论电子文件的生命周期，本文主要内容关键词为：生命周期论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号] G271;G255.75
[文献标识码] A
[文章编号] 1008-942X(2001)04-0101-09
文件生命周期理论是档案学的基础理论，世界各国档案学者普遍承认其对文件与档案管理的指导意义。电子文件问世并发挥越来越重要的作用以后，西方社会的学者又对电子文件的生命周期问题展开了研究，并在国际档案理事会电子文件委员会于1997年制定出版的《电子文件管理指南》内，提出了他们对电子文件生命阶段的划分。笔者对这种划分有不同看法，特在此就整个电子文件生命周期问题作更为全面、系统的论述，并提出自己不同于国际档案理事会电子文件委员会的划分方法。
一、文件的生命在于运动
人类社会的正常运作，需要文件作为管理工具，因而赋予文件无穷的生命力；而这种生命力的保持，又在于文件自身永无止息的运动。正是在运动中，文件发挥着它独有的魅力。文件的运动，如果从其直线轨迹来看，可以说是一个由孕育、诞生到成熟，最终死亡或臻于永恒的完整的生命历程。在这个生命历程的每一个阶段，莫不凝结、渗透着人的思想、意图、目的和人自身的劳动。所以，文件自身的运动，形式的变化，价值的迁移，与人的主体行为、主体需求之间必然存在着一种内在的联系。
文件在运动，意味着文件承载的信息在流动，因而，文件运动本身就构成了社会生活中信息流的重要一脉。正是在这一信息流的指挥、协调、控制和驱动下，社会生活的有形运动形式——人流和物质流才能顺利而有序地运行。文件运动所构成的信息流，正是为了适应人流、物质流运作的需要而产生、发展的；反过来，文件运动所构成的信息流，又指挥、控制和影响着人流和物质流，使之按之预定的程序、目标发挥作用。
广义的文件(Records)，指人们在自己的社会活动中直接产生并使用的、一切得到记录的原生信息。因而社会生活中，一切得到载录的信息（不管是载录在胶片、磁带、磁盘、光盘等现代载体中或者储存在计算机及其网络等现代信息工具中，还是记录在纸张以及其他原始物质载体之上的信息），包括图书、报刊、情报、广播信息、电视信息、电影以及个人的信件、笔记、日记……等在内，实际上都首先历经了文件的阶段。所以，没有文件的运动，就没有整个社会的和谐、安宁和发展。文件的生命也在于其不断的运动之中：正是通过文件前后连贯、永无止息的运动，文件才能不断地发挥其特有的功能，并有序地变换自身的功能以适应主体的需求，实现其价值；同时，文件也只有不停地运动，才能成为社会生活中须臾不可或离的工具。有鉴于此，我们有必要对文件从“生”至“死”的或臻于“永恒”的线性运动过程开展研究，从中了解文件运动的内在规律。这方面的研究，可以称之为文件生命周期理论研究。
根据对欧美及我国学者有关的论述所进行的综合分析和进一步研究，笔者认为，文件生命周期理论的基本内容可以归纳为三层含义：第一，文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件的运动具有整体性的特点；第二，文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分不同的运动阶段，即文件的运动具有阶段性的特点；第三，在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法，即文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系。（注：对此问题的详细论述，请参见拙作《文件生命周期理论及对我们的启示》一文，该文刊于《档案学通讯》1991年第6期和1992年第1期。）。这是对文件一般运动规律的描述。电子文件作为文件总家族的一员，当然有着同样的运动规律。然而，由于电子文件具有许多与一般传统载体文件相比不同的特点，可以说，上述规律性在电子文件的运动过程中表现得更加突出、更值得人们关注。
二、文件运动的整体性
文件在自己的整个生命过程中，尽管前后发挥的作用存在着差异，体现出来的价值形式也不尽相同，但是它从生到死都是同一的客观事物，都是同一种附着在有形物质上的具有原生性的固态信息。
电子文件从社会本质上说，是与传统载体文件完全相同的。作为人们在社会活动中直接形成并使用的信息，它所记录的是人们在其自身社会活动中所表现出来的真实的思想、意图、目的和要求，这种信息同样具有原始性或本源性的特点。通过这种信息内容，人们能较为真实地了解以往开展的社会活动的真实场景，能概括这些活动的历史进程，而且能从这些活动中汲取可参照的经验和信息数据。
正因为如此，电子文件信息与传统载体文件上载录的信息一样，必须具有一定的凝固性或相对的稳定性，否则就不成其为文件，就会丧失其应有的社会功能。虽然电子文件信息与其所依附的载体之间具有可分离性，而且其记录格式必须随计算机软硬件环境的变化而变化，然而，电子文件信息自身的凝固性、真实性和可阅读性或可理解性，以及对这种凝固性、真实性和可理解性提供支持的、包括电子文件形成背景信息在内的元数据，在文件整个运动过程或生命过程中仍然应该得到保持，以维护电子文件的原始性，保证它仍然是与原来产生的信息完全一样的信息。就是说，只要电子文件没有被人们主动删除销毁，由其表达的信息内容以及相关的不断产生并添加的元数据也就应该随之而存在，在文件正式形成、尤其是文件结束其现行作用以后的任何一个运动阶段，文件信息自身都不能允许有任何改变（只有当文件还没有结束现行期时，由于现行工作必需，对某些文件信息可以进行文件形成者认可或法律允许文件承办者进行的修改，但也必须一一记录在案）。这样，也才有可能保持电子文件应有的证据价值。
可以认为，针对电子文件的任何管理活动，从头至尾都有基本相同的特性。这种管理活动既包含着对文件信息的管理，也包含着对文件载体、结构和记录格式的管理。这两种管理的结果（包括随机对这种管理过程和行为进行的记录在内）是呈线性传递的，是随着文件自身的运动而运动的。因而，文件生命过程中各个运动阶段间的文件质量是密切相关、相互影响的：前一个运动阶段文件的质量将直接决定后一个阶段文件的质量，而后一个阶段文件的质量，有可能对未来的、与前一运动阶段文件相关的社会实践活动形成制约因素。所以，所有的文件，无论是现行文件还是历史档案，都必须纳入一个统一的系统工程内，实行统一的管理。从根本上说，这是由文件运动的整体性决定的。
对电子文件而言，认识文件运动的整体性意义特别重大。我们都知道，电子文件具有虚拟性、易逝性和易变性等许多特性；而且由于形成、传输方便，电子文件的数量远远超过传统载体文件。电子文件这些不同于一般的种种特点，使得人们更有必要以比过去大得多的热情关注文件运动的整体性，更积极地把文件“从生到死”、“从头到尾”的整个运动过程，全面而又系统地管理起来。因为如果不是在文件正式生成之前，即在进行计算机信息系统设计时，就将文件未来是否需要留存、存多久，以及一系列诸如著录（包括建立对文件元数据等信息的记录制度在内）、标引或利用虚拟技术整理档案信息和提供利用（比如用户利用权限和保密限制）等各方面因素考虑进去，那么，很可能根本就不会有文件被送来归档，即使送来了也不便于管理和利用。所以，档案部门绝对有必要对电子文件“从源头管起”，并且现行机关（企业）中，文书工作与档案工作的界限也正在变得模糊不清，以至最终消失。
三、文件运动的阶段性与阶段划分标准
仅仅认识和强调文件运动的整体性是不够的。认识文件运动过程的整体性虽然有助于我们描述文件运动的全过程，探索文件运动的内在规律，但是，对于局部现象的把握，具体问题的解决，却不是仅从整体性出发就能完全达到的。这正如列宁所说的，“如果不把不间断的东西割断，不使活生生的东西简单化，不加以割碎，不使之僵化，那么我们就不能想像、表述、测量、描述运动。不仅思维是这样，不仅运动是这样，而且对任何概念也都是这样。”[1]
因而，对文件的运动，更重要的是必须将其划分成几个运动阶段来加以研究。也就是说，我们在强调文件运动整体性的同时，也要强调其所具有的阶段性特点。
文件在孕育、形成、成长、直至销毁或永久保存的整体运动过程中，对人们所具有的价值以及所发挥的作用是有差异的。这种差异性，使得文件的运动过程表现出明显的阶段性。为此，必然要将文件的整个生命过程划分为若干阶段，因为各阶段文件作用和价值的差异性，决定了不可能用完全同一的方式去管理对待它们。目前世界各国比较通行的对传统载体文件运动阶段的划分，基本上是根据这个标准进行的。
国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》，则在对电子文件的运动特点进行分析的基础上，把电子文件的生命周期(the Life Cycle of Electronic Records)划分为三个阶段，即：概念阶段(Conception Stage)、形成阶段(Creation Stage)、维护阶段(Maintenance Stage)。
第一，概念阶段，实际上指的是设计阶段，即电子文件管理信息系统的研制、设计和安装阶段。在这一阶段中，人们对与系统相对应的机构内部的信息流和信息处理程序进行分析，挑选与之相适应的技术并在系统内应用。为了保证文件的内容、上下文关系和结构能够提供关于文件形成者及其活动的可靠凭证，也为了保证有档案价值的电子文件能够经过挑选存留下来并且在将来能够读取和理解，必须在本阶段对这些管理功能和需求详加说明、论证并且据此进行设计，使之嵌入系统之中。
第二，形成阶段，指电子文件在上述可靠的电子环境中产生的阶段。本阶段至关重要，因为如果一个能够满足信息利用需求，却不能保证文件始终能够完整而可靠地被获取的系统，事实上是一个没有价值的系统。在本阶段，电子文件将具体形成并作为真正的“文件”保管起来。
第三，维护阶段，指文件产生之后直至销毁或永久保存的整个过程[2]。笔者认为，这种划分方法突出了对电子文件管理来说极其重要的“设计”和“形成”阶段，很有必要。但是，对此后的电子文件运动，这种划分方法又仅仅只将其概括为“维护”阶段。这说明，这种划分从总体上说，并不是根据电子文件对人们所具有的价值和先后发挥作用的差异进行的，而是根据对电子文件进行的管理活动先后历经的过程进行的划分；或者说，它所表现的实际上主要是电子文件管理系统的生命周期。因为它所提出的电子文件生命的第一阶段——概念阶段，实际上就是软件工程学所说的“软件计划”阶段和“软件设计”阶段；第三阶段——维护阶段，则是软件工程学所说的“软件维护”阶段；只有第二阶段——形成阶段才涉及电子文件自身。正因为如此，这种划分方法对电子文件正式形成以后的运动过程根本没有进行划分，而是笼而统之地概称为“维护”阶段。其实，国际档案理事会电子文件管理委员会在他们编制的《电子文件管理指南》中，同时也承认了电子文件在维护阶段内，前后表现的作用或者价值是存在差异的，却没有再据此作进一步的划分。
应该指出，按什么标准划分阶段，在电子文件生命周期问题出现以前，世界各国档案学者在划分传统文件运动阶段时就存在分歧：有的根据文件被利用的次数或频率；有的根据文件的保管场所；有的根据文件利用的对象……但是占绝大多数的，或者说居主导地位的是根据文件生命过程中的价值变化或文件发挥作用的不同来划分运动阶段的。
为什么根据文件生命过程中的价值变化划分运动阶段的做法会占主导地位呢？它更符合客观规律吗？为了搞清这个问题，有必要首先研究是什么推动了文件不断向前运动？或者说应该研究文件运动的动力源泉，只有如此，才能找到正确的划分文件运动阶段的标准。
文件作为一种社会事物，它的运动当然离不开人，即社会主体的参与。文件本身正是适应人的需要才形成并发展的。文件一经产生，它自身及其属性作为一种独立的客观存在，就成了创造它的人及其主体需求的对立物。两者之间（文件客体属性与人们的主体需求）就很自然地构成了一对既相对立、又相同一的矛盾。正是这一对基本矛盾，推动了文件无休止的运动。
与此同时，文件客体属性与人们对文件的主体需求两种要素之间，不仅构成一对矛盾，而且又构成一种特定的社会关系——价值关系。文件属性与人们主体需求这对立双方的相互依存、相互转化，即互相同一，实际上就是文件客体本身所具有的基本属性使文件纳入了作为主体的人和社会的需要与利益的关系之中，受到鉴定和衡量，从而进入了一个价值化过程。故而人们会认为文件有价值。
所以，所谓文件价值，从其实质意义上认识，就是文件自身属性对人们主体需要的满足，是人类需要对文件属性的肯定关系。也可以说，文件价值是由文件客体属性与人们的主体需要这两种要素相互之间的矛盾运动规定的。
既然如此，文件价值正是这种矛盾运动的具体反映或结果，与文件的运动存在着一种内在的关系，是文件运动至一定阶段的标志。因而，文件价值是观察文件运动状态、划分运动阶段最主要的标准，并且文件管理场所和管理方法的选择也与之有重大关系。
所以，根据文件的价值变化划分文件的运动阶段比较科学。因为它是以文件自身的特点为基础的，是试图通过研究文件自身的运动从而指导人们的管理活动，而不是仅仅从外表上观察文件的利用频率，或者观察人们不自觉地表现出来的管理活动状况，也不是仅仅根据文件的保管场所。这当然可以说是一种普遍的、符合人类认识客观规律特点的科学思维方式。
四、关于电子文件生命阶段的设想
目前在我国比较流行的将整个文件运动过程划分成四个阶段的方法（本文简称其为“四分法”），就是以文件价值的变化规律为基础的。它是我国学者陈兆祦和阿根廷的巴斯克斯教授在对传统文件运动过程进行研究的基础上分别提出来的。根据他们的划分，第一阶段为文件的设计、制作、形成阶段；第二阶段为文件的现实使用阶段；第三阶段为文件的暂时保存(Precaution)阶段；第四阶段为文件的永久保存或历史阶段。对上述每个阶段的具体含义，我国档案界已经熟知，这里不再赘述。
笔者认为，不论是电子文件还是传统载体文件，应该具有共同的运动规律，故而应该提出一种可以适用于所有各种类型文件运动过程的划分法。其实，这种划分方法本来就有，用不着另外去创造，那就是上述我们熟知的“四分法”，只不过有必要重新对它所界定的各运动阶段的精确含义，作更深入一步、更过细的研究，注入新的理念，使之也能用来解释电子文件的运动，并且涵盖国际档案理事会电子文件委员会的划分法（本文简称其为“电子文件三分法”）。
如果我们细加分析，“四分法”中的第一阶段内，实际上包括有“设计”和“形成”两个小阶段（详见阿根廷巴斯克斯教授的划分法[3]），它们就是“电子文件三分法”所特别强调的“设计”和“形成”阶段；而“电子文件三分法”中所谓的“维护”阶段，则是与“四分法”中的“现行、暂存和历史”三个阶段相对应的。以下就是笔者为适应电子文件的特点对这种“四分法”的重新诠释。
第一阶段，文件的孕育形成阶段，是文件制作者从设想、设计，到最终草拟、制作、正式形成文件的过程。它同时也是一个研究、计划、筹措、规范管理行为和积累、记录信息，表达思想、意图，赋予文件以现行价值的过程。这个阶段又可以细分为“孕育期”和“形成期”两个运动层次。
其一，孕育期。孕育期就是孕育文件，使之能够在将来诞生的时期。它对某些传统载体文件表现得并不明显，实际上与形成期融合在一起；对另一些传统文件而言，由于正式制作文件之前的酝酿、调研、设想、计划过程很长，因而显得较为明显。
这里所说的“孕育”，实际上表现为人们对文件的产生所进行的“计划”。对文件的运动而言，它有两层含义。第一层含义，是指文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中，得到孕育，类似于人类生育过程中的“十月怀胎”。应该说，此时的文件还仅仅是在人们脑海中酝酿的胚胎，一旦酝酿成熟，文件的“孕育期”就会结束，而过渡到开始制作它们的“形成期”。“孕育”的第二层含义是对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计。自古以来，伴随着文件的诞生便产生了文件管理问题。任何文件都必然在一定的文件管理系统内运行，只不过这种系统历来十分简单，而且是在不自觉或自觉的状态中形成的，基本上不需耗费精力去设计而已。直至国家诞生并且国家机器越来越复杂，对文件管理系统的设计才开始明确起来，并在文件生成之前就要进行，使文件能有一个在其中运行的平台。不过，对于传统载体文件而言，由于这些文件一旦产生，立即变化的可能性比较小，再加上手工管理速度较慢，所以对文件管理系统和行为的设计，不必都在文件正式形成以前全部完成，而是可以有一部分逐渐地滞后完成并不断加以调整。
电子文件则不然，其管理系统的设计显得十分重要，并且必须在文件生成之前完成。电子文件是通过电脑才能生成、操作、识读的文件。为了使文件能根据人们的意愿、方式、步骤形成和受到处理，并能根据需要传输、检索、利用，就必须事先设计计算机信息系统。这是一个根据人们心目中预期必须形成的文件所作的分析、研究、选择、筹划和决策的过程。国际档案理事会的《电子文件管理指南》指出：这一过程包括“分析信息和按照日常活动处理信息的需求，还汇集了相应技术的选择、获取和设置。人们就在设计和拟订电子信息系统的规格时，规定归档的要求，以便该系统能有效地保管文件，并使文件的内容、上下文关系和结构成为责任者活动的可靠证明，还使具有档案价值的电子文件得到可靠的肯定和维护。在设计归档需求时，人们要避免在系统应用后再做改变。因为做这种改变往往费钱又复杂，而且有时不可能实现。”
总之，在“孕育期”内，一方面为电子文件今后全过程的运动而研制、构筑了运行的平台；另一方面，电子文件也正是在此时孕育萌芽的。在这一过程中，电子文件虽然尚未形成，但是它已经成了人们主体需要的客体对象。这种客体对象尽管在本时期还只存在于人们的意识之中，尚未构成现实，然而，正是人们对这种计划要形成的文件的预期价值的追求，构筑了促成文件诞生的运动。正因为如此，笔者认为，国际档案理事会电子文件委员会的《电子文件管理指南》虽然主要根据人们的管理活动为文件的生命周期划分阶段，但它把本时期称为“概念阶段”反而是很有道理的。因为用“概念”表达文件尚处于人们脑海中萌芽的状态，比用“计划”这种带有主体行为意味的词汇可能更妥当、更贴切。
综上所述，本时期是电子文件整个生命周期中最重要的阶段。虽然电子文件的正式形成期尚未开始，但是，电子文件运动赖以进行的平台和文件自身可能具有的形态及价值却是在这时孕育的。因而，电子文件的生命历程就是从这里起步的。
其二，电子信息系统设计完毕，以及人们在办理事务过程中对行将诞生文件进行筹划活动的结束，意味着电子文件孕育期的结束和形成期的开始。
在本时期，人们进一步利用已经建立起来的电子信息系统开展社会活动，于是文件源源不断地通过事先设定的办文程序产生出来。更确切地说，是这种社会活动的进行，使文件制作者客观地产生了具体制作各种文件的主体需求。在这种主体需求的驱使下，文件制作者借助电子信息系统，将自己进行该活动的思想、计划、研究结果、意图等，按事先设定的程序记录于基本上事先设定的载体之上。于是文件的雏形——一些片段文字、未定型的图形、编写提纲、草稿等开始问世。应该指出，这些文件雏形对其形成者而言，已经具备第一价值，但又（因尚未正式签署形成，还不具备法定效用）不具备现行价值。
应该引起注意的是，尽管如何制作电子文件的基本决策在“孕育期”内业已作出，然而，“形成期”才更加主要。因为上述文件雏形能否完全体现制作意图，最终成为正式文件；所有正式形成的文件是否能保证完整、准确、可靠；所有具有保存价值的文件，将来能否系统完整地得到可靠的保存，都主要有赖于文件制作者和系统管理者在本“形成期”内的努力。随着文件被签署（或者以法律承认的其他方式）生效，“形成期”和整个电子文件的孕育形成阶段也就宣告结束，文件的运动进入现行阶段。
第二阶段为文件的现实使用阶段，即现行阶段。
电子文件在正式生效以后被其制作者投入传递渠道，送达文件接受者，于是开始了文件“被用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或者从一般意义上说，为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段”[4]。在本阶段，电子文件作为社会活动的工具，起着交流思想、表达意志、传递信息的现行作用，显示的是现行价值，发挥着控制指挥人流、物质流的功能，故供文件原形成者（既包括文件制作者，也包括其接受者）利用的第一价值最强，使用频率最高，因而受到改动的可能性也最大。其中某些文件的改动是现行工作的要求（比如科技图纸随科技工作的发展而更改、变动），是必要的；有的则是应努力避免、绝对不该发生的。所以，加强对本阶段电子文件原始性的维护，并且把一切相关信息和变动全部记录下来，就显得非常重要，决不能掉以轻心。有鉴于此，在我国当前情况下，使本阶段的文件以及一切相关信息（元数据和文件受到访问、出现变动等信息）从一开始就同时通过网络传输给现行机关（企业）的档案室，直接置于档案部门的监督控制之下，将是较好的选择。
在本阶段，虽然文件的第一价值最强，文件的第二价值尽管比较弱小，但也已同时存在。所以，已经需要考虑挑选其中一部分不具有机密性的文件信息，经过编研程序上网（比如公务文件通过政府网站）对外发布。
第三阶段是文件的暂时保存(precaution)阶段，也就是某些外国学者所谓的“休眠”阶段。
文件经过现实使用，其内容规定的任务完成或目标达到，现行性随之消失。一部分文件因而失去保存价值，遭到删除；另一部分仍有利用价值，于是进入暂存阶段。之所以称其“暂存”，是因为文件的现行价值固然消失，但第一价值犹存，文件形成者（既包括制作者，也包括承办者）对其的利用仍具有相当频率，故仍然有必要暂时由文件形成者继续对其实行一定程度的控制。因而，这一阶段的文件具有过渡性、中间性，有一个第一价值逐渐减弱而第二价值逐渐增强的过程。在本阶段，对文件形成者来说，文件除了继续对他们的现行活动具有证明其作出的决策和办事的进程的价值以外，更多的是具有参考价值。同时，社会上的其他利用者也有了利用本阶段文件的越来越强的要求。所以，在现行机关（企业）设立的网站中，可以上网对外发布的信息一般情况下以本阶段的文件信息居多。
随着时间的推移，本阶段文件中的大部分将逐渐失去保存价值而被删除；只有一小部分文件具有永久保存的价值，并将运动到最后阶段。
第四阶段是文件的永久保存阶段或历史阶段。
本阶段文件的显著特点是，第二价值也就是供整个社会利用的价值占绝对统治地位，并且主要表现为历史价值或科学文化价值，机密性也大大降低。所以，本阶段文件信息中的精华将基本上主要由各级各类档案馆控制，用来向整个社会提供信息服务并且应该永久保存。
上述划分方法，首先依据文件是否具有现行性或者现行价值对文件运动的第一、第二、第三阶段进行区分，在第一阶段内又根据文件现行价值的孕育和形成过程的不同进行划分；在现行价值消失后，再根据文件的第一价值和第二价值的消长情况，对第三和第四运动阶段进行划分。其实，这种划分方法也可以表述为“五分法”，即将第一阶段中的“孕育期”与“形成期”提升为与其他阶段并立的阶段。也就是说，将整个文件运动过程划分为：设计（就是“四分法”中第一阶段内的“计划期”）、形成（就是“四分法”中第一阶段内的“办文期”）、现行、暂存和历史五个阶段，以便更加突出对电子文件运动来说极其重要的“孕育设计”阶段。这种“五分法”与“四分法”，从本质上说是完全一致的，并且都符合马克思主义认识论，因为它们都是以客观事物本身的运动，以文件自身价值的孕育、形成和发挥作用的规律为基础的。
还有几点需要说明：从总体上说，文件一般情况下从第一阶段依次向第二、第三、第四阶段作顺向运动，但也存在着如下三个问题：
其一，并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程，有相当数量的文件因保存价值有限，将提早在某一阶段即结束生命而被销毁。
其二，在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动，即有可能从第三、第四阶段倒退至第二阶段，成为指挥控制现行工作、生产活动的工具，然后再重新顺向运动。比如某些已经停止继续生产的产品图纸业已运动至第三阶段。但是，由于这种产品再次原样地、不做任何改动地投产，因而又退回第二运动阶段——现行阶段。正因为存在着这种现象或规律，故在鉴定这些文件的价值，以确定其保管期限时，更应谨慎从事，不随便结束文件的生命，或做任何有可能阻碍这种逆向运动的举动。
其三，在更特殊的情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动，由第一阶段直接进入第三或第四阶段，比如出于珍藏目的而制作并直接存入档案馆的名人多媒体回忆录等。
以上是笔者对电子文件整个生命历程必然经过的每个阶段及其相互之间的联系所进行的理性思考。据说国外有人认为，“所谓的文件生命周期，其实一直都是文件管理系统的生命周期”[5]。笔者则认为，文件管理系统当然有它自己的生命周期，但是这种生命周期又受制于文件自身的生命周期，因为文件管理系统本来就是根据文件自身的运动特点和规律设计的。当然，文件管理系统的生命周期可以在一定程度上反映文件自身的生命周期，但绝不可能取而代之。所以，还是应该努力探索文件自身的运动规律。
五、根据每个阶段的特点所应采取的管理方法
划分电子文件运动阶段的目的，是为了更好地管理文件。我们一方面要看到：不管如何划分，各阶段的文件都有不可抹杀的共同特点，因而，必须把对所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终、从头到尾参与对电子文件的全程管理；另一方面也要看到，各阶段文件发挥的作用及体现出的价值毕竟存在着区别，因而对它们的管理也就不可能完全一样。
第一阶段的第一运动层次是电子文件的孕育期，它包括如下内容：未来诞生的电子文件能够具备哪些功能；其证据价值如何才能确保并得到证明；人们将如何鉴定、管理、利用它们；哪些职能活动中产生的文件应该长久保存，哪些职能活动中产生的文件又只需要短期保存、保存多久、等等。一切的一切，所有的决策基本上是在此时做出的，因此，必须倾注全力，集中各方面的专家（尤其是档案管理专家在内）充分研究，集思广益，与计算机程序员一起做好这个时期的工作。
电子文件将在第一阶段的形成期内正式诞生。文件形成者受到（此时初步形成的文件雏形所具有的）第一价值的驱动，必然对这些文件雏形投以最大的关注和重视；与此同时，文件的形成过程及同时产生的相关信息和数据也应该受到档案部门的监控，以便于将来对文件的理解和利用。从理论上说，电子文件“稍纵即逝”和数量特别巨大的特点，使得对文件价值的初次鉴定应该在“孕育期”内进行，即应将鉴定要求编入计算机软件。但是，由计算机自动进行的鉴定行为实际上仍然是在“形成期”内发生的。所以，如果在设计计算机信息系统时未能将鉴定要求编进去，初次鉴定电子文件的工作可以在“形成期”内弥补，即在制作或者承办文件的同时进行。应该说，这样做并非不可行，笔者参与设计编制的电子文件管理系统，就是在“形成期”内由广大办文人员参与对电子文件进行初次鉴定的。但是，这种初次鉴定又绝不能等到文书处理程序完毕以后再进行。
电子文件在其运动的第二阶段——现行阶段处于最活跃和最不稳定的状态，此时已经正式形成生效的电子文件信息受到改动或者由于误操作而丢失信息的可能性最大。为了使这种可能发生的损失减到最小程度，也为了使文件的原始性能够在将来得到证明，电子文件及其元数据和相关的信息在进入本阶段的同时，就应该通过网络归档，传输进入机关（企业）档案部门的数据库（如果采取分布式管理方式，则由档案部门控制），并在适当时候经过第二次鉴定，下载至能够比较稳定保存文件信息的载体之中。如果说，文件在档案部门得到管理或保存就是归档的话，电子文件从网络归档开始就已经可以视作“档案”了。
从现行阶段开始直到整个第三（暂存）阶段，档案部门都应该肩负起对电子文件的维护责任，要确实保证其不会受到任何未经批准的改动和损毁，使之在任何情况下都能够被便利地检索和读取，尽管计算机软件及硬件平台有可能变化。事实上，软硬件平台的变化大部分是在文件进入第三运动阶段以后发生的，所以更应引起档案部门的警觉。另外，对电子文件的第二、第三次鉴定和进一步研究开发利用，也是此时档案部门的主要工作。
进入历史阶段的电子文件在经过严格鉴定以后，主要应该输入档案馆的数据库，由档案馆管理控制。一方面，这可以充分发挥电子文件的科学文化作用，满足出于法律、文化和其他研究目的利用档案的需要；另一方面，也因为此时电子文件的第一价值极其微弱而维护费用不菲，现行机关（企业）极可能将其视为累赘而疏于对它们的管理。有人设想，为了减轻档案馆在电子文件维护费用方面的负担，在法制极其健全、人人保证守法的条件下，也可以考虑责成仍然留存于世、尚未撤消的文件形成单位保存维护本单位形成的已经进入历史阶段的电子文件，档案馆则只负责对电子文件信息的远程控制、研究开发提供服务。但是，目前这种设想在我国当前情况下尚无实现的可能，将来能否具体实施，也要打一个问号。但不管如何，维护和研究电子文件的开发利用将是管理本阶段电子文件的永恒主题。
[收稿日期]2000-11-04
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