利用用友总账和UFO报表实现企业成本核算，本文主要内容关键词为：用友论文,总账论文,报表论文,成本核算论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、引 言
信息技术的应用和发展已经成为一个国家技术经济实力和国际竞争力的重要标志。据统计，在发达国家，信息技术对经济增长的贡献率达60％以上，1996年美国GDP增幅中的1/3来自以数字化和网络化为特征的信息产业。发展中国家和地区也纷纷以应用信息技术和发展信息产业为突破口，采用跨越式发展战略，扬长避短，发挥优势，大力发展自身的信息化，从而带动工业化及相关产业以至整个国民经济的快速增长。而作为中国企业信息化中坚力量的中小企业，其信息化程度直接影响信息技术的应用和发展。在信息化过程中，中小企业普遍存在着资金薄弱、资金来源渠道少以及人力资源缺乏等情况，过多的信息化费用会给中小型企业带来沉重的经济负担。为此笔者设计了一种利用用友总账和UFO报表系统实现企业成本核算的方法，中小企业利用这种方法即可实现成本核算，不必投资购买成本核算系统。
二、可行性分析
(一)经济可行性分析
现代企业的成本管理意识正在逐步加强，每当企业实施一个新项目时总是先进行效用费用比分析，它直接影响到新项目的取舍。所谓效用费用比是指企业实施某个新项目后，该项目为企业带来的效益与弥补因实施新项目而发生的费用的比值，这个比值越大，说明新实施的项目能给企业带来更多的收益。利用用友总账和UFO报表系统就能实现企业成本核算，而不必投资购买成本核算系统，其效用费用比很高。
(二)技术可行性分析
中小型企业所生产的产品品种相对较少，生产工艺及流程较为简单，这一特点正是利用用友总账系统和UFO报表实现企业成本核算的前提和基础。反之，利用用友总账系统和UFO报表进行成本核算就会显得力不从心。
1.选择UFO报表作为开发工具的理由
UFO报表与Excel相比，UFO报表在可操作性方面比Excel略逊一筹，但在账务处理方面，它比Excel有过之而无不及。UFO报表属于用友ERP-U8软件的一个组成部分，与总账系统兼容性比Excel好，即总账与UFO报表的数据接口比较完善，UFO报表具有从总账系统中取数功能，利用用友账务函数可以从总账系统中提取任意科目的借、贷方发生额，累计发生额，余额等，利用UFO报表用友账务函数可以方便地查询总账系统中某个科目、某个部门或某个项目的实时或累计发生额。
2.用友总账系统、凭证数据库以及UFO报表数据可实现无缝连接
用友总账系统、凭证数据库以及UFO报表可以实现无缝连接，即用友总账系统、凭证数据库以及UFO报表三方的数据相互之间可以顺利传递，这也是利用用友总账系统和UFO报表实现企业成本核算的前提。
三、设计原理
首先，由用友总账系统完成各科目成本数据(直接材料、直接人工、直接动力、制造费用等)的归集；其次，利用UFO报表的用友账务函数从凭证数据库或从账表—科目账—明细账中提取待分配的发生额并通过设计好的UFO报表计算出分配结果；然后，利用总账系统中“期末处理—转账生成”功能，从UFO报表中取出将要分配给下一个生产环节的生产成本，并对转账生成的凭证进行审核、记账。再经过几次这样的循环就能够将企业的生产成本一步步地核算出来，具体模式见图1。
图1 数据接口示意图
如何从凭证数据库中取出待分配的成本费用，又如何将计算出来的分配额导入总账系统或凭证数据库中，如何使数据在总账系统或是凭证数据库与成本计算表之间传递，是本文的关键所在。下面介绍的两个函数就能实现这个功能。
1.用友账务函数
用友账务函数可以将凭证数据库中某个科目的发生额、净额、期末余额等数据提取到UFO报表，为总账系统、凭证数据库与UFO报表三者之间建立起一座桥梁。
2.UFO报表取数函数
UFO报表取数函数是总账系统中自定义转账功能用到的函数，它可以将UFO报表中单元格数值提取到总账系统中，从而实现了数据从UFO报表到总账系统的传递，并由总账系统生成凭证保存在凭证数据库。
四、案例应用
(一)企业的基本情况及生产成本核算流程
1.企业基本情况
该企业名为***股份有限公司，企业注册资本6000万元，主要从事立竣一号机床和立竣二号机床的生产，并有委托加工、委托代销、受托代销业务。该公司为一般纳税人企业，财务岗位设有总会计师、会计主管、出纳员、记账员、成本核算员。材料日常收发按计划成本核算，产成品的收发按实际成本核算，固定资产折旧使用平均年限法。
2.企业成本核算流程
该企业设有铸造车间、加工车间、装配车间，成本项目为直接材料、直接人工、直接动力和制造费用，另设有供汽车间和机修车间两个辅助生产车间，主要从事蒸汽生产和提供机械设备维修，供汽车间和机修车间相互提供劳务的实际成本按其受益数量采用一次交互分配法进行分配，制造费用按工人工时数分配。该企业实行全厂和车间两级成本核算形式，各车间成本计算采用简单算法，全厂成本计算采用逐步结转法，半成品采用约当产量法逐步结转。
产品工艺流程如图2所示。首先，由铸造车间根据生产计划浇铸各种所需的铸铁件和铸铝件，完工后交送半成品库。加工车间从半成品仓库领用各种铸件，并加工成不同的机床零部件，完工后交送装配车间，装配车间将收到的零部件连同由仓库领来的各种外购零部件组装成各种机床。各车间成本结转顺序为：结转辅助车间生产成本—结转3个车间的制造费用—结转铸造车间生产成本—结转加工车间生产成本—结转装配车间生产成本。
图2 产品工艺流程图
(二)模型设计
1.初始化设置
(1)部门档案设置
在部门档案设置中录入以下5个车间：
车间名称代码
铸造车间401
加工车间402
装配车间403
机修车间404
供汽车间405
(2)会计科目设置
该企业为制造业企业，生产成本科目下设基本生产成本和辅助生产成本，为便于核算、减少会计科目，成本类科目设置了辅助核算，其中基本生产成本设置为部门项目核算，辅助生产成本和制造费用均设为部门核算，会计科目设置如下：
科目代码
会计科目
核算类型
4101生产成本
410101基本生产成本
41010101直接材料部门项目
41010102直接人工部门项目
41010103直接动力部门项目
41010104制造费用部门项目
410102 辅助生产成本
41010101直接材料部门核算
41010102直接人工部门核算
41010103直接动力部门核算
41010104制造费用部门核算
4105制造费用
410501 工资部门核算
410502 职工福利费 部门核算
…… …………
410506 低值易耗部门核算
410507 其他部门核算
(3)项目目录设置
在项目档案中增加“成本核算”项目大类，并为其指定基本生产成本下的4个明细科目(直接材料、直接人工、直接动力、制造费用)，项目分类定义中添加“1.辅助成本核算；2.生产成本核算”，项目目录中录入内容如下：
项目编号 项目名称 所属分类码
1
铸铁件
1
2
铸铝件
1
3立竣一号机床2
4立竣二号机床2
5立竣一号机床2
6立竣二号机床2
2.UFO报表模板设置
根据生产流程和核算的要求，在UFO报表系统中共设置了辅助生产成本分配表、各车间制造费用分配表、铸造车间生产成本分配表、加工车间生产成本分配表、装配车间生产成本分配表，共5个模板。这些模板的主要作用是实现从总账系统提取数据，进行费用分配。具体设计步骤如下：
(1)辅助生产成本分配表
此表分为两个区域，一个为基本数据输入区，另一个为计算结果显示区，分配的方法采用交互分配法，具体格式见图3、图4。基本数据区的各个数值均是由车间统计人员汇总上报而来，作为对内、对外分配的依据；计算结果显示区的作用是把总账系统中取出的总金额按照基本数据输入区所给数据进行分配，首先进行供汽车间与机修车间交互分配，D19单元格是机修车间耗用的供汽费用。E18是供汽车间耗用的机修费，D20、E20单元格为经过内部交互分配后对外待分配的供汽、机修费用。
图3 辅助生产成本基本数据输入区
图4 辅助生产成本计算结果显示区
其中图4中主要公式如下：
D16=QM(″410102″，月，，，，″405″，，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为410102(辅助生产成本)，车间代码为405(供汽车间)的期末数。
E16=QM(″410102″，月，，，，″404″，，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为410102(辅助生产成本)，车间代码为404(机修车间)的期末数。
(2)各车间制造费用分配表
本例中制造费用是以工人工时数为依据进行制造费用分配的，图5中基本数据输入区为该月各车间所产产品的工人工时数；计算结果显示区将按照输入的各产品耗费的工人工时数进行分配。待分配金额列均为从制造费用科目下的铸造车间、加工车间、装配车间取来的。其主要计算公式如图5。
图5 制造费用分配表
C18=QM(″4105″，月，，，，″401″，，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为4105(制造费用)，车间代码为401(铸造车间)的期末数。
C20=QM(″4105″，月，，，，″402″，，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为4105(制造费用)，车间代码为402(加工车间)的期末数。
C22=QM(″4105″，月，，，，″403″，，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为4105(制造费用)，车间代码为403(装配车间)的期末数。
分配率=各车间待分配金额/各车间工人工时数之和
分配金额=各产品或半成品工人工时数×分配率
(3)铸造车间生产成本分配
由于生产工艺和产品的特性，铸造车间生产的铸铁件和铸铝件不存在未完工的半成品，所以期初余额和期末余额均为零。图6中C6～F7、C17～F18单元区域的数据都是从总账系统中铸造车间下铸铁件和铸铝件科目中取来，生产费用合计是月初在产品成本与本月生产费用的合计，铸造车间没有在产品，所以完工铸件总成本就是生产费用合计额，单位成本是用完工铸件总成本除以完工铸件数量计算得出。
图6 铸造车间铸件成本计算表
表中其主要公式如下：
C6=QC(″41010101″，月，，，，″401″，″1″，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为41010101(基本生产成本下的直接材料)，部门编码为401(铸造车间)，项目编号为1(铸铁件)的期初数。D6～F6单元格区域的公式分别用来提取部门编码为401(铸造车间)，项目编号为1(铸铁件)的直接动力、直接人工和制造费用的期初数，另外，C17～F17单元格区域公式为提取铸铝件的直接材料、直接动力、直接人工和制造费用的期初余额，公式略。
C7=FS(″41010101″，月，″借″，，，″401″，″1″，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为41010101(基本生产成本下的直接材料)，部门编码为401(铸造车间)，项目编号为1(铸铁件)的借方发生数。D7～F7单元格的公式分别用来提取部门编码为401(铸造车间)，项目编号为1(铸铁件)的直接动力、直接人工和制造费用借方发生额，另外，C18～F18单元格公式为提取铸铝件的直接材料、直接动力、直接人工和制造费用的借方发生额，公式略。
(4)加工车间生产成本分配
加工车间生产成本核算时产生了月末在产品，本案例采用约当产量法进行月末在产品的核算，约当产量是指将尚未完工的在产品按其完工程度或投料程度折算成完工产品的数量。如图7所示，加工车间生产成本分配表的基本数据输入区中，月初在产品、本月投产数、本月完工数、月末在产品数是由成本会计人员呈报而来，各费用项目的完工程度则是由生产车间管理部门测算得来。在图8中计算结果显示区中与铸造车间生产成本分配表不同之处在于多了一项“分配率”，分配率＝生产费用合计/(完工产品数+月末在产品数×约当产量)，完工产品总成本=完工产品数量×分配率，月末在产品=月末在产品数量×分配率。用到的主要函数如下：
图7 加工车间基本数据输入区
图8 加工车间计算结果显示区
C20=QC(″41010101″，月，，，，″402″，″3″，，，，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为41010101(基本生产成本下的直接材料)，部门编码为402(加工车间)，项目编号为3(一号机床半成品)的期初数。D20～F20单元格区域的公式分别用来提取部门编码为402(加工车间)，项目编号为3(一号机床半成品)直接动力、直接人工和制造费用的期初数，同理，C34～F34单元格区域公式为提取二号机床的直接材料、直接动力、直接人工和制造费用的期初余额。
C21=FS(″41010101″，月，″借″，，，″402″，″3″，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为41010101(基本生产成本下的直接材料)，部门编码为402(加工车间)，项目编号为3(一号机床半成品)的借方发生数。D21～F21单元格的公式分别用来提取部门编码为402(加工车间)，项目编号为3(一号机床半成品)的直接动力、直接人工和制造费用借方发生额，同理，C35～F35单元格公式为提取铸铝件的直接材料、直接人工、直接动力和制造费用的借方发生额。
(5)装配车间生产成本分配
由于装配车间的成本核算与加工车间的成本核算方法相同，产品成本分配表的设计原理、所用到的公式等也都相同，可借鉴加工车间生产成本分配表来设计装配车间生产成本分配表，如图9、图10所示。
图9 装配车间基本数据输入区
图10 装配车间计算结果显示区
3.将UFO报表分配后的数据引入总账系统，生成凭证
前面已经做好了辅助生产成本分配表，接下来需要做的就是如何让计算得到数据回归总账系统，并生成凭证，从账本上体现数据的归集与分配。
(1)自定义转账设置
在期末自定义转账功能中需增加5个转账凭证设置，分别为分配并结转辅助生产成本、分配并结转制造费用、分配并结转铸造车间、加工车间和装配车间生产成本。在每张转账凭证设置中大量运用了“UFO报表取数函数”，其功能是从UFO报表中提取分配数据传递到凭证中，以实现凭证的自动生成。例如：分配并结转辅助生产成本，转账序号：0001；转账说明：分配并结转辅助生产成本。
需说明的是：表1中管理费用——其他科目的金额公式定义为CE()，其含义是取借贷平衡差额，目的是调整由于小数保留位数的原因造成的计算结果借贷不平衡，由管理费用——其他科目承担差额。
根据企业生产流程，并参照辅助生产成本分配设置，同理定义其他转账凭证。
转账序号
转账说明
0002
分配并结转各车间制造费用
0003分配并结转铸造车间生产成本
0004分配并结转加工车间生产成本
0005分配并结转装配车间生产成本
(2)转账生成
运行期末—转账生成功能，选择并生成上述自定义转账凭证，并审核记账。就这样，经过自定义转账设置、转账生成两个步骤实现了数据从UFO报表传递到总账系统。需注意的是，对于生成凭证的顺序有着严格的规定，辅助生产成本凭证生成完毕后，才能进行制造费用分配、铸造车间生产成本、加工车间生产成本和装配车间生产成本凭证的生成。
(三)运行效果分析
经过上述操作，实现了辅助生产成本分配、制造费用分配、完工产品与半成品费用分配，从而实现了利用用友总账和UFO报表完成企业成本核算。今后进行生产成本核算时，只要改变关键字就可以使成本核算表自动从总账系统中取出待分配金额，经过计算，得出分配给下一个生产环节各科目的金额，再经过转账定义、转账生成两个环节生成记账凭证。
五、有待探讨的问题
在模型设计过程中，笔者曾设想在定义公式时用“关联条件”实现表与表之间取数，即辅助生产成本分配完毕后，制造费用分配以及铸造车间、加工车间和装配车间完工产品与在产品的分配不是从总账系统中取数，而是相互间从UFO报表中取数，待产品分配归集完毕后，再生成凭证、审核和记账。但与本模式相比，账本上反映成本信息的时间可能会拖延，另外，本模式凭证审核环节可以更早地发现错误或问题，避免错误进一步蔓延。
在应用过程中，不同的企业也许还会遇到各种各样的难题，这就需要逐步完善利用用友总账系统和UFO报表实现企业成本核算的方法，提高中小型企业生产管理效率。
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