馆藏建设经费使用效率的评价与控制，本文主要内容关键词为：经费论文,效率论文,评价论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［分类号］G253.1
1 馆藏建设经费使用效率评价的困难及其负面影响
效率是指投入与产出之间的比率。要分析馆藏建设经费的使用效率，首先必须对馆藏建设的投入和产出内涵进行分析。馆藏建设的投入是指一个时期内（通常指一年）图书馆用于各类文献采购的经费投入，它表现为一定量的货币[1]。从物的方面看，馆藏建设的产出表现为一定的馆藏文献结构；从效用角度看，则表现为读者需求的满足程度，或者说，是图书馆在一定时期内所接待的每一个读者的满意度的总和，这个总和是无法用货币衡量的。这就给我们评价馆藏建设经费使用效率带来了困难。通常，我们在评价一个企业的效率时，由于其投入与产出都可以用货币加以量化，因此，投入与产出之比就非常容易衡量。而对于馆藏建设经费来说，由于其投入表现为一定量的货币，产出却是读者的满意度，表现为非货币化，因此，这个比率就无法直接计量。
馆藏建设经费使用效率的无法直接衡量给图书馆事业的发展带来了一些负面影响。首先，导致每年下拨给图书馆的预算经费量模糊，无论是高校图书馆、公共图书馆还是其他类型的图书馆，其经费都是由上级主管单位下拨的。在馆藏建设经费使用效率不能直接用数字衡量的情况下，上级主管单位就缺乏一个衡量每年下拨经费量的标准。为了使问题说得更清楚一些，我们不妨假设馆藏建设经费使用效率可以直观地用数字加以衡量。假设一个图书馆的平均投入产出比为70/100，也就是说，通常情况下，70的投入能带来100的产出，即该图书馆一年要想达到100万的产出，就要有70万的投入，而这个假设在现实中是不存在的。这样一来，就可能造成两种结果：①下拨给图书馆的经费可能超出其正常服务所需的资金量，造成资金浪费；②下拨给图书馆的经费严重不足，影响图书馆事业的发展。第二种情况更为常见。其次，导致图书馆管理的困难。由于馆藏建设经费的产出表现为读者的满意度，而影响读者满意度的因素是多方面的，除受馆藏建设经费在各类文献上的分配比例是否合理的影响外，还与图书馆工作人员的业务水平、服务态度等因素相关。在读者满意度降低时，图书馆管理者不易分清究竟是哪一种因素导致了这一结果，这也就造成了对馆藏建设经费使用效率评价的弱化。总之，馆藏建设经费使用效率评价的非直观性在一定程度上给图书馆管理带来了困难。
2 馆藏建设投入效率的描述和分析
既然馆藏建设经费使用效率不能用投入产出方法直接加以衡量，那么我们应怎样来评价馆藏建设经费使用效率呢？众所周知，图书馆的产出表现为读者的满意度，而读者的满意度与有效服务率是正相关的，因此可以用有效服务率来衡量读者满意度。这里的有效服务率是指在一定时期内，获得所需文献资料的读者与图书馆接待的读者总数之比。我们可以用经费投入量与有效服务率这两个变量之间的关系来描述馆藏建设经费使用效率。
2.1 正效率曲线及其分析
正效率曲线是指在有效服务率年增长为正的条件下，描述经费投入累积量与有效服务率之间关系的曲线。图1中的横轴表示年度投入经费的累积量，假定某一图书馆年投入经费增长率为5%，第一年投入经费100，第二年投入经费则为105，那么，第二年的投入经费累积量则为205，依次类推。纵轴表示有效服务率。该曲线向右上方倾斜，表示随着经费投入累积量的增加，服务效率呈正增长趋势。其原因可归结为：①随着馆藏文献累积量的增加和文献资料品种的增多，满足读者需求的可能性加大，有效服务率呈正增长趋势；②在合理使用投入经费，读者群不变即假定读者需求偏好未发生变化的情况下，投入经费的正增长通常会导致读者满意度的正增长；③正效率曲线还表明了其存在的前提是投入经费的实际增长率要大于馆藏文献的老化率，否则，经费的增长并不能导致读者满意度的正增长。
图1 正效率曲线
2.2 投入无效率的描述及其分析
投入无效率是指在投入经费增长率大于0的前提下，读者满意度表现为3种情况：①读者满意度的增长小于投入经费的实际增长；②读者满意度不变；③读者满意度负增长。无效率曲线表示投入经费累积量与有效服务率这两个变量（见图2）。
当读者满意度的增长小于投入经费的实际增长（剔除通货膨胀因素）时，假定图书馆的读者群没有发生变化，我们可以做出如下合理推断：①新购文献资料不足以弥补老化的文献资料；②如果不是老化快于文献资料的增长，那么就是文献资料采购不合理，偏离了读者需求，偏离度越大，读者满意度增长率与投入经费增长率之间的差距越大。若读者满意度不变，则原因在于：图书馆面临的读者偏好未发生变化，文献资料老化率与文献资料增长率持平，且老化率小于文献资料增长率。读者满意度负增长的原因在于：①虽然读者群及其偏好发生了变化，但采购方向未及时调整；②投入经费的实际增长率小于老化率。
图2 无效率曲线
在上述分析的基础上，可以得出以下结论：要保证读者满意度的非负增长，从馆藏建设经费使用效率的角度看，必须满足几个条件：①馆藏结构的调整必须与其服务对象及其偏好的变化同步；②馆藏建设经费投入量的增长率必须大于文献资料的老化率。
3 馆藏建设经费使用效率的控制
3.1 转变馆藏建设理念
传统图书馆中重藏轻用及在采购工作中对读者需求重视不够是造成馆藏建设经费使用效率不高的主要原因。如何才能使图书馆的有限经费用在“刀刃”上呢？
首先，必须转变“重藏轻用”等传统观念，树立起“一切为读者服务”的“读者营销”观念。我们知道，图书馆的宗旨就是“为读者服务”，以读者满意度最大化为终极目标。提高馆藏建设经费的使用效率，也就是要使有限的馆藏建设经费的使用与读者需求做到最优的结合，经费的使用方向必须以读者的需求为中心。这样，才能最大限度地满足读者需求，提高经费的使用效率。
3.2 馆藏建设经费使用效率最大化的理论描述
图3 馆藏经费使用效率最大化[2]
通过以上分析，可得出以下结论：提高馆藏建设经费使用效率的具体做法就是在各种文献资料中合理分配经费，使读者满意度最大化。至于如何合理分配经费，我们可采取下列措施。
3.3 合理分配馆藏建设经费的具体措施
3.3.1 根据读者需求分配馆藏建设经费 如何在各类文献资料中合理分配经费，关键是要掌握读者需求的相关信息，了解读者的偏好。获得这些信息的根本途径有两条：①对过去文献资料的使用情况进行统计分析。通过对入藏文献类目进行统计分析，计算出馆藏各类文献的比例，并把这些比例与读者利用各类文献的比例进行比较，以确定入藏图书是否科学、合理，然后提出调整意见和采取相应措施。在图书流通过程中，通过拒借率的统计，了解读者需求，从而为采访部提供采购信息。②掌握读者未来需求信息。高校图书馆可参考本校学科建设和专业设置的特点及发展趋势，结合本馆读者借阅期限和权限等实际情况，对馆藏结构进行有针对性的调整。同时，可深入读者群了解读者需求信息。我馆在这方面的做法是在图书馆网站上设立意见箱和Email地址，每月定期向各系及科研院所分发“文献信息需求调查表”，由他们组织教师及学生向我们提供文献需求信息。这些反馈信息已成为我馆文献采购经费分配的主要依据之一。
3.3.2 统计各类文献的老化率 各高校的专业和学科设置情况互不相同，因此各图书馆都有自己的文献收藏重点。图书馆必须适时对各科文献的老化情况进行调查，对老化快而本校读者需求量又大的文献资料，经费投入比例要偏大。这也是提高馆藏建设经费使用效率的措施之一。
3.3.3 借鉴国外的做法 国外图书馆在图书入藏过程中，较广泛地采用了外推法，这对调整图书馆藏书结构是十分有用的。该法的本质是“从特性相似事件的客观概率中外推而得到主观估计”。具体做法是：首先将图书归纳成若干类组，既可按学科分，也可按学术水平或读者对象分，如社科类、自然科学类、研究类、教学类、基础类、研究生用书类、本科生用书类等，还可按类型分为专著、文集、工具书等。在此基础上进行流通借阅统计，算出客观概率。在图书入藏时，先将初选的或新书归入相应的类组，再在有关类组中了解原有的客观概率并对同类型、同性质或同一实用范围的新书的潜在价值与开发利用情况做出初步估计，为入藏图书提供决策依据。
馆藏建设是图书馆发展的核心环节，文献入藏质量的优劣，直接影响着图书馆的发展，特别是在目前图书出版量剧增、图书经费紧缺的困境下，怎样用有限的经费采购到符合质量要求、能最大限度满足读者需求的文献资料，是摆在图书馆工作者面前的一大课题。