职务分析在中国的应用与发展，本文主要内容关键词为：中国论文,职务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓职务分析， 亦称工作分析。 根据美国劳动部（U. SDepartment of Labor Employment Service）的定义，职务分析（Job Analysis），就是“通过观察和研究，确定关于某种特定职务的性质的确切情报和（向上级）报告的一种程序。”换句话说，职务分析就是把职工担任的每个职务的内容加以分析，清楚地确定该职务的固有性质和组织内职务之间的相互关系和特点，并确定操作人员在履行职务时应具备的技术、知识、能力与责任，亦即对某一职位工作的内容及有关因素做全面的有系统有组织的描写或记载，因此，职务分析也称为职位说明（Position Description）。国外人事心理学家从人事管理角度，提出职务分析公式（The Job Analysis Formula），即：（1）用谁（Who），（2）做何事（What），（3）何时（When），（4）何地（Where），（5）如何（How），（6）为何（Why），（7）为何人（For Whom）
职务分析的结果记录在职务说明书这一类专门文件中。它把所分析职务的职责、权限、工作内容、工作的程序和方法、执行标准、任职资格等信息以文化形式记录下来，以便管理人员使用。
一、我国职务分析的发展历程及存在问题
我国建国以来，虽然对各级国家行政机关的职位、职级以及工资待遇的等级都有规定，但我国至今尚未制定“职位分类法”，机关工作人员职称不完全统一，人员编制、人员统计、人才预测和财政预算等工作缺乏统一的标准，工资待遇也不够合理。究其主要原因，是没有对职务进行系统的科学的分析，因而在设置职位时，普遍存在职责不清、分工不明、权力与责任相分离、工作与利益相脱节的现象。其主要弊端表述如下：
1.工作分配不合理。在现实生活中，许多责重、利微、事繁的工作没有人愿意承担，出了差错没有人负责，这样就造成了彼此推诿、互相扯皮、左右“踢皮球”等现象；与此相反，对一些有利可图的事情表现为明争暗斗、互不相让，甚至不惜损害工作，造成了“多个婆婆打架”，工作无法开展的情况。
2.权力分配不合理。许多机关领导往往只向下分派任务而不同时授予相应的权力。这种办事的人没有权力，有权的人又不办事的现象严重地违反了人事管理的原则，它使执行者只能四处请示、八方汇报，延长了工作时间，导致了公文旅行和“文山会海”。
3.责任分配不合理”有许多机关虽给了工作人员一定的权力，但往往没有确定相应的责任，因此有的人一旦掌权后就可以滥用权力，使国家和人民受到损失，还不用对自己行为的后果负责。
4.利益分配不合理。我们以往经常片面地强调工作人员要努力工作，但工作的好坏没有与实际利益结合起来。“干好干坏一个样，干多干少一个样”。这种做法不但压抑了各级工作人员的主动性积极性，而且助长了思想僵化、墨守成规、因循守旧、不思进取、办事拖拉、不讲效率等不良风气。
由于上述弊端的存在，这种落后的人事制度已成为束缚生产力发展的重要因素之一。要想改变这种现状，同时，通过人事制度改革来更好地促进我国经济的发展，就必须加强职务分析工作。在近期的人事制度改革中，我国逐步实现了机关工作岗位责任制。所谓机关工作岗位制就是根据机关工作的特点和性质，在明确各部门工作任务和职责范围的基础上，确定每个岗位、每个工作人员应负的责任和应有的权限，并按照规定的内容和标准进行考核与奖惩的一种行政管理制度。建立机关工作岗位责任制的目的在于鼓励先进，激励后进，克服官僚主义，改进工作作风，提高工作效率和经济效益，调动全体工作人员的积极性。尽管我国建立和实行机关岗位责任制的时间不长，但实践证明，建立和实行机关岗位责任制对加强机关建设、促进各项工作的开展具有十分重要的意义。
然而在推行岗位责任制的过程中，却存在着许多问题。从职务分析的角度来看，一是职务描述不科学。许多地方的机关岗位责任制是模仿企业工人的生产责任制制定的，其内容和功能都比较简单。许多责任制的规定仅列举了工作人员的职责和任务；有些规定过于琐碎，事无巨细地罗列了工作人员的各项具体任务，包括打扫卫生、阅读报纸等；有些规定过于空洞，只是简单陈述了几条抽象的职责；有些仅作出文字的规定，有些则实行评分制，规定了完成每项任务所获得的分数。但是，实际上这种参考生产责任制的机关岗位责任制却往往难以收到前者的效果，其原因是生产工人的任务一般比较简单明了，可以用计量产品的方法来评价，而机关工作人员的任务则比较复杂多变，不宜采用这种简单的方法。二是对职务要求的研究非常不够。在我国的岗位责任制中，对职务的职责、任务、权力、利益等的说明较多，而缺少了一个极其重要的方面，即对工作人员的能力素质的要求，这也是我国在职务分析工作中存在的最大问题。光有职务描述，而无职务要求，不对工作人员的能力素质有明确的要求，对工作人员的考核和考绩就失去合理的依据，也无法为在职人员拟定适当的培训进修计划，而且不能为干部定编和干部任用晋升提供有价值的资料。
建立科学的职务分析系统具有广泛的功能和深远的意义。没有职务分析系统，就不可能建立统一的、合理的、结构严谨而又简便易行的职位分类制度；没有职务分析系统，就不利于鼓励工作人员在部门之间、地区之间和机关与基层之间有效地流动，不利于建立开放型的干部队伍，不利于年轻人和专业人员的任用和晋升；没有职务分析系统，就无法实行健全的、公正合理的职务工资制度，不利于激励和调动工作人员的积极性。
二、问题解决的一种新方法——专家系统技术的应用
随着改革开放的顺利进行，市场经济体制的逐步建立，旧体制下的人事制度已经不适应新的环境。无论是政府机关还是企业都对职务分析工作日益重视起来，而妨碍我们在人事管理工作中广泛应用职务分析的最大障碍是科学知识与专业人才的缺乏。由于现在的人事管理工作越来越重和越来越复杂，要想搞好人事管理工作，就必须要求人事管理工作人员具备两个方面的素质；一是受到过相应的专业知识的教育或培训，同时，也要了解和学习国外先进的人事管理经验和技术；二是必须具有较强的计算机方面的知识。由于，职务分析要处理大量的数据，就要求职务分析工作者掌握较强计算机技术。纵观我国现有的人事管理现状，具有这样综合能力的人才是非常少的，这也是我国人事管理工作水平不高的主要原因之一。这种情况在短期内是无法改变的。
在我国人事管理中，虽然开发一些计算机应用软件，但这些软件基本上处于事务处理的水平上，至多仅作为企业管理信息系统（MIS ）中的一个子系统来应用，所做的工作一般是记录、检索、统计、生成各种图表及结论等工作。这些应用确实起到了减少工作人员、提高工作效率和管理规范等方面的作用，但对计算结果和各种图表应如何分析、解释，企事业人事管理人员应如何根据这些数字和图表进行有关决策，这些软件对此是无能为力的。
对于职务分析来说，要想真正地做好这一工作，关键在于职务分析人员在该领域内所掌握的知识和水平如何。一般而言，职务分析专家要求具有丰富的心理学、生理学、管理学和工程学知识。但在实际工作中，我们不可能要求企事业单位的人事管理人员化大量的时间和精力去接受相关知识的训练，使之成为职务分析专家，这在现实中也是无法做到的。另外，我们是否可以聘请职务分析专家来作为指导，帮助单位做好职务分析工作？这是可行的，这样得到的结果无疑具有专家级的水平。但问题在于：一方面真正的职务分析专家在中国是不多见的，这么多的单位不可能都能请得到少数的几个专家；另一方面请专家所需的费用也是高昂的，如果每次都要请专家来帮助分析和决策，其费用是企事业单位所难以承担的。那么，有没有这样一种方法，既能解决传统软件的不足，又能解决领域内专家少而需求单位多的局面？
解决这一问题，可以借助专家系统这一先进技术而得以实现。专家系统的机制在于模拟专家推理求解问题的过程，在问题提出以后，实现完整的求解过程并由此产生结论。它与传统计算机程序的差异，在于它的目标可能不具有算法解，但它可以在不完全或不确定信息的基础上利用启发信息进行推理，解决通常认为需要人类专家解决的问题。专家系统最主要的特征在于它拥有相关领域内的尽量完整的认识，在此基础上对问题进行判断、解决和推理，所以只要专家系统的知识库中输入了足够的、具有真正领域专家的知识和经验，推理机真实模拟了专家分析问题、解决问题的方式和方法，这样的专家系统就可以接近和达到领域内专家的水平。
把专家系统技术应用于职务分析工作中，不仅能完成传统计算程序的测试、记录、计算、检索、得出结论等工作，而且可以通过专家系统的知识库和推理机，对计算机结果和图表进行分析、解释，得出科学的职务说明书和职务规范。这样的工作有两个显著的优点：一方面可以大大提高职务分析工作的效率，使职务分析人员从大量烦琐的数据处理、统计和分析中解脱出来，同时分析的结果又具有较强的规范性；另一方面，也是更重要的一个方面可以使职务分析的工作质量大大提高，最后的结论犹如在职务分析专家的指导下完成的一样，具有该领域内先进水平。
如何建立职务分析专家系统？本文作者的做法是：
1.设计好职务分析问卷。该问卷应包括以下几个方面内容：
（1）心理因素。包括体力、耐力、敏捷程度、视觉、 听觉等方面的特质。
（2）心理因素。包括知觉、注意、记忆、理解、逻辑、演绎、 问题解决、创造性、人格等方面的特质。
（3）学习因素。包括数字运算能力、口头表达能力、 书面表达能力、计划能力、决策能力、专业知识和技能等方面的特质。
（4）动机因素。包括对环境变化、单调工作、工作压力、孤独、 恶劣环境、危险等的适应能力，对依赖性、持久性、积极性、完善性、进取性等的控制程度。
（5）社会因素。包括外表、忍耐性、影响力、 合作精神等方面的特质。
2.制定问卷的评分知识库。按照不同职务的工作特点，按上述这些方面制作定量的评分标准，构成评分知识库。
3.制定工作绩效标准知识库。按照不同职务的特点，分门别类制作相应的职务的标准工作方法、工作绩效的考核标准、工作的晋升标准等，以此形成标准知识库。
4.制作人机交互式知识获取系统。通过该系统，可将专家的知识和经验随时输入到有关的知识库当中。
5.提取专家对上述知识库的控制策略和搜索策略，制作专家系统的推理机。
当职务分析专家系统工作时，会要求使用者首先将要进行职务分析的职务，按照职务分析问卷的要求，逐题输入选择。将这些选择输入到专家系统中，推理机即可搜索问卷的评分知识库，将各类因素要求的强度、次序排列好。然后搜索绩效标准知识库，得出该职务的标准工作方法、考核标准、晋升标准等。最后，得出标准形式的职务描述和职务要求。