规范管理 开发利用——提高档案管理整体水平的体会，本文主要内容关键词为：档案管理论文,开发利用论文,水平论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
工商行政管理档案是在工商行政监督管理工作中形成的。近几年来，我省工商行政管理档案工作在国家局和省档案主管部门的关心、指导、支持下，加强了档案管理系统化、规范化、标准化、科学化、制度化建设。使我们全省工商行政系统档案管理整体水平有了一个明显提高。目前，全省82个省地市州县（市）以上工商局综合档案室中，已有76个达标升省二级以上，占应升级数的93%，其中省、地、市、州工商局应升级14个单位，已升的有13个。省局已于1994年元月升省一级；地市州局，升省一级10个，升省二级2个；68个县（市）局中， 升省一级34个，升省二级29个。1996年全省工商系统被评为省级档案管理先进系统，受到省委、省政府的表彰。现将我们抓档案管理工作的做法和体会向大家作个汇报。
一、狠抓学习，增强意识是前提
工商行政管理档案起步较晚，缺乏规范和管理经验，同时，又具有门类多，涉及面广，变动频率高，工作量大，专职档案管理人员少的特点。根据这些特点，我们狠抓了学习，以增强档案管理意识。首先是从省局自己抓起，组织全局人员学习《档案法》等有关法规；举办了三期《档案法》学习班，参加学习的人员达48人；积极组织局机关全体干部职工参加省档案局和司法厅联合组织的《档案法》知识竞赛。其中有一人获一等奖的好成绩，对此，局机关拿出4200元对参赛者给予了奖励。二是抓系统，加强指导。省局先后将《档案法》及《档案法实施办法》各印15000册，发到全省工商行政管理人员人手一册。 各地还采取办专栏、办墙报、开讨论会等形式，宣传《档案法》。三是及时推广典型。对档案工作做得好的地市县，省局及时总结经验，用简报形式下发各地学习借鉴。几年来，全系统共办学习培训班127期，参加4858人次； 办专栏287期，办墙报207期，开讨论会上千次。通过学习和广泛宣传，推广典型经验，使大家充分认识到档案管理工作的重要作用，增强了档案管理意识，提高了管好档案、为工商监督管理工作服务、为促进经济发展服务的自觉性。
二、领导重视、健全机构是关键
档案管理工作是工商行政管理工作的不可缺少的一部分，也是工商行政管理部门对外服务的一个窗口，这项工作做得好与不好，不仅关系到工商行政管理职能能否发挥，而且直接关系到工商行政管理机关的形象。为此，各级工商部门的领导对这项工作予以十分的关注和重视。一是把工商档案管理工作列入领导议事日程，纳入工商行政管理工作的整体规划，作为创建文明单位的必备条件；二是在全省县以上工商局都成立了档案管理工作领导小组，有局领导分管，办公室主任亲自抓，局内各处室都有专职或兼职人员具体抓，全局上下形成了齐抓共管的机制；三是全省各地市州县（市）工商局都设立了综合档案室，并配备专职档案人员120名、兼职档案员797名。有些地市县局配备的专职档案员相当于办公室副主任级的干部；四是较好地解决了档案用房和购置专用设备。全省各级档案用房有1.5万多平方米，平均每个单位有100多平方米，有档案柜3587组，为了实现档案管理现代化，配备了微机85台，复印机80台，空调器50台，去湿机19台，以及吸尘器、防火、防盗、防虫等防护设施，做到了“专人、专柜、专室”三落实。只要是档案管理工作需要的，各级领导都千方百计给予解决。如咸宁市工商局，为了档案升级工作的需要，局领导腾出自己的办公室作档案库房，自己搬到小房子里办公，保证了档案管理的需要。恩施州鹤峰县是全省闻名的特困县，县局在经费极其困难的情况下，仍然挤出1万余元购置了档案管理设备。 五是经常检查指导。省局局长宋育英同志，去年6月到恩施州的7个县市局检查指导工作，每到一个县市局都要到局档案室察看，并询问档案工作人员的工作和生活情况。鄂州市局领导每年要专题研究档案工作一至二次，解决工商档案管理中的困难和问题。十堰市工商局领导为档案升级达标，党组召开了四次专题会议，研究解决档案工作中的问题，在经费比较紧张的情况下，拿出20万元购置设备，保证了升级达标的需要。咸宁地区局在每年评先进时，对专兼职档案员单列名额，保证评先比例，调动档案管理人员的积极性，使该地区的8 个局综合档案室全部升为省一级。
三、健全制度、规范管理是基础
我们全省工商行政管理档案共有237万多卷（册）， 其中内外资企业登记档案34万多卷，个体私营企业档案173万多卷， 合同鉴证档案13万多卷，文书、会计档案12万多卷，商标、广告、经济案件等档案5 万多卷。由于企业经常变更名称、法定代表人、经营范围或增加分支机构，需要办理变更或注销登记。因此，企业登记档案就是随之而变动，给档案管理增加了工作量和难度。如果没有规范的管理规章制度，档案的收集整理就会出现混乱。为了加强对全省工商行政管理系统专业档案的管理，我们认真总结档案管理工作的经验和教训，经过调查研究，反复实践，先后制定和印发了各类档案管理规范性文件及各种制度，如《关于商标档案管理暂行办法》、《关于个体工商户档案管理暂行办法》、《关于违法违章案件档案管理规定》、《关于企业法人登记档案管理暂行办法》以及《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案管理制度》、《档案借阅利用制度》、《机关专业档案管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《三合一制度》、《档案管理目标责任制》、《档案人员岗位责任制》等。各级工商行政管理机关结合本机关实际制定和印发了相应的规范性文件和制度891件（个）。 这些法规制度涉及到档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、统计等各个环节。特别是专业档案管理制度，明确了档案管理范围、管理原则、管理方法，并纳入了各级机关档案管理体系，使各种门类的档案管理工作做到了有章可循，步入规范化管理的轨道。
四、升级达标、争先创优是动力
我省工商行政管理档案工作，根据鄂档（89）19号《湖北省机关档案升级试行办法》和鄂档（94）15号《关于开展档案工作创先评比活动的通知》的要求，在全省系统开展了档案管理达标升级、争先创优活动。1990年8月，省局在黄石市工商局召开了档案管理工作现场会， 全省地市州工商局办公室主任和专职档案员到会，黄石市工商局介绍他们升省一级的经验。1990年12月，省局在地市州工商局办公室主任会议上，对全省工商系统档案管理工作提出了具体要求，要求各级领导把档案管理工作列入议事日程，纳入各项工作计划之中，在全系统内开展档案管理升级达标活动，争取更多单位尽快升为省二级以上。而后，省局每年召开一次地市州办公室主任会，会上有汇报、有布置，会后有检查。如：1995年10月省局和省档案局联合组织六人对部分地市县（市）工商局档案管理进行检查。1991年11月国家工商局在黄石市工商局召开了全国22个省市工商管理系统档案工作会议，我省地市州工商局办公室主任和档案员参加了会议，省局在会上介绍了全省工商系统档案管理工作情况。这次会议对我们省工商系统档案管理工作给予了充分肯定，并在全国工商行政管理系统推广了黄石市工商局档案管理工作的经验。为了进一步推动升级达标和创先活动的开展，省局印发的《全省工商行政管理工作目标与实施计划》和《湖北省工商系统“九五”规划》，把档案管理升级达标工作纳入目标计划。同时，省局印发了《关于加强全省工商行政管理系统档案管理工作的通知》、《关于在全省工商行政管理系统开展档案工作创先评比活动的通知》，转发了省档案局的创先评比条件。各地工商局积极开展档案管理升级达标和创先进系统、先进单位活动，有力地推动了工商档案管理工作。近几年来，据不完全统计，被评为省级档案工作的先进集体9个， 被地市州县（市）政府和档案部门表彰的档案管理先进集体有61个。受省级表彰的档案管理先进工作者3人次， 受地市州县（市）政府、档案部门表彰的档案管理先进工作者115人次 。
五、热情服务、开发利用是目的
管理档案是手段，充分发挥档案效用是目的。我省各级工商行政管理部门十分注意开发利用专业档案，充分发挥专业档案在经济建设中的作用。为了做好开发利用工作，各级档案人员不辞辛苦，精心编制全引目录、案卷目录、分类目录、分区域目录等检索工具上百种，计3000多册；编写了工商行政管理部门的组织沿革、大事记，建立全宗介绍，收发文汇集等，还将法规性文件编成23102册， 为查找和利用档案提供了方便。我省工商档案的利用主要体现在三个方面：一是为政府和工商行政管理工作提供领导决策依据。省局机关从1994年以来，先后向省政府和各有关部门以及本机关提供查阅4278人次，提供案卷资料6628卷（册），为领导决策，为房改、职称评定、旧房维修、法规汇编、处理案件纠纷等提供了大量的文件资料，满足了业务工作的需要。二是为工商管理部门提供执法的依据。如黄石市飞云食品厂侵犯了黄石食品厂的“黄石港饼”商标权，市工商局对飞云食品厂进行处罚，飞云食品厂不服，向法院提出行政诉讼。黄石市工商局当庭出示经国家工商局商标局注册的“黄石港饼”商标注册证等档案资料，揭露飞云食品厂侵权行为，维护了工商管理的执法权威。三是为解决企业经济纠纷提供法律依据。如武汉市汉华卷闸装饰公司，在一债务纠纷中向法院声称“因经营不善亏损，无力偿还债务”，而法院认为该公司有逃债嫌疑，就到工商局查阅该公司的登记档案。经过档案人员的精心查询，发现该公司将资本投向了另一有关联的新公司，属资金转移，并非经营亏损，为法院裁决提供了有力的证据，挽回了债权人的经济损失，保护了债权人的合法权益，为维护市场经济秩序发挥了积极作用。
六、着力培养、提高人员素质是保证
我们在抓档案管理工作的实践中体会到，要提高档案管理整体水平，必须不断提高档案管理人员的思想素质和业务素质。我们首先抓档案管理人员的培训。省局组织省地市局档案人员15人次参加了国家工商局办的培训班和到外省市学习档案管理的好经验、好做法，推动了全省系统档案工作的升级达标。1991年以来，全系统参加各级档案部门举办的各类培训127期、1007人次，培训内容包括文件资料的分类、立卷、 归档、著录、微机管理、升级工作、编研等。通过学习培训，档案人员进一步提高了对档案管理工作重要性的认识，增强了做好档案管理工作的信心和责任感，档案管理业务水平也有了较大提高，为全省系统档案管理工作打下了良好的基础。
为了进一步搞好工商行政管理档案工作，我们希望国家工商局要进一步加强对各地工商档案管理的指导。一是要建立统一的、适合工商行政管理特点的档案管理规章制度；二是努力为实现现代化管理创造条件，如开发各类工商档案管理软件，建立全国工商档案管理网络；三是国家局要采取培训、考察、开座谈会等形式，组织档案管理人员学习交流，不断提高档案管理人员的业务素质，提高档案管理整体水平。
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