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当前档案馆利用率与20世纪80年代相比呈下降的实际情况引起了档案界的普遍关注，这种关注应该说是推动档案工作发展的好现象，大家都从档案馆自身的馆藏状况、开放程度、宣传力度、服务态度等诸多主观因素上找原因，想对策，努力使馆藏档案最大限度上得以开发利用。但在积极探索提高档案利用率的同时，业内部分同仁也出现了压力感，乃至焦虑感，导致有些同志表现出消极悲观情绪或急功近利的倾向。对此，笔者试从造成不良情绪和表现的主客观原因加以分析，并对档案利用率下降的现状从客观因素方面，即档案利用的特性提出些看法，一方面以激起我们一些同志正视现状，迎头赶上，积极参与社会生活的激情与自信；另一方面，我们也要实事求是，从档案工作自身的内在因素，从我国的历史国情出发，脚踏实地、卓有实效地做好利用工作，实实在在地提高档案馆的档案利用率。
一、压力感、焦虑感原因简析
1.近年档案馆档案利用率出现急速滑坡。
相比改革开放后的20世纪80年代，20世纪90年代档案利用率大幅下降。以山东省为例，省档案馆1995年档案利用人次只有1985年度的10.3%，卷次仅为1985年度的3%。 造成这一现象的原因是双重的：一方面，20世纪80年代，由于文革结束后平反冤假错案和重开编志修史等工作的需要，以及档案工作刚刚恢复后的“还债式”利用，使档案利用率出现非常性高潮；另一方面，20世纪90年代档案利用率确实偏低，与20世纪80年代形成明显反差。这一现象引起各档案馆的高度重视，积极研讨档案利用率低谷现象的原因，自在情理之中，亦确有其必要。
2.与国外档案利用状况比较后的压力。
部分档案专家通过对国外档案工作的考察分析，发现国外档案的利用率虽不如图书情报，但远高于国内，并有逐年上升趋势，由此而对国内档案利用状况感到焦虑。笔者认为，档案利用本质上是一种社会活动，其背后存在着社会的政治、经济背景和一个国家的文化传统。只要承认政治与文化上的差异，就得认可档案利用率上可能存在的差别。例如，作为美国民间文化的“寻根热”，就在很大程度上促动着对档案的利用。社会结构体系、经济发达程度、有闲阶层数量、法律规范特征等都对档案的利用发生影响。而这些影响因素有些是无须改变的、有些是无从改变的、有些则需要相当长的时间才能改善。决非档案馆一方一时所能为。
3.受市场经济观念的影响而生发的参与意识。
投身经济建设主战场是近年来档案工作者一句十分响亮的口号，反映了档案工作者对社会改革的参与意识。这一意识促使档案馆工作者反省档案利用工作的现状，将提高档案的利用率，为经济建设服务提到了相当的高度，其现实意义不言而喻。
在上述情况下，一些同志出现了压力感和焦虑感，这是完全可以理解的，也是我们专业责任感的反映，但要提高档案利用率，除观念、措施上积极主动采取对策外，还要理性地分析档案工作内在的一些特性，以便于我们更加务实地逐步提高档案利用率。
二、档案利用率特性之我见
1.档案保管与档案利用之间的特殊关系，使档案馆对档案的保管与安全予以更多的关注。
“保管”与“利用”是信息服务工作最基本的矛盾。传统理论认为，利用是整个信息工作的目的，利用需求决定着收集的方向与保管的内容，因此，利用是第一位的，收集工作和保管工作都为利用工作所服务。这种理念投射到档案工作，使档案界很早提出“以利用为纲”的口号，并将档案利用率作为衡量档案工作最终成效的关键指标。
应当说，纯就“信息保管”与“信息利用”之间的逻辑关系而言，这种利用决定保管的观念是完全正确的，图书界如此，情报界如此，其他信息服务业亦大抵如是。保管信息的目的总是为了利用信息。
然而，档案信息有着不同于其他信息的特殊规定性。档案是历史的真实记录，是社会活动的“记忆”，档案馆担负着“社会记忆库”的重要使命。这一使命是十分凝重的！因为，社会的发展具有延承性，其有序运转依赖于完备的记忆机制，即必须具有完整记录、留存以往活动痕迹和结果的能力。没有记忆的社会犹如丧失记忆的个人，其结果将是混乱与灾难！尽管用于记录社会历史的手段是多元的（如，活动的当事人、当时物等），但相比于其他手段而言，档案对社会活动的记录具有完备性、客观性和稳定性，因而别无选择地担当起“社会记忆”的重任。
档案馆的“社会记忆库”功能，使档案馆将档案的保管看得与档案的利用同等重要，并特别强调保存档案的系统性与安全性。其原因十分简单，记忆必须完整，记忆必须连续！为留下系统连续的“社会记忆”，各级各类档案馆（包括档案室）通过相互合作，分工协调，确定各自收存文件的区域范围和专业界限等，并在既定范围内制定出全面、系统的文件归档范围，以求在总体上留下一个社会活动的完整记忆。
可见，对档案工作而言，保管与利用两者之间存在着不同于其他信息服务工作的特殊关系。一方面，在逻辑上，利用决定保管，保管为了利用，保管只是手段，利用才是目的；另一方面，从功能来看，对于实现档案馆“社会记忆库”这一使命，系统保管乃是前提，开发利用只是后续，保管职能不为也不应为短期的、局部的利用需求所左右！档案馆为子孙后代留存“社会记忆”这一绝对的、凝重的、恒定不变的历史使命决不能受制于社会各个时期局部的、具体的、复杂多变的档案信息需求，否则将会造成“以一时之用，定千秋之藏”的失误。
2.与图书情报不同，档案信息的利用是“时间离散性”的，不可能有太高的现行利用率。
档案馆是社会的记忆库，存放着大量的档案信息。信息的特征之一是流动性，即信息始终处于由信源向信宿的传递流动之中。传递是一个过程，其目的是跨越信源与信宿之间的时空障碍。不同类型的信息，传递流动的目的和方式不同，表现出来的被利用状况亦各异。
技术情报的传递，旨在跨越信源与信宿之间的空间障碍，换言之，信息主要在空间隧道中流动。由于情报的时效性很强，为充分发挥其价值，情报工作者必须在尽量短的时间内向尽可能多的信宿发送情报，因此，情报的横向传递速度要求较高，其利用在时间上较为集中，表现出较高的利用率。图书馆兼具知识的传播与积累功能，其馆藏的时效性次于科技情报，馆藏信息同时在空间与时间隧道中传递，总体来看，利用在时间上不如情报集中，利用率相对较低。
档案馆的情况与情报中心、图书馆有较大差异。一方面，档案信息不具有时效性，相反，随形成时间的推移，历史凭据价值更大，利用在时间上不会过于集中。另一方面，档案馆的社会使命是为文明留存记忆，为后代保存史实，这就是说，档案馆的档案信息主要在时间隧道中传递，由古到今，从今往后。档案馆档案的高利用价值被时间所“稀释”，其利用率在任一时段都不可能太高。一些西方档案学家将档案馆比喻为“文明的银行”，十分形象地揭示出档案馆的社会功能及其档案利用在时间上的离散特征。
3.档案馆事业是公益性的基础事业，不应被局部、短期利益所驱动而片面追求利用率。
档案馆的公益性是不容置否的。为子孙后代保存史实这一历史重任决无可能通过某种产业化机制来完成。即使西方社会，也只有产业化的文件管理（半现行文件中心），不存在产业化的档案管理。道理很简单，产业的驱动力是局部的经济利益，而档案馆理应追求的要重视社会效益，是潜在的惠及后代的社会整体利益，当然，也要尽可能发挥经济效益。
公益性意味着档案馆在运作机制上不需要像商业化的情报咨询机构那样，一切以利用为中心，必须借助高利用率来支撑其运作成本并获得利润。档案馆的投资来自于官方或公益基金，它对投资者的回报就是：立足于社会整体，立足长期利益，通过馆际合作，切实履行全面保存社会历史记录这一使命。而不应为片面追求利用率而无原则地迁就短期的、局部的利益，更不能为自身经济利益所驱动而一味追求档案的经济效用。这样做的结果只能是，在利用率上升的同时损害社会整体利益、损害社会未来利益。
最后，必须指出的是当前档案馆利用率低下是个不争的事实，与国家对档案工作的重视和资源投入极不相称，我们必须采取有效措施及时地加以改善，这是一个不容忽视的迫切问题。