【关键词】 建筑施工企业 办公室 核心业务 分析
一、以高质量办文发挥参谋助手作用
建筑施工企业办公室的办文工作，主要包括公文写作、收发文处理、文件归档等工作。
（一）公文写作重深度。公文写作范畴比较广泛，建筑施工企业办公室工作重点为各类报告、讲话的撰写，以及各类总结、文件的起草，是发挥参谋助手作用的重要体现。公文写作水平是办公室人员尤其是秘书人员安身立命的“法宝”，要不断在追求公文深度上下功夫，这就需要平时做到“四个注重”，一是注重收集国家层面关于基础设施建设的相关政策，以及上级单位的各项部署和要求，确保公文大方向不“跑偏”。二是注重同企业领导进行交流，了解其施政思路和改革方向，确保公文满足领导“口味”。三是注重同企业各部门交流，尤其是工程、经营开发、成本、安全质量、财务等部门，了解其工作重点和下一步工作方向，确保公文内容符合企业发展现状。四是注重对基层工作进行调研，了解各项工作开展情况，以及各项改革措施执行情况，确保公文提出的要求能够落实到位。还要在工作中提升“两种能力”，一是发现问题的能力，从收集的各类信息中思考总结，发现企业当前存在的各方面问题。二是解决问题的能力，借鉴同行先进经验，结合企业实际，提出解决问题的具体措施。笔者认为，发现问题能力更重要，这是解决问题的前提。
（二）公文处理重效率。关于收发文处理工作，中央和国务院办公厅2012年发布了最新工作标准，各建筑施工企业也都制定了各自的《公文处理办法》，工作流程清晰，业务标准统一。在公文处理过程中要着力抓好两个方面：一是公文处理效率，目前各企业普遍推行电子公文流转，但仍有部分人员未能网上及时处理。办公室要根据公文紧急程度，设置处理时限，及时进行提醒，加快公文流转速度。二是企业领导批示后的文件处理（主要为收文），办公室公文处理员要时刻关注领导批示情况，批示后第一时间将公文分送到位，紧急和重要文件，电话通知相关单位。
（三）档案管理重规范。公文的最终归宿是归档保管，成为档案。客观来讲，建筑施工企业对档案工作重视还不够，管理水平参差不齐。办公室要着力抓好以下几个方面，不断规范档案管理，一是配齐各层级档案工作人员，落实工作责任；加强对档案工作人员的业务培训，提高业务能力。二是推行档案信息化管理，目前企业产生的各类档案越来越多，如果还按照传统的管理方法，效率较低、工作量很大。要积极利用档案管理信息系统，将电子文件直接存入系统，部分重要纸质档案数字化加工后存入系统，便于档案借阅利用，提高档案管理效率。三是注重项目档案管理，作为建筑施工企业，项目产生的档案对企业尤为重要。办公室档案人员要定期对重点项目档案管理进行指导，现场培训项目档案人员，促进项目档案管理水平提升。
二、以高质量办会发挥信息传达作用
建筑施工企业各类会议比较多，办公室主要负责全局性的大型会议，包括党代会、职代会、工作会、半年工作会，以及部分专业会议等。
（一）抓好会议策划。会前办公室要制定详细的会议策划，对会议目的、会议形式、参会范围、会议议程、筹备人员分工等进行详细安排，并及时向企业领导汇报，听取意见。会前策划做得细致具体，会议组织就有章可依；相反，如果没有详细的策划方案，只靠经验和记忆，难免会出错。
（二）抓好会议细节。在会议安排过程中，办公室要关注四个细节，一是同一项工作除了有明确的责任人外，还要有“后备”责任人，至少保证有两个人以上熟悉全部工作流程，避免出现突发状况后无人及时跟进。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆二是会前反复落实所有参会人员，尤其是领导人员，根据参会人员布置会场、安排会议议程。三是会前对会议各环节时长进行准确判断，合理安排会议时间，确保会议紧凑高效。四是会前对座次、灯光、音响、话筒、温度、音乐播放等进行检查，保障会议顺畅有序。
（三）抓好会议落实。无论什么类型的会议、多么重要的会议，如果只停留在为了开会而开会，没有会议的督办和落实，会议质量就会大打折扣，甚至没有意义。会后，办公室要根据会议要求，与企业领导和相关单位进行沟通，列出落实事项清单，明确责任人和完成时限，进行督办和通报，确保会议安排事项落实到位，切实提升会议质量。
三、以高质量办事发挥沟通协调作用
办公室负责的事务纷繁复杂，因此办公室也被称为“不管部”，即其他部门不管的工作都由办公室负责，重点事务性工作为公务接待、信访接待和领导服务。
（一）在公务接待中树立企业形象。接待工作是企业管理水平的体现，也是企业形象的展示。建筑施工企业办公室主要负责上级领导调研指导、会见政府官员的接待，以及各地政府官员和业主的考察接待。在公务接待中办公室要注意以下三点，一是制定详细的接待策划，按照时间顺序，列出所有工作内容、主客参加人员、车辆保障等，并明确具体的负责人员。二是接待过程中，注意前后两项工作的衔接，如上级领导参加完开工仪式后，赴政府机关会见当地官员，办公室人员要在两地进行安排并保持沟通，其中赴政府机关接待人员要对接会见时间、地点、人员，还要做好进门车辆登记（常被忽略，导致车辆被拦），确保两项接待工作顺利衔接。三是各项接待工作要严格执行中央“八项规定“精神，坚决杜绝铺张浪费、超规格接待。
（二）在信访接待中维护企业稳定。信访接待也是一种接待，所不同的是，接待对象和接待目的不同。办公室信访人员要重点做好以下工作，一是提高政治意识，站在维护社会和企业稳定的角度做好信访工作，尤其是全国“两会”、国庆及国家重大活动期间的信访接待工作。二是平时注意摸排问题线索，及时将不稳定因素消灭在萌芽状态。三是对合理要求积极协调解决，维护群众切身利益；对缠访、闹访者坚决予以打击，维护企业合法权益。四是善于从接待事项中，发现企业存在的问题，为企业建言献策，堵塞企业管理漏洞。
（三）在领导服务中推动企业发展。办公室人员还承担着企业领导的秘书服务工作，秘书服务不仅仅是“拎包”，更应注重在政务服务上提高质量。重点做好以下两项工作：一是当好领导“情报员”，围绕领导分管工作，收集行业和企业相关信息，为领导决策提供有效信息服务。二是细致安排各项工作事务，比如工作日程、差旅等，尤其是领导因公出差，除了安排出行和住宿，还要收集汇报相关公务情况。
四、以高质量日常业务发挥综合服务作用
办公室的调查研究、督查督办和车辆管理工作，对促进企业发展也至关重要，也必须要高质量推进。
（一）开展调查研究。调查研究对于办公室人员掌握企业发展情况，为企业和领导发挥参谋助手作用具有十分重要的意义。办公室除了进行一些常规性的综合调研，还要就经营开发、成本管理、安全质量管理等开展专题调研，调研前做好准备工作，带着问题下基层，增强调研的针对性；调研后及时撰写调研报告，总结调研中收获的经验和反映的问题。
（二）全面督查督办。督查督办是办公室一项重要职能，对于各项规划部署的落实，具有推动作用。办公室要围绕上级单位、本企业的各类重要会议，以及领导重要讲话，做好任务分解和督查督办，真正抓好会议要求、领导要求的督办和落实，切实提升工作质量。
（三）严格车辆管理。建筑施工企业的车辆管理一般也由办公室负责，平时要重点做好以下工作，一是所有车辆不超标准，按规定配备车辆，并且严禁公车私用。二是加强车辆日常保养，确保关键时刻“不掉链子”。三是加强驾驶员安全教育，遵守交规，小心驾驶，保障安全。四是提高驾驶员服务意识，为乘客提供优质细致服务，比如对于不熟悉的目的地，提前了解路线，必要时实地考察，确保不走“弯路”。
论文作者:刘彬彬
论文发表刊物:《建筑实践》2019年38卷22期
论文发表时间:2020/3/10
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