摘要：随着我国经济实力的不断发展，众多企业也开始走上规范化与标准化的道路，质量管理体系作为一个国际化的通用标准，现已被各企业所纷纷引用。然而，相对于企业的科研与产品等重要部门，档案管理工作仍然比较落后，为企业整体的管理发展造成了一些不利影响。为了确保企业质量体系的落实发展与设备档案管理工作的合理进行，我们必须要将质量体系有效地融入到设备档案管理工作当中。本文从质量管理体系与设备档案管理工作入手，针对二者之间存在的问题进行深入的分析与研究，并提出相应的对策，以供参考。
关键词：质量体系；设备档案管理
一、质量体系概述
ISO9000系列标准是由国际著名质量管理专家提出来的，其专业性与权威性在全世界各个工业发达国家均受到广泛认可。该标准自推出以来立即在全世界范围内得到应用与实践，大大提升了各个行业的工作效率、生产质量水平与市场竞争力，对企业的经营与发展起到了至关重要的推动作用，同时对企业的档案管理工作也发挥了极其重要的指导作用[1]。
二、质量体系对于设备档案管理的意义
企业自从应用了ISO9000质量体系以来，在生产、科研与管理等诸多领域得以不断地标准化与规范化，从而在整体上推动了企业各个部门的全面发展。然而，企业在应用质量体系的过程当中，档案部门相对于企业其它重要部门而言，对质量体系的关注程度与应用的程度相对不足。应用质量体系对于企业来说，不但促使企业得以全面实行质量体系，而且有效推进了设备档案管理工作的有效发展。
（一）促使企业得以全面实行质量体系
企业通过将设备档案管理工作纳入质量体系的方式，可以有效地把设备档案管理的过程和其它部门过程紧密联系起来，对提升企业档案的质量与管理水平起到了至关重要的作用。档案作为企业应用质量体系的基本工作与重要环节，与企业的质量控制是密不可分的。强调文件控制时，需要企业确保其有能力符合客户与相关法规的要求；而强调档案记录控制时，则需要通过检验证实企业通过体系性以及能够持续改进以保证符合客户与相关法律的需求。在ISO9001：2008质量体系当中的4.2条款内容中，对组织的文件形成、使用、传递及管理过程进行了严格的标准[2]。
（二）有效推进了设备档案管理工作的有效发展
质量体系对设备档案管理工作起到了非常重要的作用，然而在实践工作当中依然有一些存在的问题不容忽视。例如档案工作执行不到位、设备档案管理人员机制不够健全，奖惩制度不当、相应培训工作不达标、档案管理工作如何为企业的合理发展提供有效的帮助与支持等。根据以上问题，执行ISO9001：2008标准即可得到很大的改善[3]。
三、如何将质量体系有效融入于设备档案管理工作当中
（一）提高档案管理部门的服务意识
一般来说，档案部门是为企业的生产与科研提供服务与帮助的重要机构，这一说法在ISO9001：2008标准中也得以体现。档案管理部门需要严格遵循“以使用者为中心”的理念原则，提高档案管理部门的服务意识，明确工作目标，与业务部门进行良好的互动，从而帮助企业得以稳定发展。
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（二）通过建立岗位责任制度，使员工明确岗位职责
企业应严格遵守质量体系管理的标准，通过建立岗位培训制度，使员工能够充分明确其岗位职责，以确保员工能够做到对设备档案管理工作有检查、有计划、有要求。加强档案工作的管理，并且与单位各个部门进行紧密的配合，起到层层管理、层层检查的作用[4]。
（三）整理档案工作流程
规范化、科学化与标准化是质量体系对企业各部门工作提出的一项重要标准。在这一标准的指引下，档案部门可以通过对档案工作流程进行建立、完善与优化的方式，对工作当中不必要的流程进行删减，从而有效地提高了档案部门的工作效率。除此之外，档案部门还可以将设备档案管理工作逐步细化为搜集、归纳、鉴别、保管、计算、检索、研究、使用等一系列流程，并且对这些流程的具体环节进行有效的整理，明确每个环节的核心与难点并加以规定，从而有效地保障了设备档案管理工作的规范化、科学化与标准化。
（四）制定工作管理制度
企业档案部门在完成对工作流程的整理之后，需要将其制定成一些列的工作管理制度与手册。《程序文件》、《质量手册》与《工作记录》是实行质量体系的基础工作与有效依据。企业需要组织相关人员对文件的适宜性、合理性与有效性进行认真的研讨，结合设备档案管理工作的实际情况与自身特点，总结以往工作经验，将实践当中合理有效的做法制定成管理制度，从而对质量体系的全面应用提供了有力的保障[5]。
（五）对相关人员进行岗位培训
企业在应用ISO9000质量体系时，首要工作就是要根据档案的实际情况对员工展开深入的培训工作，使企业员工能够全面透彻地学习到质量体系标准的要求与规则，从思想与认知程度方面解决问题。其次，企业还需要根据企业内部文件制定的实际情况，对员工进行全面培训，确保员工能够全面了解并熟知企业档案管理方面的相关制度。从而保障企业相关规章制度能够得以有效地落实与实施。
结束语：从以上观点可以看出，良好地贯彻质量体系对设备档案管理工作起到了至关重要的积极影响。现如今，我们一直在关注与强调着质量安全问题，对质量的管理也愈发重视起来。只有将设备档案管理工作做好，才能有效地保证质量，企业只有将质量体系与设备档案管理工作有效地结合起来，才能确保企业得以稳定发展。作为档案管理工作者，每一个人必须从思想与管理制度上进行深入的改革与创新，为企业的发展建设创造出更多的价值。
参考文献：
[1]朱光明.浅谈质量体系对设备档案管理工作的积极影响[J].铜业工程，2016（02）：16-18+27.
[2]吴梦甜，任黎曼.科技档案管理质量的提升措施分析[J].办公室业务，2017（19）：98-98.
[3]牟虹.工程档案管理对水利工程质量的保障作用分析[C]// 决策论坛——工程施工技术与管理学术研讨会.2016.
[4]丁晓芳.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2017（16）：123-123.
[5]张文国.信息技术对提升高中档案管理质量的分析[J].办公室业务，2017（12）：102-102.
论文作者:张瑞君
论文发表刊物:《电力设备》2019年第16期
论文发表时间:2019/12/6
标签：档案论文; 质量体系论文; 企业论文; 管理工作论文; 设备论文; 档案管理论文; 部门论文; 《电力设备》2019年第16期论文;