吕晋洪 李军 昌吉州人民医院 831100
【摘要】档案管理工作是医院管理的一个重要组成部分，是维护历史真实面貌的一项重要工作。本文分析了我院档案管理中存在的诸多问题，并就如何加强医院档案管理工作提出对策，对医院管理具有现实性指导意义。
【关键词】档案；管理；对策
二OO八年四月八日《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，卫生部和国家档案局制定了《卫生档案管理暂行规定》。卫生档案是指各级卫生行政管理部门和各医疗、疾病预防控制、卫生监督、科研、血站、妇幼保健和社区卫生服务等机构（以下简称各卫生机构），在工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。﹝1﹞.本文所指档案（下同）是医院在人事、医疗、科研、教学、文秘、设备、基建、病案、财务管理以及其它各项活动中形成的文件材料，它在医院发展过程中起着重要作用。
昌吉州人民医院是昌吉地区规模最大的一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复、急救不一体的三级综合医院和昌吉州医疗区域中心。医院是昌吉州“120”紧急救援中心、传染病医院和精神卫生中心所在地。医院编制床位800张，内设科室63个，在职职工1226人，其中：高级职称专业技术人员202人，医学研究生61人，新疆首批天山英才3名，硕士生导师2名，医学博士1名，成立昌吉州高层次人才工作室1个。近五年，医院先后荣获“2012年全国群众满意的医疗卫生机构”、“中国百佳示范品牌医院”、“全国百姓放心患者满意示范品牌医院”、“全国百佳三好一满意示范医院”、“2012年全国文化建设先进单位”、首批命名的自治区文明单位各自治区最佳文明单位、昌吉州科学发展好班子、“五个好”党委等诸多荣誉。2013年1至11月医院年门诊量54万人次、年收治住院病人3.7万人、病床使用率100.8%、周转率38次、平均住院日8.7天，治愈或好转率98%，为保障和增进昌吉州各民族人民的健康做出了积极贡献。在我院的发展过程中，积累了很多文字、音像、图表等综合档案，它作为卫生档案的一部分，承载了我院厚重的历史。如何科学管理这些档案，逐步实现档案管理规范化、信息化、为医院发展提供更多具有价值的档案资源信息至关重要。本文就我院档案管理中存在的问题进行分析探讨，提出相应的解决对策。
1、存在的问题：
1.1领导重视不够， 有的领导认为，医院的中心工作是抓医疗质量 ，医院管理的重点是提高医疗技术水平，为患者提供更优质的服务，而档案不能直接产生经济效益， 投资却不少，觉得档案工作有就行了，不必花什么精力。[2]究其原因主要还是认识不到位，认识不到档案对医院发展的潜在作用，
1.2管理制度不健全，资料分散，存档效率低下。没有建立相应归档管理制度，造成档案不同程度的分散在各科室；更缺乏对档案资料的收集、整理、鉴定、统计，致使档案资料不能及时有效汇总，档案完整性达不到要求。从不同性质、不同部门的存档情况看，存档率不及80%，效率低下。
1.3档案人员专业素质滞后。①由于医院档案管理人员大多数都是兼职，因兼职太多，而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，缺少档案管理意识，对档案资料的收集、整理、鉴定，统计意识不强。档案业务知识与技能不高。②在工作中关于档案管理员的培训教育相对较少，缺少不断提高的机会。造成档案管理水平滞后，日复一日，档案管理被简单认为就是保管资料而不被重视，难以适应档案管理工作的新要求。
1.4档案工作管理职责不明，缺乏监督机制。档案管理是一项长期的工作。医院无相应的监督考核制度，未将档案管理工作纳入科室管理责任书之中；作为科室第一责任人的科室主任重心大都在科室经营人才培训上面，对归档材料的收集、整理、缺乏认识，随意性大。当岗位轮换时缺乏对档案的交接；也无部门检查督促，使很多重要的档案流失。
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1.5档案硬件、设备投入不足。由于医疗用房紧张，致使医院档案室用房紧张、狭小，造成档案库房、阅览室、办公室混在一起，档案室的房屋设备陈旧、达不到防高温、防潮、防虫等能力，不符合档案保管条件，导致部分档案损毁等情况发生；科室缺乏专门存放档案的地方，往往因陋就简，就地长期堆放，更谈不上分类整理，久而久之成为一堆废纸，而失去利用价值。
1.6档案信息化建设利用不够。随着科学技术发展和计算机技术普遍和利用，医院电脑管理信息系统的建立是一种必然的发展趋势﹝3﹞.然而，医院对档案信息化建设投入不足，目前手工收集、检索仍占很大比重，不利于档案的利用和开发，影响了档案管理水平的提高。
2、医院档案管理的对策
2、1高度重视档案管理工作，将医院档案管理工作纳入工作日程。加强对档案管理工作领导，并把档案工作列入全院的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中；把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署，同组织、同考核；同时，形成以院长或党委书记挂帅，办公室主任分管，档案室具体负责，各科室协助抓的四级档案管理网络。同时医院要在档案设施上加大投入，设立文书档案室、档案阅读室，档案办公室，要拨出一定经费，添加档案柜、除湿机等专用设备，使档案管理在硬件上有保障，适应医院发展的需要。
2.2加强医院档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，完善《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》、《档案管理人员职责》等，明确档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各科室对文件材料的形成，积累、收集、整理有据可依，同时，制定《档案人员岗位职责书》和考核，奖惩制度。
要改变档案人员“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕医院各项工作需要，及时、准确地为利用者提供档案。
2.3在档案管理中，要增强法制意识，依法管理已经成为该医疗行业的行为准则，无论从医学方面的学术研究，还是到医院的行政管理、法律纠纷，无不依赖于医院的档案管理工作。医院档案部门在促进档案业务建设过程中，认真抓好《档案法》及实施办法以及向配套的有关档案工作的行政法规，条例的实施，并结合实际制定本单位的规章制度体系，使医院各类档案管理工作有法可依，有章可循；加强宣传工作力度，提高全员档案意识。长期以来档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，这些说教式宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起大家的重视，如果以动态的图表形式，展现给大家，其效果更易于接受。
2.4加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，积极参加档案管理培训项目，不断“充电”拓宽视野，并把学到的知识通过医院业务学习的平台进行延伸，让个个医务人员都有档案管理意识，了解所涉及工作领域的档案管理现状及发展动态，运用档案学科新理论来指导和改进档案工作。
2.5加大对档案室的硬件投入和技术更新，要努力实现档案装备技术现代化，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”充分发挥档案的作用，为领导决策、编史修志、工作查考、解决纠纷，达标升级，基建等方面提供了大量的依据和参考。用规范档案保管方法准备等级医院评审材料，使评审专家一目了然，非常清晰。医院等级评审的意义在于“ 以评促改、以评促建、以评促管、评建结合、重在建设”。档案工作者在今后扩大档案收集范围的同时，要充分利用等级评审的契机， 加强与各职能部门的联系，反复宣传医院档案建设在创建等级医院中的重要作用，强化档案材料的日常收集与整理。[4]。
综上所述，充分认识医院档案管理工作的重要性，科学管理档案，进一步开发，利用发挥档案的最大效能，也是医院发展的关键环节。
参考文献
[1] 《卫生档案管理暂行规定》卫生部和国家档案局.卫办发2008 .24号
[2]岂艾芜.浅谈医院档案管理中存在的问题与对策[J]中国医学创新.2010.1（7-2）.150.
[3]罗军.医院档案电脑管理信息初探，[J]现代医院2005.5(3).106.
[4]游嵘.档案建设在医院等级评审中的作用[J]机电兵船档案2010.5 .37.
论文作者:吕晋洪 李军
论文发表刊物:《卫生部公告》2015年7期
论文发表时间:2016/5/4
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