理论联系实际的现实主题--关于文献生命周期理论与“档案运动周期”的几点思考_档案学论文

理论联系实际的现实主题--关于文献生命周期理论与“档案运动周期”的几点思考_档案学论文

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近年来,关于文件生命周期理论能否及如何结合我国实际的问题,在我国档案界引发了不少分歧意见。有人认为,该理论存在局限性,不宜评价过高;有的认为,它对中国不适用,不宜“中国化”;还有的认为,中国已经有了自己的档案自然形成规律理论,故而没有必要再以文件生命周期理论为指导,它最多只有借鉴意义;《档案学通讯》1999年第1期上发表的刘东斌的《试论档案运动周期与档案价值周期——兼论文件生命周期理论不适合我国档案工作实际》(以下简称刘文)更认为,文件生命周期理论仅仅是文书学范畴的理论,并未揭示档案的运动规律,因而提出了“档案运动周期和价值周期”的新见解。

综观上述分歧意见,有不少是由于了解情况不全或认识问题有偏差造成的。由于刘文比较集中地反映了上述分歧意见,故笔者拟主要就刘文所提问题加以澄清并就“档案运动周期和价值周期”问题谈谈我们的看法。有必要说明,对个别问题笔者在其他文章中已有详细论证,但为便于读者较完整地理解问题,故在本文中仍简要提及。

实际上,所有这些问题最终又都可以归结为理论究竟应该如何联系实际。前几年,我国档案界对理论联系实际的问题已开展过讨论,并在有关专著中亦有论及。但面上的议论比较容易,具体到摆在面前的个案,理论与实际之间的联系有时又不能很好正确把握。我们认为:如何正确对待文件生命周期理论,正是这样的、我们又在面临的、重要的理论联系实际的现实课题。本文写作的目的,就是想为此一课题的进一步研究,添砖加瓦。

刘文认为,文件生命周期理论不适合我国的档案工作实际,他从四个方面展开了论证:(1)中外档案机构的差异;(2)中外档案概念的差异;(3)我国档案工作不能照搬文件生命周期理论;(4)文件生命周期理论的不足。所以,本文也从这四个方面展开我们的论述。

1.文件中心是二战以后西方国家为了解决文件的“雪崩”问题而建立的一种介于政府机关和终极性档案馆之间的中间性机构。为了对当时的这种新生事物进行解释,诞生了文件运动“三阶段论”。但是此后“三阶段论”又进一步发展成为文件生命周期理论。作为阐述文件运动规律的科学理论,它已经不仅仅用来解释文件中心在特定情况下的合理性,而且能够用来解释文件和档案管理领域中的相关现象。可刘文实际上认为文件中心是文件生命周期理论应用的唯一对象,他说:“而我国没有文件中心这个机构,却普遍建立有机关、企事业单位档案室,国外没有机关档案室这个机构,这是中外档案机构的差异”,因而文件生命周期理论并不适合于我国。

这是一个非常严重的观念误区。正如陈兆祦教授在《谈档案学研究面向世界问题》(注:陈兆祦:《谈档案学研究面向世界问题》,《兰台世界》1998年第7期。)一文中指出的,我国没有文件中心,我国各级机关设立的是档案室,但这是一种规定,一种实际做法,并不是具有普遍指导意义的理论。统观全世界档案机构的设置,我们可以发现,文件在产生之后至最后移送档案馆之间普遍地保存在一种过渡性、中间性的机构之中,这可以说是一种具有普遍意义的规律。而这种过渡性、中间性的档案机构,从世界范围来看,有两大类型,一类是各机关单位各自设置一个,一类是许多机关单位合设一个。当然这两种类型的档案机构各有特点,分别适用于不同的环境条件。因此,不能简单地认为档案室是中国的,文件中心是外国的。档案室外国也有,笔者之一在西班牙当访问学者时走访了该国许多机关,发现它们都设有与中国一模一样的机关档案室,只是由于语言文字、传统习惯的不同而称为档案中心(Archivo Central);其它国家则也有称为登记室、机关档案馆、文件中心的。也可以这么说,国外的过渡性、中间性档案机构既有一个机关设立的(相当于我国的档案室),也有保存几十个单位档案的文件中心或中间档案馆(相当于我国的联合档案室)。

既然如此,文件生命周期理论怎么就不适用于我国的档案室呢?难道我国就不存在文件生命周期问题?文件生命周期的核心是文件的价值形态及其有规律的变动和转化。文件的价值形态在文件从其形成到销毁或永久保存的完整生命过程中不断发生有规律的变化,第一价值逐渐递减,第二价值逐渐递增,最终实现第一价值向第二价值的转化,从而使文件的运动过程呈现出明显的阶段性,而处在不同阶段的文件由于具有不同的作用和价值,因而需要存放在适宜的地点采用不同的管理方法,这就是文件生命周期理论的真正内涵。可见,文件生命周期理论对于文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象,是普遍适用于世界各国(包括中国)的。

2.文件生命周期理论描述的是文件作线性运动时的规律,仅涉及文件运动过程中阶段性变化的问题,并非主要阐述文件从哪一阶段开始转化为档案的问题;至于对档案的概念更没有作过什么规定。我们认真考察一下世界各国学者对文件运动过程及其价值形态变化状况的描述,不难发现它们都是大同小异的,因为这是客观规律,不可能因国家而异。而以价值变化为标准划分的运动阶段,不管是四阶段论、三阶段论甚或二阶段论,其实质又都是一样的。但是在“档案”概念问题上的情况却很不相同,这正如谢伦伯格所言:“‘档案’一词显然没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不同的国家作不同的修改,以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础,使档案工作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生的各种材料,凡是有损他们的工作效力的定义,就不应该接受。”(注:T·R·谢伦伯格:《现代档案——原则与技术》,黄坤坊等译,档案出版社1983年版,第21页。)正因为如此,“档案”和“文件”不同,文件是社会实践活动的副产品或“无意为之”的产品,它是在社会活动中自然形成的;而文件是否“归档”成为档案,以及何时、采取何种形式“归档”,在很大程度上是一种主体行为,即主体的需要、主体的意志是决定文件从何时转化为档案的最主要的因素,这也是不同类型国家的档案概念往往有不小差距的重要原因。

大家都知道,以美国为代表的一批国家,仅仅把存放在档案馆中需要永久保存的文件作为档案;而以法国为代表的许多国家把现行文件也包括在档案之内。这当然都是从它们国家的客观需要、历史文化传统、行政背景和实际情况出发的。然而,尽管这两类国家在档案概念认识问题上的差距非常之大(比刘文所述的“中外档案概念的差异”更要大得多),该两类国家的档案界却一致公认文件生命周期理论可以在他们那里应用。这也从另一个角度说明,不能仅仅以档案概念不同为由,就轻易否定文件生命周期理论在任何一个国家的适用性,因为文件何时应转化为档案所涉及的,并非文件运动规律自身,而是对这一客观规律的应用。(关于这个问题更详细的论述,参见何嘉荪、盖书芹《应该如何看待中外“文件”、“档案”概念的不同》一文。(注:何嘉荪、盖书芹:《应该如何看待中外“文件”、“档案”概念的不同》,《浙江档案》1998年第11期。))

3.刘文认为,“我国档案工作不能照搬文件生命周期理论。”这当然是正确的。

对待任何理论都不能采取教条主义的态度。即使是马克思主义理论也必须与中国的实际相结合,何况文件生命周期理论。正因为如此,在“文件生命周期”这个概念传入中国以后,我国已有不少学者结合中国的实际对其进行了深入的探索,把它提升到理论的高度去研究,对其内容和理论体系作了全面的概括和提炼,并从一定程度上发展了这项理论。陈兆祦教授就率先提出了文件运动四阶段论;何嘉荪、冯惠玲也将之应用于全宗理论研究,提出由现行机关保管的文件所组成的全宗,尚未运动到最后阶段,具有中间性和过渡性,故而并非完全不能分割,某些仍具有现行性的设备、基建档案等,就应该随其反映对象的转手而移出……。甚至国外虽盛行应用“文件生命周期”这个概念,但原来却没有理论的提法,文件生命周期理论自身较全面的基本内涵,也是我国的学者首先概括提出来的。所以,文件生命周期理论是全世界档案工作者共同的理论财富,并非纯西方的理论。

然而,刘文却主张由于中外档案机构不同和对档案的认识不同,中外的档案工作也就不同,故而根本拒绝在中国应用文件生命周期理论。

应该承认,中外档案工作确实存在着很多差异。而与“档案机构设置不同”和“对档案认识不同”紧密相连的中外档案工作的差异,我们认为主要反映在档案与文件管理体制上。在我国的现行机关(企业)中,文书工作(或文件管理工作)和档案工作是分开来进行管理的。与此相适应,形成了我国的档案和(狭义的)文件概念,或者说正是在这一基础上,我国才会将第一价值占主导地位、因而仍然由现行机关管理的(广义的)文件“一分为二”,一部分继续称为“文件(狭义的)”,另一部分称为“档案”。[将文书工作与档案工作区别开来的分水岭,是与“文书处理程序结束”相挂钩的“立卷归档”,而这也正是“文件(狭义的)”和“档案”相互区分的最显著的标志。]在欧美国家,对这种第一价值居主导地位的文件的管理,则是高度“一体化”的。反映在理论概念上,他们或者统称其为“文件”(以美国为代表的国家);或者统称其为“档案”(以法国为代表的国家)。这当然是中外不同的国情造成的。

但是,我们又不能忘记,随着现代高科技在文件与档案管理领域日益广泛的应用,在我国已经涌动着要求实行“文件与档案管理一体化”的潮流。我们认为这也是中国今日的“实际”,而且是更应予以重视的“实际”。任何科学的档案学理论都必须与这样的“实际”相结合。

应该看到,这种“一体化”的浪潮,已经对我国传统的文件与档案分开来管理的体制形成了冲击,并且这种冲击必然也会波及在上述体制基础上形成的(包括档案概念在内的)有关基本理论概念。人们不禁会问:在一个真正完全实现了文件与档案一体化管理的系统中运行的到底是“文件”还是“档案”?其概念将如何定位?要知道,由于计算机网络技术的应用,我们已经完全可以做到让文件在进行收发登记的同时,就通过网络归档,接受档案部门的监督、管理、控制,就是说归档可以提前在收发文登记时进行,而同时又不会影响其正常的办文程序,却能大大提高档案部门的工作效率和地位。凡是已经如此做的试点单位,无不反映效果极佳。然而要使这种做法能从理论上站得住脚,就必须同时解决“文件(狭义的)”和“档案”两种概念,在上述系统运行中的“一体化”的问题。

在这种情况下,我们又怎么能拒绝文件生命周期理论的指导呢?

4.刘文认为,“文件生命周期理论,研究的是文件的生命运动过程,显然属于文书学的范畴,尽管文书学是档案学的研究范畴,但文书学不等于档案学。档案虽由文件转化而来,但文件并不等于档案。如果文件就是档案的话,就没有必要建立档案学了。”“文件生命运动周期的结束,正是档案生命运动周期的开始。”显然,刘东斌同志是以我国传统的狭义文件观去理解文件生命周期理论得出了他的结论。

众所周知,文件生命周期理论的立论依据是广义的文件概念(即大文件概念),如果定要从狭义的文件观出发去加以审视,则必定得出文件生命周期理论“名不副实”的结论。而这样也才会产生如刘文的“档案运动周期”的说法。其实,从完整的文件运动过程来说,档案也是处于相关运动阶段的文件,但档案毕竟不同于文件,因为档案概念比文件概念多一重品格,(注:王荣声、王玉声:《档案是行为主体的目的行为》,《档案学通讯》1995年第3期。)档案概念的外延比文件概念要小,即便是以法国为代表的大多数拉丁语系国家把现行文件也包括在档案之内,但处于制作形成阶段的文件仍不属于档案。因此,文件生命周期理论研究的是广义的文件运动过程,并不象刘文所说的属于文书学(研究的是狭义的文件)的范畴,文书学当然不等于档案学。

那么,对于文件生命周期理论与文书学、档案学的关系又该如何把握呢?在我国,由于文书学、档案学的分设,将完整的文件运动过程分成两部分研究。尽管它们在各自的领域中有了较为深入的研究,具有了相当的理论水平,但在从总体上完整系统地研究把握文件运动的全过程上毕竟是有局限性的。正因为如此,陈兆祦教授早就倡议创设“文件学”,对此作全面、系统的研究以弥补前述之缺陷。而文件生命周期理论正可以说是“文件学”的基础理论。但这并不是说,“文件学”和文件生命周期理论就能取代文书学、档案学;或文书学、档案学可以取代“文件学”及文件生命周期理论。这是由于它们有各自的研究对象和研究内容及研究任务。这正如中国通史和断代史的关系一样,谁也不能取代谁,学中国通史,可以使我们完整系统扼要地把握我国历史发展的脉络;学断代史,可以使我们深入了解某一朝代或某一历史阶段的史实。

此外,刘文还认为,“国外文件的鉴定销毁,多由原机关单位和文件中心负责,而我国是档案的鉴定销毁,多由档案馆负责。……这恐怕也是文件生命周期理论不适合我国档案工作的原因之一吧!”这儿是“文件”的鉴定还是“档案”的鉴定,涉及到“文件”和“档案”的概念问题,前面已有论述。在此我们只谈一下由谁鉴定的问题。大家知道,国外的档案馆是终极性的档案保管机构,其保管的都是具有永久保存价值的文件,它们在进馆后一般情况下不存在鉴定销毁问题。但国外文件的鉴定销毁虽由原机关单位和文件中心负责,它们却并不具有独立的自主权,必须按有关标准报请档案局(馆)批准处置文件。至于在西班牙,干脆原机关单位和档案中心(或文件中心)根本无权销毁除重份文件以外的所有档案,只有国家档案馆才有权最后鉴定销毁文件。而我国的档案鉴定工作,并不全由档案馆负责,现行机关单位同样承担鉴定的职责。因此,刘文的这一条理由是毫无说服力的。更何况由谁鉴定只是一种规定、一种做法,并不是一种规律,当然也不是文件生命周期理论本身所要研究的重点问题。

刘文根据我国档案工作的实际将档案运动的全过程分为四个阶段,即现行档案阶段、半现行档案阶段、非现行档案阶段及档案文物永久保存阶段。对刘东斌同志这种学术上勇于探索的精神,笔者十分赞赏。

但是,有一个问题却是值得我们在研究档案学基础理论时认真思考的。

我们都知道,由于政治行政制度、社会文化背景、民俗习惯等各不相同,对作为社会实践活动真实历史记录的档案的管理活动,在各个国家也就各具特色。而在此基础上形成的档案学理论,尤其是应用理论,也就有各个国家自己的特点,不会完全相同。但是,(包括档案在内的)文件作为一种客观的社会存在,它们的运动规律又应该是在世界上任何一个国家中都相同的。因而,档案学的基础理论,尤其是以描述客观规律为己任的档案学理论原则,就应该不仅仅适用于本国,而应该能在世界各国应用。所以陈兆祦教授强调指出:“档案学的理论、原则,特别是档案学基础理论,只适用于本国,不适用于大多数国家,就不是真正的科学理论。”(注:陈兆祦:《谈档案学研究面向世界问题》,《兰台世界》1998年第7期。)

刘文提出的档案运动四阶段论所力图描述的是档案运动客观规律。然而很明显,他据以立论的基础,仅仅是我国的档案工作现行管理体制。或者说,他的理论就是我国当前正在运行的档案文件管理体制的如实演绎。但是,这种管理体制根据我国相当多档案工作者和学者的意见却并不完美,应该改革。最明显的就是前述我国文件与档案分开来管理的体制,许多人都认为弊端甚多、不符合客观规律亟待改革。另外我国地(市)、县级档案馆收藏只需长期保存的档案的做法,也被许多人认为不合理……。然而,这一切在刘文总结的“档案运动周期”中得到了肯定,因为他提出的周期就是包括上述做法在内的我国档案工作现行体制的如实抽象。这当然就会使其生命力受到影响。

还有一个问题我们认为也对刘文观点的生命力造成影响,那就是如何划分所谓的“档案价值周期”中的第二阶段“史料价值阶段”和第三阶段“文化价值阶段”。首先,我们不明白:在刘东斌同志眼中,“史料价值”与“文化价值”究竟是什么关系?我们认为“史料价值”就是一种“文化价值”,两者并非排斥关系。其次,我们也不明白:具有永久保存价值的历史档案的“史料价值”怎么会在保存了相当多的年份以后,竟然会“基本消失”?就以远比保存在辽宁省档案馆的6件“唐档”更加古老得多、已经有几千年历史的“甲骨档案”为例,它们当然有很高的“文物价值”;但与此同时,史学界又普遍承认其更加大得多的“史料价值”,认为仍然是值得今人好好研究的珍贵史料。故而,我们认为刘文对档案价值变化这两个阶段的概括,至少不够准确。

其实刘文主张的档案运动四个阶段,都可以纳入文件生命周期理论对文件运动阶段进行划分的框架之中。比如陈兆祦教授根据文件价值的变化,将文件的生命过程分为“形成”、“现行”、“暂存”、“历史”四个阶段。刘文提出的“档案运动”的一、二阶段可归入文件运动的“暂存阶段”;而刘文的三、四阶段似可归入文件运动的“历史阶段”。

不过,刘文的研究对于我们更深入一步研究文件生命周期理论仍然有启迪意义。因为如果要对文件的运动作更细致入微的研究,就必须在已经对文件运动的阶段作大体划分的基础上,对每一阶段内文件的运动作更进一步的观察,甚至划分出更小的运动阶段。比如阿根廷的巴斯克斯教授,把整个文件运动划分为三个阶段,又将其中的第一阶段细分为“计划期”与“周转期”;第二阶段则细分为“现行期”和“预防保存期”。(注:曼努埃尔·巴斯克斯:《文件生命周期的精神期限》,何嘉荪译,《北京档案》1997年第3期。)

但是综观世界各国学者对文件运动阶段的划分,他们都没有对进入最后阶段——历史阶段的文件的运动作更深入一步、更加细微的描绘。刘文则大胆地对进入这个阶段的文件运动作了分析,按价值变化将其划分为“史料价值”和“文化价值”两个阶段。诚然,他的分析在我们看来并不准确,似乎也不太科学,然而其研究方向或思路仍有借鉴意义。

刘文还启发我们重新思考另一个重要问题:那就是如何看待理论联系实际的问题。

文件生命周期理论作为一种描述文件呈线性运动规律的科学抽象,它不是教条,而是行动的指南,学习它的目的全在于运用。文件生命周期理论中国化也是要把这一理论同我国的实际结合起来,在结合的基础上去丰富它,发展它。如同来源原则一样,各国在运用过程中都结合本国实际有所创新和发展,使其不断丰富和更加完善。但是,理论联系实际,必须注意以下几点:

首先,理论不能迁就实际,不能因为这个理论与我国现在的某些实际不相符合就贬低否认它的指导意义,因为存在的未必都是合理的,对手那种不合理的实际恰恰需要我们运用理论去改造。如果理论与现存实际完全相符,那么这种理论除了用来解释现实以外还有何用?理论不仅需要解释现实,更需要批判现实,即必须批判现实中不合理、不科学的东西,而不是把现实中的一切都认可下来。因此,当我们用文件生命周期理论来考察我国的文书、档案工作现实时,我们可以发现,有些是合理的,应予保留和发展,如我国现存的机关(企业)档案室已成为我国档案事业的重要基础,它实已承担了管理半现行文件的任务,没有必要在我国普遍建立文件中心(但也并非一点不建);而有些是不尽合理的,如文书工作、档案工作分别管理的体制,以及在这种体制基础上形成的有关理论概念等,我们是否应该有必要加以相应的调整和改变呢?

其次,理论联系实际是一个不断探索的过程,不可能一蹴而就,其间应该允许发表各种各样的议论,出现各种学派,甚至一些不成熟或者错误的观点。不能因为一些观点不如自己的意或自己认为不正确,就轻易怀疑以至否定用该项理论联系本国实际的必要性。“动辄轻言科学理论‘不合国情’,并以此作为阻止人们接受新思想和从事变革的口实和由头,这样的例子在中国近现代史上还少吗?我们应该引以为戒!”(注:黄存勋、魏鹏飞:《文件生命周期理论在我国大有用武之地——与王茂跃先生商榷》,《档案学研究》1999年第1期。)

再次,重视调查研究是理论联系实际过程中应特别重视的基本功。这里讲的调查研究有几重含义:第一,要透彻了解和研究有关理论的基本内涵和精神实质。如果这一点尚未清楚,就抓住一点细枝末节,就不合中国国情,这绝非科学态度。第二,调查研究也应包括对国外情况的调研。既然文件生命周期的概念产生于外国,当然就应该对孕育它的“土壤”有全面而不是肤浅的了解,既要看到国外有不同于中国的“文件中心”,也要看到国外亦有与中国基本相似的机关档案室,这样才能全面地理解有关的理论。第三,不要因为自己身处中国,是中国档案界的一员,就认为已经非常了解中国的“实际”。要知道中国的“实际”也是在不断发展变革的,因而在联系实际的过程中应该不忘实事求是地“重新审视长期形成的传统观念,使我们的思想从那些被实践证明为不合乎中国实际、不合乎时代进步、不合乎经济和社会发展客观规律的条条框框中解放出来。”(注:中共中央宣传部编:《邓小平同志建设有中国特色社会主义理论学习纲要》,学习出版社1995年版,第11-12页。)只有如此,我们才能更敏锐地以革新的思想对待我国“文档管理一体化”的潮流并思索有关的理论和实际问题。

总之,文件生命周期理论在我国的“命运”,不应是一个评价过高或过低以及适合与否的问题,而是如何学习和吸取其有益的成份为我所用并如何发展完善的问题,这才是对待文件生命周期理论应有的科学态度。

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