张洪冰 黑龙江省农业机械化技术推广总站 150001
王秋菊 黑龙江省农业机械试验鉴定站 150001
摘要 随着经济社会的飞速发展，旧的企业档案管理体制无法适应新的市场经济和现代企业制度,随之而来也引出了一系列的档案管理安全问题，本文简要概述了我国事业单位档案管理安全问题的现状并给出了相应的应对措施。
关键词 档案管理安全 发展现状 存在问题 解决办法
随着计划经济体制的消亡,企业,尤其是事业单位发生了根本变革。但是,计划经济时期产生的企业档案管理体制却没有随之发生变化,它与新型的现代企业制度发生了激烈的碰撞,使得相当数量的企业档案工作一直处于被动局面,受到严重削弱。档案管理的安全问题日趋严重，加强档案管理安全刻不容缓。
1.档案管理的概况
档案管理包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。其中包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
由于现代档案管理工作已成为复杂的系统故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。
2.我国档案管理安全存在的主要问题
2.1基础设施不完善, 人员素质有待提高
目前,档案管理自动化的设备并不完善，如计算机和网络基础设备缺乏,在系统安全方面，现有的技术手段也是难以保证的。档案管理自动化工作是所有环节紧密结合的,是不同环节的有机结合， 只有所有的工作都高效有序的做好了, 所有的工作的链条都能够接起来了, 档案管理自动化的系统才能全面高效的运转。
其次，专业人员的缺乏也是档案管理自动化面临的问题之一。档案管理自动化需要有一定综合能力的全能型人才，要想做好档案管理自动化的工作还需要有一定的管理能力和充足的知识储备。这样才能有效地实施档案管理自动化, 提高工作效率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆目前仍有很多的办公人员还不适应档案信息管理自动化的要求, 其素质与档案信息管理自动化技术的要求仍有差距。
2.2 规章制度不健全
档案管理自动化管理问题是所有档案信息管理自动化工作的重中之重, 俗话说“没有规矩, 不成方圆”。目前中国的很多企业并没有成文的“档案信息管理自动化管理条例”、“档案信息管理自动化安全方案”和“档案信息管理自动化档案”, 还有就是对于企业的员工培训并没有给出行之有效的培训方案。对于网络的管理也是没有成文的相关规定。这样的后果是极其严重的。
3.做好档案管理安全工作的方法和措施
3.1政府有关部门加强对档案管理安全的监管力度
我国目前出现的诸多档案管理安全隐患，归根结底还是有关部门对此问题监管不严的后果，虽有相关的法律法规，但是这些法律法规并没有做到对档案管理安全问题的全面规定，很多细枝末节是法律所忽略的，这也就是为档案管理安全埋下了很大的安全隐患。还有很多问题由于所涉及的有关部门较多，造成了无人理会的状况，让问题得不到解决，在档案管理安全问题日益严重的今天，这些无人理会的问题也就等于一颗定时炸弹。
维护我国事业单位档案管理安全需要有关部门做出努力。档案管理安全管理的问题较为复杂，涉及的部门也非常多，政府应该出台明确大法律法规对各部门需要履行的职责做出明确的规定，并严格的监督其工作的进行，是档案管理安全工作做到有法可依，执法必严。对于一些处于部门之间，或者横跨多个部门的档案管理安全问题，政府也应该出台相关的明确规定，是问题的解决都可以落实到人，明确的方法手段，和严格的执行是解决我国目前档案管理安全存在问题的重要方法。
3.2重视档案管理科技的研发
我国的电子信息技术虽然近几年取得了突飞猛进的成绩，但是档案信息管理领域的一些尖端技术，我们并没有掌握。这不利于我国档案管理安全事业的进行。其实，很多档案管理安全的问题也可以从改进档案信息管理技术的层面进行。
在档案信息化进程中,一是要对现存档案资源进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。三是要对客户提供网上利用平台,搞好远程服务。四是要采取内外网物理隔离、数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改,防止信息丢失失密,确保档案信息安全。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步,对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态,防止因技术升级而失去效用,造成资源损毁。六是要双管齐下,在档案信息化完成之前,实行的是纸质档案与电子文档并存,既要按老方法管理纸质档案,又要按信息化要求数据化电子文档,工作量是双倍甚至是多倍的。这样,要实现全部意义的档案信息化,建成数字档案工作运行体制,在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下,也许需要数年或者更长的时间。
4.结语
我国的事业单位档案管理科技水平与发达国家相比有一定差距，要维护我国的档案管理安全，这需要我们每个人的努力。以上是笔者结合多年从事档案管理相关工作的一些经验之谈，希望得到大家的认可和支持。
参考文献
【1】陈智为主编:《档案行政管理概论》,中国人民大学出版社1991年版,第20页、22页、21—22页。
【2】宗培岭:《民营企业档案管理模式研究》,《浙江档案》2005年第2期。
【3】钟伦清:《新思路新举措新局面》,《中国档案》2004年第4期。境的影响.生态学报. 18(1)，1998，1-19.
论文作者:张洪冰 王秋菊
论文发表刊物:《中国科技教育·理论版》2013年第11期供稿
论文发表时间:2014-1-9
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