从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色，本文主要内容关键词为：中国论文,生命周期论文,属性论文,本质论文,特色论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近期，我国的一些从事理论档案学研究的同志，就“文件生命周期理论”、“文件与档案 的关系”、“档案的本质属性”以及对“归档”的不同认识等等一些涉及档案学最基本的理 论进行了热烈的讨论，这是非常有益的，它反映了中国档案人，在改革开放学习国外档案学 、面对科学技术进步对档案实践的影响所进行的具有时代意义的思考。从这场讨论的过程中 ，笔者关注于中国档案学的特色，也想就此谈点认识。
一、档案与文件
“文件生命周期理论已使得档案与文件概念界线变得模糊，或者说，宁可认为它们是一个 事物的不同阶段，而不愿意将它们视为两个事物。甚至有的学者更明确的指出，‘既然已经 有相当多的现行文件已经被人们看作了档案，那还不如干脆与拉丁语系国家一样把全部现行 文件都宣布为档案’，其实目前我们档案界的论著和文章中，很多时候将档案（文件的组合 体）和文件（档案的元素）是混为一谈的，而另一方面把现行文件和入室入馆以后的文件也是 不加以区别的，作者和读者各取所需，为我所用。”（注：桑毓域：《档案本质属性的再认识》，《档案学研究》2000年，第4期。）
对档案与文件不加区分的认识，目前似乎流行了起来。应该明确地指出，从理论上否定档 案 与文件的区别，是一种倒退，而不是什么进步。档案与文件如果同属一物的话，那么我们是 否可以把其中的一个词汇从我们的档案学或文书学的教科书中替换下来呢？显然这样做是不 切实际的。
“档案”与“文件”既相互区分，又互相联系的认识，构成了中国档案学的特色。何以如 此，这不仅与中国档案工作的体制相一致，而且又与中国的文化传统息息相关，文件与档案 分属不同社会实践的分工，作为中国的档案学者不能视而不见。
何为文件？《档案学词典》对“文件”作了如下的解释：“1.广义指组织或个人为处理事务 而制作的记录有信息的一切材料”，“2.狭义仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具 有完整体式和处理程序的公文”。董继超主编的《普通秘书学》认为：“文件，是指具有法 规性、指导性和知照性，并印有固定版头的那一部分公文”，显然关于什么是文件，目前还 没有达成一种共识。但文件对于社会存在的价值是，“为处理事务而制作的”或“知照性” 的材料，显然它是人们处理眼前事务的一种手段，一种工具。
人们似乎是从对文件的研究中认识了档案，于是把文件看成了档案的前身。从广义上讲， 档案作为一种历史的遗留物，显然绝不仅仅局限于文件的范畴，从狭义上看，档案与文件也 有属性方面的差异。
各国对档案的认识往往有不小的差距，这个差距谢伦伯格曾有过这样的意见：“‘档案’ 一词虽然没有一个不可变动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不 同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础，使档案工 作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生的各种材料，凡是有损于他们 的工作效力的定义，就不应该接受。”因此，中国人对档案的认识，不同于世界的其它国家 是可以理解的，中国有中国的国情，有中国不同于世界的文化。
那么，中国人对档案是如何认识的？虽然还没有完全达成什么共识，但依笔者所见，档案首 先是一种历史的遗留物，而且不是一种普通的遗物，它是一种具有记录性的遗留物。这种历 史遗留物，记录了某种过程，而且这种记录的形式是多样的，赋予记录的方式和对象也是相 互区别的，然而不是说，凡是具有某种记录性质的历史遗留物都是档案，只有那些能够起到 凭证意义的具记录性质的历史遗留物才是区别于文件、图书、资料等的档案。如是说，档案 就被赋予了一种特别的意义。关于这一点吴宝康教授讲了这样的意见：“一定的历史条件和 社会实践活动，产生相应本源、内容和形式的档案，并使档案在一定程度上自然地分门别类 ，而又构成一定的档案材料之间固有的各种内在联系。档案的形成、积累，又是人们有意识 地挑选和留存的结果，所以档案又是人类自觉活动的产物”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1988年版，第43页。），这里需要我们特别注意的是 ，档案“是人们有意识地挑选和留存的结果”，这一点非常重要，而不是某些同志所认为的 ，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就 是档案，非档案就是非档案！”（注：张辑哲著：《维系之道——档案与档案管理》，中国档案出版社，1995年版，第7页。）
类似的情况也发生在美国，文件在国家档案馆接收之后，才叫档案，此前不叫档案。这有 点像木材，按一定的图纸要求经加工才叫家俱，而木材未经加工不能称作其它一样。
档案的形成源于一种“记录的过程”，或者说，档案是在记录的过程中形成的，它记录着 人类活动的内容，也记录着活动的过程。正因为如此，人们越来越多地把档案称之为一种“ 记忆”，应该说，这样的认识更接近对档案本质的思考。由于是一种“记忆”，档案才具有 了“凭证”的作用，而文件则不属于“记忆”的范畴，它属于“现在时”。当“文件”的生 命记忆过程完整的时候，文件就脱离“现在时”而成为“过去时”，这种生命的过程赋予了 “文件”以凭证的属性，对于此类“文件”则不宜再称之为“文件”而改称档案。因此，档 案凭证属性的来源，并非源于文件本身，而是源于一个过程，一个对事物处理的真实记录过 程，这个过程改变了文件的本质特征，使其具有了新的生命——实现人类记忆的延伸，这是 从狭义的视角认识档案、认识文件。
档案学者在研究的过程中，要特别关注某种过程的意义，过程是动态的，它往往会改变事 物的特征。
文件是一种“依据”，处理眼前事务的手段与工具；档案则是一种“凭证”。所谓凭证， 就是证据，是能够证明某事物真实性的有关事实或材料；而依据，即根据，是把某种事物作 为结论的前提或语言行动的基础。凭证属性，就是能够证明某事物真实性的功能和特征，档 案的凭证属性则是档案具有证明人类某一活动及其真实性的作用，这一属性是档案之所以为 档案而不是其它事物的关键。
某些档案学者认为，“档案的凭证属性只能直接来源于文件”（注：李大异：《门部架阁题名记》，《咸淳临安志》，卷五。），事实上，处在现行、半 现行阶段的文件，在其基本功能没有完结之前，并不具有什么凭证意义，因为，它作为办理 事物的依据作用还没有完结，并不具有证明该事务办理情况的完整记录，它所传递的是某种 事 物处理方式、方法等方面的信息。
如果深入地研究档案凭证属性的来源，似乎文件的依据属性，是伴随着文件现行作用的消 失，其依据作用逐渐转化为一种过去式，依据作用的过去式表现为一种凭证性，这就是事物 属性的转化关系。
档案是人类记忆的延伸，正因为如此，它对于人类才显得弥足珍贵。人类历史涵盖着无限 广阔的空间，人类记忆的范围也非常宽泛，如果我们用档案来记忆历史，扩充档案的外延也 就成了一种必然。
广义的档案，首先应该是具有记录性质的某种历史遗贸物，如果我们把这种具有记录性质 的历史遗留物作为查考的凭证，就可称其为档案。“档案”一物具有四个显著的特征：
第一，档案首先是“过去式”，是一种遗留物，大多都经历了一个完整的生命过程。
第二，档案是拥有“记忆”的记录，人们通过这样的记录可以追溯已发生过的某种事物的 原始过程，从而认识历史、认识人们未曾亲历的那些事物或者亲历但却忘记的某些细节。所 以，不是说所有的历史遗留物都有可能成为档案，那些不具记录性、或虽具记录性，但人类 无法识读的历史遗物，却不是真正意义的档案。
第三，档案是人类用来作为查考和凭证使用的，赖之以“调查考究、弄清事实”，并因此 而被保存起来。
可以说，档案是作为查考和凭证的历史记录物，查考和凭证的作用赋予了某一历史记录物 以档案的个性特征，使其区别其它事物而存在。
文件是独立于档案的另一种社会现象，其所以如此，是因为档案之形成不同于文件之形成 ，档案之本质特征是区别于文件而存在的。档案具有凭证性而文件则是处理眼前事务的手段 与工具。如果我们从理论上认识不到这种差别，就很难真正建立起文书学与档案学的最基础 的理论。
二、“归档”一个具有中国特色的档案学术语
1938年出版的何鲁成的《档案管理与整理》一书，在“何为档案”中就讲：“档案者乃已 办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书。”这当中就提到了“归档”。
1996年修改的《中华人民共和国档案法》第十条规定“对国家规定的应当归档的材料，必 须按照规定，定期向本单位或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 《档案法》把“归档”作为档案管理的一个环节，并以法律条文的形式进行表述，可见“归 档”在中国档案管理实践中的重要地位。但近期有的同志提出，可用“移交”一词取代“归 档”一说。
可以这样认为，中国人对档案的认识，是从“归档”开始的。因为，在中国文书与档案分 属不同社会实践的分工，决定了文书工作与档案工作必然会出现一个“接点”，这个“接点 ”就成了文书与档案相互区别的界限，有了这样一条界线就有了档案的概念，我国档案界老 前 辈曾三同志说过：“文件材料要归档，才叫档案”。
多年来，一些同志对“归档”的认识是不全面的，甚至是仅从字意去解释的，把“归档” 行为本身仅仅看成是一种人为的主体行为，如何嘉荪教授所言，“‘归档’不是文件自身运 动的必然要求，它实际上是人们的一种主体行为，是人们要求承认文件具有一定保存价值， 必须严加控制而赋予特别意义的一种主体行为。”。（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是合理的》，《山西档案》，1995年，第5期。）笔者赞同主体行为一说，但却强调是 具有特殊意义的一种主体行为。那么，什么样的“文件”可以并且何时应化为“档案”或者 应被视作“档案”，这虽然是行为主体直接目的的作用，然而此类主体的直接行为，是应受 到文件价值变化规律的制约。尽管在“归档”的过程中，人们仍然会把文件与档案混淆起来 ，但人们在确定这一界限时是依从了文件运动的价值规律的。无论我们在档案与文件的划分 上会出现多少疑惑，在理论上必须重视和把握住这个界线。曾三同志明确提出：“没有归档 制度，就没有健全的档案工作，也就不会有完整的档案”（注：曾三：《当前技术档案工作中的几个基本问题》，《档案工作》，1960年，第1期。），可见“归档”这个环节在中国 档案工作中的地位是何等的重要。显然，“归档”一词在中国档案学的理论中是一个非常重 要的概念。
三、中国也有文件生命理论
档案工作实践的普遍性，决定了世界档案学具有共性，但各国档案工作的个性，又决定了 他们的差异。
吴宝康教授在谈到文件生命周期理论时，曾多次指出，我国对文件生命周期理论“也进行 了相关的研究，殊途同归，也得到了一定程度上类似的结论”。1962年，曾三提出：“由文 书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形 成与运动的过程。”曾三同志的这一观点把文件（档案）的运动过程依次划分为三个阶段。尤 其值得重视的是，曾三在表述他的这一观点的时候，使用了“形成”、“运动”这样一些词 。这些词的使用给我们描绘的是一个动态的、完整的、阶段性的生命过程。因此，有理由认 为，文件生命周期理论，“并不完全是舶来品”。中国也有文件生命理论，这一理论与国外 的文件生命理论，有类似的结论，但也有其不同点。
国外的文件生命周期理论在“大文件”的概念之下，认为：“文件的运动是一个完整的生 命过程：这个生命过程可以区分为不同的运动阶段；处在不同运动阶段的文件具有不同的价 值形态”。把文件与档案的区别看成是处在不同运动阶段的文件所具有的不同的价值形态， 所以又是文件。
中国人，在“归档”的概念下，把文件和档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件 。文书部门、档案室、档案馆前后衔接，分工明确，形成了一个文件（档案）实体管理机构体 系，档案室是这个体系中的一个中间环节，起着接收文件“归档”和向档案馆移交“档案” 的责任。档案室的建设是文书工作与档案工作分别管理体制的产物。因此，很多同志认为， 档案室不是文件生命周期理论的产物，然后进一步推导出，文件生命周期理论不宜中国化。 这是一种推理的错误。如果说，办公室、文件中心、档案馆称为一种模式，那么，文书部门 、档案室、档案馆不也是一种可供选择的模式吗？如果排档对档案的不同认识，这两种模式 似乎看不出什么本质的区别。
文件生命周期理论，在不同的国家和地区，由于国家管理体制和文化传统的差异，会表现 出不同的形式。但变化了的形式，仍然是一个规律。
文件（档案）生命理论，反映了中国档案人在狭义档案学范畴，对文件、档案生命过程的认 识：文件与档案的生命过程是完整的、动态的，在生命过程的不同阶段，其价值和作用是不 同的，而文件的价值变化，与文件的形成、使用等各种因素之间有着某种内在的联系。
文件（档案）生命理论认为：文件从产生形成到“归档”是一个生命过程，我们可以把这个 过程划分为不同的阶段，处在不同阶段的“文件”是相互区别的，并具有不同的使用价值形 态。
文件（档案）生命理论或文件生命周期理论，是应该受到尊重的，我们要学会从社会实践去 看档案或者文件的运动规律，一切从实际出发，才能认识档案，认识文件运动的规律性。
中国档案学经历了一个相当长的发展时期，其整个发展过程，虽然受到过国外的某些影响 ，但她却深深地植根于中国的文化之中，在这样一个文化土壤中，中国的档案学有她自身的 特色，此种特色是中国档案学的灵魂，任何失去灵魂的科学都是没有生命力的。因此，在学 习借鉴国外档案学的过程中，在致力于中国档案学的发展时，首先需要把握的是中国档案学 独具特色的理论与认识，也只有这样我们才能真正理解中国档案学，也只有在这个基础 上才能向国外学习先进的知识，才能谈得上档案学的发展与进步。
时代在发展，档案学也在不断地发展与进步，但是，发展与进步是建立在非常具体的实践 的基础之上的，这个实践是具有中国特色，所以任何时代的档案学也应该，甚至必须具有中 国特色与时代特色，否则什么样的理论与科学都难以指导中国的档案实践。