关于专门档案的思考和理解，本文主要内容关键词为：档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
对于专门档案和专业档案，目前档案界由于认识不同，因而说法不一。本文尝试针对当前专门档案管理的实际进行思考，分析专门档案的本质特点，进一步明确档案的门类，解决在档案管理中许多因档案分类不清而形成的困惑。
一、“专门档案”概念的形成
要认识专门档案这一概念，必须从了解文书档案和科技档案开始。文书档案，又称为“普通档案”等，是档案的一大门类，指国家机构、社会组织在社会协调和管理活动中形成的纸质档案。包括：党和国家的党务及政务管理、内务管理、外交管理、国防管理、人口管理、劳动管理、教育管理、资源管理、财政管理、金融管理、生产管理、经营管理、科技管理、文化艺术管理、对外贸易管理等活动中所形成的所有管理性质的档案材料。我国早期所谓档案大多也是国家机构、社会组织在领导和管理中形成的，因此，当时的档案可以说没有门类之分。但文书和档案的含义是不同的。在档案学理论研究中，人们更多地关注形成档案的机构单位及档案的分类组卷，而不是档案的门类。如关于全宗（芬特）、立档单位、立卷特征等。
二十世纪五十年代以后，随着经济和社会的发展，特别是档案学理论与实践和科技进步的日新月异，科技档案首先从“档案”中派生和分离出来，形成了有别于其他档案的第二档案门类。为了与科技档案表示区别，一般把除了科技档案的其他档案称为“文书档案”。1980年，国家经委、建委、科委和国家档案局联合发布的《科学技术档案工作条例》是科技档案正式作为一种档案门类的标志。同时，由于摄影、录音、录像等技术的逐步普及，人们开始对纸质档案以外的一些特殊载体档案加以关注和研究，出现一些如照片档案、声像档案、音像档案等的提法。
进入二十世纪八十年代以后，我国社会政治、经济、科技、文化发展的专业化、多样化，各行各业不断发展进步，各种专门业务活动丰富多彩，各种专业档案工作也被更多地给予关注和重视，形成了许多独具特色并进行专门管理的专业档案。同时，档案学理论与研究成果也逐步丰富和成熟起来，这给档案管理实践提供了坚实的理论支撑。各种档案的管理原则、方法和体系被广泛地认识和运用，因而，各种各样的专门档案又不断地从文书档案和科技档案中派生、分离出来。
二、专门档案的概念和特征
什么是专门档案？目前，档案界尚无定论。不过，从工作实践与理论研究中，我认为专门档案的主要特征和含义是可以界定的。
首先，专门档案是一个集合概念。是指除了文书档案和科技档案以外的各种门类和载体档案的合称，或者说，专门档案是一个具有特殊性质的档案门类。可以这样说，每种专门档案都是从文书档案或科技档案派生和分离出来的一种档案门类，把这些专门档案门类合称为专门档案，就是强调它们的特殊性、专门性。
其次，专门档案是指某些特定的专业档案。绝大多数专门档案都是人们在某种专业活动中形成的，但并非所有的专业活动中形成的专业档案都是专门档案。专门档案必须是人们在社会和自然活动中的某些专门领域形成的档案，或特指某些特殊形式、格式的档案，或是指某些有别于纸质载体档案的其它特殊载体档案。
第三，所有专门档案都必须有一整套较为系统、成熟和独特的档案管理办法，并在档案部门按专门的档案管理办法实行了专门档案实体的管理。
综上所述，我们可以将专门档案的含义简单地表述为：专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的，用较为系统的、成熟的专门管理方法进行管理的，或某些特殊形式、载体的档案的总称。
三、专门档案的种类
专门档案有很多种，而且还在不断地产生新的种类，档案界也没有统一的说法。下面根据我们的认识，依据专门档案的派生和分离情况为原则，将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案、科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类。
文书档案范畴的专门档案主要是指从文书档案中派生和分离出来的专门档案，包括会计档案、人事档案、审计档案、工商业企业登记档案、商标档案、拆讼档案、公证档案、婚姻登记档案、文学艺术档案、地名档案、统计档案、专利档案等等。
科技档案范畴的专门档案主要是指从科技档案中派生和分离出来的专门档案，包括城建档案、测绘档案、气象档案、科学研究成果档案、农业科技档案等等。
特殊载体的专门档案主要是指除纸质载体档案以外的其它载体的专门档案，包括照片档案、磁性载体档案、电子档案以及古代的甲骨档案、铭文档案、刻契档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮纸档案、泥板档案等等。
四、专门档案与专业档案的关系
所谓专业档案就是指人们在某种专业实践活动中形成的业务档案。当今人类的自然和社会实践专业分工越来越细，越来越多，而不同的专业活动形成了不同的专业档案。可以这样说，在每一种专业活动中都会形成一种独具特色的专业档案。但是，专业档案和专门档案是两个不同的概念，它们既有联系，又有区别。
1.专门档案和专业档案的联系。主要有：
(1)绝大多数专门档案都是人们在某种专业活动中形成的，从这一角度讲，专门档案也是专业档案。如会计档案就是人们在财务管理业务中形成的；审计档案就是人们在财务审计活动中形成的；诉讼档案就是人们的司法诉讼活动中形成的；工商企业登记档案就是人们在工商企业管理活动中形成的等等。
(2)某些专业档案在一定的条件下可以转化为专门档案。当某些专业档案具备了较为系统、成熟和独特的专门管理方法，并实行实体专门管理后，就成为专门档案。如公证档案是人们在公证业务活动中形成的一种专业档案，1988年3月18日司法部和国家档案局发布了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》，据此，有关公证部门和档案部门对公证档案从原先按文书档案管理办法进行的管理改为实行专门档案的管理，公证档案成为一种专门档案。
2.专门档案和专业档案的区别。主要有：
(1)范围不同。专业档案是指人们在某种专业实践活动中形成的档案。而专门档案除了在一定专业活动中形成的档案外，还包括某些特殊形式、格式和特殊载体的档案，如照片档案、磁性载体档案等。
(2)管理方法不同。专门档案都有一套有别于文书档案和科技档案的较为系统、成熟和独特的档案管理办法。而专业档案是没有专门的管理办法的，一般是按照文书档案的、或科技档案的管理办法进行管理的。如在档案的编目编号上，专门档案要求单独编目编号，不同门类的专门档案不能混编，更不能与文书档案或科技档案混编。
(3)排列存放不同。专门档案要求单独排列，不同门类的专门档案要分开存放，更不能与文书档案或科技档案混放。专业档案一般应按档号顺序排列，由于编号是与文书档案或科技档案混编的，所以也应该与文书档案或科技档案混合存放。
(4)档案逻辑分类的层次不同。专门档案与文书档案和科技档案属于同一层级，是档案的门类之一。专业档案是某一档案门类的下一分类层级，与专门档案有种属之差别。
五、专门档案管理的特殊性
专门档案从档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和利用各个环节上都必须遵循档案管理的一般规律，同时专门档案或因内容、形式不同，或因载体不同，与一般档案存在着差别，因而在档案管理上还具有不同于一般档案的特殊性。具体体现在以下几个方面：
1.专门档案整理的特殊性。专门档案不具备全宗构成的一般条件，因此，专门档案不能作为独立全宗进行管理，而是立档单位全部档案的一个组成部分，只能作为全宗有机构成的一个部分进行管理。但是，专门档案又具有一定的独立性，每一种专门档案有其特殊的管理方式，与其它档案不能相混，所以，一个全宗内不同门类的档案必须分别分类整理、编目、编号，并分开存放。
2.专门档案保存的特殊性。专门档案与其它档案，或在形式上、或在载体上有着明显区别，因此，在档案的保存问题上与其它纸质档案相比有一定的特殊性。首先，任何一种专门档案都应该单独存放。其次，特殊规格或特殊载体的专门档案应使用特殊的专门档案装具保存。如：会计档案应用会计档案柜，磁性载体档案应使用防磁柜等。第三，特殊载体的专门档案应根据载体的特点确定专用库房，并按特殊要求调整库房温湿度标准和库房设施。如国家档案局1985年发布的《档案馆温湿度管理暂行规定》明确规定：磁带库和拷贝片库温度标准为14～24℃，湿度标准为40～60%，胶片（母片）库温度标准为13～15℃，湿度标准为35～45%等，而一般库房温湿度标准为温度14～24℃(±2℃)、湿度45～60%(±5%)等。
3.专门档案利用的特殊性。专门档案的格式、内容、载体等都很特殊，因此，专门档案的利用方式、手段、设施也有一定的特殊性。如照片档案一般是以翻拍利用为主；电子档案、磁性载体档案等一般要通过电子计算机、录音机、录像机等专门设备进行利用等。