摘要：办公室行政管理在企业运营发展中扮演着重要角色，在统筹协调以及内联外通方面具备不可替代的作用，已成为优化提升企业运营管理水平的关键手段。在现阶段企业发展中，复杂性的提升同样也对于办公室行政管理工作带来了较大挑战，需要办公室行政管理模式能够得到创新完善。精细化管理理念的应用就是比较关键的方式。
关键词：办公室；行政管理；精细化；对策
1 办公室行政管理精细化的思路
1.1 管理项目的精细化
办公室行政管理工作所涉及的管理内容相对较多，因此，要实现精细化管理，必须要对办公室行政管理所涉及的一些工作内容、任务等加以细化，明确各项管理任务的详细划分，使得在行政管理的过程中，各个管理项目与任务都能够实现监督与管理，保障行政管理工作的顺利开展。在传统的办公室行政管理模式下，其管理模式下相对分散，且管理的连续性不足，导致办公室无法充分发挥其在行政管理工作中的协调作用。而精细化管理要求实现行政管理工作的科学化，力求每个人员都要具备基本的责任意识等，提高行政管理的水平。
1.2 管理理念的精细化
当前，办公室行政管理的精细化是市场经济发展的必然结果，在一些大型上市公司，逐步引进了行政管理的精细化管理理念，使得在行政管理工作中，一切的管理工作都可以以该理念为指导，进而实现对上市公司行政管理工作的有效监督与管理。管理理念的精细化是办公室行政管理精细化的必然要求，要求在上市公司的发展过程中，办公室相关人员要充分认识到行政管理精细化对上市公司长远发展的重要作用，应用先进的精细化管理理念，实现行政管理工作的分解与调度，促进行政管理工作的顺利开展。
1.3 团队合作意识的精细化
对办公室行政管理工作而言，由于日常的行政工作相对复杂，尤其是一些行政工作涉及了多个部门的工作，要有效解决这类问题，往往需要多个部门、人员之间的协调等。因此，办公室行政管理精细化需要注重团队协作的精细化，各个办公室人员在日常的工作中要建立相互协调、合作、支持的工作关系，保障行政管理工作的有序进行。
2 办公室行政管理的现状
基于办公室行政管理的重要性，规模以上企业都设置有相应的部门或机构，以对企业内部的各项工作负责。但从其落实情况来看，办公室行政管理体现出来的作用与预期效果存在较大的出入，究其原因，还在于存在以下几个方面的不足。首先，部分企业存在规章制度不完善的问题，所谓“没有规矩，不成方圆”，在缺乏制度先导的情况下，办公室行政管理就无法做到有章可循，轻则降低工作效率，造成人力、物力和财力的浪费，重则导致开展的工作与企业实际相脱轨，影响到企业的正常运营和发展。然后，办公室人员主要是负责“三办”工作（办文、办会、办事），这些工作非常琐碎和繁杂，因此需要耗费员工大量的时间和精力，这让加班成为了常态。而部分企业因为没有加强企业文化建设，只是单纯通过规章制度的硬性要求来督促员工做好工作，就很可能使其出现职业倦怠、丧失工作热情、工作态度消极等问题，甚至萌发出了跳槽或转行的心理，这显然不利于员工的队伍建设。最后，除了上述两个方面的客观因素外，办公室人员的主观因素也会对工作质量和工作效率构成直接影响，比如部分员工因缺乏责任心，导致工作漏洞百出，或缺乏过硬的业务能力，无法实现“三办”工作的高效开展等。所以，员工意识和能力的欠缺成为了办公室行政管理的常见问题。
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3 企业实施办公室行政管理工作精细化的要点
3.1 思想认识的精细化
在未来办公室行政管理工作精细化转变中，为了更好出成果，必然需要首先从思想层面予以统一，让精细化管理理念深入人心，进而发挥管理者的主观能动性，有效指导后续各项工作的优化转变。基于此，办公室行政管理工作相关人员需要首先意识到精细化管理模式的重要性，可以从自身以及企业两个角度入手予以分析明确，充分意识到精细化管理不仅仅可以更好服务于企业发展，同样也能够对于提升自身工作效率以及锻炼自身能力，具备积极作用，如此也就可以增加其对于精细化管理模式的接受程度，避免产生较高抵触情绪。为了达到这一目的，往往需要企业做好宣传引导工作，借助于必要的培训机会，向行政管理人员阐述什么是精细化管理，指出精细化管理的重要意义，进而再从具体措施和办法入手，要求其进行转变。另外，在优化和转变办公室行政管理人员思想认识时，往往还需要重点引导其明确该模式转变的难度，认识到精细化管理模式并非是可以一蹴而就的，需要在常规管理模式下逐步转变和调整。在此过程中也就需要各个行政管理人员共同努力，力求为精细化管理模式的应用做出较大贡献。
3.2 权责制度的精细化
办公室行政管理工作精细化转变还需要考虑到权责制度。权责制度对于该项工作极为关键，也是必不可少的一环，如果能够促使权责制度具备较强精细化特点，必然也就可以推动各项具体工作执行的精细化。基于此，在未来办公室行政管理工作精细化改革中，需要重点落实定岗定责工作。首先，要对办公室行政管理工作进行全面分析，明确该项工作涉及到的所有工作任务和岗位职责，在该过程中充分利用精细化理念，保障所有责任都可以得到细化，避免任何遗漏和疏忽。在此基础上，工作岗位的设置需求也就得以明确，从不同工作任务的属性入手进行聚类，进而根据聚类结果设置工作岗位，构建工作人员和工作岗位的匹配关系。同时，也就可以明确具体职责界定，保障工作人员可以各司其职。在岗位职责得到明确和细化后，相应责任制度也就能够表现出较强精细化效果，有助于推动各个岗位工作人员按照精细化职责要求落实自身任务。另外，为了较好推动权责制度的精细化践行，往往还需要借助于精细完善的激励制度予以督促，促使各个行政管理人员能够在明确自身职责任务的基础上，了解自身顺利高效完成相关工作的重要性，意识到自身如果不能定期按岗完成相关职责，就会面临惩罚。相反，如果自身能够较好适应这一精细化管理模式，可以有序完成自身各项精细化任务，则可以获取相应奖励。奖励和惩罚的精细化可以针对行政管理人员进行重要激励和约束，为精细化权责制度的贯彻落实保驾护航。
3.3 工作流程的精细化
办公室行政管理工作的精细化往往还需要具体表现在工作流程上，以确保各项行政管理工作的执行较为标准规范，可以有序完成各项行政管理任务，减少因为工作执行不当带来的问题和缺陷。基于工作流程进行精细化转变，主要就是为了提升行政管理的规范性，要求各个行政管理人员不仅仅能够做到各司其职，还需要在任务落实中明确具体的任务要求，按照相关规范以及自身制度要求执行，重点关注于各个工作细节，将精细化管理任务落实到位。基于此，在未来需要重点加大对于行政管理人员的培训和指导，确保其在具备较高精细化管理理念的基础上，能够熟练掌握精细化管理手段和技术，并且能够在具体工作任务执行中体现更高投入度，避免过于应付。行政管理人员需要在职责任务明确后，结合自身岗位权限进行深入剖析，自行制定较为合理的工作规划和执行方案，然后交由领导审批，最大程度上规避执行中存在的漏洞。
结束语：
所谓“天下大事，必作于细”，面对纷繁复杂的办公室行政管理工作，就亟需引入精细化管理理念，以通过对规范化流程和细节的把握来将精细化要求落实于各项工作中，并通过规章制度的完善来让精细化管理意识深入人心，只有这样才能全面提高办公室行政管理的工作水平。
参考文献：
[1]陈媛媛. 北京中小企业的精细化标杆管理应用体系研究[J].科技管理研究，2018（2）：216-222.
[2]高 山. 向英明. 推进办公室精细化管理全面提升工作整体水平[J].办公室业务，2008（9）：49-50.
论文作者:彭晨华
论文发表刊物:《基层建设》2019年第32期
论文发表时间:2020/4/7
标签：精细化论文; 办公室论文; 行政论文; 行政管理论文; 管理工作论文; 工作论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第32期论文;