摘要：随着经济全球化的影响，我们已经迈入信息化时代，而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上，传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要，因此，需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务，并在方式上实现创新。档案作为一种信息的重要储存形式，在当前信息化时代，具有其自身的历史价值与保存价值，在管理与服务上存在着问题，解决这些问题也是分析它的意义所在。
关键词：信息化；档案管理；档案服务；创新
引言：随着信息化时代的到来，以计算机、互联网、云存储、云计算等为代表的现代化信息技术，广泛应用于人类生活的各个领域，改变着人类传统的信息处理方式，也深刻影响着人类的生活、工作，乃至思想、思维和观念。在这种时代背景下，档案工作的各个方面自然也受到影响。
1.信息化条件下档案管理与服务的现状
在档案管理与服务中，利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档的管理以及为社会公开服务，是档案工作发展的唯一趋势，也是必然趋势。在信息化条件下，档案的管理与服务与现代的科技手段已经实现融合，并成功地运用了电子信息技术，转变了传统方式下管理与服务的不足，也取得了显著的成效。但随着社会的不断进步与发展，也出现了一些问题。首先，在档案工作中，因为设备的不完善，导致了一些先进的科技运用不到管理与服务上。现代化硬件设施是信息化条件下实现档案管理与服务的基本保障，许多档案工作相关部门根本不注重硬件设施的建设与完善，从物质基础上就不具备档案管理工作的科学化与合理化，更难实现档案管理与服务的现代化。其次，社会上对档案工作部门的不重视，也导致了档案管理与服务在信息化上的滞后发展，一些档案信息不能为单位发展提供帮助。最后，在信息化下，档案工作只偏重管理，而忽视服务。有些档案工作部门只把档案归为电子形式进行保存，而不利用管理系统提供网络检索与利用服务，使得档案信息被忽略掉，严重影响了档案工作的信息化建设。
2.信息化条件下档案管理与服务创新的策略
2.1革新档案管理与服务观念
观念是行动的先导。在信息化条件下，无论从事档案管理工作还是档案服务工作，都应该结合信息化这一时代背景，重新审视工作的内容、方式等各个方面，除旧立新，改变传统观念。在档案管理方面，要改变对“档案”的认识，在档案的收集、整理、存储等方面，需要革新工作思路，认识到如今的档案管理工作正在逐渐向无纸化办公转变。以往的档案绝大部分都是纸质形式，现在的档案则越来越多是电子形式，除了文字内容的档案，图片、视频等形式的档案也越来越多。如今，档案从收集到梳理到归类到存储，大多都需要通过计算机、互联网来操作，可以说，档案管理方式已经发生了颠覆性的变化。在档案服务方面，观念也需要改变。为相关工作人员、公众提供档案服务，是档案工作的重要内容。但由于以往档案收集、整理、查阅等方面存在较大难度，档案服务的实效不明显。在信息化时代，档案的收集和查阅更加便捷，公众对档案的认识也发生了很大变化，档案查询需求普遍提高。在这种情况下，档案工作人员应该积极转变观念，改变以往被动甚至惰性化的服务观念，积极主动地做好档案整理、分类、提供等工作，满足人们的相关需求，提高档案服务实效。
2.2创新档案管理与服务技术
在信息化条件下，档案管理与服务方面的技术，受到了最直接的影响和改变。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆信息和通讯技术的变革，使档案信息的收集、整理和存储都发生了根本性变化。在档案管理方面，以往纸质化的档案收集、存储形式，将逐渐被信息化形式所代替，这就需要档案管理部门积极更新档案管理工作的软、硬件设备，创新档案管理技术，降低人力物力的消耗，提高档案管理工作效率。在档案服务方面，信息技术的应用，将使档案服务工作效率大大提高，加之人们对档案信息在认识和需求方面的改变，必然会对档案服务提出更高的要求，需要创新档案服务手段，满足社会需求。例如，将大数据技术应用于档案服务网络系统中，通过收集和分析用户查询档案的特点和偏好，改善服务系统，在档案归类、存档等方面，依据用户的偏好，做出相应修改，以便于用户查询、提取档案信息，提高服务效果[1]。
2.3建立电子文件的自动上传收集机制
“收集难，收集电子文件更难”，这是多数从事档案收集工作人员的共识。电子文件收集难问题与档案管理计算机化和档案信息数字化的深入开展以及人们对电子档案利用需求之间的矛盾也越来越突出。从某种意义上说，电子文件收集难的问题已成为影响档案工作持续、健康、稳定发展的软肋，成为影响档案工作现代化和信息化建设的瓶颈。尤其是目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，一方面，各企事业单位建立完善各项规章制度，将电子文件的形成处理、收集积累、整理归档、保管利用等工作纳入相关部门或人员的岗位职责，实行全过程监督、控制和数据保全，确保电子文件的完整、真实、有效，防止电子文件因其技术、运作管理等原因造成损失和失泄密；另一方面，档案部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
2.4信息化条件下档案工作应注意的问题
技术革新迅速且广泛，是现代社会的突出特点之一。在这种形势下，任何行业和工作都不可能再像以往那样几年甚至几十年平静无波、毫无变化，一项小小的技术革新，就可能在极短的时间内改变一种工作的内容和形势。对档案管理和服务工作来说，需要注意以下问题，才能更好地应对这种迅速变化的新形势，积极创新，提高工作实效。首先，应做到与时俱进。如今，技术是档案管理和服务工作中起重要作用的因素之一，因此，关注技术领域的发展和变化，做到与时俱进，积极跟随技术发展潮流[2]，判断技术发展动向，才能保证档案管理和服务工作不断突破、创新。其次，应做到以人为本。无论是从档案收集、管理等工作的角度看，还是从用户的角度看，“人”都是档案工作中的重要主体，因此，档案管理和服务的创新，要始终做到以人为本，任何创新都应该以“人”的基本情况和需求为着眼点，如此，才能保证档案管理和服务切实有效。
结论
简而言之，在新形势下，档案管理和服务创新，应该充分把握信息化时代的特点，了解信息化时代给档案工作带来的机遇和挑战，积极转变工作理念、创新工作方式，如此，才能有效应对时代变化，推动档案管理和服务工作健康、有效进行[3]。
参考文献：
[1]冯菲.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[A].中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].2015（08）.
[2]史春波.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.
论文作者:孟霞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/24
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