图书馆的机制重组——在自动化环境下的第二次变革，本文主要内容关键词为：机制论文,图书馆论文,环境论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
分类号 G251
CLASS NUMBER G251
图书馆在自动化环境下的运行机制和在传统手工作业环境下的运行机制是不同的。手工作业最大的特征是以物化的文献作为处理对象，而自动化最大的特征是以数码化的信息作为处理对象。手工作业形成的业务模式并不完全适用于自动化发展的需要。因而，图书馆必须构建新的运行方式，才能使自动化在信息开发与信息服务中充分发挥作用，这就需要在自动化环境下进行图书馆运行机制的重组。
1 机制重组的意义与作用
机制重组是在自动化目标的控制下，对图书馆管理工作与业务流程进行再设计和重建的过程。机制重组的核心内容，就是以自动化作业为中心，打破传统的分工理论和方法，正确地运用信息技术，建立图书馆在自动化环境下新的运行机制，以迅速适应不断变化的信息环境。机制重组的中心思想是“流程观”和“重新设计观”。“流程观”是指将图书馆连续的业务活动建立在自动化信息处理的基础上，跨越不同的职能部门的界线，重新识别每项业务工作的价值，进行分化与合并，重新组织业务流程；“重新设计观”是指打破不适用的管理规范，按照图书馆自动化的运行规律，给图书馆重新定位，建立新的目标、组织机构和管理体制，从而产生新的运行效力。
2 重组的基础与图书馆的特征
2.1 传统图书馆：物质流管理——不完全的图书馆
从信息角度看，传统图书馆，应该说并不是图书馆的全部，它只是完成了自身功能的一半：对物化文献的整理、收藏和流通，即物质流的管理。传统图书馆长期形成的“采、分、编、典、流”的工作流水线，就是这种物质流的集中体现。单一的物质流，形成了单一的工作流水线：这条流水线的运行基本上是封闭式的；岗位是固定的；部门之间的联系是以物化的文献进行的；文献的处理是表层的；工作效率取决于流水线上“书”的多少；图书馆与用户的联系主要依靠“借阅柜台”；每个工作成员被动受控于这条流水线，能动性地发挥和创新的空间很狭窄。传统图书馆的整个运行机制就是面对内部管理，为物化的文献的整理、收集和流通服务的。文献最本质的功能之一，信息能量的开发和释放受到很大的限制。
2.2 自动化图书馆：信息流+物质流＝完整的图书馆
在信息技术支撑下形成的电子图书馆、数字图书馆、虚拟图书馆并不是独立的图书馆，也不是图书馆的全部，而只是完成了图书馆的另一半功能：信息流的开发和传播。信息流是物化文献在计算机和网络中的另一种形态（或称电子化、数码化、数字化、代码化文献等）。信息流的处理和传递使图书馆的信息能量得到有效地开发和释放。只有将信息流和物质流共同赋予图书馆，图书馆才完善了自身，图书馆才成为真正意义上的完整的图书馆。可以得出这样一个结论：图书馆在自动化环境下的机制重组事实上就是以信息流和物质流的相互作用与相互依存为基础的。
3 重组的内容与目标
根据信息流和物质流的不同特征、规律和作用，重组可分为外部机制重组和内部机制重组两个方面。
3.1 图书馆外部机制重组
3.1.1 竞争信息环境领导地位，建立外向型信息管理机制
在自动化网络环境下，图书馆必须从物质流的管理向信息流的管理发展，改变面向内部资源管理为面向外部信息管理，扩大职能范围，从而占据信息环境的领导地位。其中包括：（1）以自动化为主导， 研究并参与制定信息政策，组织、激励、支持和协调各类社会信息活动，并成为社会信息活动的重要支撑点；（2 ）积极参与改造和建设社会信息技术设施，不断完善信息保护体系和技术手段，并成为中坚力量； （3）利用信息技术主动开拓信息市场，不断增大图书馆在信息市场的占有份额，尤其要增大图书馆网上信息量，提高图书馆的网上地位；（4 ）研究和培养信息用户，发挥自动化信息服务优势，不断扩大信息用户类型和数量，并始终处在信息用户的核心位置等。
从图书馆的外部环境看，市场经济为图书馆提供了竞争的环境，信息市场提供了竞争的基础，自动化信息技术提供了竞争的条件。因而，图书馆必须以自动化为主导，建立起外向型的信息管理机制，在社会信息活动竞争中取得社会的、或地区、学校及企业部门等信息环境的核心和领导地位。
3.1.2 面向网络，建立信息流集中管理，物质流分散负责的机制
网上信息是社会共用的，网上信息的开发和获取几乎是无限的。根据信息流的这一特点，对信息流宜采用集中管理、共建共享的方式。图书馆之间建立协议，共同遵守。例如：一个地区或系统内的文献编目、文献数字化等信息处理工作，应集中领导、统一规划、分工进行，避免重复，相反的是，物质流的文献是“馆”有的，不具备社会共用性。因此对物化的文献宜采用分散管理，各馆负责的方式。从另一个角度讲，集中管理与分散负责的方式，就是信息处理实行总馆制，文献管理实行分馆制。其中总馆制是包括一个地区或系统内的所有各类图书馆。对信息流和物质流采用不同的管理体制，符合它们的运行规律。
3.1.3 与信息技术部门合作， 建立自动化技术不断进步的互动机制
在现代化技术应用中，图书馆必须打破“馆”的传统思维定式，与社会相关领域建立良好的合作关系，求得发展，这是图书馆自动化发展的规律之一。例如，在计算机设备与软件开发方面，可与计算机制造厂商、公司及软件中心等部门建立合作关系，使计算机设备和软件系统能跟上最新的发展水平；在信息网络方面，可与电信、网络中心及信息技术部门建立合作关系，从而加快图书馆自动化网络建设；在文献数字化方面，可与数据库产业部门等建立合作关系，以促进数字图书馆的发展等。在合作的基础上，一些领域如文献数据库建设、网上信息开发以及信息产品的生产等，可与合作部门试行股份制，加强图书馆自动化在信息产业中的地位与作用，使图书馆与社会建立起自动化技术不断进步、不断创新的互动机制。实践表明，凡是与相关信息技术部门建立良好合作关系的图书馆，在图书馆现代的发展过程中都取得了显著的成绩。
3.2 图书馆内部机制重组
3.2.1 解决实际问题，建立面向用户快速反应的运行机制
在自动化网络环境下，图书馆应把面向用户解决实际问题放在图书馆工作的前沿和中心位置。突破图书馆传统的线型业务流程和以资源结构划分的封闭的组织体系。首先建立起以自动化为中心，融合固定部门、跨部门的灵活的组织机构，以对用户需求做出快速反应，并能解决用户的实际问题。其次，图书馆应从让读者走进图书馆转变为让馆员走出图书馆，走近用户，走进各种信息设施和各种信息系统，在现场为用户服务。第三，图书馆应从利用自有文献为用户提供服务转变为利用各种自动化技术、手段与广泛的信息资源为用户提供服务。第四，弱化物质流和管理环节，充分利用自动化技术及馆际合作等手段提高文献采访、组织和加工效率。把馆员的智力、精力投入到更加灵活，更具智力内涵，更具挑战性及吸引力的信息服务工作中。
3.2.2 以自动化为中心，重组新的业务模式
自动化图书馆的重要特征，就是各业务部门的独立性和开放性，各部门都可以对外承担信息的开发和服务：采访、编目、流通以及图书馆的情报检索、网上咨询及其他工作的处理等，都可以在多台计算机上同时独立完成，而不需要传统图书馆那样的流水线式的业务环节去解决。在这里，线型业务流程被打破、取而代之的是能够完成多种业务的独立的自成体系的计算机网络系统和控制机构，这些机构具有同等的业务能力，根据不同的服务对象、学科和专业，开展各具特色的业务工作。这种业务模式具有很强的灵活性，人人处在信息开发和服务的第一线，发挥了每个人的潜能，提高了图书馆自动化的整体效率。图书馆业务模式的重组，对图书馆在自动化环境下的发展，具有深刻的意义。
3.2.3 以自动化为主导，建立半企业化的运营机制
企业运营机制的特征在于它的强烈的生存意识。其特点是：第一，以用户需求来制定服务标准；第二，通过不断的技术创新、优化流程及人员结构重组等方式降低成本，提高产品质量、投入产出比和经济效益；第三，具有灵活的应变能力，面对任务能迅速组织力量展开技术攻关等。信息市场对图书馆的要求与市场对企业的要求具有共同性。图书馆在自动化环境下，在具体的业务运行过程中，可以实行企业或半企业化的运行机制。
这种机制要求图书馆以用户为中心，以现代信息技术为手段，充分发挥信息技术的特点和作用。在信息的开发和服务过程中要做到：根据用户需求来制定信息服务的内容和范围；以自动化系统高效、多样地提供信息的能力和手段，而不是依靠行政手段和资源垄断来竞争信息市场；通过以自动化为中心的技术创新与人员智力结构重组，而不是依靠资源规模的简单扩大来提高服务质量；依靠提高设备和技术投入产出比，而不是依靠增大投入量来提高服务效率等。这种运营机制将对图书馆事业化管理模式产生很大的冲击，可以减少或部分消除图书馆在自动化与现代化发展过程中忽视投入产出比的弊端，从而提高图书馆在信息开发与服务中的效益。
4 重组的形式与方法
图书馆在实施重组过程中，必须根据图书馆的性质、特点、任务以及自动化规模的大小等实际情况来进行。重组一般采用3种形式：
（1）以组织机构为对象的重组：是以自动化信息处理为中心， 通过改革图书馆原有的组织机构实现重组。内容包括：取消、合并旧机构，划分新机构；明确新机构的权限和业务范围；协调新机构之间的关系、管理幅度和层次等。使重组的机构更好地适应自动化的发展，发挥出自动化的巨大潜能。
（2 ）以技术为对象的重组：是根据自动化系统的运行与设备的配备情况，采用新的服务方式、新的操作方法以及新信息控制技术等，进行的工作流程结构与各层次人员结构的重组。包括业务流程的改造、技术规范的制定、设备的调配与更新等。
（3）以人为对象的重组：这是所有重组的基础， 包括工作人员的知识水平、技术能力、服务态度以及能适应的工作性质等进行的重组。其中包括以自动化为中心的个人行为和群体行为的变革。
以上3种形式的重组是统一的，可以有所侧重，但不可分离。
机制重组是一项艰巨而复杂的工作。如果说图书馆自动化是图书馆在技术上的一次变革，那么，图书馆在自动化环境下的机制重组，则是图书馆在运行方式和管理模式上的又一次变革，意义是重大的。在重组的过程中，传统的思维方式可能直接影响到重组的质量，在注意转变观念的同时，应做好工作人员的思想工作。实施时应选好重组的切入点和把握好重组的有利时机，使重组工作有序地进行，从而逐步建立起以图书馆自动化为中心的，具有我国特色的现代化图书馆运行机制和管理模式。
来稿时间：1999－08－31