事业单位干部人事档案信息化管理的思路研究
马 哲/
吉林省林业勘察设计研究院
摘 要: 事业单位作为我国现代化建设主体之一，在国家发展与建设过程中具有重要的地位。而对干部人事档案施行信息化管理，可对干部的选拔与任用形成更具有参考价值的指标。因此，相关管理人员应明确其工作性质的重要性，并正视现阶段事业单位干部人事档案管理工作中存在的问题。并形成清晰的工作思路，运用有效手段，强化档案管理人员管理理念、勇于创新、不断完善档案管理工作模式。
关键词: 事业单位 干部人事档案 信息化管理
事业单位干部人事档案工作，是在培养、任用干部等工作中逐渐形成的个人经历、工作表现等内容的文件信息。是全面、有效考核相关干部的工作状况的指标，对整个事业单位的管理工作具有重要的意义。因此，在实际管理过程中，相关人员应对其建立正确的认识。而信息化时代背景下，新型档案管理模式的产生，使得管理流程、工作人员的工作形态都发生了较大的变化。基于信息化工作平台的建立，各事业单位干部人事档案实施信息化管理模式。在实际运行过程中，应不断完善工作流程，将其工作优势最大化发挥，从而不断提升档案管理工作的效率。
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一、事业单位干部人事档案实施信息化管理的必要性
基于当前社会经济的高速发展、以及互联纲、计算机等技术的推广使用，令各行各业的管理手段逐渐趋于智能化、信息化。而事业单位中人事干部档案实现信息化管理，也具有一定的必要性。首先，利于档案查询。对事业单位干部人事档案施行信息化管理，将相关信息整合到信息化系统中，可令档案管理人员在日常的查询时更方便，在一定程度上可提高其工作质量与工作效率。同时，还可将需检索的信息快速、有效的报送给相关管理人员，使他们的管理工作更能顺利开展。相较于纸质档案管理模式，信息化管理可节省工作运行时间，还可避免投入过多的人力资源。同时，还可有效改善传统档案管理中出现的查询信息不精准的问题。而借助信息化管理平台，对事业单位干部人事档案进行管理，可有效提高档案的管理水平，促进档案管理工作更顺利、高效的完成，并可有效节约资源。其次，促进档案管理更具规范性。档案管理人员在开展相关工作过程中，可通过对干部信息进行整理并有效输入到信息化平台上，可使档案管理更具规范性、科学性。档案管理人员借助计算机等设备输入档案信息过程中，可选用同样的字体、格式等进行录入，可有效改善纸质档案中出现字迹模糊、书写错误等问题，从而不断完善干部人事档案管理手段。最后，档案保存更安全。传统纸质档案因各种因素，会出现破损、丢失等现象。特别是在管理年限不断增加时，档案会越来越多，需要更多的空间进行存放。而在整理或搬运的过程中，都会造成档案遗失等风险发生。而实施信息化管理，档案管理人员只需运用计算机及信息化平台，就可对信息进行输入、调取、保存等工作，不受时间与空间的限制。同时，还可对档案进行加密、备份等管理，大大提高档案管理工作的有效性、安全性。
二、当前事业单位干部档案管理现状
(一)档案管理人员信息化工作意识不强
现阶段，我国科技水平不断提高，互联纲等技术被渗透到各个领域。无论是企业还是事业单位都在积极创建信息化工作平台，确保工作效率能不断提升。但在实际工作开展过程中，部分工作人员缺乏一定的信息化管理意识，他们长期基于传统固化的工作模式，心态上对信息化工作模式尚未形成正确的认知。甚至部分档案管理人员认为运用计算机等技术去工作，会影响他们的工作效果。出现这样的工作思想，追其原因是他们不能熟练的使用计算机等设备。并对信息化工作原理与流程缺乏正确的认知，导致他们对信息化管理形成较为片面的理解。
1992年在天津手表厂基础上，天津市组建成立“天津海鸥手表集团公司”（简称：海鸥表业）。进入二十一世纪，为适应市场需求的变化，海鸥表业集团成立了国家级技术中心和国内钟表行业唯一的博士后工作站，先后设计、研制出“陀飞轮”、“双陀飞轮”、“万年历”、“三问表”、“陀飞轮女表”、“计时码表”等一系列复杂机心手表（图19）。
(二)档案管理模式单一、缺乏创新
根据事业单位的实际管理条件，对参与档案管理的相关人员，应进行一定的培训，从而不断强化其管理理念。使他们在思想上形成积极的工作态度，明确了解事业单位干部档案信息化管理工作的重要性。并积极引进外部高端人才，并结合内部原有人员的有效培训，全面提高档案管理人员的综合素质。
三、事业单位干部人事档案实施信息化管理的有效思路
事业单位干部人事档案若想有效实现信息化管理，应对其建设内容建立正确的认知。档案信息化建设是将传统档案管理引入信息化管理，运用现代信息技术等作为有效辅助手段，将事业单位干部人事档案信息进行整理输入到信息化平台中。并借助一定的数据处理手段，将文字、图片等文书转变成数据资源，从而基于传统纸质档案管理基础上，有效融入数据格式，实现信息化管理。这样的管理手段，更方便查阅。具体而言，事业单位对干部人事档案实施信息化管理，应有效运用计算机等技术，积极建立并不断完善干部人事档案数据的整理、分析、收集、处理等，实现对档案信息的动态化管理，从而确保其数据的完整性、精准性。同时，在实施信息化管理工作过程中，应对当前档案管理工作中存在的问题形成有效认知，并能有效运用现代管理手段以及信息化平台，不断完善管理模式。
(一)强化档案管理人员管理理念
当前事业单位干部档案管理工作，大多是基于传统纸质管理流程展开工作的。即使部分事业单位已建立相应的信息化工作平台，但相关工作人员也只是简单的运用计算机进行一些数据的录入。并未全面有效的发挥其功用，仍旧采用传统的工作模式进行档案管理。而针对于信息量较大的档案管理工作，他们的工作效率较低，大量的时间都花费在档案信息的书写与校对的工作环节中，使得在查询与输出时并不能形成更高效的工作状态。这样的工作现状，不仅会给档案信息管理工作带来一定的阻碍，还会影响事业单位档案管理的健康发展。
这一酒瓶主要由艺术大师黄永玉先生进行设计。酒鬼酒瓶在形状上与饱满且捆扎好的麻袋相似，初看之下与出土文物十分类似，但做进一步的观察就能发现，大土大俗之下通常都能体现出大雅，酒鬼酒瓶具备非常高的艺术欣赏价值。从材料上来说，这一酒瓶主要以紫砂陶作为原料，这种材料能很好的与酒瓶造型结合起来，更好的体现出酒瓶的历史厚重感。从酒鬼酒瓶自身所表现的精神内涵来说，其麻袋形状主要表示盛酒，同时也表示酒主要是由粮食酿造而成的。由于这一酒品主要生产于我国湘西地区，麻袋这一淳朴自然的形象也能更好的体现出湘西当地人民热情豪爽、崇尚自然的民族天性。
同时，对档案管理人员的知识结构、认知水平、工作理念等应进行调查与分析，并对他们的综合素质等进行评价。基于此，根据工作人员的实际工作能力制定更具有针对性的培训方案。特别是对事业单位的老员工，他们对传统档案工作中的接收、保管等工作形成固定思维，缺乏一定的创新精神。甚至有些员工对信息化管理模式产生抵触心理，不能积极的投入到学习中。因此事业单位相关部门的领导者，应加强档案管理人员的培训工作。使他们不断提升信息化管理能力，帮助他们建立正确的工作态度，并能有效运用信息化管理平台、计算及等技术，逐渐将传统纸质管理手段有效过渡到信息化管理模式上。这样，不仅有效提高工作质量、工作效率。还在一定程度上帮助事业单位节省人力成本，促进其综合管理水平的提高。
(二)勇于创新、完善档案管理工作模式
基于当前社会的发展趋势，事业单位干部人事档案施行信息化管理已然成为大势所趋。而相关管理人员应与时俱进，在实际管理工作过程中，应勇于创新，大胆运用大数据、互联网等前沿技术，并对档案信息化管理模式实时进行完善与创新，不断优化其管理模式。从而不断健全当前干部人事档案管理机制，使信息化管理手段最大化发挥其优势，令档案管理水平实现质的提升。具体而言，事业单位管理人员、以及档案管理参与者，在实际工作开展过程中，应根据工作过程中出现的问题不断进行反思与研究，并探寻更加合理的应对措施。大胆创新，使事业单位干部人事档案信息化管理模式不断进行完善。如针对于较为复杂的工作环节可进行一定的简化，减少相应的管理流程，从而不断提升工作效率。同时，在施行信息化管理过程中，对于干部信息的输入、检索、输出等环节，相关工作人员应对其建立深刻的信息化工作认识。特别是获取、整理、分析、输送信息时，档案管理人员应有效运用现代先进的信息处理手段，不断优化信息处理模式。针对于大量、复杂的信息应有效进行分析与校对，从而确保其信息的完整性、精准度。譬如，在信息化管理工作中，通过融入信息化技术，可利用条形码等对档案进行识别与检索，这样不仅有效避免错误信息的产生，还可提高查阅效率，更可在一定程度上保障档案管理的安全性。而事业单位在实施信息化管理过程中，管理人员应不断完善自我管理能力，在实际工作过程中，逐渐提高信息化管理意识，并不断运用新的技术简化工作流程，使档案管理工作更具规范性、科学性、高效性。不仅使管理流程更简化，还可为工作人员建立更轻松的工作环境，从而切实提高档案管理工作的质量与管理效果。
四、结语
总之，事业单位在管理过程中，针对于干部人事档案信息化管理环节，若想使相关工作开展的更为顺利与高效，应对其管理人员的工作能力建立正确的认知。这些档案管理人员是贯穿实施信息化管理手段的一线人员，他们的工作理念、工作能力等对其工作的完成程度具有重要的影响。因此，事业单位管理人员应对档案管理工作人员的任用与培训等工作给予足够的关注与重视，并大胆改革，不断完善工作模式。
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作者简介： 马哲(1979-)，女，回族，吉林白山人，研究生学历，硕士学位，吉林省林业勘察设计研究院，中级，档案室档案管理员，研究方向：公共部门人力资源管理。
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