图书馆书刊采购决策支持系统设计与实现，本文主要内容关键词为：书刊论文,支持系统论文,图书馆论文,采购论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
【分类号】G253.1
图书、期刊的采购是图书馆的一项重要工作，特别是外文书、刊的采购，由于外文书、刊数量多，价格昂贵，而图书馆又经费不足。研究怎样合理使用有限的经费，使外文书、刊的购买尽量满足不同方面的需求，是一个很有现实意义的问题。文献[1]]建立了图书馆外文期刊购买模型，这一模型同样适用于外文图书的购买，也适用与中文书、刊的购买。由于中文书、刊相对便宜，需要的书、刊基本都能购买，也许没有必要使用模型进行采购决策。因此，我们在论文中是讲外文书、刊的采购问题，如果图书馆经费严重不足，这一系统同样适用于中文书、刊的采购。本文在文献[2]的基础上，对图书馆书、刊采购的决策支持系统进行了研究。主要添加了对外文图书的采购决策分析，使之不仅局限于期刊，扩大了系统的应用功能。并且系统对数据管理的用户界面更加友好，操作更加方便。在选刊结果的显示中，应用柱状图表示经费使用情况，更方便用户了解经费分配情况。
1 系统总体设计
1.1 系统总体目标
在选择书、刊时只需输入总购刊经费，系统就会根据存储在计算机内的学科信息、权值信息、期刊目录信息等，并调用相应的处理模型，自动进行选择书、刊，最后输出选择目录清单。
1.2 总体方案
将各学科信息（主要包括各学科购刊因素的实测值）和各购刊因素的权重因子保存在数据库中；将各学科申报的期刊目录、图书目录输入计算机，并保存在数据库中。
输入采购经费，让计算机引用学科信息库中的各学科购刊综合因素值和各科期刊或者图书目录库中当前刊的价格，调用经费分配和决策模型选择书、刊，并将选择结果保存在数据库中；最后，调用结果管理模块，将结果输出。
该决策支持系统主要涉及以下内容：
1.3 数据库文件
（1）学科信息：设计为两个学科信息表SchoolSub与PublicSub，分别存放高校图书馆及公共图书馆的学科名称、学科编号和各购刊因素实测值及综合因素值；
（2）期刊目录表：存放各学科申报的期刊目录，包括期刊的价格、优先级等；（3）图书目录表：存放各学科申报的图书目录，包括图书的价格、优先级等；
（4）权值：设计为两个表SchoolWeight和PublicWeieht，分别存放高校图书馆及公共图书馆的购刊因素的权重因子；
（5）系统表：存放用户设定的图书馆类型，为了便于以后程序升级，保留此表，可以设置程序密码、用户账号等。
1.4 模块划分
（1）系统模块：主要是让用户选择图书馆类型与期刊图书的选择。
（2）数据管理：主要对数据库信息进行管理，如学科信息、期刊图书信息、权值因素，包括添加、删除、修改、查询等功能。
（3）选择模块：系统主控程序，实现人机接口，让用户输入采购经费，进行计算，显示选择结果，并生成报表。
1.5 系统数据流图
图1 系统数据流图
2 系统详细设计
上面我们对系统进行了总体设计，接下来，我们将对系统的各功能模块进行详细分析和设计，使它们进一步细化和具体化。
2.1 系统环境要求
（1）软件环境
①开发工具选择
Visual Basic 6.0是从开发个人或小组使用的小工具，到大型企业应用系统，甚至通过Internet的遍及全球分布式应用程序，都可在 Visual Basic提供的工具中各取所需。数据访问特性允许对包括Microsoft SQL Server和其它企业数据库在内的大部分数据库格式建立数据库和前端应用程序，以及可调整的服务器端部件。有了ActiveX（TM）技术就可使用其它应用程序提供的功能，例如Microsoft Word字处理器，Microsoft Excel电子数据表及其它Windows应用程序。在我们的程序中就运用了VBA，使用Microsoft Excel电子数据表来生成结果报表，可以节省很多麻烦。
②数据库及其连接方式
选用Access 97数据库与ADO数据库连接。ADO即Microsoft？ActiveX？Data Objects，Active数据对象。
ADO实际是一种提供访问各种数据类型的连接机制。ADO设计为一种极简单的格式，通过ODBC的方法同数据库接口。可以使用任何一种ODBC数据源，即不止适合于SQL Server、Oracle、Access等数据库应用程序，也适合于Excel表格、文本文件、图形文件和无格式的数据文件。ADO使您能够编写通过OLE DB提供者对在数据库服务器中的数据进行访问和操作的应用程序。其主要优点是易于使用、高速度、低内存支出和占用磁盘空间较少。ADO支持用于建立基于客户端/服务器和Web的应用程序的主要功能。ADO是独立于开发工具和开发语言的简单而且容易使用的数据接口，同ADO相比，其它数据访问接口都会黯然失色。所有的数据源都可以通过ADO来访问，在今天已逐渐成为现实。
③操作平台选择
在中文版Windows 95/98/0000操作系统都可正常运行。
（2）硬件环境
为了系统开发的顺利进行，我们建议以下硬件环境支持：
PC微机586以上，配置32M以上内存、光驱一个、打印机一台。
2 数据库文件结构设计
（1）高校学科信息表
主要存放高校学科信息、权重因子，由高校各学科申报情况确定。其中综合因素字段即为经费分配比例。
表1 高校学科信息表
（2）高校图书馆权值因子表
主要存放由文献[1]确定的权值因子。
表2 高校图书馆权值因子表
（3）公共图书馆学科信息表
主要存放公共图书馆藏书的学科信息，由图书馆员调查及政策指导确定其学科信息。
表3 公共图书馆学科信息表
（4）公共图书馆权值因子表
主要存放由文献[1]确定的权值因子。
表4 公共图书馆数值因子表
（5）期刊目录表
包括高校图书馆和公共图书馆两个表。主要存放各学科申报的期刊目录，其中用字段Subid与其所属学科对应，用字段Order来表示该期刊在所属学科中的优先级，优先级决定了选刊的顾序。
表5 期刊目录表
公共图书馆期刊目录表与此相同。
（6）图书目录表
包括高校图书馆和公共图书馆两个表。主要存放各学科申报的图书目录，其中用字段Subid与其所属学科对应，用字段Order来表示该期刊在所属学科中的优先级，优先级决定了选刊的顺序。
表6 图书目录表
公共图书馆图书目录表与此相同。
（7）系统表
存放一些关于系统的信息，以备今后程序升级用。
表7 系统表
3 核心模型设计
本系统设计的关键在于综合因素计算和选刊运算这两个核心模型。
（1）综合因素计算的模型
◇根据文献[1]的讨论，设：
◇参加购买外文书、刊的学科集合为：S=｛s[，1]，s[，2]，s[，3]，…s[，n]｝，（n为学科数）；
◇影响各学科书、刊采购的因素集合为：F=｛f[，1]，f[，2]，…f[，m]｝，其
◇当选刊结束，对剩余经费做以下处理，对当前Q值最小的学科的未选书刊按优先级从高到低进行扫描，选购价钱低于剩余经费的书刊，直至剩余经费为零0或者扫描结束。
具体实现流程图见图2：
4 系统功能设计
系统功能是通过菜单形式实现的，以下是关于系统功能菜单的设计：
（1）系统菜单
①选项：主要包括对图书馆类型的选择和期刊图书的选择。由于考虑到要保存用户选择的图书馆类型，以便下次运行软件时仍是该类型，故设置了一个系统表（System），用一个Libtype字段来记录图书馆类型。
②退出系统。
（2）数据管理菜单
①学科管理 由于考虑到高校图书馆学科管理和公共图书馆学科管理中又很多因素不同，故设计为两个窗体。对于高校图书馆，可浏览的学科信息包括：学科名称、学科代号、重点学科数、博士点数、硕士点数、教授副教授数、讲师助教数、博士生数、硕士生数、本科生数、核心期刊数量、核心图书数量、平均价格、综合因素、备注。其中核心期刊数量，核心图书数量、平均价格、备注为可选项。对公共图书馆，可浏览的学科信息包括：学科名称、学科代号、经济发展需要、平均价格、核心期刊数量、核心图书数量、备注。其中平均价格、核心期刊数量、备注为可选项。
用户可在窗体中浏览所有学科信息，也可单击某个学科，其单个学科记录即可出现在下面单独的框架中，但此时为只读状态。用户只要按下修改按钮，即可修改该条记录。当需要添加记录时，按下添加按钮即可添加；需要删除记录时，按下删除按钮即可删除，并且提供让用户。
若记录过多，用户无暇一一浏览时，我们提供了查询学科信息的功能。检索条件为学科代号与学科名称。用户可通过复选框选择检索条件。布尔逻辑有“与”，“或”两种。匹配方式有“精确匹配”和“模糊匹配”。
②期刊管理和图书管理 用一个窗体实现期刊管理与图书管理。与学科信息管理相似，可浏览的信息有：名称、国际标准编号，国别、语种、通信地址、单价、订购数量、总价、优先权、所属学科、备注。
同样，用户单击某条记录，其单个只读信息出现在下面的框架中，当按下修改按钮时，用户即可修改该条记录。按下添加按钮时，并且在下拉框中选择所属学科后，可添加记录。按下删除按钮时，可删除一条记录。
在用户选择了所属学科之后，用户可以设置该学科期刊或者图书的优先级。这主要是为了确定选刊（书）的先后次序，优先级在前的期刊或者图书先被选定。用户只要单击某条记录使之高亮显示，然后按向上箭头或者向下箭头，即可将该记录向上或者向下移动。
同样我们用一个窗体来实现期刊或者图书信息的检索。检索条件为：名称、国际标准编号、国家、语言、所属学科。用户可选择对应的复选框来选择检索条件。布尔逻辑有与或。匹配方式有精确匹配和模糊匹配。
③权值管理 用两个窗体分别管理高校图书馆权值与公共图书馆权值。界面显示所有因素名称及相应权值。用户可根据自己需要对其权值进行修改。
（3）选刊（书）菜单
①运行 系统的核心功能，即选刊（书），在一个窗体中实现。该窗体界面简洁，包括一个文本框、三个按钮和一个图表。其中文本框用来接收用户输入的购刊（书）经费，用户在该文本框中只能键入数字，保证数据的正确性。输入经费之后，按“开始”按钮即开始选刊（书）运算。结束一次运算后，若要对所输入的经费作修改，按“修改经费”按钮可以重新输入经费。按“关闭”按钮可以结束选刊、关闭窗体。
为了增加运算的透明度，利用柱状图在运算过程中实时地显示各项数据。该柱图动态地反映出运算过程中总经费、各学科已分配经费的变化。
②结果管理 系统提供被选中书、刊的总表，也提供下拉列表，选择所属学科，即可看到该学科被选中的书、刊。③生成报表 我们在实现此功能时运用了VBA技术，Visual Basic for Applications （VBA）是一种应用程序开发工具。这就是说，像Borland Delphi、 Microsoft Visual C++和其它的开发工具一样，可以用VBA来开发软件产品。VBA是唯一的由其它应用程序控制的应用程序开发工具，VBA可以增强其它应用程序的功能，因此，它是一个非常独特的应用程序开发工具。但它是建立在Office 97中的标准宏语言，可以用来有效地自定义和扩展那些使用了VBA的应用程序的功能。例如，可以添加自己设计的菜单和功能到提供Excel的应用程序中；或者建立自定义的向导以帮助用户建立特定的PowerPoint屏幕演示幻灯。简单的说，VBA就是Microsoft为offices系列应用软件提供的增强功能或自定义功能的一种编程语言。由于Microsoft Office办公套件的广泛应用，以及该软件版本的不断提升，功能不断完善，在Office办公套件平台上开发出的VB应用程序越来越多，因此我们借用此强大的开发工具与Excel的完美结合，编写了报表生成功能，编写过程简单、方便。
5 结语
目前，图书馆购买外文书、刊经费普遍紧张，并且采购任务繁重、又缺乏科学依据。在这种情况下，建立图书馆外文书刊采购决策支持系统，让计算机辅助选书、刊，既提高了图书馆工作的自动化程度，减轻了采购工作量，节省了时间，又合理分配了经费。使选采购工作更具科学性，其现实意义是显而易见的。