摘要：现阶段，随着我国经济的飞速发展，我国的信息技术更是取得了突破性进展，计算机和网络技术的普及更是在各行各业都得到了广泛的应用。在信息化背景下，干部人事档案管理不仅面临着巨大的发展机遇和良好的发展环境，还面临一些新的问题和挑战。本文将简单分析制约人事档案管理发展的因素，然后提出相应的解决措施，希望能对有关人士有所帮助。
关键词：信息化背景下；企业；干部人事档案；管理
引言
随着科学技术的进步，人类迎来了信息时代，推动了全球经济与社会的发展。信息化革命给企业干部人事档案管理工作带来了新的发展契机，加强档案管理信息化建设已成为企业更好地适应时代发展要求的一项重要措施。本文阐述了信息化背景下企业干部人事档案管理信息化的必要性，并提出了企业干部人事档案信息化管理的方向与措施，为国有企业干部人事档案管理信息化的工作提供了必要的参考。
1信息化背景下档案管理信息的必要性
1.1国家数字化进程的要求
在如今信息技术盛行的形势下，便捷、高效的数字化技术逐渐被引进社会各个行业，促进了经济的增长。加强数字化建设是我国现代化建设的重要发展战略。新时期，国有企业的人事档案管理工作，也应与时俱进，需要数字化技术的有力支持。利用信息化的强大力量，积极地做好现代企业干部人事管理工作，为国家的经济建设以及人事组织工作提供服务，这也是我国提升数字化水平的客观要求。
1.2干部规范化管理的需求
目前，我国有些事业单位在组织人事工作过程中，会面对诸多的人事资料，有的信息历时长久，大多数信息不够规范，内容不够完整，难以满足部门对人事档案微观管理以及对职工群体管理的需求。同时，人事管理信息化建设对于干部的选拔、任用也很重要。为了更好地体现公正、公开、公平的原则，干部人事档案必须走信息化道路。此外，人事档案管理实现信息化以后，可在数据库中查找干部人员的基本信息，统计干部任职年限、人数等信息，可高效地掌握每位干部的工作情况以及常规的考核信息，让企业干部管理工作更加规范。
1.3推广现代办公的有效途径
以往的人事档案管理主要将重点放在实体的管理方面，相关档案人员需要以人工方式采集、处理并管理信息，任务繁重，工作效率偏低。在科学技术的发展下，现代化的办公设备得到广泛的应用，已成为干部档案管理的一部分。档案数据库的信息化建设，可让档案管理工作实现网络化、自动化，节约了人力资源，极大地提升了工作效率。
2信息化背景下企业干部人事档案的完善管理对策
2.1完善人事管理机制
支持建立岗位体系、职务体系的建立和分解，由职类分解成职种、职级、职务（支持一人兼有若干职务和岗位）。支持对岗位信息的管理，包括岗位的基本信息、岗位汇报关系、能力素质要求、岗位职责、任职资格以及具体的工作标准等；岗位信息项支持灵活可扩展。支持岗位编制与现有人数的比较，形成岗位人员配置表。提供岗位导入以及复制功能来快速创建岗位。灵活实现岗位变更情况，满足全过程内岗位管理需求，支持历史岗位的查询。支持岗位汇报关系的建立，支持汇报关系图的生成，方便了解组织机构内岗位之间的工作联系和工作成果传递路径。依据维护的岗位信息自动生成岗位说明书，最终用户可以灵活绘制岗位说明书模板，同时也支持上传电子版的岗位说明书。新建、合并、划转以及撤销岗位时支持流程审批。
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2.2丰富档案管理的服务功能
这是新时期干部人事档案管理工作良好发展的有效渠道，传统档案服务方式较单一，导致档案管理工作不能将自身作用全面发挥出来，为此，人事部门需从强化档案收集工作着手，构建健全的档案信息，为档案应用者提供良好服务。比如，需健全与优化档案信息收集工作，对干部档案信息进行全面检查，第一时间补充干部个人信息，比如家庭电话与住址等，需注意档案管理者在补充干部档案时，保证当事人资料不被泄露，对于擅自泄漏的工作人员需要移送到司法部门。通过优化档案收集信息，在相关人员办理身份证与护照等业务时能够把档案当作信息依据移交给有关部门，进而丰富档案服务功能，促使其存在的作用充分发挥出来，推动新时期干部人事档案管理工作稳定发展。
2.3实现人事管理流动管理
系统支持企业按照员工的职场周期进行增员、内部流动以及减员的完整过程进行管理。实现企业内部跨单位、跨部门的人员异动管理需求。合理化人事作业流程，系统可设置关键性的人事事件业务流程与运行规则，规范人员流动事件办理流程，同时辅助以丰富的预警与提醒，保证人事业务办理的效率，并对关键的审批过程进行监控。支持人员调入、转正、岗位变动、离职（解聘、辞职、退休、离休）、借调、离岗（休假、脱产进修、待岗）等人事异动业务；业务提供了走审批和不走审批两种操作模式。可灵活定义人事审批的业务类型和绘制业务审批表单。支持员工发起转正、离职等业务申请。审批业务支持与邮箱和短信的无缝。集成待办任务及时提醒。审批业务支持电子签章功能。支持正常流程下的报备功能。对不同的业务能灵活授权。
2.4加强对干部人事档案信息安全防范
对干部人事档案进行信息化管理，有着高效、优质和快捷的优点，但安全问题也是一个非常重要的问题，所以一定要加强防范工作。造成安全问题的环节可能是传输、录入、存储、调用等等环节，所以不光要建立比较完善的安全管理制度，还必须在技术方面进行防范。可以利用相应的加密技术来防止第三者在截获的相应文件当中破解出源文件；利用控制权限验证访问相应档案数据库的用户，这样可以防止那些无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对干部人事档案资料相应的访问权限；利用相应的监控技术，阻止对干部人事档案信息进行非法的访问，阻止那些不允许访问的权限内容进行非法输出，确保相应数据库中的结构及信息不受非法侵犯。另外，相应的工作人员还要不断研究并利用各项安全技术，做好对档案信息数据系统的备份，增强计算机防范病毒的能力，从而提高干部人事档案信息系统的安全性。
2.5专业化管理队伍的建设
专业化管理队伍的建设主要是人事任免方面，要及时与部门进行协调沟通，对于专职档案管理的工作人员要在规定的时间内全面配备到位。对于档案管理专职工作人员的队伍建设要强化教育培训关注力度，定期开展业务培训和工作交流，提高档案工作者的专业素养和能力水平，逐步实现干部档案规范化管理。另外，专业化管理队伍建设要强化考核机制的运行与监督，要求相关档案管理人员必须要设立初审、复审、层层把关签字的工作要求，按照不合格不接收的原则，保证档案达到接收标准。同时，严防借机造假、涂改、抽取替换材料，杜绝档案丢失、损毁等情况发生，可以从制度化管理、人员学习调配、人员培训发展等角度全面深化档案管理专业化发展的脚步。
结语
总之，在信息化形势下，企业的干部人事档案管理面临着新的机遇与挑战。相关管理者必须对此保持高度的重视，根据企业目前的实际情况，加强现有人事档案管理工作的改革与升级，加快干部人事档案管理信息化建设，应用先进的信息技术，加强业务培训，在干部人事档案信息化中不断地创新，以期为社会提供更高效、优质的服务。
参考文献：
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[2]欧密．浅谈信息时代的高投人事档案管理[J]．北京电力高等专科学校学报，2017(28)
[3]孙胜存，康建英，焦玉失．浅谈人事档案的现代化管理[J]．河北科技图苑,2018(15).
论文作者:梁园
论文发表刊物:《基层建设》2020年第1期
论文发表时间:2020/4/20
标签：干部论文; 人事档案论文; 岗位论文; 档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 管理工作论文; 《基层建设》2020年第1期论文;