(广东电网有限责任公司东莞供电局 广东东莞 523008)
摘要：企业文件管理是电力企业管理工作的重要组成部分，企业文件管理水平的高低直接关系着电力企业的持续、健康发展。随着社会经济水平的提升，电力行业发展尤为迅速，而企业文件管理作为电力行业发展的历史记录，决定了其在公司管理上具有重要作用，因此，电力企业必须不断提升企业文件管理水平。文章主要结合现状对电力企业文件管理中的存在问题进行了分析，并提出了提升现代化文件管理水平的有效方法。
关键词：文件管理 电力企业
文件管理是企业、行业发展的必不可少的手段之一，是任务下发的主要依据，也是企业重要的核心信息资源，直接关系着企业的管理和发展。随着我国电力行业的迅速发展，电力企业需处理的文件越来越多，其使用价值也随之大大提高。在高速发展着的信息时代，如何对电力企业宝贵的信息资源进行管理，使之更好为电力行业人员的科学决策、精准完成任务，提高工作效率提供服务已成为电力企业管理工作的重要任务。
一、电力企业文件管理的存在问题
1.下发文件量大。在电力行业迅速发展的当下，电网公司的业务也愈加壮大，办公人员的工作任务也日益增多，现今一般都由发文部门通过OA系统向各个部门以及工作人员发送各类文件，其中包含各类活动通知、通报、发文、任务通知等。但是，由于这些文件一般为统一普遍下发，容易导致堆积过多的无用文件，于此同时，工作人员需要耗费大量的时间来鉴别有用的文件以及自己需完成的工作任务，这无疑大大减低了办公人员的工作效率。
2.信息传递功能薄弱。在办公自动化系统日渐完善和应用广泛的形式下，当前分局派发主要以文件转文件的形式为主，由综合部文转员请示部门负责人转达至相关班组或各人。通过层层传达，班组面对一推要求笼统的转发文件，工作思路并不清晰，部门文转员只能等待部门负责人批示或根据有限经验派发任务，既消耗了工作时间，也容易导致员工因理解文件不到位，执行任务时出现偏差，导致工作效率低、工作反复修改的现象。
二、提升电力企业文件管理水平的有效方法
由于大量的下发文件大大降低了办公人员的工作效率，东莞厚街供电分局为了解决该问题提出了利用“班组”无文件”管理平台”来作为提升电力企业文件管理水平的有效方法。
改变过往以文件传达文件的任务下达方式，采取的是先由专责或业务员消化和理解相关文件，分解提取具体的工作任务和重点，形成“工作任务单”后，再下达给班组实施的工作方式，形成从任务确定-作业准备-工作实施-结果反馈-分析总结全过程的精细化管理方法。力求达到以下三个目标：
（1）减负——切实减少班组的无效工作，消除班组的隐形负担；
（2）高效——由部门消化，明确分工，充分过滤，提升班组工作质量和效率；
（3）规范——通过文件系统分类，摘取关键信息，形成清晰化表单，规范管理，事事有跟踪、有回应、有落地。
三、班组“无文件”管理平台
本平台采用B/S方式，采用单机部署方式，并支持集群部署方式。本系统规范分局内部文件表单传递流程，简化文件表单分流程序，实现无文件管理，提高分局内部工作效率。本系统基于工作流的管理模式，工作流可以自行定义，满足工作需要。
1.任务管理
从OA系统中获取待办任务后，生成待办任务列表；员工可以看到自己收到的所有任务，同时调用短信接口发送短信通知，点击任务链接可以查看该任务的详细信息，并可以对任务进行工单生成、签收、保存、发送、退回、删除等功能，并可以对表单内容进行编辑。
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任务查询：是指对系统中任务信息的查询，可通过任务名称、负责人、时间、状态等条件进行检索，并可以查看任务明细信息；
任务签收：是指员工对收到的任务（文件）进行签收，任务（文件）只有被签收后才能进行保存、处理、回退等操作；
任务编辑：是指对任务内容在线进行编辑，用户在编辑器中可以获得所见即所得的体验，并支持文本、表格的复制粘贴到编辑器的功能；
任务保存：是指员工编辑任务（文件）内容后，仅进行保存，不发送到下一个任务人员；
任务发送：是指员工对任务（文件）进行处理并发送到下一个节点，在发送到下一个节点时，可以选择接收人或接收部门进行发送；
任务退回：是指员工将接收到任务（文件）退回给任务发送人；
任务删除：是指员工可以将发起人是自己的任务（文件）进行删除；
任务终结：具备任务终结的用户（员工）可以将指定的任务（文件）终结，任务终结后，任务信息（文件）将会被自动传递给任务发起人，以便进行重新编辑、删除等操作；
任务删除：具备任务删除功能的用户（员工）可以将指定的任务（文件）删除；
短信提醒：是指系统中任务的状态发生变化后，系统自动将相关信息发送短信通知任务相关人员；
超时设置：系统默认按照部门，显示5个工作日的收文信息；
查询过滤：提供按照部门、收件主题、接收日期、处理情况进行查询功能；
工单生成：在每条任务记录后方设置工单生成按钮，通过点击工单生成按钮后系统自动提取收件人、收件主题、接收日期、附件数据，生成工作任务单，之后按钮状态变为不可点击状态，处理情况变为已处理。
2.具体分类
（1）将分局文件分成五类，规范分局转发文管理，减少分局层面不必要的文件继续转发
a.工作任务类
主要是上级领导和职能部门需班组配合开展工作的文件，建议分管领导阅知后批转至部门阅办，由部门负责人和专责分解、细化工作内容，形成工作任务单转发至班组执行，部门督办员及时跟踪。
b.安全通报类
主要是重大安全事故通报、事故快报等文件，这类文件由分局领导转阅，安监部统筹学习，集中传达，形式不限，转发至班组。
c.转发阅知类文件
主要是东莞局转发省公司文件、转发政府（市、镇级）等上级文件，这类文件以分局管理人员知悉为主，由分局领导层面进行转阅。涉及重大项目、工程的决策、实施等内容的，分管领导批转至相关部门管理人员阅知。文件由分局文件运转员统筹，上传至分局共享平台，不转发至班组。
d.数据报表类
主要是上级部门或分局内部需统计的数据信息等文件，这类文件由分局统一归口、专人负责填报，不转发至班组。
e.政治学习传达类
主要是党建、纪检、监察、上级精神等文件，这类文件以分局管理人员和党员学习知悉为主，由分局领导层面进行转阅，党群部统筹学习，集中传达，形式不限，不转发至班组。
（2）任务类文件：由部门专责消化、理解并分解提取具体任务和要求，形成“工作任务单”，下达班组执行。
a.提取关键信息。即下发部门和负责人、工作要求、完成标准、完成时限、具体班组等，形成执行工作任务单；
b.转发至相关班组和部门督办员。班组根据任务单内容执行任务，部门督办员进行过程监督。对内容较多的文件，可将原文件作附件，在任务中需标明页码；
c.班组任务管理。班组接收任务单，建档并形成班组工作任务单跟踪表，实现部门工作任务跟踪向班组管理深化；
d.闭环管理。班组完成任务并反馈给专责，“完成情况”应填写具体，专责确认任务落实质量和效果，工作任务单运转完毕，由部门督办员跟进完成情况。
四、做好文件的安全防护工作
由于网络具有开放性，必须做好各信息的安全防护工作，对于员工进入平台要通过一定权限和密码验证，并实时对信息、文件进行备份，确保企业资料的安全。
五、结束语
总之，电力企业文件管理工作必须结合企业自身发展需要，同时跟上时代发展步伐，坚持与时俱进，开拓创新，建立健全管理机制，推进文件管理专业化，加快文件管理信息化建设，做好文件信息的安全防护工作，确保文件管理方法最为科学，也最为有效，有效提升电力企业文件管理水平，使文件的使用价值得以充分发挥，高效提高工作人员的工作效率，减轻工作压力负担，为电力行业文件管理事业的持续、健康发展奠定基础。
作者简介
刘才有，女，1972年8月出生，广东东莞人，本科学历，信息系统管理工程师，从1995年开始主要从事信息系统开发及维护管理工作。
陈德维，男，1982年1月出生，广东东莞人，本科学历，电力工程技术工程师，装表接电工技师，从2014年开始主要从事信息系统开发及维护管理工作。
论文作者:刘才有,陈德维
论文发表刊物:《电力设备》2016年第15期
论文发表时间:2016/11/5
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