放管理系统。在我国档案工作发展的历史进程中，档案机构逐步由某一系统的“内部”机构演化成为社会化的档案机构，在保存档案上，档案机构逐步由保存“单一来源”档案的机构逐步演化成为保存“多来源”档案的机构。应该说，上述发展进程表明，我国档案管理的发展已经并将进一步走向社会化。这种社会化档案管理的实现是以方方面面的条件保证作为基础的。我国档案工作的基本原则和档案行政管理部门的执法权，是实现档案管理社会化的最基本条件；较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础；档案馆是档案管理社会化的最基本形式；而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其它商业化运作的档案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。
档案信息服务的社会化，是指档案部门保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。在不同历史时期，档案信息服务社会化的实现程度有很大差异。古代的档案所有权和利用权均为少数统治者所垄断，平民百姓无权问津。到了近代，与资产阶级革命相伴随，许多国家先后建立了国家意义上的档案馆，向社会提供档案服务的任务主要由这些档案馆来实现。这种档案馆兼具政治机关和科学研究机关的性质。当时，除统治集团外，国家机关工作人员和一部分学者也产生了利用档案的要求，并在一定程度上获得了这种权利，这就使档案馆兼具保管职能和传递职能。档案馆传递职能的强化，使档案工作开始产生了一定的社会意义，并由此推动了档案事业的发展。现在，许多国家（包括我国）已明确规定档案馆是科学研究或科学文化性质的机构，允许更多的利用者走进档案馆，档案馆的社会服务水平与服务面已得到了空前的提高与扩大。与档案信息服务的社会化趋势相适应，我国档案工作的根本目的也经历了一个由“便于本机关利用”，到“便于党和国家各项工作的利用”，再到“便于社会各方面利用”的发展过程。1988年生效的《中华人民共和国档案法》对档案信息服务社会化的要求作出明确规定，我国的档案工作必须以“便于社会各方面的利用”作为根本目的。具体而言，档案信息服务社会化主要表现在：一是档案工作有明确的面向社会的工作宗旨，各项工作的展开都要有利于档案信息资源的开发利用；二是有便于社会利用的档案政策，在保守机密的前提下，使利用者能尽可能方便地利用所需档案。为此我国专门制定了开放档案的若干政策；三是有完善的服务手段和较高的服务水平，不仅能满足被动查找的需要，同时应能主动地将有关档案信息提供给各类利用者，作为各项工作的参考和依据，从而使档案机构与社会各方面建立起广泛而密切的联系。
总之，伴随着社会进步和人们对档案信息这一经济与社会发展的资源要素在认识上的深化，社会对信息资源共享的要求将会更加强烈。档案工作者应适应档案工作社会化发展规律的要求，不断创造档案管理社会化的新形式，坚定不移地把档案信息服务的社会化作为档案工作的发展方向。同时，也应注意到，随着人类社会交往范围的扩大，我国档案工作也正融入整个国际档案工作交流的体系之中，参与日益频繁的国际档案事务，处理档案工作国际交往中日益复杂的社会关系。对此，我们将在另文中再作详细介绍。
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