（中州大学，河南郑州，450044）
[摘 要]由于许多人们获取资源信息的方式不同，且对相关信息的理解不一致，有一部分人能够了解到充分的市场信息，另一部分人则在信息获取方面处于劣势地位，致使信息不对称现象的产生。信息不对称的现象存在于社会生活的各个方面，不仅在激烈的市场竞争中，同样存在于档案信息收集利用的过程中。本文主要从缓解档案界信息不对称问题的角度出发，研究了当前档案信息组织收集利用过程中不对称问题产生的原因，并提出了一些改善策略。
[关键词]档案信息 档案组织收集利用 信息不对称 对策
[作者简介]赵媛媛（1978—），女，中州大学馆员。
[中图分类号] C816 [文献标识码] A [文章编号]0439-8041（2013）12-0030-03
科技的迅速发展为信息时代的进一步发展提供了技术支撑，为人们提供了许多渠道来获取相关的信息资源。而具有悠久历史并不断发展的档案信息资源同时也是我国信息资源的特殊组成部分。为了迎合时代发展的需要，满足人们日益增长的对信息资源的需求，一些档案部门也必须进一步加快对档案信息的组织、收集、利用，尽快改善在档案整理的过程中出现的信息不对称现象，让档案信息资源能够成为人们获取信息的重要渠道，更好的为人们提供服务。
一、档案信息组织收集利用过程中的信息不对称及其产生的原因
（一）档案组织收集过程中的信息不对称及其产生的原因
档案组织收集过程中的信息不对称主要涉及到的部门有档案馆及档案移交部门。信息不对称具体表现为负责组织收集信息资源的档案馆所能够收集到的信息小于档案移交部门固有的信息资源，从而造成信息不对称现象的产生，它将会对档案馆的信息组织收集过程带来影响。
档案收集过程中产生信息不对称的原因主要包括三个方面。第一个原因是档案馆自身的原因，通常而言，档案馆信息组织收集的过程是非常被动的，大多数的档案部门的主要信息收集方式均是在预先设定的时间范围内进行信息收集。一般来说都是按照档案馆自行设置的信息资源收集模式，在信息收集时并没有事先对档案移交部门本身所拥有的信息资源进行明确的了解，同时并没有分析出其比较匮乏的信息资源，进而在收集过程中对其补充，致使在档案收集过程中处于比较被动的地位，导致档案信息资源收集的不全面，缺乏时效性。我国主要档案的收集来源包括许多方面，有国家的党政机构、一些主要的事业单位、国有企业及许多个体档案文件。但通常档案馆所收集的信息资源的很大一部分都是关于国家主要行政机关直接针对特定公民和组织而制发的文件，而对于人们比较关注的社会经济、科技文化发展的信息资源的档案收集非常缺乏。从而造成了档案馆信息资源不全面、信息价值不高的局面。
引起收集过程信息不对称的第二个原因主要在档案移交方面。部分档案移交部门为了保障自身信息资源的充分性及完整性，通常会在信息资源上交的过程中，将涉及到单位或企业的关键有效资源进行适当的隐瞒，一些企业可能认为信息泄露会给企业造成经济损失，因而，并不愿意给档案部门提供真实、完整的信息资源，从而致使档案部门收集到的资源信息不全面，与实际企业单位的信息状况有一定的偏差，导致信息不对称的产生。除了档案管与档案移交部门的原因外，引起信息不对称的另外一个重要的原因是由于档案收集工具及技术的不配套而致使信息不能完整收集。随着人们迈入信息化时代步伐的不断加快，越来越多的信息资源通过不同的渠道显示出来，档案部门需要收集整体的信息资源迅速增加，而传统的档案管理及收集技术并不能满足日益增长的信息资源收集的需求。从而导致了信息收集的滞后性及不完整性，致使信息不对称现象的产生。
（二）档案开发利用过程中的信息不对称及其产生的原因
档案开发利用过程中的信息不对称主要涉及到的对象包括档案馆及其档案资源利用的用户。在此过程中产生信息不对称的原因主要表现在两个方面。首先，在档案部门方面，其对组织收集到的档案信息资源并没有进行整合及剖析，以致不能了解到广大利用档案信息资源获取信息的范围，不能明确用户的资源需求，从而导致档案的收集与利用不配套，不能满足利用档案信息资源的用户的需要。因而出现在开发利用过程中的信息不对称现象。其次，由于档案部门的相关工作人员与档案利用用户的具体认知意识不同，针对档案部门来说，其对资源可利用率的判断主要是从档案馆工作人员的角度进行分析，而并不明确实际档案利用用户对档案的需求，两方对于信息把握的差异性从而造成信息不对称现象的产生。
二、改善档案信息组织收集利用过程中信息不对称现象的策略
（一）转变档案收集过程中的被动观念
通过分析档案信息组织收集利用过程中信息不对称现象产生的原因，我们可以明确知道，其中一个十分重要的原因是由于档案收集的态度的错误性。档案部门传统的收集方式主要是采取被动的定期收集模式。收集人员在收集过程中并没有树立积极主动的大众服务意识，因而致使收集到的信息资源并不能够广泛适用于每个用户的需求。为了改善这种信息不对称的局面，工作人员需要转变服务态度，着眼于大众的需求，信息的收集不仅要满足一些高层领导工作、策划的需要，同时也需要考虑到许多一般工作者的主要需求，让其收集到的档案能够服务于广大工作者，保障各部门信息资源获取的对称性。
（二）拓宽信息收集的渠道
为了改善档案信息组织收集过程中的信息不对称现象，首先需要拓宽信息收集的渠道，保障信息收集全面性。因此，档案部门在收集信息时，需要了解档案移交部门的具体信息资源储备情况，并根据其需求去扩充其他比较匮乏的信息资源，转变以往定期收集的方式，丰富收集的具体手段，从保证资源的完整性出发，将收集信息资源的范围进一步扩大化，大范围、多渠道、多方式地进行信息收集。收集的重点不能仅仅局限于人们所关注的热点信息，针对一些资源盲点也需要进行相对应的信息收集整理，考虑到所有人的需求，让档案信息资源管理库能够更好地为广大的用户服务，改变以往不均衡的信息收集局面，以缓解信息不对称现象的产生。
（三）保障档案信息资源组织收集的公开性
导致档案信息组织收集利用过程中的信息不对称现象产生的原因有很多，但其所涉及到的关键的三个方面还是在于档案馆、档案移交部门及档案利用用户三者所分别获取的信息不充分而致使信息不对称的产生。因此，为了改善信息不对称的局面，必须保障档案信息资源组织收集的公开性。让档案馆能够明确档案移交部门及档案用户所迫切需要的档案资源信息，并有针对性地进行信息的收集与整理，保障三方都能掌握相对对称完整的信息资源，强化三者之间的沟通，减少信息不对称现象的产生。落实到具体措施方面，档案馆可以对自身运作模式、档案资源所涉及到的具体范围、档案查询的方法进行具体的介绍，让用户对资源信息能够有具体的把握，缓解了信息不对称现象的产生。
（四）创新档案信息资源管理技术
随着时代的发展，信息资源进一步增多，传统的信息收集管理方法已经不能满足其需求，为了避免因为此原因而造成信息不对称现象的产生，必须创新档案信息资源管理模式，引进网络技术为信息资源管理而服务，为减少信息资源使用过程对其造成的破坏性，可以将比较原始的信息资源录入管理系统中，建立相对应的数据库，设置不同的用户权限，让广大用户能够直接通过登录网络信息系统而查阅到自己所需要的信息资源，进而下载利用，既保障了资源的丰富有效性，同时拓宽了用户获取信息的渠道，保障了信息获取方与传递方的平衡性，减少了信息不对称现象的产生。
（五）提高档案馆工作人员的整体素质
通过以上分析，我们可以知道在档案信息组织开发利用过程中，造成信息不对称的另外一个原因在于档案服务人员与利用人员认知的差异。因而，我们必须采取针对性的改善措施，提高档案馆工作人员的综合素质。首先，从服务人员的工作态度上去改善，从以往的被动服务转变为较为主动的服务形式，认真与信息资源人员进行有效的交流，明确用户的具体信息需求，甚至在必要的情况下，可以组织工作人员展开相关市场市场调查，通过整合调查结果得出需要丰富的信息资源的一些部分，进而进行收集补充，保障信息资源的完整性。在确保信息完整性的前提下，为用户提供更好服务。
同时，为了规范档案馆服务人员的行为，档案馆方面也可以通过创设相关的规章制度对服务人员的工作行为进行有效的管理，同样，为了激发员工的服务热情，提高其工作质量，可以制定一些能够激励员工工作的原则，保障能够最大限度开发员工的服务潜能，调动员工的积极性，让员工能够采取自我的方式发掘客户更深层次的需求，进而对信息资源的收集提出建设性的意见，减少由于客户与员工沟通问题而导致的信息不对称现象的产生。
结束语
综上所述，由于档案信息组织收集利用过程中信息不对称问题产生的原因是多方面的，同样其主要的解决措施也需要从不同的方向去开展。其中解决信息不对称的一个关键措施是协调档案馆、档案移交部门及档案利用用户三者之间的关系，拓宽档案管信息资源收集的渠道，提升档案服务人员的综合素质，从而减少不对称信息问题的产生。
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（责任编辑： 盛丹艳）
The Information Asymmetry in the Process of Archives Collection and Use and Its Strategy
Zhao Yuanyuan
Abstract: Because of the different methods people get information and their difference in understanding them, some people can fully get market information while others ars in disadvantages, which lead to the information asymmetry. Information asymmetry lies in all areas, not only in severe market competition, but also in the process of archives collection and use. Starting with relieving information asymmetry of archives from different perspectives, the paper studies the reasons of information asymmetry and the strategies to resolve it.
Key words: archives information; archives collection and use; information asymmetry; strategy
论文作者:赵媛媛
论文发表刊物:《学术月刊》2013年12月供稿
论文发表时间:2014-3-4
标签：档案论文; 信息论文; 信息资源论文; 不对称论文; 档案馆论文; 过程中论文; 组织论文; 《学术月刊》2013年12月供稿论文;