审计业务电子档案的制作，本文主要内容关键词为：业务论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
资料收集整理
（１）原始资料的收集
原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料（模拟方式的照片、录音带、录像带等等），其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。
纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计意见书、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。
重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。
在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。
（２）电子资料的收集
电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。
由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，同时做好备份。
原始资料的数字化
（一）ＯＣＲ文字图表识别
文字图表的ＯＣＲ识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的ＯＣＲ软件转化为计算机文档。
（二）照片、原件扫描
重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。
审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌。
（三）音频、视频采集
对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。
资料整理编辑
（一）定制模版
模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模板应以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并根据电子档案的特色和电子（包括经过数字化的）资料的需要来定制。模板格式以＊．Ｈｔｍ为宜，制作工具是Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ公司的Ｆｒｏｎｔｐａｇｅ编辑软件。
电子档案的模板，首先，要按照审计署２００１年３号令颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定；其次，科学合理地组织相关资料；第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。
根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来；在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来；在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。
在模板中适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，但设置“字体”要体现严肃性，符合文件要求。
（二）整理链接资料
考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ所形成的文档＊．Ｄｏｃ和ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ所形成的表格＊．Ｘｌｓ需要转换成网页＊．Ｈｔｍ格式。转换直接应用Ｗｏｒｄ或Ｅｘｃｅｌ中的“文件－－另存为ＨＴＭＬ”命令，而后在ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＦｒｏｎｔｐａｇｅ中进一步编辑。
电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可；至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。
刻录光盘
刻录电子档案光盘，计算机硬件方面最低要求是：ＣＰＵＰｅｎｔｉｕｍ１６６，内存３２ＭＢ，硬盘８５０ＭＢ（安装驱动程序等软件１００ＭＢ，预留待刻录软件空间７５０ＭＢ），配置声卡、刻录机等。软件方面最低要求是：操作系统Ｗｉｎｄｏｗｓ９５，光盘刻录软件ＥａｓｙＣＤＣｒｅａｔｏｒ以及ＤｉｒｅｃｔＣＤ等。这些刻录软件一般为刻录机捆绑，均系中文版，容易上手使用。当然，上述软硬件的配置要求都是最低的，为了保证刻录的性能和速度，软硬件配置应当尽可能高。
光盘刻录过程需要注意三点：
一是网页、音频、视频和其他格式的文件混合刻录，由于音、视频文件的发声要求刻录音轨，所以在确定光盘格式时不要选择“资料光盘”格式而应当选择“音乐光盘”格式。
二是如果档案中没有音、视频资料，可以直接在Ｗｉｎｄｏｗｓ资源管理器中用“复制”、“粘贴”的方式刻录，刻录音轨在ＥａｓｙＣＤＣｒｅａｔｏｒ的“音乐光盘配置”中进行，操作方法与“资源管理器”类似。
三是为了确保成功率，刻录光盘时不要进行其他的计算机操作，并从内存中卸载防火墙、自动运行伺服器等不需要的软件，尽量减少对系统资源的占用。有条件的可以安装双操作系统，利用一个干净利落的系统专门进行光盘刻录。