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摘要：智能文档技术的应用推动了企业办公自动化的发展，节约了大量的资源，并提升了办公的安全性。本文主要针对智能文档技术的特点、诞生及其在企业中的应用进行分析。
关键词：智能文档技术；企业；应用
无纸化办公现今已经成为企业办公的主流方式，这种通过智能文档的办公方式在现代化办公中又称为办公自动化技术，主要是利用现代网络技术实现办公全程网络化的一种新型办公方式。办公自动化不但节约资源，并且使得办公更加的高效。办公自动化已经从多年前简单的数据采集和汇总逐步发展到了工作流向自动化、协同工作、移动办公等多样化的自动形式。传统的办公自动化一般是基于B/S架构的，其主要是利用网络在浏览器上工作，实现了信息采集的简单化，在开发成本和维护成本上也是很低廉的。但是在科技飞速发展的当今社会，传统电子文档与管理信息系统的结合依然是人们迫切解决的问题，这种以人为中心的电子归档技术可以全面实现办公的自动化。
一、智能文档技术的发展
现在国内外主流智能文档技术是以文档作为基础来实现的，例如微软、Adobe、金山、方正推出的产品，他们大多是将文档与XML结合，以便标记和解析文档，让用户可以在线对文档进行编辑、扩展以及流转。微软公司是近二十年内智能办公的引导者，引领着智能文档技术的发展。智能文档最初是基于VBA宏语言发展的，VBA以办公软件为应用平台，通过多个指令对程序的下达来实现办公的自动化。其优点是便于上手、便于开发，主要是满足部门内部以及个人的办公需求。2003年微软发布了集成办公软件，这使得办公软件的自定义功能更加完善，发展至今几乎成了办公中必不可少的一部分。
二、智能文档的构成
智能文档基于XML结构产生，通过Office办公软件打开接口，以常用的办公软件Word、Excel、Outlook等办公软件为宿主，利用扩展包来实现客户端的智能文档开发。扩展包主要由以下五部分构成。
（1）清单文件。清单文件主要用于定义扩展包程序所包含的架构文件名、扩展包运行所需要的程序集文件名以及宿主安全加载的数字签名等资源信息，这些信息就是扩展包运行的依据。清单的储存格式是XML。
（2）架构文件。这个文件以Xml Scheme的格式储存，可以被添加或者隐藏在文档中，主要是用于定义智能标记信息，而这些标记信息还需要与Word等办公文档内的智能标记对应。
（3）客户端程序集。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这个程序集包括了扩展包程序集以及该扩展包所引用的程序集，扩展包程序集通过开放的固有接口与Microsoft Office办公软件整合，实现文档的操作和后台功能的调用，可以满足企业复杂的业务需求。
（4）智能标签。用于绑定特定区域的智能文档，联动文档编辑或者信息检索或者其他操作。用户可以利用智能标签识别文档中的特殊类型数据以便进行相关操作。智能标签是用户对文档进行自定义操作的入口。
（5）ISmartDocument接口。ISmartDocument是Office软件为扩展包程序集所开放的接口。
扩展包的组件通过对接口的要求的方法和调用操作Office中的Word、Excel等对象，利用编程完成文档的复杂或者组合操作，满足用户多元化的办公需求。智能文档的技术满足了用户在线编辑、操作电子文档的需求，其首先要构建在线智能文档的功能体系结构。
客户端由智能文档和ActiveX控件两个部分组成，其中智能文档是加载和运行扩展包程序的电子文档，而ActiveX控件是请求智能文档Webservice服务并下载文档数据的控件。
服务器端包括了文档配置站点、智能文档Webservice服务以及文档处理模块。其中智能文档配置站点主要存放扩展程序运行的所有资源，智能文档Webservice服务主要提供接口给ActiveX控件调用，智能文档处理可以实现文档和客户需求的联系，同时满足文档数据的存取功能。
企业公文系统中应用智能文档技术，可以使用户通过系统将企业的公文从拟稿到审核、签发、盖章的整套流程完成，解决了人工纸质化公文签发的繁琐性。在整个流程中，盖章这一步是系统读取服务器的红头文件模板，客户端扩展包自动为公告添加红头，并且根据公文类别生成文号。盖章之后，该文本会被加密，限制公文操作权限，公文将不能被更改。智能文档可以利用加密和数字签名的技术制造出具有法律效应的电子签名和电子印章。
三、结语
智能电子文档的主要运行方式如上所述。除了文档的操作方便，智能文档技术的应用还提升了电子文档的安全性，具备限制编辑、打印、阅读次数等功能；权限管理服务可以开展文档加密和身份认证等服务，还可以禁止截图，这些手段可以阻止机密文件的外发，避免给企业带来不必要的损失。
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论文作者:彭菲
论文发表刊物:《科技中国》2016年12期
论文发表时间:2017/3/16
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