摘要:本文通过多年的、多个项目竣工资料及资料审计整理经验，对工程施工过程中需注意的问题，提出一些实用性的，针对商务和资料整理过程中需注意的问题
关键词:资料分工、动态管理
引言
用参与与过多个项目的竣工资料整理、移交、结算、审计过程的资料整理的经验，来分析一下资料收集过程中需注意的几个问题，项目资料员的工作涉及工程全过程，是各种管理岗位的综合体；项目施工过程的资料收集涉及商务、物资、技术、质量等工程参与的各方；项目资料管理也是项目全过程的一种动态管理，现将需要注意的一些问题分享出来，希望对各在建项目有帮助。
1、项目开工之初，建议由项目总工带领资料员到项目所在地的质监站、档案馆了解资料归档情况，针对了解到的情况对资料做好分工策划，对涉及到的各管理岗位责任做好划分，比如检验批、隐蔽验收记录、材料报审、地基验槽记录等资料，确定完成资料的责任人是谁？要求什么、协作人是谁？需要怎么配合工作等等做好分配，例如：隐蔽验收记录资料，完成它的责任是现场工程师，需要现场工程师在隐蔽验收前完成隐蔽资料的填写，移交资料员完成监理、甲方的签字手续；完成这份资料的协作人分别就是质检员和试验员，质检员负责将材料进场验收所收集的材质证明文件移交资料员；试验员负责向资料员提供材料及试件的复检报告，同时将数量及工程部位信息告知资料员。为使分工看起来更清晰，可使用表格的形式将此分工表现出来，这样使得各岗位明确自己的责任及要求，做到各司其职，忙而不乱。
2、收发文管理
2.1收文采用收文阅办单管理模式，项目公文管理员收到有关建设单位，监理单位等上级单位的文件、通知等，填写收文阅办单，然后由项目经理根据文件内容及要求，对项目相关管理人员针对此文件内容的要求及处理意见；项目公文管理员再根据项目经理的分配将此文件复印并分发给各相关人员，并对后期执行完成情况做跟踪并登记。项目公文管理员在完成上述动作后，将此文件登记台账、编号、用铅笔在右上角备注文件编号，最后归档保存。
2.2发文及项目内部文件传递
为保证发文的实效性及内部文件流转畅通，可采用内部文件传递记录表，文件起草人在完成发我的起草、签字盖章后，将要发出的文件交与项目资料员，并在文件内部传递记录表上登记，对要发出的时间做好备注，项目资料员在收到要发出的文件后，根基起草人对文件发出时间的要求，在要求的时间内对此文件发往相关的部门，如未在要求时间内完成，必须及时对文件起草人做出回馈，说明未发出的原因，另外再采取其他措施使文件能够在有效的途径需接受的部门，如文件接收部门的授权邮箱等。发放文件按时完成，并做好了签收（发往授权邮箱的做好备注），项目资料员对该文件做好登记台账、标记编号，原件存档备查；同时项目内部资料交接也可以采用内部文件传递记录表，避免得在交接过程中因为沟通不畅，产生矛盾。
3、其他档案资料的归档详见各地方监督站及档案馆归档管理要求及各分公司档案管理办法及归档要求，一般施工过程资料要求原件至少保持两份以上，最好是三份，重要资料原件，例如验收报告等需要盖章的文件原件要求保持在四份以上；各地方归档要求不同可以适当调整。
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4、项目影像资料的收集整理
影像资料的收集不但是为了满足归档要求，而且对后期的审计有重要的作用；开工之初，建议项目部购买一移动硬盘专门用来存储项目施工过程中有关的图片，并指定专人保管此移动硬盘，指定此移动硬盘保管人负责收集各分部、分项、隐蔽及后期装修、大型检查验收等图片。规定每周各管理岗位需提供本周内关系到自己岗位的图片给保管人，图片内容例如关系工程质量、安全、材料进场、大型检查、验收等的方面。图片要包含该工序的事前、事中、事后内容，遇检验验收时重要人物的图片要有正面照，图片需选择合适的参照物，并能让人一眼能看出是具体哪个工程部位。各项目管理岗人员在照片在提交前需对图片做出编辑，注明图片发生的时间、地点、参与人员、事由等信息；每周固定时间将图片发送给保管人，保管人将收集到的图片统一保存在移动硬盘上，在遇到该保管人调动时，整体移交移动硬盘。这样基本就不会造成现场影像资料的遗失，特别是后期审计过程中，商务在核对签证资料时对方要求提供事前、事中、事后图片时，有图可依，有图可寻。
5、分包单位资料管理
分包资料由分包单位自行完成，建议由商务牵头在拟定合同的时候，在合同中注明分包单位的竣工资料占工程款的比例，如不按时提交，在支付工程款时按此比例扣除；分包单位进场后，通知分包单位提供资料接收人授权书，授权书内容包含：资料接收人姓名、身份证号码、授权的电子邮件接收邮箱地址、身份证正反面复印件，并加盖公章，为防在发文时对方领取不及时，对我司造成损失，可以将文件扫描件发送至对方授权邮箱，在留存的文件上并做好记录，写明发送时间，及发送邮箱地址。
6、其他一些小细节
6.1资料分工完成，在开始之前建议商务人员和资料员及相关人员沟通，在商务角度考虑，那些资料是需注意的，对需要注意的资料上的问题及时做好沟通，做到各部门资料同步，以免得出现逻辑性错误；特别是在后期审计时出现逻辑性错误的资料就是资料造假，不可避免的会给公司造成损失，所以要提前沟通，以免给公司造成不必要的损失。
6.2试验，其实实验员做的不单单是送送试块，拿拿报告这些简单的事情。一个有经验的，懂图纸的试验员，他是有预见性的，在工程需进行下一工序的时候知道该提前准备什么材料送检，否则，容易造成送检资料和工程实体施工进度不一致，这就会为后期资料的逻辑性埋下隐患；
6.3施工日志，施工日志是施工过程的真实的、原始的记录，审计过程中如果出现逻辑性错误的资料，最终判断依据就是施工日志。施工日志的记录要求我们现场工程师在记录的过程中，做到详实，而且还要注意一点是对我们的有利性，不是什么都可以写。所以在写时候要做到详实，真实有效。
6.4再说一下资料员本身，在有些工程局，资料员有个别称为工程秘书，当然这种资料员的工作就是收文发文和做做会议纪要什么的，他们不参与后期归档整理，各个公司管理模式不同，所以资料员的要求不同，跟我们公司目前的资料员的岗位工作内容稍有区别，我也只针对我们公司资料员来说一下，作为一个合格的资料员要具备以下几个特征：责任心、心细、勤快、能看懂图纸，爱学习！
责任心是资料员要具备的根本；
心细，收集的每一件东西都有其存在的道理，不要轻言损毁；
能看懂图纸，这个可能各种层次的资料员不一样，但是，如果自己收集到的资料自己都看不懂对错的话，万一有错误，这种资料收集起来有什么意义呢！所以，自己要学着去看图，不懂的可以找技术员帮忙；
资料员的工作是一个慢工出细活的工作，在整理过程中遇到的问题也是千差万别，比如说现场施工情况不一样，甲方不一样，遇到的问题也不一样，资料员的工作又是一个和各个部门配合的工作，资料也不仅仅是资料员能完成的工作，需要项目全体人员的协作。其实说来说去还是管理上的问题，需要项目经理和技术总工给与大力的支持。想改变，要整体变，想要整体改变，必须观念变。
参考文献：
[1]李寅秋.施工项目竣工资料收集及管理[J].建材与装饰,2016(17):235-236.
[2]魏准.关于建筑施工技术资料的收集整理与利用的分析[J].建材与装饰,2016(10):160-161.
论文作者:任艳丽
论文发表刊物:《防护工程》2019年第1期
论文发表时间:2019/5/10
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