摘要：档案管理工作是中小学学校运作体系的重要组成部分，对中小学学校多项工作的正常开展都有着重要影响，也是中小学学校领导进行经济活动决策的重要依据，因此，保障档案管理质量有着较大意义。在实际情况中，许多中小学学校都有了较大进步，中小学档案涉及学校的历史、社团章程和多年工作等多方面。党政档案、人事档案、德育档案等，一般来说档案有凭证和参考两方面功能，档案管理工作具有十分重要的价值。然而，中小学档案管理中仍存在一些问题。如何解决这些问题，促进中小学档案管理创新，是我们今天要深入研究的问题。本文主要对中小学档案管理信息化建设进行分析，提出了一些建议。
关键词：中小学；档案管理；现状；对策；创新
前言：虽然现在许多学校都知道文件管理的重要性，但没有专门的文件管理室和档案柜。档案的归档、借用管理不当，容易造成损失;落后的管理技术在实践中仍然阻碍着文件管理的发展。中小学档案管理改革势在必行。本文分析了中小学档案管理和档案管理创新存在的问题，希望能为中小学档案管理创新提供一些参考。
一、简述创新学校档案管理工作的意义
在信息时代的背景下，学校档案管理信息化建设的发展对提高档案管理的效率和建立档案信息管理平台具有重要意义。传统的学校档案管理的第一种形式，在实际应用中存在许多问题，例如，以手工记录和电子记录的形式，其效率不高，同时，档案管理的方式不能应用于电子档案。
而电子记录并不能反映收集、收集和利用气体的综合功能。在这种情况下，加强学校档案管理创新是十分必要的，一方面，通过对档案管理工作的创新，提高学校档案信息的利用效率。
另一方面也在一定程度上提高了整个管理工作的开放性和透明度，为实现档案信息资源的最大化利用和人力资源配置提供了基础。其次，在信息化时代背景下，计算机和网络信息技术在学校管理工作中的应用是档案管理事业的必要要求，同时也是学校自身档案管理工作的需要。第一，计算机和网络信息技术的参与为学校档案管理工作的开展提供了良好的基础环境；第二，信息技术为建立档案信息共享平台提供了支持，而档案部门就可以通过校园网来查询所需要的档案信息，提升了学校档案管理工作的服务水平。
二、当前中小学档案管理工作中存在的问题
就目前中小学档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：
（一）大部分中小学的领导对档案管理工作认识不足。认识不到档案管理工作对中小学各项工作的促进作用，档案管理工作没有纳入中小学工作的重要议事日程。
（二）管理条件没有达到要求和标准。不少中小学没有专门的档案室（柜），不具备保管档案所要求的通风、防潮、防毒、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着中小学档案的保管和使用效果。
（三）档案收集不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多。教务、人事、德育等很多档案分别由校办、教务、人事、德育等多部门存放，未能及时立卷归档。加之档案的归档、保管、借阅、保密等相关管理不严格，档案材料丢失较多。
（四）档案管理信息化水平不高。受条件、设备、档案管理人员计算机应用水平等多方面因素制约，许多中小学的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷，档案的电子化推进不够，计算机、网络、多媒体等先进的管理手段应用较少。
（五）档案管理人员缺乏。据了解，多数中小学没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的，且没有经过专门的业务培训，业务水平低下。
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三、推进中小学档案管理工作的措施
加强中小学档案管理工作，逐步建立健全中小学档案有利于对中小学各项工作的正确评估，有利于查找和使用历史资料，而且有利于中小学校进行科学管理。事实证明，只有努力把中小学档案管理工作做好、抓好，只有这样，才能充分发挥中小学档案馆不可替代的作用。
（一）加强领导，把档案管理工作纳入重要议程。我们应该经常组织我们的教员努力学习《档案法》和其他法律法规，深入研究和宣传档案法律知识，使领导干部和全体师生员工都认识到中小学档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要，做起来次要”的实用主义做法。中小学领导班子要将档案管理工作作为一项重要工作来抓，中小学校长是学校档案的第一责任人，至少要确定一名副校长分管此项工作，扎扎实实地抓好学校档案工作。
（二）增加投资，提高文件管理的效率和水平。教育行政部门和中小学要加大对档案管理设施的投入。将档案建设纳入中小学基本设施的统筹规划，配置足够的档案库房，购买专业档案柜。
档案库房应按照要求达到通风、防潮、防毒、防盗、防火等基本条件，还可适当配备如空调、去湿机以及防虫、防鼠、防霉等基本设备；对于声像、实物、电子文件等有特殊保管要求的档案，设立专门库房按照特种材料档案的保存要求设立必要的设施设备。要将扫描仪、打印机、防磁柜、计算机等作为档案管理的基础设备，通过增加现代化管理设备，提升档案管理的层次和水平。
（三）完善收集，确保档案材料的齐全完整。完善中小学档案收集制度，是做好档案收集工作必不可少的条件。中小学档案管理工作涉及到的点多面广，健全档案收集制度是保证中小学档案齐全完整的要件之一。中小学校要从建立档案收集制度入手，对中小学档案收集工作提出具体要求，把这项工作落到实处，使珍贵的中小学档案能及时地收集上来，立卷归档。
（四）采用现代手段提高档案管理的信息化水平。中小学档案管理信息化是档案工作现代化的必由之路，是中小学档案管理发展的必然要求。
中小学档案管理中，首先，要逐步实现技术现代化，将计算机、照相机、摄像机、录音笔、扫描仪等信息设备应用到档案管理工作中，收集、处理、传递信息，提高档案的使用效率。其次，要提高档案管理人员的计算机应用水平，要通过培训、交流、观摩等多种方式，提高档案管理人员的现代信息技术装备的应用水平。第三，要制定出本地区中小学档案管理信息化标准，使中小学档案管理信息化工作有所遵循，有针对性地开展工作。
（五）加强团队建设，培养高素质的档案管理人才。高质量的管理是做好档案工作的根本保证。学校档案管理涉及学校工作的方方面面，配备优秀的专业人才，兼职人员档案管理，加强档案管理队伍的思想建设和业务建设是档案工作管理的关键。
要选拔思想素质好、责任心强、熟悉中小学工作、年富力强、懂计算机且热爱档案事业、默默奉献的人员担任专职档案管理人员。教学行政部门要有计划地对本部门的档案管理人员进行职业道德教育和岗位培训，坚持持证上岗的原则，逐步实现中小学档案管理人员专业化、规范化、固定化，从而为更好地做好档案管理工作提供强有力的人才保证。
四、结束语
档案管理能够保障各种档案资料的准确性和真实性，促进学校各项工作的正常开展，提高各类资源的使用率，从而更好维护学校的正常运作。在实际生活中，很多学校都偏重于经济活动的开展，忽视了对档案的管理，致使学校多项工作的正常开展受到阻碍。因此，学校必须针对实际情况完善档案管理相关规范，加强档案管理，并对各环节进行严格监督，从而促进学校的发展。
参考文献
[1]李秀明.中小学档案管理的实践与探索.教育2015.06
[2]杜泽明.部分中小学各类档案管理工作的调查与思考[J].黑龙江史志,2016.10
[3]王生芳.中小学德育档案管理工作存在的问题及应采取的措施[J].黑龙江档案,2015.10
论文作者:何佩怡
论文发表刊物:《基层建设》2018年第29期
论文发表时间:2018/12/12
标签：档案论文; 中小学论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 学校论文; 工作论文; 管理人员论文; 《基层建设》2018年第29期论文;