档案工作标准化之现状分析，本文主要内容关键词为：现状分析论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
改革开放以来至今20年时间中，我国档案工作标准化已经历了从“酝酿准备”到“起步初创”又到“稳步发展”三个阶段，期间不论在理论研究方面还是实践工作方面都取得了大量令人振奋的成果。但我们亦应清醒地认识到，我国档案工作标准化事业在很多方面仍存在着许多不足和缺陷，与发达国家的差距也还很大。这就需要档案工作标准化研究人员必须不断研究，正确认识目前我国档案工作标准化发展过程中存在的问题并积极采取措施加以改进，这样才能使我国档案工作标准化事业走向二十一世纪，步入繁荣发展阶段。
1.档案工作标准化基础研究的理论分析
从1979年至今，我国档案工作标准化的基础理论研究已经取得了很多成果，有了很多发展与创新，但从学科发展与建设角度看也存在一定的问题。
1.1档案工作标准化基础概念
在档案工作标准化研究中，“标准”与“档案工作标准化”是两个最基本的概念，是档案工作标准化基础的基础，也是对档案工作标准化最本质的认识与概括。但直到目前，我国档案界也还存在着对标准化“界说”模糊的状况，突出表现为档案工作者对“标准化”、“规范化”、“法制化”、“多样化”的区别与联系以及“广义标准化”和“狭义标准化”的界定研究上众说纷纭、莫衷一是的状况。另外，又鉴于我国通过改革开放逐步实现社会转型过程中，档案工作标准化理论的研究在一定程度上还跟不上实践的发展，也使得对档案工作标准化内涵和外延的认识很难达到统一。
1.2档案工作标准化原理和方法
我国档案界对档案工作标准化原理和方法的研究主要是借鉴了标准化学中“统一、简化、协调、优选”四原则，并把其作为基本原理与方法，但在研究和分析过程中，如何从档案工作实际出发，充分揭示出档案工作标准化特有的原理和方法还显得不够，仅停留在较泛的层面上，由此也就难以有效地、深入地指导档案工作标准化的实际工作。笔者认为对档案工作标准化原理的认识应是系统的、多维的，并应从结构功能角度加以分析，充分揭示出档案工作标准化基本规律。档案工作标准化特有方法主要包括简化、统一化、通用化、典型化、系列化、组合化方法等，在具体应用的过程中各个方法应不是孤立的，而是互为作用，综合运用的。
1.3档案工作标准化作用、意义
档案工作标准化作为档案工作的一个主要组成部分涉及到档案工作的各个方面，并在其中起着科学管理的作用，它与档案工作其它诸组成部分结合起来就会产生“乘数效应”，从而达到充分开发和利用档案信息资源的效用。档案工作如果不实行标准化，具有相同性质和目的的工作就会朝不同方向发展，最终只能是工作的无序和混乱。而档案工作标准化的作用和意义就在于对档案及其各项工作进行科学管理和有序控制，从而使其远离平衡态，从无序转为有序。因此，我们说没有档案工作的标准化，就没有档案工作的现代化。关于这一点，国际标准化组织（ISO）第37技术委员会（TC37）秘书J.C.库蒂埃先生， 在一次应邀来华所作的学术报告中，作过很好概括。他说“标准化在无秩序的社会里是建立秩序的因素，在一个浪费的世界里是一个节约的因素，在一个分裂的世界里是一个统一的因素。”
具体到我国档案界，目前大多数研究还仅是认为档案工作标准化是档案工作的“基础”、“前提”，这样的表述是正确的，但是更应从其机理上认识档案工作标准化的实质是一种有序化控制手段，它是档案工作必然的组成部分，其本质作用就在于对档案工作进行科学管理。
1.4档案术语标准化
档案术语标准化是档案工作标准化的基础，它不仅涉及到档案工作专业术语的规范化与统一化，而且关系到档案工作每个标准的制定与实施。所以，不进行档案术语标准化研究，整个档案工作标准化的根基就不牢固。在档案术语标准化过程中，概念的命名、定义和解释，往往涉及一个国家、组织、个人包括行政、权益、法律以及传统习惯等方面的因素，影响大、分歧多，因而制定此类标准难度大、周期长。目前我国档案术语标准化研究存在的主要问题是：
a、习惯用语延误了档案术语标准化的进程。
b、档案术语学理论与方法研究不够。目前， 术语学已发展成为一门综合信息科学和语言学，专门研究概念的定名、应用及相互关系的交叉科学。档案术语学研究档案学专门用词规范化、标准化的理论和原则，我国档案界这方面工作开展的力度明显不足。
c、档案术语工作的组织领导还较薄弱，缺少强有力的支持， 起草标准、编撰词书、翻译国外资料等，大多数各自为战，处于分散状态。术语工作的原则、方法及大量基础工作还缺乏有组织的研究，尤其是缺乏专职的术语领导机构的宏观调控。
d、1992年国家档案局颁布的行业标准《档案工作基本术语DA ／T1—92》，也在某种程度上反映出我国档案术语标准化存在的不足：一是分类不完整，标准共设一般概念、档案收藏、档案鉴定、档案整理、档案编目与检索、档案利用、档案的保管与保护、档案统计等八个类，其中至少缺失了档案编研、科技档案管理、档案自动化等方面的内容。二是术语收集不齐，标准共收集档案学术语概念63个，各类中术语最多的是“一般标准”，14个，而最少的“档案的保管与保护”和“档案统计”类中仅有4个，平均每个分类仅约为8个术语。三是一些术语的释义明显滞后，例如该标准中对“档案”的释义为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献”，而在《中国大百科全书·图书馆学、情报学、档案学卷》中对“档案”的释义则为“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”；该标准中对“档号”的释义是“档案实体编号的总称，包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号”，而在《中国大百科全书·图书馆学、情报学、档案学卷》中的对“档号”的释义是“档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码”；该标准中对“档案检索”的释义是“指有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程”，而在《中国大百科全书·图书馆学、情报学、档案学卷》中对“档案检索”的释义是“档案馆（室）将所藏档案材料的线索编制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用的一项业务”。
2.档案工作标准制定和实施的运作分析
改革开放以来，我国档案界先后制定了一系列档案工作标准，为我国档案工作标准化的开展奠定了基础，取得了一定的成绩，但从标准制定的范围和内容方面来看，其总体水平及系统性方面还有待于进一步提高。
2.1标准的制定相对滞后于科技发展水平
在现已制定的档案工作标准中，属于数据交换标准的有《文书档案案卷格式》、《全宗单》和《档案交接文据格式》，（注：根据全国文献工作标准化技术委员会编写的《科学技术信息系统标准与使用指南》，把《文书档案案卷格式》、《全宗单》和《档案交接文据格式》列入数据交换标准。）但这三个标准都是基于手工条件下的数据交换格式，至今我国档案界尚无自动化条件下的机读数据交换格式。对于机读数据交换格式，国际标准化组织专门制定了一个标准，其最新版本是1996年发布的《ISO—2709文献工作——文献目录信息交换用磁带格式》， 我国图书馆界已于1996年制定了适合于图书的机读数据交换格式的行业标准——《中国机读目录格式》（CNMARC），情报界也于1995年制定了具有标准性质的机读数据交换格式的规范——《文献机读目录处理手册》。而美国早在80年代初就已制定出美国《档案机读目录交换格式》标准。但我国档案界还没有一个与国际标准ISO—2709 及国家标准《文献目录信息交换用磁带格式GB2901》相一致的档案机读数据交换格式标准。
2.2标准的动态维护相对过长
标准的基础和依据是科学、技术和实践经验，所以档案工作标准所反映的水平是在一定时期内的档案工作发展水平和在实践中应用的经验总结。然而档案工作的发展水平和实践经验是不断向前进步的，而标准一旦制定、发布，其内容便基本稳定，时间一久滞后陈旧的标准便会阻碍工作的发展和进步。解决这一矛盾的方法就是间隔一段时期对原有标准进行复审。为此，《中华人民共和国标准化法实施条例》专门规定了复审周期一般不超过五年，与此相关的还有一个“标龄”的概念，即指标准自颁布实施后执行的时间，直至被重新修订为止的周期，一般标龄为5至10年。所以从这一角度看，《档案著录规则》自1985 年实施以来已近14年的时间，才刚刚列入修订计划，标龄过长，显然不利于档案工作的标准化。
2.3标准制定的系统性相对欠缺
在现已制定的标准中还存在着标准的系统性欠缺，或者说不配套的问题。如在现有标准中属于档案著录工作标准范畴的有：《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案指南编制规范》，明显地缺少档案主题词标引规则方面的标准。军队系统虽然已制定了军用标准《军队档案主题词标引规则》，但其指导范围仅限于军队档案机构和部门的档案主题标引工作。而《中国档案主题词表》初版于1988年，修订再版于1995年，由于没有一个档案主题词标引规则方面的标准来规范，这样在全国档案各部门中进行档案主题词标引时就容易产生无序现象。（据了解，此标准即将发布。——编者注）
我国于1983年已制定了主题词标引规则方面的标准，即《文献主题标引规则GB／T3860—83》，并于1995 年颁布了其修订本《文献叙词标引规则GB／T3960—1995》，但令人遗憾的是， 在档案主题词标引规则方面的标准没有制定出来的情况下，档案界也没有明确指定将其作为本行业的参照标准使用，以指导和规范档案主题标引工作。
2.4档案工作标准体系建设应注意方法
所谓档案工作标准体系就是在档案工作范围内各种有关档案工作的标准按其内在联系形成的科学的有机整体，将档案工作标准体系内的标准按一定形式排列起来的图表就是标准体系表。明确档案工作标准体系，编制档案工作标准体系表是编制标准及制定或修订规划和计划的主要依据之一，是促进档案工作标准组成达到科学合理化的基础，是一种包括现有、应有和预计发展的标准的全面蓝图。没有这个“蓝图”，制定标准就缺乏整体规划，标准就难以协调、系统、配套。
对档案工作标准体系的研究，编制档案工作标准体系表是档案标准化工作的一项基础性科研工作，为了使这项基础性科研工作进行得科学规范，在国家标准《标准体系表编制原则和要求GB／T13016—91》中，对其工作方法专门作了阐述，即一要调查研究，二要集思广益。所谓调查研究即应深入调查研究国内档案工作的发展动态和现行标准的制定情况，对国际和国外主要国家的标准和有关资料进行分析；所谓集思广益就是应广泛收集标准化专业人员和实际工作、科研、教学、及其他有关人员的意见，尤其是要收集掌握总体情况的有关人员的意见。
据文献称，我国已拟定《档案工作标准体系表》，但并未以公开的形式尽可能多地让档案界了解，比如在专业刊物上将该表加以刊发。因为让更多的档案工作者了解《档案工作标准体系表》，既有利于调查研究，又有利于集思广益。同时也关系到档案工作标准化研究行为或工作行为是否规范化。