【摘 要】档案库房是企业和社会组织机构保存各类有价值的文书和档案的重要基地，直接影响档案的保管效果。因此必须加强档案库房安全规范化管理。本文就简要谈谈如何加强档案库房安全规范化管理工作，可为相关方面的需要提供一定的帮助。
【关键词】档案；管理；建立；责任；制度
引言
档案库房安全管理工作的主要任务是维护档案的完整和安全, 防止档案的丢失与损坏，为档案的利用工作提供服务，这对于任一个企业和社会组织机构都是非常重要的，因此，它在档案工作中占有重要的地位，必须要给予重视。为了更好有效的提高档案保管的质量，促进档案资料作用的充分发挥，就需要加强档案库房安全管理的规范化建设。现本文就如何加强档案库房安全规范化管理工作进行探究，仅供参考。
1 建立切实可行的档案库房安全管理制度
建立切实可行的档案库房安全管理制度是档案库房的每项工作有章可循、有据可依的基准。
1.1 建立人员出入库管理制度
库房管理人员是保护档案的主体，但在没有规范化管理下，也有可能成为破坏档案的一个重要因素。人员出入库房管理制度，是对进出库房的人员及其进出的方式、时间等进行必要的限制并做出具体的要求与规定。一方面，大环境就充斥着各种细菌、病毒等危险物质，另一方面，工作者每天也不可避免地携带各类不洁物质，所以在人员入库方面要有比其他单位档案室更为严格的规定:即一般情况下，非库房管理人员原则上不允许进入库房。确因工作需要，如参观、维护库房、维修设备等需要进入库房的，必须由库房管理人员对进入库房的人员、时间、原由进行登记后方允许进入库房。进入库房前，还必须先净脸、净手，脱掉工作人员的工作服、工作帽，更换成库房准备的专用工作服和工作鞋后方可入库，不得携带相机，而且必须由库房管理人员全程陪同。
1.2 建立档案出入库管理制度
档案是档案库房管理工作的具体物质对象，保护好档案是开展档案库房安全规范化管理最基本的前提。档案出入库管理制度首先是把好入库关。档案在入库前，档案工作者一定要认真检查准备入库的档案是否有虫子的粪便、虫皮等虫害感染或有没有发霉等霉菌感染，对受到感染的档案必须经过杀虫消毒处理后方能入库。档案是保存在各区的档案架上，这些档案已受到一定污染，甚至有时还沾上了手汗、唾沫、血液等不洁物，因此我们规定档案在入库前全部要经过消毒处理。其次，必须要建立严格的出库制度。一般情况下，库房内档案只能在阅览室查看，原则上不得借出库房。确因特殊情况需要借出的，要建立档案移出登记和档案借阅代卷卡，并告知利用者对借出的档案要妥善保管利用，要求利用者在规定的时间内归还，并在档案重新入库前做好检查与消毒工作。
1.3 建立档案安全检查制度
加强对档案安全检查的目的是要强调防治结合，消除库房安全隐患。档案安全检查在方式上分为定期检查和非定期检查，为了保障制度的严格实施，我们还做出了更为详细的规定:一是每月由库房管理人员自行开展一次“平时检查”，二是每季度由办公室、总务部等抽调人员组成的专门团队开展“联合检查”，并要求每次检查后均要形成检查报告，对发现的问题进行及时整改。档案安全检查在内容上分为硬件检查和软件检查，硬件检查是指按照《档案法》的要求，检查库房内空调、温湿度控制器等电器设备运行情况及电路负荷是否完好、检查消防器材是否齐全、库房门窗是否牢固等，并认真填写库房设施安全登记表，确保达到库房“防盗、防水、防火、防尘、防鼠、防光、防热、防水”的八防要求。软件检查是指对档案要定期或不定期翻动，看看有无机械磨损、自然老化、字迹褪变、受潮粘结、霉变虫害等现象发生，并对检查中发现的问题做出档案修补、复制和挽救等对症处理；此外，还应对档案的借出数量与登记簿册中的数量进行清点，及时发现档案实体秩序错乱现象及档案有否丢失或去向不明等问题，以便及时纠正与追寻。
1.4 建立档案库房清洁卫生制度
档案库房的清洁卫生与温湿度直接影响到档案的寿命。尘土是霉菌的载体，如果空气中存在过多灰尘或档案库房温湿度不恰当，都为霉菌生长发育提供条件，从而不利档案的安全。这就要求档案工作者要利用吸尘器定期进行档案库房的除尘处理，做到档案架无灰尘、档案无灰尘、库房窗台无灰尘。在实践工作中，我们配置了吸尘器、毛巾、拖把等。档案库房的温湿度控制与调节是档案保护技术中一项十分重要的内容，我们还要求档案工作者在打扫库房卫生的前一天晚上，要先把拖把洗干净晾上阴干，以便在第二天使用时保持一定的湿润度。这样既有利于清洁，又有效防止因清洁卫生而增大库房湿度。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时我们严格要求档案库房内不应存放除档案之外的物品，杜绝堆放杂物。在档案库房中，我们还适当放置一些驱虫药物，此举有助于档案免受虫害的破坏，创造一个清洁、干净、安全的库房环境。
2 提高档案工作者的责任意识与执行力
制度执行的好坏，归根结底要靠执行者的工作责任感与执行力度。在实际工作中，即便有了切实可行的档案库房安全规范化制度，还要争取领导重视，加强档案库房安全工作的队伍建设；要提高档案工作者的责任意识与综合素质，获取档案库房安全规范化管理的人力支持。
2.1 争取各级领导的重视，让他们把档案库房安全管理工作摆上议事日程
领导重视是档案事业发展的核心要素。档案工作者要加大宣传力度，提高各级领导对档案库房安全管理工作重要性的认识，让领导决策者把档案库房安全上升到单位发展的战略高度来认识，要争取领导的资金支持，加大资金投入，不断完善档案库房软硬件设置。近年来，在档案工作者的宣传及努力下，领导越来越意识到档案工作的重要性，在每年年初制定资金预算时，都将档案库房环境与设备的提升改造纳入总体规划中，确保了档案库房管理的资金来源。同时，领导还将责任心强、工作踏实、综合素质高的人充实到档案库房工作岗位上来，加强了档案库房管理者的队伍建设。
2.2 要强化档案工作者的责任理念
在实践工作中，我们发现档案工作者因粗心大意导致的档案受损，如档案纸张破裂、墨迹污染等，这就需要提高档案工作者的安全防范意识。作为库房管理人员，要树立“为单位管理档案，为单位守住历史”的高度责任感和使命感，应在主观上加强执行档案库房安全规范化管理制度的自我约束能力，认真自觉遵守各项档案库房安全管理制度，严格按照流程及标准行事。
2.3 要提高档案工作者的综合素质和管理水平
要加强对档案管理人员的培训。一方面档案工作者要通过积极参加档案工作继续教育培训等途径加强自身学习，向老一辈工作者学习，从课本中学习，从工作实践中学习。另一方面要采取走出去的方式让档案工作者外出学习，借鉴先进机构档案库房管理新理念新经验，并运用到本单位的实际工作中，从而少走弯路，提高工作效率，保障档案库房安全。近年来，我们在促进档案工作者自身学习方面推出了如带薪学习、报销因学习而支出的差旅费等鼓励性举措，大大提高了档案工作者的学习热情，提升了档案工作者的综合素质和业务水平。
3 建立档案库房安全责任追究制及奖惩制
建立库房安全责任追究制和奖惩制是十分有必要的。通过奖励积极行为，鞭策不良行为，起到规范行为的作用，这是档案库房安全规范化管理的有力保障。
笔者所在单位按照“求实、务实、抓落实”的要求，结合本单位工作实际，制定了《档案库房安全管理工作责任状》，每年年初与档案工作者签订责任状，在每年定期考核及年终考核时，对档案工作者工作认识不到位，思想不重视，对档案库房安全工作消极应付或责任状中目标责任没有完成的、对档案库房检查中发现的问题整改措施落实不力的人员给予通报批评，若造成档案严重损失，则应将其调离工作岗位。反之对工作出色、表现优秀的档案工作者在评先、职务晋升时予以优先考虑，并给予精神和物质上的奖励。通过这些举措，充分调动了档案工作者的积极性、创造性，形成你追我赶的工作氛围。
档案是单位的宝贵财富，档案安全是档案工作的生命线，档案库房安全是档案安全体系建设的重中之重。加强档案库房规范化管理，把档案库房安全隐患消除在萌芽状态，是档案工作者的历史使命，是档案事业可持续发展的坚实基础。
4 结语
综上所述，加强档案库房安全规范化管理，有利于提高档案管理工作效率和质量，为档案用户提供良好的服务。要实现档案库房安全的规范化管理，除了档案库房的建设与基础设施要符合国家建设部和国家档案局的《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》等有关强制性标准外，还要建立切实可行的档案库房安全管理规章制度，进一步提高档案工作者的责任意识与执行力，并建立档案库房安全责任追究制及奖惩制。只有这样才能加快档案安全管理工作的规范化建设，有效保障了档案工作科学与持续性发展。
参考文献
[1]陆树峰.档案库房的科学管理[J].黑龙江科技信息.2010
[2]付慧杰.公路路政档案规范化管理研究[J].长安大学.2012
[3]王丽敏.档案科学化规范化管理的重要性和实施[J].科技创新导报.2014
论文作者:何秀容
论文发表刊物:《低碳地产》2016年8月第16期
论文发表时间:2016/11/11
标签：档案论文; 库房论文; 工作者论文; 工作论文; 规范化管理论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 《低碳地产》2016年8月第16期论文;