21世纪档案学的继承与创新（专题）——纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考，本文主要内容关键词为：档案论文,纸质论文,档案管理论文,若干问题论文,时期论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
任何档案信息源都是以一定的物质形态作为介质存储和传播的，如以纸张作为存储介质的纸质档案，以磁盘、光盘等存储介质形成的电子档案，无论是传统存储介质，还是现代化存储介质，它们都具有使档案信息传播跨越时空界限的作用，如“古人曰已远，青史字不泯”，这是传统档案介质的纵向信息传播与交流的形象反映；千里之遥共享信息资源，用现代化数字技术和计算机通讯技术构建的信息网络，存贮、传递，交流档案信息，这是现代档案存储介质的横向信息传播交流功能。随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。但按其记录性质及其采用的技术和设备，总体可以划归于以文字记录为特征的纸质档案和以数字代码序列记录的电子档案。随着电子计算机在档案管理各个环节的渗透和应用，时刻冲击着以传统记录方式为特征的纸质档案，使整个档案管理工作发生着深刻的变化，根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存，相互兼容，协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是档案工作者深入思考的课题。本文从这一角度，进行初步的探讨与研究。
一、优势互补：纸质档案与电子档案并存发展的客观性
以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志，前者以其强有力的生命力作为档案信息主要存储介质至今仍然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同；后者是档案现代化的标志，是电子计算机在档案管理中应用的产物，预示着档案管理工作未来的发展方向，日益为档案界所关注。认识和掌握各自的特点和存储的规律，对调整和制定相应的管理策略，改进档案管理模式，促进档案管理多元化发展，具有一定的指导作用。
自从公元105年东汉蔡伦发明造纸以来，纸张这种传统的档案介质一直作为主要的信息载体被人们所使用，与电子档案相比，纸质档案具有其固有的属性特征：（一）信息与载体依附性。档案是人类社会活动的真实记录，这既概括了档案作为原生信息的价值，也包含了档案自身的物质形态。纸质档案有着悠久的历史，它承载着信息也随其载体经历了历史的变迁。档案的产生与延续，就其实质来说，属于一种社会现象，它是以一定的物质形式（纸张）而存在的，构成档案信息与载体的统一，成为社会一种重要的信息资源。由于纸质档案这种信息与载体相依附的特点，形成了纸质档案特有的属性——原始记录性，这种原始记录性，不仅体现在档案信息内容的原始真实性，也表现在档案存储介质的原始依附性。（二）档案信息原始凭证性。纸质档案具有原生信息的特点，这种特点与其载体构成了纸质档案特有的作用——凭证作用。纸质档案的凭证作用是由其形成的特点和其本身的特性所决定的。从其形成的过程及结果来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来的，它客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能；与档案信息相依托的物质形态，即记载信息的载体，是由特定的责任者，在特定的条件下制作完成的实体材料，从制成的材料，到档案上的各种注记，如特定的文字、图表、具有法定效用的签署、印章等，无不体现着档案最初形成的真迹。纸质档案这种原始凭证效用是电子档案无法比拟的优势所在。（三）信息存储介质的耐久性。长期以来，档案界一直用纸张作为档案信息的主导存储介质，这是因为经过实践证明，纸张具有较强的耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。纸张的主要制成材料是纤维素，它具有较强的耐久性，尽管纤维素在一定条件下（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）可能发生水解和氧化反应，但只要我们注重排除易发生化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长的时间。特别是随着档案纸张研究的深入，近年来研制出一种专门为档案用纸的耐久纸张，它采用优良的纤维原料，应用中性施胶和碳酸钙加填抄写工艺，为纸张存储介质的长久使用提供了更广阔的空间。
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物，也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有纸质档案无法比拟的优越性，日益为档案界所瞩目。（一）档案信息存储丰富性。电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，如一张CD-ROM光盘可存约300,000页纸质档案，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。随着科学技术的发展，电子档案存储介质的密度还将继续加大，信息存储量更为丰富。（二）多媒体信息相结合，档案信息生动形象性。由于多媒体电子计算机的应用，电子档案的信息形态也随之多样化。电子档案通过用音频、视频信号或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性。多媒体技术的应用，使反映出的信息、图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化再现。（三）信息存贮与利用的迅速准确性。电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。（四）档案信息同步传播性。电子档案自身特点，决定了档案信息的传播不受时空的限制，即不受载体传递的限制，具有信息资源共享的特点。因为电子档案的处理环境是电子计算机网络，它可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的档案信息，所以对其信息获取者来说，可以摆脱时间和空间的制约，在同一时间，不同地点共同享有档案信息。
二、改进与提高：并存时期档案管理工作的发展策略
在目前档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案各以其特点和功用并存于档案各个领域，只不过在有些部门有所侧重。电子档案在信息传输、处理及开发利用方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。所以，从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面考虑，大力发展电子档案，推行计算机信息技术在档案管理中的应用，是十分必要的。但是，由于电子档案有其自身无法克服的缺陷，以及管理上的局限性，直接影响档案的稳定性、可靠性、真实性和完整性，这些都是电子档案亟待解决的问题。依靠手工管理的纸质档案与电子档案相比，虽然在承载信息、信息处理上没有优势，但它本身固有的原始特性却优越于电子档案，如内容与载体集于一身，纸张与附着材料特有的稳定性，使人们有理由相信纸质档案仍然是人类历史活动的真实再现。“在没有充分地把握电子文件的证据性，长久性之前，不能轻易地放弃传统的文件形式，这种‘固执’所表现的正是一种职业精神。”鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这是一种必然的发展趋势。在这种形势下，原有的一些管理观念和管理方法已不适应电子档案的管理，在许多环节上需要做相应的适应与调整，甚至是要进行革命性的变革，这些都将给档案工作者带来更深层次的思考。
（一）更新观念，提高职业素质。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分，进行科学的管理。同时，面对现代科学技术对档案工作的渗透与冲击，提高职业素质，调整专业知识结构也是档案工作者需要正视的一个重要课题。现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式，工作重心，服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的专业素质和知识素质提出了相应的要求，在以往的档案专业人员要具有广博扎实的基础知识和文史知识外，还要具有计算机知识和外语知识。对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。随着科学技术日新月异地发展，信息技术在档案工作中不断地更新与发展，档案专业人员的专业素质也应及时地改进与提高，随时地对自身的知识进行充实，调整，适应档案管理现代化的发展，在完成本职工作基础上，还应加强档案专业人员科学研究工作，提高其创新能力，树立高素质档案专业人员新形象。
（二）改进、创立档案管理标准与制度。新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。档案信息系统的质量取决于数据的质量，要求设立数据格式标准，如已颁布的《档案著录规则》(GB3792.5-85)、《文献主题标引规则》(GB3260-83)等，新型载体档案广泛应用后，建立改善管理业务方面的标准已是刻不容缓，如统计标准，著录标准，标引规则标准等；计算机数据库设置标准，新型档案信息载体存贮格式与转换标准、计算机硬件设备、多媒体设备标准等，都有待进一步改进与完善；由于纸质档案的长期使用，人们在工作实践中逐步摸索并形成一整套科学管理档案的经验和理论，并创立较为完整的纸质档案管理的制度、方法。当新型载体档案出现时，整个档案界显得有些措手不及。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节；由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与确定。
（三）档案保管设施的改进与调整。无论是纸质档案还是电子档案，都是以一定的物质形态存在的，需要具备相应的保管条件和设施维护其完整与安全。纸质档案是以案卷作为最小的保管单位，构成其基本保管条件有卷皮、卷盒、档案装具、库房，以及档案保管的技术设备，由于纸质档案存储信息量小，形成的案卷较多，随着时间的推移，纸质档案会日益增多，这无疑会给库房增添压力，在目前档案库房紧张的情况下，这无疑是无法克服的矛盾。相比之下，以新型材料为介质的电子档案就解决了上述问题。电子档案所采用的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘，电子档案信息存储主要以光盘为主，光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，其存储密度高于磁盘，一张5寸光盘的存储容量，大约可存储A4幅面的文稿3万－4万页，应用信息压缩技术，其存储能力可增加10倍之多。由于光盘信息存储量大，要求存放保管的空间很小，只要符合保管要求和条件，存放于相应的保管装具即可，这样既减轻了库房压力，又节省了大量资金和人力。
（四）吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。这些管理方法和标准，在电子档案形成与管理过程中，可能部分适用，而相当一部分不适用，所以建立电子档案管理标准，确立电子档案管理体系是目前亟待解决的一个课题。由于电子档案形成与存储介质的特殊性，其管理方法和具体的管理环节上也相应有所改变。根据以往的档案管理程序，收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用8个环节，完整系统，管理过程环环相扣，紧密相联，而且是针对纸质档案的实体进行管理。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。首先，在管理方式上，许多管理环节可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。另外，电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理；电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度；电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别；电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。
（五）档案管理理论的更新与完善。电子档案的产生与应用，不仅对档案管理实践产生影响，对传统的档案管理理论也同样有所触动，档案管理理论研究应将新技术给档案管理工作所带来的影响加以理论研究与探讨，创立新的理论学说，丰富、完善档案管理理论，具体的研究内容与研究方向可以从以下几个方面入手：①电子档案基本概念的认定与铨释。电子档案是现代科学技术的产物，它的出现与发展，给档案门类增添了新的成员，也给档案研究提出新的研究内容，如电子档案的定义、属性，相关电子档案的地位、特点、来源、种类等都是研究的范畴。②电子档案的法规、制度的研究。由于电子档案自身存在的一些目前无法克服弊病，如电子档案真实性、凭证性等问题，需要建立完善的法规体系加以保护，同时在电子档案管理使用方面，也应制定相应的规章制度，实行科学有效的管理。③电子档案管理内容的研究。电子档案在其形成过程，使用方法、存储方式等方面，与纸质档案有明显的区别，因此在管理方法上也有所不同。电子档案的管理，不能照搬纸质档案的管理办法，应当建立一整套电子档案管理方法、技术和标准，这是十分艰巨的研究课题。另外，在并存时期，电子档案与纸质档案复合式管理问题，也是不容忽视研究内容。④电子档案与基础理论的研究。在整个档案管理理论中，有些理论已得到广泛的认可并得以实施，如全宗理论，这种理论在世界各国档案管理中都占有重要地位，它是档案实体管理的理论基石，也是整个档案管理工作的重要管理原则，成为档案管理学的特色理论。然而全宗理论中的核心——来源原则所强调的来源共同性，在电子档案的管理过程中受到质疑。因为电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限，改变了单一来源的概念，而来源原则则是由这个界限所决定的，所以电子档案来源的概念和限定需要重新研究和探讨。电子档案的产生，给原有的档案管理理论带来冲击和影响，也给档案理论研究提出了新的课题，深入研究，发展创新，这是档案理论工作者新的研究方向。
新信息技术在档案工作中的应用与发展，给档案工作带来新的生机和活力，同时也给档案管理提出新的思考。我们可以形成这样的共识：现代信息技术的发展，新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案，这是未来档案管理工作发展的基本趋向，但这种趋向受到各种因素的影响和阻碍，在电子档案还没有完全克服其自身缺陷，当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时，要经历一段并存发展的过程。在这个时期里，如何处理，协调好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史职责。
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