浅议目录号的编制，本文主要内容关键词为：目录论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
很多立档单位是大流水编制目录号。所谓大流水编制目录号，就是把一个全宗内形成的不同门类和不同保管期限的案卷目录，按形成时间早晚，用阿拉伯数字顺序编号。这种方法，优点是维护了“一个全宗内目录号不重”的正确编号原则。缺陷是目录号的作用未能得到更充分的发挥。具体说来，一是繁琐。每确定一本新的案卷目录编号，都要对本单位原目录号的编制进行一次大范围检索。否则，号码极易编重。年产生案卷数量大的单位或不太熟悉检索业务的档案工作人员，尤感不便。有时甚至需要到接收本单位档案的县馆来核对。二是欠系统。编制的目录号只反映两个信息：一是目录形成时间的早晚。二是目录的序数。而从目录号上根本看不出目录内的案卷归于哪一属类。甚至连属于哪一门类也反映不出来。透明度差，从而影响了案卷的查考利用效率。如文书档案永久卷第一本案卷目录号为1，而该门类的第二本永久卷案卷目录号却不为2可能为第13或14。第三本永久卷案卷目录号是多少，就更难说了。因为中间插进了其他门类档案的案卷目录号，并且没有一定规律可循。
要方便对档案的查考利用，案卷目录的编号应系统、明了、简便、实用。所谓系统，是指使案卷目录号成为档号中一个有重要意义的层次。能反映档案分类的一般情况；所谓明了，就是让档案工作人员一见目录号，就能知道目录内的案卷属于哪一基本属类；所谓简便，就是目录号的形式应尽可能浅显。避免复杂化，以防给书写带来不便；所谓实用，就是这种目录号的编制方法对大、中、小立档单位都基本适用。所以，我以为应厉行小流水编号。即只把同一门类下同一保管期限的案卷目录顺序编号。如，文书档案永久卷的第一本案卷目录编号为1.0，则永久卷第二本案卷目录的编号为1.1，第三本案卷目录的编号为1.2，以后类推。文书档案长期卷的第一本案卷目录号为2.0，则长期卷第二本案卷目录的编号为2.1，第三本的案卷目录号为2.2，以后类推。其他档案案卷目录号的编制也“照方抓药”。如声像档案的第一本案卷目录号为5.0，第二本的案卷目录号则5.1，第三本的案卷目录号必为5.2。这是一种十进位制数字型复式目录号编制方法。
实行十进位制数字型复式目录号编制方法的优点是：其一，系统明了。使目录号既反映本目录形成时间早晚。又反映目录的序数。更重要的是，还反映目录内案卷的属性。如，一本编号为1.5的目录，其反映出如下信息：第一，目录内的案卷为文书档案永久卷；第二，它是文书档案永久卷的第六本目录；第三，它形成的时间晚于文书档案永久卷的第五本目录（即1.4号目录），早于文书档案永久卷的第七本目录（也就是1.6号目录）。即从形成时间上看，它是1.4号目录的“弟弟”，1.6号目录的“哥哥”。这样，档号的系统化要求在目录上得到了更好的体现，既弥补了案卷目录大流水编号的不足，又发挥了目录大流水编号“全宗内目录号不重”的长处。
其二，简捷便当。从记忆角度讲，目录号大流水编制，加大了档案员记忆案卷检索路径的难度，而目录号小流水编制。则减弱了档案员记忆检索路径的难度，提高了记忆的精度。从操作角度看，目录号大流水编制，形式上单一，看似简便，内容上庞杂，实却繁琐，的确不如小流水编号来得便当。把目录号大流水编制尽早改正到小流水编号上。要比大流水一直编下去给今后来的麻烦要少得多。从便于查考利用角度考虑，益处也大得多。而便于使用和保管，是档案工作的终极目的和根本准则。
其三，适应性强。一个单位的文书档案或业务档案一般形成数量较大，且在形成数量和内容上规律性较强。目录号小流水编制的方法，适应了这一特性。如一个年形成档案千卷左右的立档单位。由于档案门类多样，形成的案卷数量又相差悬殊，大流水编制目录号的方法是很累人的。因为在进行目录号的编制时，还要顾及本单位其他档案门类的目录编制情况。但编出的目录号对于提供利用工作来说，作用轻微。真正是为编号而编号，忘记了编目的根本，既不划算，也不明智。小流水编制目录号的方法，则弥补了这一缺陷。某一类或某一属类的案卷多，按照每1000卷左右编制一本案卷目录的要求，它形成的案卷目录必然多，某一门类或某一属类的案卷少，它形成的案卷目录必然少，其易编易记的长处是显而易见的。所以，小流水编目录号的方法既适用于大单位，也适用于中小单位，克服了大流水编制目录号只适用于小单位目录编号的不足。
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