摘要：与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。如何利用电子文档便利的特色来服务于企业，则需要具体的探讨。
关键词：信息化；建筑企业；档案管理
1导言
传统的手工档案管理模式暴露出很多不合理和不合时宜之处。要改变档案管理手段落后的现状，企业档案管理信息化便成为了提升企业现代化管理的一项重要内容。档案信息化就是指档案部门运用现代信息技术，加强档案资源的收集、整理、开发和利用。要想实现档案的信息化利用，就要实现档案信息存储数字化、管理标准化和利用网络化。建筑型企业与一般企业相比较有着其自身的特点，如建筑施工企业单位基地分散、点多面广，给档案的收集、整理增加了困难；建筑施工企业流动性大，施工战线长，期限不定，从现实材料到立卷归档往往是一个很长的过程，建筑企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐。信息建设在建筑企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。
2档案信息化管理的必要性及特点
2.1档案管理信息化的必要性
档案资源是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案资源的总和。在计算机高新技术、网络技术等不断发展的时代，档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。对建筑企业档案管理也提出了越来越高的要求。传统的档案管理模式主要是以手工为主，分类编目、检索等工作都依靠手工完成，效率很低，当前建筑工程档案信息量的急剧增加，工程资料、图纸种类繁多，纸质的资料经过查阅容易变烂，需要保存完善，需要大量的材料来装载信息，不符合当前低碳经济发展要求，因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求，档案资源还应利用网络进行开发，信息化时代带给了我们太多的机遇，档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在企业档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使建筑工程档案工作与企业的发展和创新保持同步，使档案工作者的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升企业档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。
2.2档案管理信息化的特点
档案管理信息化具有如下特点：
（1）具有档案信息存储、查取等自动化功能。
（2）档案信息能够实现共享。
（3）档案信息化管理具有智能化特点。
（4）档案信息化管理实现社会化服务。
3当前档案信息化管理面临的问题
电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。
3.1面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化，对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏，加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。
3.2面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏。
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3.3领导应重视信息化建设，支持档案工作。建筑企业的集团管理性、业务繁忙性、部门与下属单位的多样性决定了企业对档案工作的关注力度不够，做好企业档案工作，首先要有组织上的保证。企业领导要把档案工作纳入工作计划的议事日程，纳入企业各种目标责任管理考核体系，并从人、财、物等方面提供必要的条件；要切实解决档案工作当中的一些问题，如必要的设备和经费等；对档案专业人员要给予大力支持和鼓励，增强档案管理人员的工作信心和热情。领导重视结合企业全员配合，企业档案工作才能做细、做好，才能适应企业发展的需要。
3.4技术支持不全面。
①电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。
②在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
3.5人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，存在知识和观念老化等问题。
4加强档案信息化建设的主要应对措施
4.1事业单位领导应充分重视档案信息化建设
在经费上予以支持，此外还应着重抓好事业单位“主体”档案的归档工作。事业单位领导应充分认识到加强档案信息化建设，可为事业单位未来的发展打下坚实的基础，为事业单位领导做出重大决策提供可靠的依据凭证。应树立事业单位信息化的理念，加大力度推广档案信息化建设将有利于提高事业单位领导的决策和管理水平。虽然档案信息化建设需要比较大的投入，从网络系统的开发建设到计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等硬件设备等都需一一配备，但是从其所能够起到的对事业单位发展的积极作用来看，这些投入还是非常值得的。同时，还应抓住事业单位档案的“主体”核心，即要抓好事业单位科技档案、设备仪器档案、产品档案等重要档案的收集、整理和归档工作，因为这些档案的完整与否将对事业单位的生产、发展起到决定性的作用。
4.2加强各类档案信息化设备的添置
档案工作是一个系统工程，所以它的收集、保管、利用都是同等重要的，每个环节都是紧紧相扣，缺一不可的。因此，档案装备要齐全，充足，符合规范要求，各门类、不同载体档案的存放需科学、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，有条件的事业单位档案部门应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化录入和管理，积极建设全文数字库和多媒体系统，尽快实现档案全文信息的电子化查询，不断提高服务效率和质量。
4.3逐步实现档案信息资源数字化
档案信息资源数字化是档案信息化建设的前提和基础，是保护档案原件的重要方式之一，也是构建数字档案综合业务管理信息系统时首要考虑的重要功能之一。档案数字化是通过应用先进的信息技术手段，将档案部门各种传统的物质载体形式的档案等加工成数字化信息，建立档案目录数据库、档案全文数据库，在网上发布，提供服务。
4.4完善电子文件的管理
确保档案信息的安全性和完整性是事业单位档案信息化建设的核心要素。首先，应制定电子文件的管理规范，要求全体员工严格执行，并且确保档案信息的安全，对于具有保存价值的电子文件，还必须保存相应的纸质文件以作备份。在进行归档时，必须将电子文件和相应的纸质文件一并归档。
结束语
信息化是当今世界和社会发展的大趋势，事业单位档案馆只有克服困难，迎头赶上，与其他行业紧密合作同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为事业单位服务。
参考文献
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[3]孙涛.以信息化建设提升企业档案管理水平[J].宁夏电力，2009，（S1）：173-175.
论文作者:孙文亮
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第29期
论文发表时间:2018/3/7
标签：档案论文; 企业论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 事业单位论文; 工作论文; 电子论文; 《建筑学研究前沿》2017年第29期论文;