秘书沟通策略研究
——基于乔哈里视窗理论
□包湘东
一、乔哈里视窗理论的内涵
乔哈里视窗（JohariWindow）作为一种心理假想模型，最早在20世纪50年代由美国心理学家乔瑟夫·勒夫（Joseph Luft）和哈里·英格拉姆（HarryIngram）提出。该模型将人与人之间的沟通比作一个窗子，并按照自己与对方的认知程度划分成四个区域：开放区、隐藏区、盲区、未知区。具体分区如下图所示：
开放区，是自己和他人都了解的信息，诸如个人姓名、爱好、部分工作或生活经历。一般来说，面对的人员不同，自己的开放区可能会存在差异。
观察组患者不良反应发生率为16.25%，对照组患者不良反应发生率为12.86%，两组相比，差异无统计学意义，见表4。
盲区，是自己不了解但别人了解的信息。一个人必然对自己有一定认知，但个体对自身的认知往往会存在一定偏差，此处的盲区是指个人性格或能力方面存在的弱点、不良习惯，以及外界对自身的评判等。
隐藏区，是自己了解但别人不知道的信息，包括个人内心想法、未向他人透露的愿望、某些过往经历，乃至计划阴谋等等。这一区域对不同的人来说是具有相对性的。每个人都有隐藏区，但在沟通当中哪些信息该隐藏、哪些信息该公开，是需要认真思考与衡量的。
未知区，是自己和对方都不了解的信息，可谓人际交往中尚未探测的“黑洞”。许多信息是沟通双方都还不清楚的，比如组织尚未公布的人事变动、工作安排、规章计划等，也包括某人自己尚未暴露的优点或缺点、隐藏的疾病等。这类信息可能会在某种特定时机获知，也可能会一直隐藏。对未知区的了解能够帮助自己提升对整体时局的把握程度，但对此区域的挖掘也有可能会存在一定风险。
首先，应当以学校为主体创设综合信息管理平台，以便依托该信息平台实现家校共育。同时，在该平台的建设过程之中，必须引入外部评价机制，改变以往的校内单一评价模式，依托现代通讯技术搭建家庭教育同学校教育之间的沟通桥梁。
二、秘书沟通协调工作的类别
应逐步建立基于3S技术的南水北调受水区地下水资源管理信息系统，通过该信息系统进行南水北调受水区地下水资源综合信息管理。
秘书沟通工作根据沟通方向可分为三类：第一是秘书与领导之间的沟通，即向上沟通；第二是秘书与下级之间的沟通，即向下沟通；第三是秘书与部门外部之间的沟通，即对外沟通。
（一） 向上沟通
向上沟通指的是秘书和领导之间的沟通。秘书作为领导的直接下属和工作助手，与领导之间的沟通非常频繁，且沟通的情况会直接或间接影响部门或整个组织的正常运转。因此，对于秘书来说，向上沟通在三类沟通当中乃重中之重。
碳酸镍沉淀分离浓密池采用砼衬橡胶，再衬耐酸耐温陶砖的复合衬里结构，橡胶内衬为5 mm厚预硫化丁基橡胶(P- ⅡR- 18)，呋喃树脂胶泥砌筑2层耐酸耐温陶砖(200 mm×200 mm×54 mm)。除铁、除钴帕丘卡空气搅拌槽尝试采用了新方法砼衬橡胶，再衬耐酸耐温陶砖的复合衬里结构[3]；导流筒为乙烯基树脂玻璃钢制作；导流筒支架为TA2材质；槽盖为钢件内外表面衬胶。
一般来说，秘书人员的主要工作包括：正确领会领导意图，协助领导解决问题，辅助领导进行决策。这无疑对秘书的沟通理解能力提出了很高的要求。在向上沟通过程中，秘书无论在沟通方式上还是在沟通程度上都应遵循适度原则，根据领导的个人风格来选取和把握。除此之外，对于涉及组织机密或尚未公布的事项等敏感信息，秘书还要遵循保密原则。
（二）向下沟通
向下沟通指的是秘书与下级之间的沟通。秘书处于特殊位置，一般情况下没有直接下级，此处的下级指的是领导的下级，即归属领导管辖的人员或部门。
秘书人员在与领导下级沟通时，在信息的处理上要更注重技巧性。秘书人员（我）在与领导下级（你）沟通时，要注重对“我知你不知”区域的处理，即对于隐藏区的挖掘。
如果将领导视为图中的“你”，将秘书视为图中的“我”，那么领导在布置任务之前，相关信息就呈现出“你知我不知”的状态，即图中的盲区。秘书人员为了能够顺利完成领导交办的事项，必然要尽可能地缩小该区域，了解更多相关情况。只有这样，才能最大程度地避免因误解领导意图而影响工作开展。应当注意的是，盲区不仅指与工作有直接关联的信息，如时间、地点、具体事项等，还包括一些看似与工作无直接关联的信息，如领导的个人习惯、处事风格等。对于一些刚接触新领导的秘书来说，后者对工作的完成会产生一定的影响。例如：
秘书的向下沟通，主要是按照领导的要求传达通知，布置任务或安排工作，以及收集下属的建议、意见反馈给领导。这里秘书并不仅仅是领导的“传声筒”，将领导的信息简单直接地告知下属就可以了，而是要在充分领会领导意图、把握组织整体情况的基础上做好传达工作，避免因传达不当造成误会。同时，秘书对下属反馈的信息还要加以辨别，不能偏听偏信，而是要尽可能在掌握多方情况的基础上作出合理判断。
（3）钻井液处理剂加量的数字化。对每种药品的性能及配伍性进行深入研究，实现每个井段加入量的数字化。避免处理剂不配伍，反复加入处理剂等问题的出现，节省成本，降低劳动强度。
（三）对外沟通
对外沟通指的是秘书与外部进行的沟通。此处的“外部”分为两类：一为秘书与所在部门外的其他部门之间的沟通，一为秘书与整个组织外部之间的沟通。前者如办公室秘书与财务部门之间的沟通，后者如办公室秘书与外界来访人员之间的沟通。二者在技巧上具有共同点，秘书人员应当遵循完整、简明、清晰原则，在语气和态度上表现出对对方的尊重。在与外界来访人员沟通时，秘书应保持一定的警惕性，时刻注意个人的言行，防止因表述不当引起误会；对于外界信息，秘书要加以甄别，确定信息的来源和真实性、有效性后，再决定是否传递给领导或其他人员。
三、乔哈里视窗理论在秘书沟通协调工作中的应用
沟通是为了有效地交流和传递信息。作为沟通中双向流动的资源，信息一直以来扮演着重要角色。秘书人员在沟通时，只有明确哪些信息可以说，哪些信息需要保密，以及如何尽可能获取更多信息，才能确保沟通的有效。
（一）向上沟通
从这个案例可以看出，秘书在向上沟通时，应当不断扩大自己的开放区，在对领导有更多了解的基础上开展工作。有时领导在交办工作时，因时间紧急或个人原因，对于任务并没有布置得那么详细。这就需要秘书人员平时注重对细节的观察和思考，及时了解领导的最新关注点，重要工作的完成进度，以及领导的工作习惯等，力求缩小自己对领导信息的盲区，提高办事效率。
互易性检查的目的是验证该飞轮是否符合试验要求。试验方法是以测点12作为参考点时，激励测点10得出响应曲线；以测点10作为参考点时，激励测点12得出响应曲线。互易性越好，测试的数据越可靠，互易性检测如图6所示。
R0;h and u are selected as the generalized coordinates of the system.is corresponding tensor representations.Then define L=T?Ueis the Lagrange function,in which T is the kinetic energy,Ueis the potential energy and the gravity are treated as external force in this derivation,thus we can get
小张原来是机关的一般职员，但是他爱好写作，对机关各种材料写作非常用心地去研究，并经常在刊物发表一些感想、心得之类的“豆腐块”文章，处长爱才，把他调到办公室当秘书。马上处长就要他写一份报告，向上级单位汇报本单位一年来是如何加强思想政治工作的。根据以前研究机关公文积累的丰富经验，小张笔走龙蛇、妙笔生花，把单位一年来的工作成绩部分浓墨重彩、缺点方面避重就轻，很快写出了一篇洋洋洒洒、文采飞扬的工作报告。谁知处长看了之后连连摇头，认为小张文风轻浮、不够踏实。之后小张被“冷藏”了很长一段时间。后来小张多方打听了解，才知道原来这个处长作风踏实、崇尚简洁，最痛恨官样文章。
从管理学角度来看，只有这四个区域实现有机统一，自己与他人沟通的有效性才能够实现最大化提升。
秘书工作和领导工作作为不同形态的两种工作，形成了一对相互依存的关系。秘书在向上沟通中应当准确领会领导意图，对于领导交办的事项做到心中有数。对应乔哈里视窗理论，就是要求秘书人员尽可能扩大自己的开放区，缩小盲区。具体信息流动情况如下图所示：
（二）向下沟通
培养逻辑思维能力的方法，由数学教师担任，一般不能用其它专业的教师代替。因为作为一个数学教师，必须先受教育，要学习和掌握逻辑思维的形式、逻辑思维的方法，辨证逻辑和数理，以及数学逻辑知识在数学教学中的应用，这些是培养学生逻辑思维能力的关键。培养逻辑思维能力是中学数学教学的核心，也是各种能力培养的核心。数学教师无论是在课堂上教学还是在课下辅导，必须使学生牢固掌握数学基本知识和基本技能，狠抓“双基”教学，这是应试教育的丰硕成果，也是我们不能丢掉的经验。
一般来说，如果一个人有较大的隐藏区，他的个人信息别人掌握得很少，那么他对于别人来说就是神秘的、自我封闭的，这种人在沟通中会引起别人的防范与警惕。只有适度地展示个人信息，与对方多加交流，才能和别人打成一片。秘书在与领导下属沟通时，也应当把握信息公开的度，学会自我展现，以便工作顺利开展。
对于涉及组织机密或领导隐私的事情，秘书人员应当注意保密。秘书处于整个组织的特殊位置，有时会被领导下属视为“二把手”或领导的“化身”。因此，在与领导下属沟通时，有关组织尚未公布的人员变动、需要保密的重大决定、领导的私人信息等，秘书人员一定要做到“不该说的不说”。
（三）对外沟通
在开放区中，双方能够共享交流信息。在透明无障碍的情况下，交流才能够真正有效。如果双方都对彼此不了解，那么沟通就有可能走进隐藏区的死胡同。处在办公室这个中心机构，秘书人员经常需要同其他部门或外界人员沟通。在对外沟通时，双方的了解往往不够深入，因此在沟通上应当注重信息的收集，扩大开放区，尽量缩小其他三个区域。秘书应当有意识地选择策略信息开放点，即双方都容易接受的点来交流。
四、秘书沟通协调工作策略
综上所述，我们可以将秘书人员的沟通策略总结为以下三点：
（一）自我暴露，以诚待人
适度的自我暴露有利于别人迅速地认识你、了解你。只有敞开心扉与人沟通，才能够收获别人的信任。一个有亲和力的秘书，可以迅速融入集体。无论是向上、向下还是对外沟通，秘书人员都可以视情况向对方分享一些个人经历，与对方探讨一些兴趣爱好、个人规划以及梦想等，扩大双方的开放区，让彼此之间的关系并不仅仅限于冰冷的工作内。只有维持良好的人际关系，才有利于后续工作的开展。
（二）反馈总结，注重评价
在人际沟通中，人们受到表达能力、理解能力的限制，经常会出现沟通效果打折扣的现象。如果一个人心里想的内容是100%，那么能够表达出来80%，对方接收到的讯息是60%，能够听懂40%，最终付
对于领导交办的事项，秘书人员可以在事前、事中、事后采取行动，缩小盲区，确保工作圆满完成。在领导布置任务时，为了防止因表述不清或不了解组织情况引起误会，秘书人员对于不明白的部分一定要及时询问领导，争取在领会领导意图的基础上开展工作。在推进工作的过程中，秘书人员应及时将进度按照节点汇报给领导，这不仅能让领导及时了解工作进展，还能够根据他的反馈及时调整工作方向，防止事中出错。当工作完成后，秘书要对完成情况进行复盘和总结，收集事件相关人的评价，思考今后如何行动才能做得更好。诸行动的只有20%，这就是管理学中的著名理论——沟通漏斗。这种情况在人际交往当中经常出现。在沟通中，信息之所以被打折扣有两个原因：一是说话人在交代信息时表述不清，二是接收者缺乏执行力。为此，秘书人员应及时了解对方的反馈，总结来自外界的评价，并有针对性地采取行动。
（三）言语适度，守口如瓶
“秘书”一词，“秘“字当先。作为与组织的核心层级接触最多的人，秘书必然会比其他人员更早或更多地知道一些组织的机密信息，或是与领导私人生活相关的信息。虽然在工作中为了增进与他人的关系，秘书人员时常需要暴露较多个人信息，但对于机密信息，秘书人员一定要在表达之前谨慎辨别，做到守口如瓶。
秘书人员需要保密的信息有如下几类：一是组织尚未公布的重大事项，包括人员变动、工作计划、未出台的条例规定等；二是组织机密文件或消息，如机密公文、财务状况等；三是领导的私人信息，包括家庭住址、联系方式、私人信函等。与组织相关的信息，秘书人员需要坚守“我知你不知”的隐藏区，防止因相关信息泄露而对组织造成损失。与领导私人情况相关的信息，除非是领导授意，绝对不能向组织成员或外部人员透露，否则会对领导的生活及工作造成困扰。
结 语
在秘书人员的工作中，无论是强调写作能力的“书”，注重协调的“办”，要求策略的“谋”，还是考察运筹力的“管”，沟通永远都是不容忽视的重要能力。诚然，受时机、场合、对象的影响，沟通所需的技巧和具体方式各不相同。但在错综复杂的外表之下，最基础的策略是必不可少的。秘书在掌握基本沟通技巧的基础上，平日里应当对工作、组织人员细心观察，在各种沟通情境之下积累经验。只有认真思考、多加总结，根据不同情况采取不同策略，才能实现顺畅而有效的沟通。
参考文献：
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［5］王旎.试论约哈瑞窗口的移动［J］.国际新闻界，2008（10）.
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［7］辛春晖.从“乔哈里窗”看年轻干部履新的心理调适［J］.领导科学，2011（1）.
（作者单位：暨南大学文学院）
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