拓展档案馆信息服务功能的有益探索——常熟市建立文件资料服务中心，本文主要内容关键词为：常熟市论文,档案馆论文,信息服务论文,有益论文,服务中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一个专门为社会公众提供政府现行文件查阅利用的窗口——“常熟市文件资料服务中心”，于2001年5月22日在市档案馆正式挂牌，向社会开放。苏州市档案局黄介眉局长、常熟市“四套班子”领导同志出席揭牌仪式。该“中心”汇集了“九五”以来全市党政机关、社会团体、事业单位共130多个职能部门出台的现行政策性、法规性、公益性、服务性的文件资料共2000余件，地方各种法规性资料近500册，同时还建立了建国以来国家颁布的6万余份文件约3亿汉字的法律法规数据库，为社会各方面查阅利用创造了良好的条件，也为拓展国家综合档案馆信息服务功能，实现“文档互补、文档一体”探索出一个新的途径。
缘何建“中心”？
档案馆原来就是保管档案信息的基地和中心，为何还要成立“文件资料服务中心”（以下简称“中心”）？这不是重复和多余吗？其实不然。创建“中心”，其原发动因在于社会公众的需求，在于经济社会活动对信息资源的必然依赖，也在于创建“现代档案馆”之内在需要。主要基于以下认识：
1.随着经济、社会的快速发展，党和政府的方针政策、法律规范也在不断变更，不断完善，而社会各界人士出于投资兴业、维护自身合法权益等需要，对政府出台的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件的需求也越来越大。但是，限于目前政务公开程度、政策透明度还不十分高，政府出台的现行文件基本处于“半封闭”状态，文件的流向往往还是官方对官方、政府对政府、单位对单位，公民无法及时地、“原汁原味”地查看到政府应当公开的非涉密文件资料，从而影响了参与经济、社会活动的积极性和办事效率，也影响了对自身合法权益的维护。因此，迫切需要有一个能集中、系统、快捷地提供现行文件服务的机构和窗口。
2.目前，我国综合性档案馆所保存的档案，只是各职能部门于10年或20年前形成的“历史档案”，大量现行文件及近阶段档案都散存在其形成单位，馆藏档案时效性滞后与利用者现实需求的矛盾较为突出，而社会各方面还希望到档案馆查找到更多的现行文件，因此不能很好地满足社会需要。建立“中心”，则可以达到“文档互补、文档一体”的目的，更好地发挥档案馆信息资源优势。
3.建立“文件资料服务中心”，不仅仅是档案工作的创新，更有其重要的现实意义：它有利于密切党和政府与人民群众的联系，有利于转变政府职能，接受社会监督，促进政务公开；有利于简化手续，提高办事效率，促进经济发展。基于以上考虑，常熟市档案局于2001年2月分别向市委、市政府呈送了《关于建立常熟市文件资料服务中心的请示》。
档案馆建立“中心”的可行性
建立“中心”与档案馆工作有无冲突？各种主客观因素和条件是否具备？文件资料从哪里来？等等，这些问题均无现成答案，需要大胆探索和实践。为此，常熟市档案局馆在筹建“中心”的过程中，多次召开座谈会，广泛听取各方面意见和建议，对档案馆建“中心”的可行性进行了充分估计和客观分析，一致认为，由档案馆来承办“文件资料服务中心”是完全可行的。首先，档案馆本来就是保管和利用档案资料的基地，具有管理文件资料的成熟经验和独特优势。“文件资料服务中心”既弥补了馆藏不足，又延伸了档案馆工作职能，两者互为补充，相得益彰；其次，档案部门与各文件形成单位本身有着密切的联系，对不同层次、不同范围和不同内容文件信息资源的形成规律、使用价值、处理程序、管理状况等，都比较熟悉，对齐全、完整地收集全市有关职能部门的现行文件资料有一定优势，同时还可以对各单位文件资料报送工作进行监督指导，便于建立收集网络；再次，档案馆具有保管利用文件资料的良好环境和物质条件，拥有完备的管理设施和对外开放服务体系。更为有利的是，档案馆拥有广大的利用者群体；第四，档案馆有一批精通业务的专业管理人才，能够胜任“文件资料服务中心”赋予的各项任务。
常熟市档案局关于建立文件资料服务中心的建议很快得到了社会有关方面和市领导的肯定和大力支持。在3月份的“两会”上，市政协对建立“常熟市文件资料服务中心”形成提案，并在提案交办会上责成市档案局馆在三个月内办毕。4月5日，市委副书记戈炳根、副市长刘涛分别对建立“中心”作出批示，并对文件资料收集工作提出具体要求：“收集范围先搞市级及市级机关（含驻常单位），镇场一级以后延伸”。4月13日，市委办、市府办联合印发《关于向常熟市文件资料服务中心报送现行文件资料的通知》，要求全市140个单位在半个月内完成文件资料报送任务。市档案局先后分三批召开报送工作会议，进行广泛发动和业务培训，对“九五”以来的现行文件采取集中报送，以后制发的文件纳入各单位日常文书处理程序，即随时形成，随时报送。“中心”已建立起一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，较好地解决了文件资料的来源问题。至5月底，“中心”已汇集各种现行文件2000余件，各类地方性政策法规资料近500册。在突出“地方性”的同时，还收集并建立了1949～1999年由全国人大、国务院、中央各部门、省市颁布的法律、行政法规、条例、规章及合同文本、国际条约等法律法规数据库。信息来源广泛、内容丰富、全面系统，基本能满足社会各方面利用的需要。
“中心”的定位
“文件资料服务中心”是我国档案界出现的新生事物，它虽不像组建一个档案馆要涉及到性质、编制、馆库等一些重大问题，但也牵涉到方方面面。因此，需给予恰当的定位，赋予特定的使命，并按照规范来操作。首先要处理好与档案馆的关系。毫无疑问，档案馆是主体，“中心”是档案馆职能的补充和延伸，两者在信息的收集管理和服务方式等方面有着相同之处，又有质的区别。档案馆的收集工作一般需按法定年限进行，而“中心”文件资料的收集则随时进行；档案馆的档案信息是“过去的”，而“中心”的文件信息是“现行”的。区别更为显著的是，“中心”只收集能向社会公开的非涉密文件资料，并将它们提前纳入档案馆服务范围，突出了信息资源的系统性、时效性、实用性、服务的超前性和利用的开放性，这就有效地弥补了档案馆社会功能单一、服务层面狭隘、档案时效性滞后的不足。因此，可以给“中心”作这样定位：文件资料服务中心，是集中收集和保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件资料的机构和信息库，是政府对外行使行政管理职能并直接为社会公众提供方便快捷政策法规和政务服务的窗口，是新形势下国家综合档案馆职能的延伸点，是促进政务公开、接受社会监督、提高办事效率、服务经济建设的重要举措。
“中心”的服务体系
“文件资料服务中心”的首要任务是收集丰富多样的文件信息资源，这是“中心”赖以生存的基础。同时，还必须建立健全完备的服务体系，通过行之有效的手段和方式，把它全面推向社会，让更多的公民了解“中心”，走进“中心”。“常熟市文件资料服务中心”以全面开放、方便公民、无偿服务、满足需求为服务宗旨，建立起了较为完备的开放服务体系：一是将服务大厅设在档案馆底楼，面积为55平方米，利用者进出十分方便，环境优雅舒适；二是服务设施齐全，检索工具配套；三是利用手续简便，文件资料实行开架利用，自由查阅，并无偿服务，仅收取复制工本费；四是利用形式多样，既可在“中心”随手翻看、查询阅览、摘录复制，又可通过电话、信函及网上查阅利用；五是通过广泛的舆论宣传，把文件资料内容范围、可资利用程度、查阅指南等情况介绍给社会，逐步扩大“中心”的社会影响，提高其知名度。“常熟市文件资料服务中心”的成立和开放服务，受到机关、社会各方面一致好评，已经显现出较好的社会效益。