电子文件管理系统的功能——基本功能及其功能拓展，本文主要内容关键词为：功能论文,管理系统论文,基本功能论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
经过十几年来的努力，我国的很多机构的信息化水平越来越高。以企业为例，2001年第三季度，国家经贸委对国家重点企业进行了“企业信息化水平问卷调查”，调查结果显示，97%的企业已经部分实现或者全部实现了基础性管理信息系统（MIS、OA等）的应用，65%以上的企业已经部分实现或者基本实现了综合性管理信息系统（如ERP、CIMS等）的应用，81.2%的企业已实施计算机辅助设计／制造(CAD/CAM)（注：数据来源：http://www.e-works.net.cn）。
在这些信息化程度很高的企业中，公司业务文档直接在计算机上撰写和传递的比例也越来越高。最近，天极网针对北京市金融、银行、证券、保险、旅游、互联网等行业的50家信息化程度比较高的公司进行了信息化水平的调查，调查数据发现，90%以上业务文档直接在计算机上书写的公司占到总体的42.11%，50%以上业务文档在计算机上书写的比例达到近95%；利用电子邮件传送内部文档和发送内部通知的公司各占68.42%和52.63%（注：数据来源：http://www.e-works.net.cn）。虽然此次调查抽取的公司的信息化水平高于国内平均水平，但是这些数据同样很有说服力，因为这些公司在信息化发展中所展现的基本规律具有一定的普遍性，而且这些数据所反映的问题可能会是一些正在逐步加强信息化建设的企业即将面临的问题。
这些数据说明，档案界很多同仁的预测是正确的，伴随机构信息化的建设，电子文件的数量将越来越多，而且在信息化程度较高的企业中，电子文件的使用逐渐占据主导地位。但令人忧虑的是，这些业务系统在设计实施过程中很可能没有文档工作人员的直接参与，部分保证文件真实、完整和长期可读的功能需求无法实现，导致大部分电子文件在运转之后便得不到科学管理。比如，由于没有及时鉴定和实时归档，许多重要的电子文件有人办，无人管，在完成了运转程序之后便处于失控状态；很多系统忽视公务文件和私人文件的区别，导致某些重要公务文件被个人随意处置或销毁；软件系统无法按照电子文件元数据集的要求完整记录一份电子文件的所有构成要素，造成单份文件不完整以至失真；一些数据库系统的数据自动覆盖和定期更新的功能导致某些重要文件流失；电子文件的某些技术和管理的背景信息丢失或没有得到有效管理，无法保证电子文件的长期可读；等等。面对这些在业务系统和机构整体信息化中所出现的文档管理的漏洞，应该尽早采取行之有效的办法。笔者认为以软件为主体，满足文档管理需求，充分和机构主体业务系统集成的电子文件管理系统将成为应对文件管理漏洞的根本措施，而且在一些数字化程度较高的机构，电子文件管理系统已经成为唯一可以采取的文件管理模式。
电子文件管理系统是综合的系统，是包括软件、规范、标准、人员在内的整体系统和整体解决方案；软件系统在该系统中占据不可替代的重要地位，电子文件的管理最终将归结到软件系统的实施上，很多管理思路、规范标准都将最终具体落实到软件系统的设计中，而且某种方法和规范是否具有软件实施的可行性甚至会成为衡量它是否具有发展潜力的主要标准。但是，电子文件管理系统不可能有统一的标准，比如OA、CAD、ERP、PDM等环境中的电子文件管理系统会有一定的区别；而且针对电子邮件、超文本文件、多媒体文件等不同的数据结构，电子文件管理系统的功能也会有所不同。
但是无论各种电子文件管理系统之间可能会存在什么样的区别，电子文件管理系统作为一类完成机构文档和机构记录管理功能的系统，必然会具有某些共同的功能。本文在考察目前国内、外的电子文件管理系统（注：澳大利亚软件提供商GMB推出了自己的电子文件管理系统产品"Recfind"，该公司主页：http://www.gmb.com.au/；澳大利亚TOWER软件公司的电子文件管理软件"TRIM"，该公司主页：http://www.towersoft.com.au/。国内的电子文件管理系统尚不完善，但其中浙江档案馆和浙江电力局都进行了有益的尝试。），以及在分析电子文件管理系统设计实施的有关标准（注：美国国防部于1997年制定了该机构内部有关电子文件管理系统设计的标准——电子文件管理软件应用的设计评价标准，DoD(Department of Defense,USA)5015.2-STD《Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications)；澳大利亚档案馆网站上提供了设计和实施电子文件管理系统中所使用的方法和工具，网址：http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html）的基础上，总结出电子文件管理系统的主要功能以及可能的功能扩展方向，希望能为进一步探讨电子文件管理系统提供一些初步的材料。
一、基本功能
一般来说，电子文件管理系统必须具备以下功能：
1、综合管理文件
实现机构各种载体文件的综合管理，如光盘、磁盘、磁带、胶片、纸张等的管理。实现机构文书、科技、财会、人事等文件相对集中的管理，尤其是要实现包括文本、图形、图像、声音等不同类型的电子文件的综合管理，提供能支持多种文件格式阅读的功能。
2、系统配置
定义和维护机构电子文件分类方案，文件和档案编码方案，用户管理和用户权限设置，文件类别和文件安全等级，元数据模式，日志范围等等。
3、实时收集
通过嵌入各个业务信息系统中的电子文件登记功能实现文件的实时收集，或者通过系统对机构网络内部文件的随时扫描实现文件的实时收集，将鉴定之后的文件保存到电子文件管理系统中。
4、实时鉴定
制定机构内部的电子文件保管期限表，在电子文件管理系统中建立并维护该表，在文件登记时，系统自动根据保管期限表中的条款和标准实施鉴定，为应该归档的文件分配一个鉴定标识。鉴定的时间分别在机构文件首次登记之时，和文件保管期限到期之时。在实施鉴定的过程中，还应该标示文件的重要程度，并根据已经定义好的机制，记录和维护相应的日志内容。
5、记录和维护元数据
区分不同技术类型、不同种类的文件，自行设计或套用国内外有关元数据模型，建立机构电子文件管理系统所需的元数据服务器，记录和维护各种元数据，并提供这些元数据作为文件检索入口。电子文件提供利用时，保证其权限范围内的文件信息和元数据信息都能够提供利用。
6、日志管理
首先根据重要程度划分文件并规定相应的日志项目范围。对于重要的电子文件一般应该记录文件创建、签署、审阅、传递等等处理环节的信息，同时记录每一次利用的信息，以及某些技术处理的信息。对于不同重要程度的文件，应该有详略不同的日志内容。根据不同的权限许可，用户可以阅读全部或部分的日志信息。
7、工作流管理
提供文件生命周期过程中的工作流程设计、维护和修改的功能，跟踪文件流程。任何公务文件流程的起点，必须是向电子文件管理系统进行登记。
8、互联网文件发布功能、访问互联网功能
提供简便地将某些电子文件公布于机构网站的工具。并且提供访问INTERNET的功能。
9、多样化的检索
除了传统的检索方式之外，还要提供全文检索、多媒体检索、检索套用、自定义检索、智能检索等功能。
10、多样化的提供利用
机构局域网内的在线服务功能。建立网站，提供机构员工远程利用功能。在提供利用的过程中，注意对文件安全级别和用户使用权限的严格管理，对重要的文件设置防拷贝、防写等功能，某些十分机密的文件，应该和INTERNET物理隔绝。
11、数据迁移(transfer)和转载(migrate)功能
当系统的技术平台发生变化时，支持将原来软硬件环境下形成的文件“迁移”(transfer)进新平台，当系统升级时，对原来的文件进行数据转载(migration)。
二、拓展的功能
除了以上基本功能之外，电子文件管理系统作为机构重要文档资料的“仓库”，必然会参加到机构业务活动和各种工作的建设当中，这样其系统的功能就会有很多扩展的空间，比如，出于满足技术文档参与机构技术创新、业绩文档参与机构社会宣传、经济和合同文档参与机构某些法律活动等等需要，而对电子文件管理系统的功能进行的相应扩展。这些内容需要随着机构信息系统的集成化发展而不断摸索总结。
就目前的发展来预测，电子文件管理系统参与机构知识管理建设方面的功能扩展将会成为比较明显的趋势。这表现在两个方面，首先电子文件管理系统将和机构图书资料和情报系统等以管理信息为主的系统进行集成，建设机构综合信息平台，并在此基础上实施机构知识管理的战略，建设机构的知识平台；其次，电子文件管理系统在参与建设机构综合信息和知识平台的同时，逐步完善自身知识管理的功能，把电子文件管理系统建设成为具有知识管理功能的系统。
在知识管理方面，电子文件管理系统可能会在原有功能的基础上进行如下扩充：
1、知识收集功能
知识可以分为两种形式：显性知识和隐性知识。显性知识是指存储在信息系统中的，已经表述出来的结构化和半结构化的信息内容。隐性知识是指专家和员工头脑中具有的实践经验、思想和思维方式。比如人们从事相关的业务活动时，人们在处理各种复杂事务中所采取的措施，所获得的经验。
所谓知识收集功能，是指及时获取专家和员工头脑中的技能和工作经验，及时收集，实时整理，随时提供利用。目前，在很多机构中，即使在很多信息化程度很高的机构中，这些隐性信息也几乎都没有得到收集和利用，其实这是严重的信息浪费，也是严重的知识浪费。在一些咨询公司，项目经理们每承接一个新项目，从最初的信息收集、分析，到项目书的编写都是从零做起，几乎完全没有利用公司内部其他同事的工作成果和工作经验。
因此，在知识管理中非常强调对这些隐性信息的收集和提供利用，有些专家认为知识管理可以理解为是对业务流程中无序知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用的工作。那么也许文档管理人员比其他任何人员都更适合承担这些隐性知识的收集和整理工作。这是因为，文档管理工作一直都是机构中和业务活动联系最紧密的信息资源管理工作，电子文件管理系统完全可以在记录和保存正式文档的同时，完成对重要的隐性知识的收集、整理和提供利用工作，而不需要成立专门的机构或者设计实施专门的系统。这很可能会成为解决隐性知识收集和管理问题的一个成本低而效率高的做法。
当然开展工作必须具备基础：塑造大家坦诚共享个人思想成果和智慧的机构文化，消除工作人员对此的抵触心理；由机构管理人员，知识管理工作者，文档工作者和机构的决策者共同研究制定需要收集的隐形知识的范围；制定这些信息收集、整理、发布和提供利用的方法，最终在电子文件管理系统中实现。
2、深度挖掘信息内容功能
信息管理是知识管理的基础，知识管理是信息管理的发展。知识管理对信息进行了广度和深度上的挖掘。很多目前流行的知识管理产品和解决方案中提供相应的知识挖掘工具（注：有关“知识管理”的详细信息可查询网站：http://www.lotus.com.cn;http://www.chinakm.com），发现和提炼散落在机构各个信息系统（包括电子文件管理系统）中的有用信息。但是知识管理工具的知识提炼效率将取决于各个信息源对信息的整理、分析的水平。
传统文档管理一直秉承尊重来源原则，注重实休整理，揭示文件历史有机联系的传统。即使在电子文件管理系统的管理模式中，对这样的传统管理思想也基本是采取了继承和尊重的态度，这当然对于维护文件的真实可靠具有积极的意义。但是在电子文件管理系统参与机构知识管理建设的过程中，必须在注重电子文件之间历史有机联系的同时，注重对文件和档案信息内容的深度分析和挖掘使用。必要时可以在电子文件管理系统中实现对文档信息进行内容提取、识别、分析和归纳的工具。除此之外，还应该补充新的内容分类方案，增设有关著录项目和元数据项，制作更有效的目录，提供更多的有关信息内容的检索入口，提供和其他信息源相关信息内容的说明和链接。
3、主动提供利用功能
知识管理的目的是在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，让每一个员工都能在业务进行中及时地获取所需的信息。这就需要电子文件管理系统进一步完善提供利用的机制，在提供应答式服务的同时，创建主动的提示性的信息服务方式。电子文件管理系统在完成这项功能时有一定优势，因为电子文件管理系统的很多功能是融入机构业务活动中实现的，和业务活动有紧密的联系，对业务活动有深刻的了解，能够很好地跟踪和捕捉工作人员的工作状况和信息需求，从而随时提供利用。
传统的文档辅助管理系统主要体现了电文件的流程——电子文件的整个生命周期的过程，一般意义上的电子文件管理系统中清晰地体现了电子文件的生命流程，同时隐含了业务活动的流程。在开展知识管理的机构中，电子文件管理系统还将有另外一条流程，那就是从信息到知识的流程。围绕着这个流程，应该开发一系列的知识挖掘，知识表现，知识检索，知识利用等功能。这一趋势还需要更多的研究和实践。
电子文件管理系统是解决电子文件管理的根本途径。从电子文件管理的角度出发完善现有的文档辅助管理系统，实现电子文件管理系统和机构其他信息系统的集成，探索电子文件管理系统功能扩展的方向和方法应该成为档案界同仁和相关软件开发商密切关注的问题。