论资料室操作的择优化方法，本文主要内容关键词为：资料室论文,操作论文,方法论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在中国现代化建设的进程中，高等教育系统的作用是不容忽视的；而在高教系统中，作为重要的基础部门的图书馆系统的作用尤为突出。那么，面向二十一世纪，作为高校图书馆系统的基础部门及校系二级基础部门的系属资料室，应如何更好地发挥其特殊的职能？本文将着重探讨系属资料室操作的择优问题。
一、优化资料室操作的必要性
资料室是通过对专业文献资料的搜集、加工、整理、分析与组织，为读者提供成果服务的文献工作机构。我国高等院校中普遍建立了系属资料室，它与一般的图书馆或资料室相比具有以下特点：
1.特定的藏书结构。系属资料室的藏书构成有专业特色，所藏文献属于某一特定专业文献或相关专业文献，如学术著作、科学论著、教科书、各类参考书及与专业相关的各类报刊杂志等。
2.特定的读者对象。系属资料室依专业的差别总以特定的读者群为对象，它们由某一专业的教师、科研人员、学生组成。
3.在开发、利用文献的过程中，显示出特殊的操作方式和特定的操作内容。如在控制文献的工作中，不仅重视一次文献的编目，更重视二次文献、三次文献的制作，在一次性服务的同时，也进行资料服务和情报服务等深层次的服务。
4.系属资料室规模较小，工作人员较少，他们不仅具有一定的专业知识，而且具有信息服务的多种技能。
5.系属资料室在业务、行政上受院校图书馆及院校所在系的双重领导。
在我国高校图书馆系统中，系属资料室是一基础部门，在现行图书馆运作方式的制约下，它仅是图书馆系统及院校系行政系统中的一个普通部门，而没有成为最具独立性的特殊部门，更没有成为图书馆系统中最基础、最具活力和最有效率的部门。
现行资料室的运作模式具有以下特征：
1.由于资金、管理等多方面的原因，系属资料室文献信息源更新速度迟缓，不能满足不断发展的教学及科研的需求。
2.服务水平不高，大都限于手工操作，文献资料利用率低，读者拒借率高，信息资源浪费现象严重。
3.文献工作只停留在对书刊及其他文献的一次性加工、整理（如分类、编目等）的水平上，因而资料室的典藏只以一次文献为主，对文献信息源的进一步开发、研究很少开展。
4.读者服务只停留在一次文献服务（即原始文献服务）这一层面，而很难为读者提供资料服务（即为读者提供对原始文献加工制作的资料成品服务）和情报服务（即对正在完成论文的学生读者及进行专题性科研的教师及科研人员读者提供有针对性的、蕴藏最高知识信息的文献资料，以满足他们某种特定需要的服务活动）。
5.系属资料室管理方式陈旧、僵化，是典型的传统管理方式。
以上各条表明现行系属资料室的操作模式具单一性、被动性、静止性、狭隘性及封闭性等特征，故而无异于一般的阅览室或“藏书库”，因此更新系属资料室的运作机制，变革其陈旧的操作方式是当前面临的最紧迫的课题之一。
本文认为，解决该课题的最佳途径就是引入现代系统方法。
二、系统理论与资料室操作的择优化方法
系统论是研究现实系统或可能系统的一般规律和性质的理论。系统概念已普遍运用于现代科学的各个领域中，而任何一门科学发展的现代化形态，首先表现为该科学是由相关的科学知识综合而成的，有特定结构的体系。
系统方法，就是把对象作为系统进行定量化、模型化和择优化研究的科学方法，其根本的特征是：“从系统的整体性出发，把分析与综合、分解与协调、定性与定量的研究结合起来，精确地处理部门与整体的辩证关系，科学地把握系统，达到整体优化（见中国大百科全书，哲学卷，第980页）。
我们把系属资料室的操作过程看成一包含多种要素或成分的操作系统，然后，我们将从系统的分析与综合及理想系统及系统的择优等方面来讨论系属资料室操作的择优化方法。
三、系属资料室操作系统的结构
分析作为研究对象的某系统S，必须首先识别、确定某一领域是全称集合U，那么被研究系统S是U的子集；进而明确S的补集是环境E；再把S从U中分离出来，并确定S的构成要素或成分；然后确定该系统的结构及其特性，即确定各要素之间及要素与环境之间的联系方式及相关性；最后，综合分析各要素或成分如何组成有机的整体。
如果把系属资料室的操作系统确定为研究对象S，那么S隶属的全称集合（特定的领域）U有两个，即U[,1]与U[,2]。U[,1]是系属资料室所隶属的图书馆系统；U[,2]则是系属资料室所隶属的高等院校或特定的系。
同样，系属资料室操作系统S的环境E也有两个，其一为图书馆系统U[,1]中其他的子集（即采集子系统、分编子系统、典藏子系统、宣传流通子系统、检索咨询子系统、行政业务领导子系统及其他各阅览室、资料室子系统等构成的环境E[,1]；其二为U[,2]中的其他子集（即由高等院校系统中各系及各行政单位子系统，以及资料室所在系这一系统中，由各年级、各班级、各教研室及其他行政单位等各子系统）构成的环境E[,2]。
系属资料室操作系统S由以下几个要素（可称之为S的各子系统，用S[,1]，S[,2]，……S[,n]来表示）构成。
1.S[,1]即由系属资料室的工作人员组成的控制、管理中心。
2.S[,2]即文献资料系统。文献资料是系属资料室操作、控制的对象。
3.S[,3]即系属资料室服务的对象，它由不同专业的教师、科研人员和不同年级的学生读者组成。
4.S[,4]即系属资料室的信息服务系统，它由三个子系统组成：
①信息输入系统，即文献资料的采集系统，其操作程序主要有采购、验收、登记等；
②信息加工系统，即文献资料的分编和文献资料的典藏系统，其操作程序主要有分类、编目、目录组织、排架、清点及保管等；
③信息输出系统，即宣传流通系统和检索咨询系统，其操作程序主要有图书宣传、阅读指导、外借、阅览及文献资料交流等。
5.S[,5]即系属资料室操作系统必要的设备、资金等。
6.S[,6]即系属资料室人员的观念系统。
7.S[,7]即系属资料室自动化管理系统。该系统又可分为三个子系统：硬件系统、软件系统及计算机管理功能系统。
网络图是从系统的整体出发来分析各项作业及其相互关系与排列顺序，用箭线（表示作业）同结点（表示事项）连接而成的网状形。系属资料室的操作系统S与其大系统（U[,1]及U[,2]）、环境（E[,1]及E[,2]）及其各要素间的相互关系可用一简化网络图表示如下：
该网络图揭示了系属资料室操作系统与其环境及系统内部各要素之间的相互作用等多方面、多层次的相关性，它不仅显示了该系统运作机制的静态结构，而且显示了该操作系统在功能方面可确定为两个部分，即文献资源的组织建设机制及文献信息的传递服务机制，其行为方式表现为多环节、多层次、立体化的运作模式，其工作程序则表现为开发、利用文献资料的全过程。
对系统的分析与综合，为精确地处理整体与部分的辩证关系及科学地把握系统提供了具有方法论意义的研究手段，为系统的操作选择优化方案提供了一种决策工具。
四、系属资料室操作的理想系统
在社会实践的任何场合，任一操作系统在运作的过程中，要实现整体最优化状态是困难的，甚至于是不可能的。本文认为：从部分（系统的组成要素或各子系统）到整体都处于最佳状态的最优系统，只能称之为理想系统。讨论理想系统的意义，在于探讨现实系统总目标的条件及策略，在于对所有可行方案进行筛选，确定一最佳方案，从而实现系统的择优过程。
从系属资料室运作的功能方面来考察，其运作的水平和质量受四种变量的制约：①输入变量（即环境变量，不同层次的环境E对资料室运作的影响因素），②状态变量（即系统本身状态的测度，如一系属资料室在给定时刻内的整个状态信息，包括控制、管理者本身的素质构成、文献资料的典藏结构等），③控制变量（表示系属资料室的管理者对资料室运作所规定的方向、控制的方式等），④输出变量（指系属资料室对外部环境的作用及影响，它表明系属资料室运作功能的实现）。根据这四种变量间的关系可以确定系属资料室操作系统最优状态的量化标志，即该系统的输出变量与其他三种变量之间函数关系的最大值或最小值。既然一个系属资料室功能的大小、强弱受控于前三种变量，那么，一个系属资料室操作的理想系统应由以下几个要素构成：
1.最佳状态的文献信息源。该最佳状态应具有的规定性是：丰富性、专业性、针对性、时效性、预见性、不可满足性及一次文献、二次文献和三次文献的合理构成。
2.最佳状态的读者群。该最佳状态表现为读者受过良好的图书馆学教育，善于运用文献资料，善于运用现代化手段（如计算机等）获取情报信息等。
3.最佳状态的管理者。该最佳状态表现为系统操作的管理者、控制者的科学管理及自动化管理观念；整体性、计划性、效益性、责任性观念；业务管理、财务管理及设备管理的观念；决策、协调、组织及控制的观念；系统方法、逻辑方法、计量方法的观念以及现代化信息管理的观念。
4.最佳状态的计算机现代化管理系统。该最佳状态表现为资料室已引进先进的计算机设备，并建立文献数据库，通过计算机终端进行联机检索，从而为读者提供完全的文献信息服务。
5.最佳的环境。它包括状态良好的图书馆系统(E[,1])、状态良好的校系二级教学管理系统及行政系统(E[,2])以及状态良好的社会大环境。
6.最佳状态的设备及充足的资金来源等。
这就不难看出，从部分（要素或子系统）到整体都处于最佳状态的理想系统只是一个可能的系统，而且是一个静态的系统。在现实世界中，任一系统都是处于某种行为状态的系统，因而都是动态的系统。对于系统管理者而言，只能通过有效的操作、控制使系统处于相对良好的状态，这就是系统方法的另一个内容：系统的择优问题。
五、系属资料室操作系统的择优问题
系统的择优，也就是选择一个优化的系统，使之具有良好的功能、有效的工作机制及最佳的行为方式和运作模式。把现代系统理论运用到系属资料室操作系统的择优化过程的目的，就是选择一个优化的操作系统，其具体过程是：
1.确定系属资料室操作的总体目标。确定总体目标是实现目标管理（也是系统管理方法的体现）的基本条件。作为高等院校及所在系的教育与学术机构，系属资料室操作的总体目标简而言之就是：实现知识向情报的转化以及提供高水平的现代化信息服务。
2.确定系属资料室操作的理想系统及其结构。能够实现系属资料室操作总体目标的最优操作系统，只能是－－理想系统。确定该理想系统的结构就是确定其组成要素（各子系统）及其联系方法。作为选择一优化的操作系统的第二个环节，具有如下的意义：
①从理论上把握实现系属资料室操作系统整体目标的条件及其策略；
②确定系属资料室操作系统运作诸环节，各子系统、各亚子系统的分目标，从而有助于在系属资料室操作系统的择优过程中贯彻系统理论中的整分合原理及整体大于部分之和的原理；
③从功能方面把握了实现系属资料室总体目标的运作机制，从而为选择和确定一优化的操作系统提供具体的标准和模型。
3.确定观念系统的标准与方法。对系属资料室操作系统择优的过程体现了对客观世界的主观能动作用，因而，它总是以对其管理人员观念系统的择优为前提的。优化管理人员的观念系统，包括观念的现代化及管理方法的现代化两个方面的内容，即：
①确立现代化管理的观念。即确立系属资料室现代化操作的本质是实现知识向信息的转化以及提供高水平的现代信息服务的观念；
②确定现代化管理方法的观念。现代化的管理方法，就是系统管理方法，它包括系统分析的方法和系统工程的方法。前者包括对系属资料室操作系统各要素的分析，对该操作系统整体目标、整体功能的分析，对操作系统内部各种因果关系、制约关系、条件关系的分析，以及系属资料室与环境间关系的分析等；后者包括对管理对象进行定量描述的方法，主要有运筹学（包括规划论、对策论、排队论、决策论，可靠理论和网络计划法等技术）、概率论及数理统计、控制论和信息论等。系统工程方法被理解为各种专门的组织与管理技术的总称。
4.确定系属资料室操作系统择优的具体步骤：
①通过系统调查，全面地收集系属资料室运作现状的各种信息、数据；
②运用系统理论科学地分解现有操作系统，考察其各组成部分（各子系统和亚子系统）与系属资料室操作的总体目标及实现该目标的理想系统间的差距（表现为各种指标、数据及参考数等）；
③根据控制论与信息论的基本原理，将各组成部分（各子系统及各亚子系统）的各种指标、参数所显示出的信息反馈给大系统，亦根据系统总体目标加以权衡，然后再将指标下达给各子系统；
④运用分解与协调的方法，不断地调整各子系统的工作状态，使他们相互配合，从而确定使系属资料室操作系统具有优良的各种状态的各种方案；
⑤对众多的候选方案进行比较、分析，从中选出可行的一个或几个方案；
⑥试行并实施选定的方案，根据方案实施的状态，确定相对意义上的最优方案（也是相对意义上的最优操作系统）。
5.实现系属资料室操作系统与环境的协调配合，也是操作系统择优过程中的一个环节。因为系属资料室的操作不是一个孤立、封闭的运作系统，它要面对不同层次的环境系统。对于高等院校图书馆(E[,1])而言，其运作的整体水平和质量，对系属资料室运作的水平和质量有特定的规定作用和制约作用，它对系属资料室的正面与负面影响都是一种客观存在，实现正面影响的最大值和负面影响的最小值（主要靠改善资料室运作的机制来实现）是资料室操作中不容忽视的因素；同样，系属资料室所在高等院校及所在系（即E[,2]）同E[,1]一样，也是优化系属资料室操作系统不可缺少的因素。鉴于教学及科研与文献信息的数量、质量的依赖关系，系属资料室操作系统与环境E[,2]之间具有同步发展、同步优化的的联系方式。因此，该系统的运作水平在很大程度上决定于环境E[,2]相关要素的状态，如所在系数学及科研的发展水平及其对于情报信息需要的程度，领导层对信息源建设的关注程度及资金、设备投入的规模等。在某种情况下，系属资料室良好的运作水平和良好操作状态对优化E[,2]滞后的教学及科研状态也是不容忽视的因素。
作为图书、情报系统的特殊部门，我国高等院校系属资料室运作系统具有特殊的运作机制，因而，也应具有特殊的优化策略和优化方法。为深入地探讨这一问题，本文提出了高等院校系属资料室操作的“理想系统”这一具有方法论意义的概念，希望图书馆工作者能深入研讨这一问题，以使我国高等院校系属资料室操作水平与不断发展的教学、科研事业协调起来。
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